PARAMETRAGE PAYE - Janvier 2014 -

CDIC Tél 05.34.25.40.75 Carine Louradour Fax 05.61.61.24.89 cdic@free.fr PARAMETRAGE PAYE - Janvier 2014 - DADS-U et TR Urssaf : octroi d un délai supplémentaire Délai accordé jusqu au mercredi 12 Février 2014 Pour tenir compte des difficultés rencontrées par des entreprises suite à la modification du régime fiscal des cotisations frais de santé par la loi de finances pour 2014, les pouvoirs publics, en concertation avec les organismes de retraite complémentaire, ont décidé d octroyer un délai supplémentaire, soit jusqu au mercredi 12 février 2014 inclus, pour accomplir la DADS relative à l année 2013. Le même délai est accordé pour la transmission dématérialisée des tableaux récapitulatifs de cotisations Urssaf ainsi que, le cas échéant, pour s acquitter du versement régularisateur. Régime fiscal FRAIS DE SANTE Réforme annoncée du régime fiscal des contributions employeurs La part employeur devient un revenu imposable La Loi de Finances pour 2014 prévoit de soumettre à l impôt sur le revenu la part patronale des cotisations finançant les Frais de Santé (Frais Médicaux / Mutuelle). Les contributions employeurs au financement des régimes «Frais de Santé» seront dès le 1 er euro soumises à l impôt sur le revenu. Le salaire Net Fiscal qui sert d assiette au calcul de l impôt sur le revenu des salariés va donc être augmenté, ce qui entraînera pour ces derniers, lorsqu ils sont imposables, une hausse de leur prélèvement. La réforme va s appliquer à compter de l imposition des revenus de 2013. D où le problème dans la pratique puisque les bulletins de Décembre ont déjà été donnés, et que le Net Fiscal ou Net Imposable indiqué est erroné (même si celui-ci est noté à titre indicatif). Il est donc conseillé d informer le salarié du changement de législation et de l augmentation du net fiscal qui en résulte. De plus, ce net fiscal doit être obligatoirement déclaré par l employeur dans la DADS (utilisée par l Administration fiscale pour pré-remplir les déclarations d impôt sur le revenu). Procédure : 1 / Editer pour l année 2013 un Livre de Paye 1

2 / Repérer pour chaque salarié, la ou les ligne(s) de Mutuelle / Frais Médicaux, en part patronale et relever ces montants Vous pouvez bien-sûr vous aider des codes figurant sur le bulletin pour retrouver la ou les lignes, et ensuite sélectionner celle où est indiquée la part patronale (comme ci-dessus). Il peut y avoir plusieurs lignes dans le sens où il existerait des rubriques de Frais Médicaux différentes pour les Ouvriers, pour les ETAM et peut être encore une autre pour les Cadres. Il suffit de repérer le montant correspondant à chaque salarié. 3 / Nous allons «initialiser» ces montants dans chaque fiche employé, afin que le nouveau Net Imposable calculé en tienne compte. Mais avant cela, veuillez modifier un paramètre du logiciel, sans que cela n ait d incidence sur les bulletins, mais pour autant nécessaire pour pouvoir effectuer les prochaines manipulations. Initialisation Rens. Généraux Onglet «Exercice de Paye» Mois de premier bulletin : mettre 2 Valider puis, Fichier Employé Mise à Jour Sélectionner un employé Bouton Init. Saisir comme indiqué ci-après : Saisir la variable NETIMP pour Net Imposable, Période = 1 pour Exercice en cours N (càd 2013), et enfin taper le montant de la part patronale de mutuelle (repérée sur le Livre de Paye pour cet employé) qui sera réintégrée dans le Net Fiscal soumis à impôt. Dans mon exemple, 181.98 VALIDER Ainsi, le Net Imposable qui sera désormais indiqué pour les salariés tiendra compte de ces changements. Je vous conseille de bien avertir vos salariés de cette modification (de leur expliquer par lettre), et de leur faire passer en même temps, soit le bulletin de Décembre que vous aurez rééditez, soit l édition du Salaire Net Imposable (Edition Editions libres Paramétrage n 3). Enfin, si cette manipulation est effectuée avant la génération de la DADS, le Net imposable indiqué sur les documents ou fichiers générés tiendront compte de ces changements. 2

