Fac@EDI Factures EDI Guide de l'utilisateur WEB@EDI - Solutions Complètes pour vous Simplifier l'edi Simplicité et Efficacité par @GP, Votre Prestataire WEB@EDI 1/17
Sommaire PRESENTATION DU LOGICIEL...3 1.1 Connexion au logiciel...3 1.2 Présentation du menu général...4 1.3 Mot de passe... 5 1.4 Présentation sous forme de listes de documents...6 1.5 Rechercher des documents...7 1.6 Consulter / Modifier un document...8 FAC@EDI... 9 SAISIE MANUELLE DE FACTURES...10 3.1 Renseignement de vos fiches produits...10 3.2 Paramétrage... 10 3.3 Création de la Facture en rappelant la Commande EDI...11.3 Saisie d'une nouvelle facture...12 3.4 Envoyer une facture par EDI...18 3.5 Questions fréquentes...19 3.6 Administration... 19 2/17
PRESENTATION DU LOGICIEL 1.1 Connexion au logiciel Vous accédez à nos services WEB@EDI depuis votre navigateur Internet en utilisant l'adresse mentionnée dans vos émails vous avertissant de la réception d'une nouvelle commande. Cette adresse est fixe, n'hésitez pas à l'ajouter dans les favoris de votre navigateur. Nous vous conseillons l'utilisation du navigateur gratuit Mozilla Firefox pour lequel notre application est optimisée. 1. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe. 2. Cliquez sur Connexion. Le système vérifie alors vos codes d'accès afin de garantir la confidentialité des informations qui sont mises à votre disposition. Vous pouvez créer autant d'utilisateurs que voulu. 3/17
1.2 Présentation du menu général Nous faisons notre possible pour rendre l'utilisation de nos logiciels à la fois ergonomique et souple. Bien des utilisateurs s'en servent intuitivement, sans devoir s'appuyer sur cette documentation, en utilisant les fonctionnalités de base de nos solutions WEB@EDI. Toutefois, afin de garantir la meilleure utilisation notamment en terme de recherche d'information, ce chapitre expose en détail l'utilisation de base de nos solutions. Présentation générale du logiciel 1. Nom de votre société, à laquelle est associé votre identifiant de connexion. 2. Vous permet de vous déconnecter en toute sécurité 3. Ce menu latéral vous permet d'accéder aux différentes fonctionnalités de votre Web@EDI 4. Partie centrale: message d'accueil, permet par la suite de consulter, imprimer ou préparer vos documents EDI une fois une fonctionnalité sélectionnée via le menu de gauche Réception des commandes Vous recevez un e-mail qui vous informe de la réception de documents commande. Vous avez lors de votre connexion le nombre de commandes non consultées (voir 4) 4/17
1.3 Mot de passe Par souci de confidentialité, il vous est conseillé de modifier votre mot de passe dès votre première connexion au logiciel. Vous serez alors seul détenteur du mot de passe d'accès aux données mises à votre disposition. Notre service de support technique ne sera pas en mesure de vous rappeler votre mot de passe, veillez à bien le mémoriser. En cas de perte de mot de passe, un nouveau code peut vous être transmis par courrier électronique, et votre ancien mot de passe sera effacé. Pour modifier votre mot de passe, cliquez sur l'élément Mon mot de passe du sommaire. 1. Cliquez sur le lien «Mon mot de passe» de la rubrique «Administration» du menu de gauche 2. Saisissez votre ancien mot de passe. 3. Saisissez deux fois - pour confirmation - votre nouveau mot de passe. 4. Confirmez la modification en cliquant sur le bouton Confirmer. Lors de votre prochaine connexion au logiciel, vous devrez saisir votre nouveau mot de passe 5/17
