PAS A PAS N 1 SAISIE D UNE COMMANDE DE VENTE PI HORS INTERFACE ET GENERATION DE LA FACTURE DE VENTE 1) CREATION DE LA COMMANDE DE VENTE CODE TRANSACTION VA01 Dans le champ «Type commande client», cliquer sur le matchcode puis sélectionner «ZCI». 1
Dans «Données d organisation», indiquer : L organisation commerciale : ETAB, FPUS, UNOH ou VALO Le canal de distribution : Z1, Le secteur d activité : Z1 ou Z2 ou Z3, L agence commerciale : sélectionner l agence souhaitée (pour les composantes : code composante + C, pour les services centraux : code service + S) L écran ci-dessous s affiche à l écran. 2
Saisir le client : client_pi Saisir le n de commande SIFAC (champ obligatoire) Saisir la date de la commande Sélectionner l article par le matchcode Dans la colonne «Désignation» saisir une désignation explicite. Cette désignation apparaîtra sur la facture de vente. Indiquer la quantité 3
La division doit être renseignée (donnée obligatoire) afin de gérer la sectorisation de la TVA, pour les PI toujours UDSZ Ce message s affiche. Ce n est qu un message informatif. Il indique simplement que le montant de la commande de vente n a pas encore été saisi. Cliquer sur Pour continuer la saisie de la commande de vente, se positionner sur le champ «Article» puis double-cliquer dans ce champ. 4
ONGLET «FACTURE» Dans l onglet «Facture» se positionner sur le champ «Classif. Fisc.» puis cliquer sur le matchcode et sélectionner le code 0 (pas de TVA) ONGLET «CONDITIONS» Se positionner à ce niveau puis cliquer sur le matchcode. Sélectionner le type «ZPR0». 5
Saisir le montant de la commande de vente. Si la quantité de la commande est de «1» il faut saisir le montant total de la commande. Si la quantité est supérieure à «1» il faut saisir le montant unitaire pour un article. Le système calculera le montant total de la commande de vente. Ce sont les montants qui apparaîtront sur la facture de vente. 6
ONGLET «IMPUTATION» Saisir le centre de profit ou l éotp. Ce centre de profit sera crédité du montant de la recette, après prise en charge par l agence comptable. Cliquer sur pour indiquer le «fonds» et le «domaine fonctionnel». Cliquer sur le matchcode pour choisir le «fonds» souhaité. Cliquer sur le matchcode pour sélectionner le domaine fonctionnel, RZPI dans tous les cas. Cliquer sur 7
ONGLET «TEXTES» Il est possible de saisir un commentaire plus détaillé concernant la vente. Ce commentaire apparaîtra sur la facture de vente. Cliquer sur le type de texte Dans le cas d une commande multi-postes, il est possible d insérer un commentaire différent pour chaque ligne de poste. Il suffit pour cela de réitérer l opération décrite cidessus pour chaque ligne de poste. ATTENTION! Les centres de profit saisis au niveau des données d imputation de chaque ligne de poste doivent obligatoirement appartenir à la même unité budgétaire (contrôle UB bloquant). A ce niveau, la saisie de la commande de vente est terminée pour la 1ère ligne de poste. Il est possible : - Soit de créer une nouvelle ligne de poste pour cette commande de vente, - Soit de sauvegarder la commande de vente. Pour créer une nouvelle ligne de poste, cliquer sur vue précédemment. et répéter la procédure comme 8
Avant de sauvegarder la commande de vente, il faut vérifier si le document a été correctement saisi. Cliquer sur le menu «Traiter» puis cliquer sur «Protocole : document incomplet». Si le document est complet, le système affichera Si le document est incomplet, la page ci-dessous s affichera et indiquera les données manquantes. La correction doit s effectuer ligne par ligne. Double-cliquer sur la 1ère ligne puis modifier/saisir la donnée manquante. Cliquer sur pour revenir à ce tableau. Procéder ainsi pour chaque donnée manquante. 9
Quand la commande de vente ne comporte plus d anomalies, elle peut être sauvegardée. Cliquer sur pour sauvegarder la commande. Un n de commande de vente est incrémenté automatiquement. 10
2) GENERATION DE LA FACTURE DE VENTE CODE TRANSACTION VF01 Indiquer le n de la commande de vente. Les données de la commande de vente s affiche à l écran. Cliquer sur pour créer la facture de vente. Le système incrémente automatiquement un n de facture de vente. 11
En VA03, en cliquant sur vous pouvez consulter l historique de la recette. La facture de vente est en statut «bloqué» tant que l Agence comptable n a pas pris en charge la facture. La commande de vente est en statut «Liquidé» car elle est rattachée à une facture de vente. La transaction VF03 permet de consulter une facture de vente. 12
3) EDITION DE LA FACTURE DE VENTE CODE TRANSACTION VF03 Indiquer le n de la facture de vente 13
Cliquer sur Une facture originale ainsi qu un volet destiné à l Agence comptable seront édités. Attention, cette édition n est possible qu une fois, les fois suivantes généreront l édition de duplicata. 14
4) VISA ORDONNATEUR ET EDITION DE LA LISTE DES FACTURES CODE TRANSACTION ZREC022 Pour afficher uniquement la (ou les) facture(s) de vente à viser, il convient d indiquer sur cet écran des informations précises sur la facture de vente. Indiquer : - La société, - L organisation commerciale, - La date de la facture (date de création), - Le type de facture - L utilisateur qui a créé la facture de vente. - L unité budgétaire - Statut de la facture L objectif est d afficher uniquement les factures à viser (statut facture : 0) 15
Pour la validation en masse il suffit de cliquer La ligne de facture passe en orange puis cliquer sur Après validation le statut passe de 0 à 2 Pour l édition de la liste des factures cliquer sur Ce PAP fait référence à la procédure de «Facturation recette - Prestations Internes (Hors Orion et SFC)» Date de validité 21/09/2011 16