Chapitre 1 : Vérification des heures supplémentaires

Chapitre 1 : Vérification des heures supplémentaires Besoin d une gestion plus serrée des heures supplémentaires Ottawa, le 2 mai 2006 La Ville d Ottawa devrait mettre en place une série de mesures dans le but de resserrer la gestion de la dépense annuelle en heures supplémentaires, chiffrée à 36,8 millions de dollars en 2005. Ce fut une constatation importante qui ressort du rapport de vérification des heures supplémentaires du vérificateur général qui a été publié aujourd hui. La vérification portait sur la dépense en heures supplémentaires du Service des incendies, de la Direction de la gestion des actifs et la gestion des biens immobiliers, de la Direction des services publics et du Service de police d Ottawa. De plus, un suivi d une vérification antérieure des heures supplémentaires a été fait pour les directions du transport en commun, du parc automobile, du service paramédic et des opérations de surface. La vérification a révélé que les budgets alloués aux heures supplémentaires sont souvent dépassés. Le vérificateur général, M. Alain Lalonde, affirme que, dans certains secteurs, les mesures de contrôle et de surveillance des dépenses en heures supplémentaires par rapport au budget alloué devaient être améliorées. Lors d un examen sommaire de certains dossiers individuels des heures supplémentaires, le rapport de vérification a relevé : que trois employés avaient autorisé leurs propres heures supplémentaires. Pour l un de ces employés, l autorisation représente environ 41 800 $ en heures supplémentaires et travail sur demande payées sur une période de 20 mois; des superviseurs ont présenté des réclamations d heures supplémentaires au nom de leurs subordonnés; l approbation d heures supplémentaires se fait par du personnel non autorisé. Les recommandations énoncées dans le rapport de vérification comprennent une meilleure utilisation du système financier de la Ville, la réduction des heures supplémentaires par de meilleures pratiques de gestion des quarts de travail, par la gestion de l absentéisme et par l amélioration de la planification et du contrôle budgétaire. Finalement, la vérification a permis de déterminer que les mesures entreprises par la direction afin de mettre en œuvre les recommandations contenues dans le rapport de 2002 n ont pas donné les résultats escomptés. Au total, le rapport de vérification propose 12 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification des heures supplémentaires est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 1

Chapitre 2 : Vérification des Services de gestion de l eau potable Aucune préoccupation quant à la qualité de l eau potable mais des améliorations de sa gestion sont souhaitables Ottawa, le 2 mai 2006 La Division des services de gestion de l eau potable se conforme aux règlements fédéraux et provinciaux qui régissent l approvisionnement sécuritaire de l eau potable aux résidants d Ottawa. Cependant, selon le vérificateur général de la Ville d Ottawa, certaines améliorations de l efficacité opérationnelle sont souhaitables. Dans son premier rapport annuel publié aujourd hui, M. Alain Lalonde précise que l approvisionnement en eau potable propre et sécuritaire est l un des services les plus importants offerts par la Ville d Ottawa. Selon M. Lalonde, ce service doit être géré de manière efficace et efficiente, conformément à toute la législation et tous les règlements qui s y rattachent. Bien qu aucune préoccupation portant sur la qualité de l eau potable n ait été soulevée, le rapport de vérification révèle qu il y a tout de même place à l amélioration dans les secteurs suivants : la Ville devrait instaurer un programme proactif de remplacement des conduites de plomb, bien que ce ne soit pas exigé par la loi; la Ville devrait exiger que tout réseau d aqueduc privé raccordé au réseau municipal suive des procédures d entretien écrites; le programme de contrôle des pertes en eau de la Ville devrait être mieux coordonné; la responsabilité des services de gestion de l eau est actuellement dispersée et le directeur des services municipaux en détient la responsabilité globale; une plus grande priorité aux réparations des compteurs d eau et des dispositifs de télérelevé pourrait générer des revenus supplémentaires annuels d environ 300 000 $. Au total, le rapport propose 25 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification des Services de gestion de l eau potable est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 2

