Guide rapide destiné aux fournisseurs Supplier Portal (May 2013)

1 Enregistrement et connexion Avant de pouvoir gérer des produits, des commandes et des appel d'offres, vous devez d abord vous connecter au Supplier Portal. Pour ce faire, vous devez vous enregistrer et recevoir l approbation de l administrateur du client. Une fois l enregistrement approuvé, vous pouvez afficher et modifier vos informations dans le Supplier Portal, dans Administration > page Profil de l entreprise. 1. Cliquez sur Enregistrer. La page de création d un nouveau compte s ouvre. 2. Saisissez vos informations. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*). Les champs sont décrits ci-après : Informations relatives au fournisseur Code d entreprise : saisissez le code officiel de votre entreprise. Par exemple : numéro de l entreprise, numéro de TVA (Union européenne), EAN/GLN (http://www.gs1.com), D-U-N-S (http://www.dnb.com/us/). Adresse électronique : adresse de messagerie que le client verra dans les informations de l entreprise. Client : Cliquez sur. Une liste des clients disponibles, regroupés par entreprise mère, s affiche. Sélectionnez les filiales du client auxquelles vous souhaitez offrir vos services. Le(s) client(s) que vous sélectionnez approuveront (ou rejetteront) votre demande de devenir fournisseur. Ne sélectionnez pas l entreprise mère. En revanche, vous pouvez sélectionner plusieurs filiales. Informations relatives à l utilisateur L utilisateur créé ici sera l administrateur du candidat fournisseur. Adresse électronique : l utilisateur administrateur recevra l e-mail d approbation et tous les autres messages système à cette adresse. Il est possible de modifier cette adresse ultérieurement dans le Supplier Portal. Langue : sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez que l utilisateur administrateur reçoive les e-mails et autres messages système. Informations de connexion Nom d utilisateur : utilisez ce nom d utilisateur lors de la connexion. Il s agit du nom d utilisateur de l administrateur du candidat fournisseur. Il ne peut pas être modifié. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 1

Mot de passe : le mot de passe doit être composé d au moins 8 caractères et d un caractère spécial. Exemples de caractères spéciaux :! # %&/()=?` Exemple de mot de passe : Mot!passe 3. Cliquez sur dans la barre d outils. Une boîte de dialogue s ouvre, affichant une adresse de facturation électronique générée automatiquement (identifiant unique créé en fonction des informations du code d entreprise). Vous pouvez modifier cette adresse si nécessaire. 4. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue Conditions générales apparaît. 5. Lisez les conditions générales, puis cliquez sur Accepter pour les accepter. Vos informations sont ensuite envoyées à l administrateur du client pour approbation. Vous recevrez une notification par e-mail vous informant de la décision de chaque client à votre égard (approbation ou rejet). 6. Cliquez sur Revenir à la page de Connexion pour retourner à la page de connexion. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 2

2 Création de factures Vous pouvez créer totalement une facture ou utiliser une copie d une facture existante comme modèle. Pour obtenir des instructions sur la copie des factures, reportez-vous à Copie des informations relatives à la facturation. Vous pouvez enregistrer la facture à tout moment en cliquant sur dans la barre d outils. Vous pouvez rechercher des factures enregistrées sur la page Rechercher des factures. Veuillez noter qu une facture ne peut pas être envoyée au client si vous n avez pas rempli les champs obligatoires. 1. Cliquez sur Factures > Saisir des factures. 2. Sélectionnez le client auquel vous voulez envoyer la facture, dans la liste déroulante Sélectionner un client. 3. Sélectionnez le type de facture dans la liste déroulante Sélectionner un type de facture. 4. Sélectionnez le compte bancaire dans la liste déroulante Compte bancaire. 5. Cliquez sur Suivant dans la barre d outils. 6. Ajoutez des données d en-tête de facture dans la partie supérieure de la page. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque (*). 7. Ajoutez des informations dans les lignes de la facture : a. Cliquez sur dans l onglet Lignes de facturation. b. Saisissez les informations requises dans les champs. La valeur de la TVA est calculée automatiquement sur la base de la somme nette et du pourcentage de TVA. Les valeurs sont calculées automatiquement au niveau de la ligne et de l en-tête. 8. Dans l onglet Images factures, vous pouvez afficher une image facture générée automatiquement après l enregistrement des données de facturation. Si les données de facturation sont mises à jour, l image est mise à jour après l enregistrement des données. Pour afficher une image facture, cliquez sur le nom de l image. 9. Dans l onglet Fichiers joints, ajoutez les fichiers joints aux factures : a. Cliquez sur. La boîte de dialogue Télécharger le fichier s ouvre. b. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier à joindre. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 3