1.4 Présentation sous forme de listes de documents La plupart des listes de documents que vous serez amené à consulter seront mis à disposition sous forme de listes, comme par exemple la liste des produits ci dessus. Ce chapitre décrit les possibilités de navigation, recherches, tris dans ces listes en se basant sur votre liste des produits. Le fonctionnement est le même pour toute autre liste de documents adoptant cette présentation: par exemple liste de commandes, d'avis d'expéditions, de factures, de sociétés, etc. Trier les données La première fois que vous consultez la liste, l'ordre de tri utilisé est l'ordre dans lequel les documents ont été créés. Vous pouvez trier l'affichage simplement en cliquant sur l'entête de colonne choisie pour l'ordre de tri. Exemple : Pour trier vos fiches produits dans l'ordre de leurs codes EAN, cliquez sur l'entête de la colonne correspondante. Une flèche apparaît alors à côté du libellé d'entête, indiquant l'ordre de tri. Vous pouvez également trier en ordre inverse, en cliquant à nouveau sur l'entête de la colonne correspondante. Vous remarquerez que la flèche est inversée et est dirigée maintenant en sens inverse, indiquant que le tri s'effectue par la colonne EAN différemment. Navigation Pour éviter les temps de chargement des données trop long, le nombre de lignes pouvant être affichées simultanément est limité à 20. L'indication Lignes visibles en bas à droite de la liste vous indique : - combien de documents en tout correspondent à la liste : sur un total de... - quels documents sont affichés dans la partie visible de la liste Lignes visibles :... à... Ces flèches vous permettent de naviguer d'une page à l'autre, et d'afficher les lignes précédentes ou suivantes. Les quatre flèches vous permettent respectivement de vous diriger vers la Première page, la Page précédente, la Page suivante et la Dernière page. 6/17
1.5 Rechercher des documents Vous pouvez éviter de parcourir toute la liste de documents pour trouver ce qui vous intéresse, en utilisant la barre de recherche à droite de l'image représentant une paire de jumelles. Saisissez votre critère de filtre dans la colonne correspondante, puis lancez le filtrage en validant avec la touche Entrée de votre clavier ou en cliquant sur les jumelles. La liste s'affiche alors en tenant compte de vos critères de recherche. Dans l'exemple ci dessus on demande à ce que la liste n'affiche que les produits portant la description mad. Recherche partielle La recherche s'effectue toujours dans le sens Critère contient la valeur saisie. Ainsi dans notre exemple toutes les fiches produits pour lesquelles la description contient mad sont affichés. Si vous avez par exemple un produit nommé mad bis, il fera également partie des résultats de la recherche. Cela vous permet de rechercher des commandes dont le numéro commence par une valeur donnée, ou des fichiers émis un mois donné (en saisissant 12/2013 par exemple pour avoir toutes les commandes émises en décembre 2013), etc. Recherche multi-critères Si vous saisissez des critères de recherche dans plusieurs colonnes, seuls les documents correspondant à l'ensemble des critères choisis s'afficheront. Afficher à nouveau tous les documents Pour afficher à nouveau la liste complète des documents, videz toutes les zones de saisie de critères de filtre, puis cliquez sur la paire de jumelles pour valider votre choix. Créer un nouveau document Le bouton Ajouter en haut à droite de la liste de documents vous permet d'en créer de nouveaux. Cliquez sur ce bouton et vous accéderez aux formulaires d'ajout de document correspondant à la liste que vous consultez. Note: selon les options activées du service WEB@EDI, seuls certains documents peuvent être créés de toute pièce par vos soins. Dans notre exemple, le bouton Ajouter vous donne accès à un formulaire de création d'une nouvelle fiche produit. 7/17