Chapitre 3 : Vérification du cadre de contrôle de gestion Certaines améliorations au cadre de contrôle de gestion de la Ville ont été faites, mais certains problèmes demeurent Ottawa, le 2 mai 2006 Le vérificateur général de la Ville d Ottawa conclut que la Ville d Ottawa a récemment apporté des changements importants et positifs à son cadre de gestion de la planification et du rendement afin de le moderniser, mais qu un certain nombre de faiblesses demeurent. Ces résultats sont présentés au chapitre 3 du premier rapport annuel du vérificateur général. Ce rapport de vérification a été entrepris afin de déterminer et d évaluer les principales étapes utilisées par la direction de la Ville pour gérer ses opérations. M. Alain Lalonde conclut que la Ville a apporté des améliorations importantes dans la modernisation de son cadre de contrôle de gestion, mais que certaines faiblesses ont été observées au cours de la vérification, et pourraient même mettre la Ville à risque dans le futur. Le rapport de vérification a relevé les points suivants : la création d une fonction de planification municipale et de l évaluation du rendement est un pas dans la bonne direction; les centres d expertise et les ententes sur les niveaux de service, par lesquels les services de soutien internes sont offerts, ne sont pas contrôlés et en général, on ne s y conforme pas; un cadre de contrôle de gestion financière qui définit clairement les responsabilités, les objectifs de contrôle et les risques est nécessaire; il semble y avoir un besoin pour un processus de gestion intégrée du risque qui tiendra compte des risques dans l ensemble; la Ville ne possède pas de cadre de politiques municipale; la stratégie des Services de technologies de l information n est pas relié au plan directeur. Au total, le rapport de vérification propose 6 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification du cadre de contrôle de gestion est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 3

Chapitre 4 : Vérification du processus d acquisition Des milliers de dollars pourraient être épargné si plus d importance est accordé à la composante de prix des contrats Ottawa, le 2 mai 2006 Le vérificateur général d Ottawa recommande à la Ville d accorder plus d importance à l évaluation des prix dans ses décisions d octroyer des contrats pour les services externes et ce, afin de réaliser des économies considérables. Dans son rapport, le vérificateur recommande de hausser la composante du prix des propositions de 15 % à 30 %. Par exemple, la vérification a porté sur 12 contrats d ingénierie qui auraient pu donner lieu à des économies de coût de 580 000 $ si la composante du prix avait été haussée. Le rapport révèle également qu il y aurait eu des augmentations importantes apportées à certains contrats en utilisant des avenants. Le vérificateur général recommande également d instaurer une meilleure gestion des offres à commandes en donnant plus d importance à la composante du prix. M. Alain Lalonde déclare qu actuellement, les offres à commandes sont attribuées à un nombre relativement élevé de fournisseurs, mais que le travail est confié à quelques entreprises sans égard aux écarts de prix. D autres résultats permettent de conclure que les non-conformités au processus d acquisition sont peu fréquentes, mais que dans l ensemble, les procédures d information au Conseil en matière de questions d acquisition doivent être améliorées. Au total, le rapport de vérification présente 25 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification du processus d acquisition est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 4

Chapitre 5 : Vérification de la gestion des biens immobiliers Besoin de lignes directrices claires pour les transactions de biens immobiliers Ottawa, le 2 mai 2006 Une vérification de la Division des services immobiliers (DSI) de la Ville d Ottawa révèle la présence d une équipe expérimentée faisant preuve d un leadership averti. Cependant, le vérificateur général, M. Alain Lalonde, est préoccupé par la capacité pour la Division d offrir des services continus dans l avenir. Le vérificateur général affirme que des lignes directrices claires à l égard des transactions de biens immobiliers sont essentielles pour assurer la transparence et l uniformité lors de l aliénation de biens immobiliers de la Ville. La vérification n a dévoilé aucune activité inappropriée en ce qui concerne la vente de ces biens immobiliers. Le rapport de vérification révèle un manque de politiques et de procédures officielles dans de nombreux secteurs, ce qui rend la Division indûment tributaire des connaissances et de l expertise du personnel actuel. Ce manque de procédures écrites ajoute un fardeau supplémentaire à la formation d un personnel efficace. Actuellement, la DSI fait souvent appel à des experts-conseils afin de s acquitter de son mandat, surtout en raison de son incapacité à combler les postes vacants par du personnel qualifié. M. Lalonde affirme qu en raison des problèmes de planification de la relève et du recours continuel aux ressources contractuelles, l impartition plus formelle des services constitue une stratégie à considérer en vue d assurer la viabilité à long terme de ceux-ci. Au total, le rapport de vérification propose 12 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification de la gestion des biens immobiliers est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 5