Les noms des pièces jointes à la facture sont validés en fonction des règles de validation configurables. Par défaut, les règles suivantes sont utilisées : Le nom de la pièce jointe ne peut pas dépasser 25 caractères. Le nom de la pièce jointe ne peut pas comporter d espaces. Le nom de la pièce jointe ne peut pas comporter de lettres de a à z et de chiffres de 0 à 9. La pièce jointe doit présenter une extension autorisée (.pdf,.tif/.tiff,.jpg,.htm/.html,.txt,.xls/.xlsx,.doc/.docx,.ppt/.pptx). c. Dans le champ Description, saisissez une description pour le fichier. d. Cliquez sur OK. Pour supprimer une pièce jointe, cliquez sur. Si vous envoyez des factures à des clients se trouvant dans des pays où il est nécessaire de joindre une signature numérique à la facture, cette signature est ajoutée automatiquement. 10. Pour enregistrer les données de facturation, cliquez sur dans la barre d outils. 11. Pour envoyer la facture aux clients, cliquez sur dans la barre d outils. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 4

3 Copie des informations relatives à la facturation Vous pouvez utiliser des factures existantes comme modèles pour l ajout de nouvelles factures. Vous ne pouvez pas utiliser des factures comme modèles pour les notes de crédit. 1. Cliquez sur Factures > Saisir des factures. 2. Sélectionnez le client auquel vous voulez envoyer la facture, dans la liste déroulante Sélectionner un client. 3. Sélectionnez le type de facture dans la liste déroulante Sélectionner un type de facture. 4. Sélectionnez le compte bancaire dans la liste déroulante Compte bancaire. 5. Cliquez sur Suivant dans la barre d outils. 6. Cliquez sur Copiez à partir de dans la barre d outils. La page Rechercher des factures s affiche. 7. Sélectionnez la facture que vous voulez utiliser comme modèle. 8. Cliquez sur Copiez à partir de dans la barre d outils. La page Saisir des factures s affiche. 9. Renseignez les autres informations concernant la facture. Pour obtenir des instructions, reportez-vous à Création de factures. 10. Pour envoyer la facture aux clients, cliquez sur dans la barre d outils. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 5

4 Enregistrement des clients Vous pouvez rechercher des clients qui utilisent le Supplier Portal mais pour lesquels vous n êtes pas encore enregistré comme fournisseur. Pour développer votre réseau, vous pouvez envoyer votre enregistrement aux nouveaux clients. 1. Cliquez sur Administration > Clients. 2. Sélectionnez les critères de recherche appropriés : Nom du client Code société Client Statut 3. Cliquez sur dans la barre d outils. Une liste des clients correspondant aux critères s affiche dans les Résultats de la recherche. 4. Sélectionnez le client pour lequel vous voulez vous enregistrer dans Résultats de la recherche. 5. Pour envoyer une demande d enregistrement, cliquez sur dans la barre d outils. Vous recevrez une notification lorsque le client aura accepté votre enregistrement. Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 6

5 Information sur les personnes à contacter Si vous ne trouvez pas les informations recherchées dans ce document, veuillez prendre contact avec le Basware HelpDesk. Le personnel du HelpDesk vous aide à utiliser l application et envoie au fournisseur du système toutes les suggestions susceptibles d améliorer l application ou la documentation. Pour les coordonnées de votre Basware HelpDesk local, n hésitez pas à vous connecter sur notre site Internet http://www.basware.com/contact_us/pages/support.aspx Copyright 1999-2012 Basware Corporation. All rights reserved. 7