1.6 Consulter / Modifier un document Le bouton correspondant. à gauche de chaque ligne vous permet de consulter ou de modifier le document Traitements de masse Les cases à cocher à gauche du bouton liste. vous permettent de sélectionner plusieurs documents dans la Les boutons en bas à gauche de la liste de documents appliquent l'action décrite à l'ensemble des documents affichés pour lesquels la case est cochée. Dans l'exemple ci dessus : - Si vous cliquez sur Supprimer les deux fiches produits sélectionnées MC-COLA-250 et MC-REG- 6PACK seront supprimées. Infobulles Certains des boutons du bas s'appliquent à l'ensemble des et pas seulement à ceux sélectionnés. documents, Des précisions peuvent être données sous forme d'infobulles: lorsque vous laissez votre curseur de souris au dessus du texte d'un bouton (sans cliquer) pendant une seconde, une information détaillée s'affiche. Dans l'exemple ci dessus, l'infobulle du bouton Imprimer vous indique que c'est le fichier produits entier qui est imprimé, et pas seulement la sélection. Le bouton supprimer indiquera quand à lui Supprimer les fiches produits sélectionnées, confirmant ainsi qu'il s'applique aux fiches sélectionnées seulement. 8/17
FAC@EDI Le module FAC@EDI vous permet d'envoyer vos factures en toute simplicité, en utilisant en toute transparence les moyens de communication EDI que vous souhaitez mettre en œuvre avec vos clients. Les solutions WEB@EDI d'@gp permettent de limiter au maximum la ressaisie d'informations. Ainsi les factures EDI envoyées à vos clients peuvent être traitées de différentes manières. FOURNISSEUR Poste de Travail B. Saisie manuelle A. Autogénérer d'après commandes ou avis d'expéditions Commandes EDI FOURNISSEUR Système d'information C. Transmission automatisée WEB@EDI Factures Avis d'expédition EDI Factures EDI CLIENT Serveur EDI Vous trouverez dans cette documentation : - Les généralités concernant l'accès et l'utilisation de nos solutions WEB@EDI. - Le mode d'emploi du logiciel FAC@EDI limité à son utilisation en configuration "A. Auto-générer d'après commandes ou avis d'expéditions" et "B. Saisie manuelle". 9/17
Saisie manuelle de factures 3.1 Renseignement de vos fiches produits Bien renseigner votre fichier produits vous permettra d'éviter la ressaisie systématique dans vos factures : - des codes EAN et des libellés articles - des prix nets et des taux de TVA, éventuellement l'unité de facturation. Pour accéder à votre liste de produits, cliquez sur Produits du sommaire. Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder au formulaire de création de fiche produit, ou appelez la fiche de votre produit, déjà présent. Les informations essentielles à remplir pour la facturation sont : - Le code EAN article - Son code interne - Son libellé court - Son prix unitaire net - L'unité de facturation - Le taux de TVA appliqué Le code EAN et le code Interne identifient votre fiche article, et ceci de façon unique. Reportez vous au chapitre I de cette documentation pour avoir plus d'indications sur la recherche/ modification de fiches produits. 3.2 Paramétrage ( si requis) Vous avez dans le menu, à gauche, Faire Ajouter, Vous obtenez une liste déroulante de tous les paramétrages existants; nous choisirons seulement ceux nécessaires à notre application. 10/17
Indemnité forfaitaire légal pour frais de recouvrement en cas de paiement en retard. Texte de conditions de pénalités légal > Pénalités Texte obligatoire seulement dans le cas d'affacturage > Informations générales Exemple pour 'fixer' le taux de tva des taxes parafiscales & assimilées > Taux TVA pour TPF 3.3 Création de la Facture en rappelant la Commande EDI En appelant votre commande expédiée, vous pouvez générer une facture reprenant les données. En cliquant sur [ Editer facture], vous obtenez une confirmation de l'action entreprise Et en cliquant que le trombone, la facture est donc pré remplie des données de la commande, sans avoir à ressaisir. 11/17