Chapitre 6 : Vérification du programme de gestion des situations d urgence Engagement marqué de la part de la haute direction à l égard de la planification d urgence, mais d importants éléments sont toujours manquants Ottawa, le 2 mai 2006 La Ville d Ottawa a élaboré un programme actif et multiservices de gestion des situations d urgence avec l appui certain de la haute direction, mais ce programme manque toujours certains éléments importants, notamment un plan d évacuation municipal. Dans son premier rapport annuel publié aujourd hui, le vérificateur général révèle cet état de fait à la suite de l examen du programme. M. Lalonde précise : «Le plan d évacuation risque de connaître d autres délais et par conséquent, la Ville n a toujours pas de stratégie complète en ce qui concerne l évacuation ordonnée et efficace de toute la Ville ou de certaines zones.» L équipe de vérification a démontré dans l ensemble que la Ville se conforme aux exigences de la Loi sur la gestion des situations d urgence et aux règlements connexes. Cependant, l équipe a tout de même déterminé un certain nombre de risques qui doivent être étudiés : l emplacement et le concept actuels du Centre des opérations d urgence restreint la capacité de la Ville à gérer avec efficacité et efficience les situations d urgence; les fonds opérationnels servant à soutenir les avantages à long terme de ces projets d immobilisations totalisant 7,1 millions de dollars n a toujours pas été déterminé; un processus formel doit être mis en place afin d assurer le contrôle régulier et la garantie de la conformité à long terme; les équipes de projet n ont pas nécessairement les ressources nécessaires et les qualifications requises afin de répondre aux objectifs du projet. Au total, le rapport de vérification propose 7 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification du programme de gestion des situations d urgence est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 6

Chapitre 7 : Vérification de la mise en application des règlements municipaux et des inspections Les normes de service doivent être établies afin d améliorer l efficacité de la mise en application des règlements municipaux Ottawa, le 2 mai 2006 Le vérificateur général, M. Alain Lalonde, reconnaît que la Direction des services des règlements municipaux effectue actuellement des changements importants, mais il recommande tout de même l élaboration de normes de service plus importantes afin d améliorer l efficacité de la direction et du service à la clientèle. Cet énoncé représente la constatation principale de la vérification de la mise en application des règlements municipaux et des inspections et fait partie du premier rapport annuel du vérificateur général qui a été publié aujourd hui. M. Lalonde affirme qu il est préoccupé par le manque de normes établies en ce qui concerne les charges de travail et les échéanciers. Il croit que cette situation empêche la gestion d assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources et qu elle contribue même à empêcher une reddition de comptes entière et fiable. Le rapport de vérification reconnaît que les services des règlements municipaux recueillent des renseignements et font des rapports sur le niveau d activités, mais que ces services n ont toujours pas établi une approche de collecte, de contrôle et de rapport de l efficacité et de l efficience de ces activités. D autres domaines relevés dans ce secteur pouvant être améliorés sont : la Direction devrait poursuivre des occasions d améliorer l efficacité opérationnelle par l utilisation d outils techniques disponibles; le contrôle des recettes devrait être révisé et évalué régulièrement; les domaines représentant des risques pour la santé et la sécurité devraient être évalués chaque année, y compris les mesures prises pour limiter ces risques; le projet d harmonisation des règlements municipaux devrait être évalué systématiquement afin de prévenir tout autre retard. Au total, le rapport de vérification propose 14 recommandations à la direction. `Le chapitre Vérification de la mise en application des règlements municipaux et des inspections est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 7

