PLANIFICATION SUR DOODLE La gestion du temps et la planification de réunions est une contrainte de plus en plus importante de nos jours. Qu il s agisse de planifier une réunion avec son équipe ou ses partenaires, réussir à trouver une date est un véritable défi pour l organisateur. Doodle s est imposé comme un outil permettant de planifier un rendez-vous convenant au plus grand nombre des participants. En ligne, en quelques clics il est possible de générer un formulaire de rendez-vous et d obtenir un lien que l on peut envoyer par courriel. Pendant que les participants se prononcent, l organisateur sait à tout moment comment les choses évoluent. À la fin de quoi il est en mesure de donner le rendez-vous qui convient à la plupart des participants. Doodle ne sert pas simplement à fixer des rendez-vous. Il permet également de coordonner d autres situations, comme le choix du restaurant du coin pour une soirée. Son fonctionnement est particulièrement simple, en quelques clics vous pouvez envoyer votre invitation à une réunion! Etape 1 : se connecter sur Doodle Depuis votre moteur de recherche, connectez-vous au site : www.doodle.com Comme vous le constatez, il existe la version gratuite de Doodle pour planifier vos rendezvous, mais également une version payante, personnalisable et sans bannières publicitaires. L exemple de planification de rendez-vous qui suit utilise l outil Doodle dans sa version gratuite.
Etape 2 : planifier un rendez-vous Vous utilisez Doodle de façon ponctuelle? Vous n avez même pas besoin de créer un compte! Cliquez sur «Planifier un évènement» Puis indiquez les différents éléments relatifs à l évènement que vous souhaitez planifier puis cliquez sur «continuer» Le titre doit être explicite pour les personnes que vous allez convier à cet évènement. Vos coordonnées sont importantes pour le suivi de votre planification
Indiquez, l ensemble des dates que vous souhaitez soumettre pour l organisation de votre évènement. Cliquez sur «continuer». Puis indiquez les créneaux horaires proposés. Vous pouvez n indiquez qu une heure ou ajouter des heures supplémentaires. Puis cliquez sur «continuer» Etape 3 : finaliser votre planification Avant de finaliser votre planification, Doodle vous propose un certain nombre d options à votre soumission de rendez-vous, à travers le bouton «paramètres» Vous pouvez alors faire des choix correspondant au cas particulier de votre planification Cliquez ensuite sur «continuer»
Etape 3 : envoyer aux participants et suivre votre sondage Dans la version la plus simple de Doodle, cliquez sur «Terminer» pour récupérer le lien de votre sondage Doodle et pouvoir l envoyer aux participants. Doodle envoie automatique sur l adresse e-mail que vous avez mentionné, deux liens : - Un lien correspondant au sondage et que vous pouvez communiquer aux participants à votre évènement. Insérer-le dans un e-mail d invitation à participer à votre évènement, à votre réunion. - Un lien vous permettant d administrer le sondage : suivre l évolution, supprimer des lignes, corriger et fermer le sondage. Doodle vous enverra automatique, toute nouvelle inscription sur le planning. Vous pouvez également suivre les inscriptions, inviter d autres participants, extraire un tableau récapitulatif en vous connectant via le lien d administration.
Etape 4 : pour aller plus loin!! Vous souhaitez utilisez plus largement les potentialités offertes par Doodle? Créer votre compte! En haut et à droite de la page d accueil de Doodle, cliquez sur le bouton «connexion». Vous n avez pas de compte, cliquez sur «créer un compte» Vous pouvez alors créer votre compte Doodle après avoir indiqué votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe personnel. Cliquez sur «Créer un compte» Pensez à conserver précieusement ce mot de passe. Acceptez les Conditions générales pour pouvoir créer le compte. Vous pouvez désormais vous rendre sur votre boîte de messagerie afin d activez votre compte. Vous pouvez désormais vous connecter à Doodle via votre compte et bénéficier de fonctionnalités supplémentaires. Connectez-vous et cliquez sur «MyDoodle».
Ce compte va vous permettre notamment : - de suivre l ensemble des sondages que vous avez réalisé - De suivre ceux auxquels vous avez répondu - De récupérer votre carnet d adresse depuis les logiciels «classiques» pour permettre un envoi directement depuis Doodle - De connecter Doodle à votre agenda partagé - De confirmer la date de l évènement à l ensemble des participants