.3 Saisie d'une nouvelle facture Pour accéder à votre liste de factures déjà saisies, cliquez sur Facture du sommaire. Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder au formulaire de création de facture. (cette possibilité ne sera pas utilisée dans le cadre de reprise de commandes ou d'avis d'expédition) Vous accéderez à la création d'une facture à partir soit de l'onglet 'commande' si vous n'avez pas les avis d'expéditions, et évidemment à partir de l'onglet 'avis d'expédition' pour reprendre les valeurs déjà saisies si vous avez ce module actif. La facture peut contenir beaucoup d'informations. Suivant vos besoins et ceux de vos clients, vous aurez besoin d'en saisir plus ou moins. Nous déclinerons la saisie en plusieurs étapes. Données d'en-tête: - Facture N : Numéro de la facture - Date de la facture: Date de création de la facture, telle qu'elle apparaît sur la facture papier. - Date d'échéance : Date d'échéance pour le règlement. - Devise : Monnaie utilisée pour l'ensemble de la facture. Par défaut Euro est sélectionné. - Taux TVA pour TPF : Taux de TVA des Taxes Parafiscales. - Document de test? : La reprise est automatique pendant la période de test. - Dates : Expédition et Livraison. - Vendeur : la société émettrice de la Facture. La reprise est automatique. 12/17
- Facturé à : Client à facturer. Si vous ne sélectionnez pas de client facturé, cette zone sera remplie automatiquement à partir des filières de facturation que vous avez paramétré. Reportez vous au chapitre concernant les filières pour en savoir plus. - Acheteur : Client qui a passé la commande d'origine. La reprise est automatique. - Livré à : Client à qui la marchandise a été livrée. La reprise est automatique. - Références commande : Numéro et date de la commande à laquelle correspond la facture. La reprise est automatique. - Références avis d'expédition : Numéro et date de l'avis d'expédition à laquelle correspond la facture. La reprise est automatique si vous traitez les avis d'expéditions. Dans le cas contraire, ne rien saisir. - Références livraison : Numéro et date de la livraison à laquelle correspond la facture. A saisir. Ces informations sont obligatoires. Saisie de lignes Comme votre facture est pré-remplie suite à sa génération soit via la commande, soit via l'avis d'expédition, la plupart des zones de saisie sont proposées. D'autres éléments sont repris de votre base produits. Le bouton Rajouter des lignes en bas de la facture crée de nouvelles lignes de facture vierges. Remplissez autant de lignes que nécessaires. Si vous laissez des lignes vides, celles ci ne seront pas conservées dans le document final. Nous décrirons ci dessous les zones de saisie utiles pour la saisie d'une facture minimale. - Réf. : Référence interne du produit. Il s'agit de votre code interne produit. - Réf. Client : Référence interne du distributeur du produit. - Code EAN : Code EAN (Gencod) de votre article. Dans le cadre de rajout de ligne (remplacement), il faut cliquer sur vous permettant de sélectionner un produit. pour accéder à une liste déroulante - Libellé : Libellé de la ligne de produit. Le libellé article renseigné dans votre base produits est utilisé. - Qté : Quantité à facturer. Inscrivez ici le nombre d'unités facturées à votre client. Pour facturer des produits à mesures variables, vous pouvez changer l'unité de base en sélectionnant PCE (à la pièce), MTK (m²) ou KGM (kg) dans la liste déroulante. - Px U Brut : Prix unitaire Brut. Le prix de votre base produits est utilisé. - Px U net : Prix unitaire net, après application des déductions et frais associés à l'article. - Total HT : Le montant total hors taxe de la ligne article est calculé automatiquement. Il est impossible de saisir cette information. - Tva : Taux de TVA appliqué. Le taux de TVA associé à l'article dans votre base produits est utilisé. Pour renseigner les zones non décrites ici, reportez vous aux pages suivantes de la documentation concernant les cas de factures plus complètes. 13/17