Chapitre 8 : Vérification de l utilisation et de contrôles d Internet Le rapport de vérification relève des problèmes de sécurité, de contrôle et d utilisation personnelle d Internet Ottawa, le 2 mai 2006 Le vérificateur général de la Ville d Ottawa rapporte des résultats mitigés dans son rapport de vérification de l utilisation et de contrôles d Internet. Dans l ensemble, les contrôles de courriels qui servent à protéger la confidentialité et l intégrité des renseignements fonctionnent tel qu on peut s y attendre. Cependant, le rapport de vérification révèle que plus de la moitié des utilisations d Internet sont personnelles et n ont aucun lien avec les affaires de la Ville. M. Alain Lalonde conclut que la Ville a besoin de mieux surveiller et de mieux contrôler l utilisation d Internet en donnant aux gestionnaires des données actualisées du trafic Internet. Bien que les contrôles de sécurité actuellement mis en place soient généralement efficaces et fiables, certaines lacunes ont été révélées lors de la vérification. Une des faiblesses soulevées dans le rapport de vérification touche la dispense partielle des contrôles de la bibliothèque municipale d Ottawa qui pourrait mener à la corruption du réseau de la Ville. Les recommandations particulières de la sécurité sur Internet présentées dans le rapport de vérification sont : la mise à jour du logiciel antivirus de la Ville; l amélioration des pratiques de gestion du journal pouvant permettre la détection d activités malicieuses ou assurer le suivi des tendances; l interdiction d installer des logiciels sans d abord obtenir l approbation officielle. Au total, le rapport de vérification propose 19 recommandations à la direction. Le chapitre Vérification de l utilisation et de contrôles d Internet est accessible sur le site Web du vérificateur général à www.ottawa.ca. 8

Déclaration d ouverture au Comité des services organisationnels et du développement économique - Le 2 mai 2006 M. le président et membres du comité, J ai le plaisir de vous présenter mon premier rapport annuel à titre de vérificateur général de la Ville d Ottawa. La ligne directe de fraude et d abus, mise en place en novembre dernier, fait également partie de ce rapport. Conformément au règlement municipal qui régit le Bureau, ce rapport déposé aujourd hui, sera transmis au Conseil le 10 mai prochain. Plutôt que de vous donner un sommaire de chaque vérification, je crois qu il serait plus utile de faire certaines observations générales. J estime que le rôle du vérificateur général est d informer le Conseil sur l efficience avec laquelle la Ville exécute son mandat. À cette fin, le Bureau a effectué 13 vérifications en 2005. Certaines de ces vérifications ont déjà fait l objet de présentations. Les autres seront présentées aujourd hui. Le rapport révèle que la Ville performe bien dans plusieurs domaines, mais qu il y a toujours place à de l amélioration. À ma connaissance, les 100 recommandations adressées à la direction représentent un niveau d examen indépendant sans précédent pour le Conseil, la haute direction et les citoyens d Ottawa. La direction s est engagée à mettre en oeuvre la grande majorité de ces recommandations. Je crois que ces recommandations amélioreront les pratiques de gestion et l efficience opérationnelle. J aimerais également vous présenter aujourd hui quelques points plus généraux qui ressortent de ces vérifications. Comme vous le savez, la Ville est assujettie à une vaste gamme d exigences législatives. Nos vérifications pour 2005 ont démontré une conformité à ces exigences, en particulier dans les Services de gestion de l eau potable et de la planification des mesures d urgence. Les initiatives de planification municipale encours offres des développements positifs. 9