Supprimer des lignes Pour supprimer des lignes, videz toutes les zones de saisies de ces lignes. Vous pouvez également utiliser la poubelle à droite de la ligne pour la vider d'un clic de souris. Ajouter une remise ou une charge Pour ajouter une remise ou une charge, utiliser le bouton en fin de ligne Exemple d'une remise promotionnelle : - Sélectionnez le type de remise ou charge Remise promotionnelle. - Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le libellé de la remise ou charge. Cela vous permet d'apporter au besoin des précisions supplémentaires. - Renseignez la valeur en pourcentage de la remise dans la colonne sous le libellé du produit. La monnaie utilisée pour la facture est l'unité par défaut. On peut également renseigner une valeur en montant à déduire du prix. La poubelle à droite de cette ligne permet de supprimer cette remise. Remise promotionnelle de 10 %: Dans le cadre d'une charge de type 'taxe parafiscale', utiliser le même bouton en fin de ligne obtenez :, vous Choisir dans la boite de dialogue taxe parafiscale et indiquer la valeur de la taxe selon l'unité de vente du produit. Données de pied de facture Vous avez 4 champs de saisie en fin de formulaire, qui peuvent être soit saisis soit repris de paramétrages alimentés lors de l'initialisation de votre compte. Remarques fournisseurs: saisie ponctuelle de texte (sert plutôt dans le cas des avoirs) Informations générales: repris d'un paramétrage général si nécessaire. Conditions d'escompte non encodables: repris d'un paramétrage général si nécessaire. Conditions de pénalités non encodables: repris d'un paramétrage général si nécessaire. Vous avez également des saisies des Conditions de paiement concernant les escomptes et pénalités. D'autre part, le mode de paiement sera à vérifier. 14/17
Il reste des conditions de livraisons à sélectionner si celles-ci apparaissent sur vos factures papier. Exemple ci-dessous de l'indication «Port Payé». Enregistrer la facture: Utilisez le bouton affichage de la facture. Les différents boutons à disposition pour recalculer en fonction de nouvelles données saisies. Vous aurez un ré Utilisez le bouton en haut à droite du formulaire pour sauvegarder la saisie et poursuivre le renseignement de votre facture. Ce bouton lance notamment le calcul des sous-totaux, et vous permet de sauvegarder votre travail lorsque vous saisissez de grosses factures. Envoyer par EDI: Utilisez le bouton pour transmettre la facture à votre partenaire. Imprimer document: Ceci vous permet d'avoir une impression de la facture saisie et de comparer avec votre facture issue de votre système d'information. Editer un avoir: C'est par ce biais que vous devez saisir vos avoirs, suite à reprise de facture initiale via l'onglet 'factures'. Le programme reprend la totalité des informations de la pièce originale et la transforme en avoir. Vous devez ensuite via les suppressions de lignes et les modifications de quantité ou de prix changer les éléments initiaux. Facture comportant des déductions ou frais globaux Ce sous-chapitre ne reprend pas les bases de saisie de la facture. Seule les données supplémentaires concernant les déductions ou frais globaux sont étudiés ici. Reportez-vous aux sous-chapitres précédents pour renseigner les autres parties de votre facture. Saisie de déductions ou frais globaux: Le bouton Rajouter des dégressions globales en bas de la facture crée de nouvelles lignes de saisie de déductions ou frais globaux. Remplissez autant de lignes que nécessaires. Si vous laissez des lignes vides, celles ci ne seront pas conservées dans le document final. Exemple de dégression globale : la remise pied de facture -Sélectionnez le type de dégression Remise Commerciale. -Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le libellé de la remise. Cela vous permet d'apporter au besoin des précisions supplémentaires. -Renseignez la valeur de la remise dans la colonne Pct/Px. La monnaie utilisée pour la facture est l'unité par 15/17
défaut. On peut également renseigner une valeur en pourcentage du montant net facturé avant dégressions globales en sélectionnant % à la place de la monnaie. -Renseignez le taux de TVA (si applicable) dans la colonne Tva. -Sauvegardez la facture pour mémoriser les déductions/charges globales que vous avez renseigné. Exemple ci dessous de remise pied de facture de 5% soumis à TVA. Exemple de frais global : les frais de transport -Sélectionnez le type de dégression Frais de transport. -Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le libellé de la charge. Cela vous permet d'apporter au besoin des précisions supplémentaires. -Renseignez la valeur monétaire du frais de transport dans la colonne Pct/Px. La monnaie utilisée pour la facture est l'unité par défaut. On peut également renseigner une valeur en pourcentage du montant net facturé avant dégressions globales en sélectionnant % à la place de la monnaie. -Renseignez le taux de TVA (si applicable) dans la colonne Tva. NOTE : si les frais de port ne sont pas soumis à TVA, indiquer la quantité en MONTANT. -Sauvegardez la facture pour mémoriser les déductions/charges globales que vous avez renseigné. Exemple ci dessous de frais de transport de 50 H.T soumis à TVA à 20.00 %.. 3.4 Envoyer une facture par EDI Le bouton Envoyer par EDI en haut à droite du formulaire vous permet de valider la facture que vous avez saisie et de l'envoyer à votre client sous forme électronique. Note : La facture a une existence légale à partir du moment ou vous déclenchez son envoi à votre client. N'effectuez l'envoi que lorsque vous avez bien contrôlé que votre facture est correctement remplie. Statuts de transmission Cliquez sur Factures depuis le sommaire pour accéder à votre liste de factures. Les factures que vous avez émises sont marquées de différents symboles, indiquant l'état du transfert de votre facture. Vous avez demandé l'émission de la facture. Elle est en cours de transfert. La facture a été déposée sur le réseau à valeur ajoutée (RVA) à destination de votre client. La facture a bien été transmise à votre client. A partir de ce moment, elle est en phase d'être intégrée dans les systèmes d'informations de votre client, qui a confirmé l'avoir bien reçue. 16/17
3.5 Questions fréquentes Dans le cas d'une remise, dois-je indiquer des montants négatifs? Le système va automatiquement déduire le montant si vous sélectionnez une remise en tant que type de dégression. De même pour une charge le système va automatiquement ajouter le montant. De ce fait vous n'indiquez jamais de montant négatif Je viens de créer un avoir depuis une facture mais tous les montants sont indiqués en positifs? Dans le cas d'un avoir il ne faut pas indiquer de montants négatifs, le type de document (avoir) suffit à votre partenaire pour comprendre qu'il s'agit d'un montant qui lui est accordé. Pour information: une majorité des partenaires rejettent les factures/avoirs s'ils contiennent des montants négatifs 3.6 Administration Ce chapitre concerne les utilisateurs en charge chez vous de l'administration de votre compte WEB@EDI. Les fonctionnalités décrites ici peuvent vous être inaccessibles, selon les droits d'accès qui vous ont été attribués. Gestion des utilisateurs Cliquez sur le bouton Utilisateurs dans le sommaire à gauche de la fenêtre du logiciel pour accéder à la gestion des utilisateurs ayant accès à votre service WEB@EDI Cliquez sur le bouton Ajouter pour accéder au formulaire de création d'une fiche utilisateur. Les informations essentielles à remplir sont : L'identifiant utilisateur Son mot de passe Son adresse électronique pour qu'il soit averti des nouveaux documents arrivants Ses droits d'accès, suivant que vous souhaitez qu'il puisse lui même administrer votre compte WEB@EDI ou non Vous pourrez ensuite revenir à la liste des utilisateurs et cliquer sur la loupe pour modifier la fiche. Cela vous permettra notamment de mettre à jour le mot de passe ou toute information à corriger pour l'utilisateur. Cliquez sur Supprimer dans la fiche de modification de l'utilisateur pour qu'il ne puisse plus se connecter à votre compte. AVERTISSEMENT: nous vous conseillons de suivre ces conseils pour être sûr que seules les personnes autorisées auront accès à votre WEB@EDI : Évitez les mots de passes simplistes et l'absence de mot de passe Si l'utilisateur du logiciel doit changer, ou dans le cas du départ d'un collaborateur de votre société, veillez à bien changer le code d'accès et le mot de passe. 17/17