Déclaration d ouverture au Comité des services organisationnels et du développement économique - Le 2 mai 2006 Le directeur des services municipaux accorde une grande importance à une approche coordonnée de la planification municipale, comme le relève la vérification du cadre de contrôle de gestion. La précision des rôles et des responsabilités est toujours un enjeu. Le concept des centres d expertise est logique; la Ville a cependant eu de la difficulté à mettre ce modèle en pratique dans toutes les fonctions. Des efforts devraient être faits pour mettre en pratique ce modèle afin d éviter une incidence négative sur les opérations. Par exemple, la vérification des Services de gestion de l eau potable a révélé des problèmes dans la définition des rôles entre les services opérationnels et les financiers en ce qui concerne le contrôle, les réparations et l entretien des compteurs d eau. De même, la vérification de l Internet a révélé des problèmes concernant le rôle de la direction dans la surveillance des activités du personnel et celui du service de la technologie de l information à fournir les données et les outils de soutien pour faciliter cette surveillance. Un autre point que je souhaite soulever est l inconsistance dans l utilisation du système d information de la Ville. Dans certains secteurs de la Ville, des gens hésitent toujours à adopter les nouveaux outils technologiques pour accomplir leurs tâches. La situation a été particulièrement évidente pendant la vérification des heures supplémentaires et celle de la gestion des biens immobiliers. Je crois que de nombreuses vérifications ont démontré un besoin d accorder plus d attention à la mesure du rendement et à la surveillance. La vérification du cadre de contrôle de gestion donne certains détails sur ce sujet. La vérification de l application des règlements municipaux et la vérification de la gestion des biens immobiliers présente des recommandations dans ces secteurs particuliers. Des améliorations sont possibles au niveau de l élaboration des budgets et du contrôle des coûts. J aimerais souligner que la présentation, au Conseil, d une mise à jour du Plan financier à long terme lui donnera les renseignements nécessaires pour établir les priorités. Ce plan constituera un contexte approprié en vue d appuyer la nécessité de porter plus d attention au coût. 10

Déclaration d ouverture au Comité des services organisationnels et du développement économique - Le 2 mai 2006 Ce besoin a été mis en évidence en particulier lors des vérifications du processus d acquisition et des heures supplémentaires. En ce qui concerne la vérification des heures supplémentaires, nos travaux ont démontré que la gestion des heures supplémentaires dans les limites des budgets établit ne semblait pas être une préoccupation importante pour certains gestionnaires. Nous avons observé, des dépassements continuels des budgets des heures supplémentaires dans plusieurs secteurs. Je crois que des approches plus créatives sont nécessaires afin de livrer les services sans toujours encourir des heures supplémentaires. Nous avons relevé certaines de ces possibilités dans notre rapport. Le Service de police d Ottawa était inclut dans notre vérification des heures supplémentaires. Comme vous le savez, le chef de police est seul responsable de la gestion opérationnelle du Service de police. C est pourquoi, j ai adressé certaines observations et recommandations directement au chef Bevan. La vérification du processus d acquisition a permis de relever des occasions de réduire les coûts qui n ont pas encore été mis en place. C est en augmentant le poids attribué au prix lors de l évaluation des propositions d ingénierie que la Ville pourra économiser des montants importants. La vérification a également révélé des augmentations importantes aux contrats d ingénierie déjà attribués sans recours au processus compétitif. Enfin, la Ville doit être en mesure de mieux gérer le processus d offres à commandes en accordant plus d importance au prix. Une partie importante de notre plan de travail est le suivi des vérifications effectuées l an dernier. Ces suivis se feront dans les secteurs où la direction mettra en place les changements recommandés. Lorsqu il y a désaccord, mon bureau fera des suivis là où le Conseil aura demandé à la direction de mettre en œuvre les changements recommandés. 11

Déclaration d ouverture au Comité des services organisationnels et du développement économique - Le 2 mai 2006 En conclusion, je crois fermement que nous avons une obligation collective d être les gardiens efficaces des deniers publics tout en garantissant la prestation de services de haute qualité que méritent les citoyens d Ottawa. Merci! 12