1 - Modifications dans les Renseignements Généraux Modification du Smic au 1 er Janv. 2014 INIT Renseignement Généraux Onglet Bulletin SMIC = 9.53, pour un Smic mensuel de 1445.38 Modification des plafonds de Sécurité Sociale au 1 er Janv. 2014 INIT Renseignement Généraux Onglet Bulletin Plafond A = 3129 Plafond B = 12516 2 Incidence de l augmentation du Smic Pour les Apprentis : Modification du Salaire (% du Smic) et de la Base Forfaitaire Fichier Employés Mise à jour Onglet Administratif : Modifier la base forfaitaire Bouton Contrat : Modifier le taux horaire, en % par rapport au nouveau Smic (9,53 ). Pour les Salariés : le Smic = Minimum conventionnel (9.53 ) 3 - Modifications au niveau des Plans de Paye Modification de la limite d exonération du Paniers / Repas La limite d exonération est passée de 8.60 à 8.70 Modifier les montants dans les 2 rubriques de Paniers/Repas soumis et non soumis La valeur du Panier est fixée à 9.85 Ma limite d exo est passée à 8.70 je vais donc modifier cette rubrique de Paniers exonérés et la passer à 8.70 Par conséquent, la valeur du panier soumis à cotisation passe à 1.15 (càd 9.85 8.70) Modifications des taux de Cotisations (URSSAF, PROBTP, ) Pour modifier les taux de Cotisations, toujours la même procédure : Travailler directement au niveau des Plans de paye : Fichier Plans de Paye Mise à jour ; Faire Modifier pour y accéder, Se positionner sur le code des rubriques concernées, faire F7 pour entrer dans la formule, modifier le taux, Puis F2 ou Valider pour enregistrer la modification. Répéter l opération pour les différents profils d employés concernés. URSSAF (Récap. des taux modifiés) - Vieillesse sur Totalité Taux salarial : 0.25% Taux patronal : 1.75% - Accident du Travail Vérifier le taux reçu de la CRAM, ou directement sur net-entreprise - Vieillesse plafonnée Taux salarial : 6.80% Taux patronal : 8.45% - Allocations Familiales Taux patronal : 5.25% 3

PROBTP (Récap. des taux modifiés, Taux de BASE) - Retraite complémentaire OUVRIER ETAM CADRE Part PAT. 4.58% 4.33% 4.58% Tr. A Part SAL. 3.05% 3.30% 3.05% Tr. A Part PAT. 12.08% 11.83% 12.68% Tr. B Part SAL. 8.05% 8.30% 7.75% Tr. B - Garantie Arrêt de Travail cf «Vos Taux de Cotisation ProBtp» - Garantie Frais Médicaux / Mutuelle cf «Vos Taux de Cotisation ProBtp» ou autre organisme Les taux des garanties ont été modifiées. De plus, suite aux modifications du Régime Fiscal des régimes de Frais de Santé (cf notre page 1), une nouvelle option est disponible sur les versions 12. Les nouvelles versions de Paye tiennent compte de ce nouveau critère, et intègrent un nouveau paramétrage dans les rubriques, la notion de «Part Patronale imposable = Oui / Non» Mettre OUI pour tout ce qui est «Frais des Santé», selon la Loi de Finances 2014 Nb : En ce qui concerne les anciennes versions, une solution de contournement a été trouvée. Procédure jointe en Annexe 1 - TVA s/ Opca passer le taux à 20% - Si vous adhérez à d autres organismes en ce qui concerne des Garanties supplémentaires, vérifiez les taux Caisse des Congés Payés Modification prochaine des Taux de Congés payés (au 1 er Avril 2014 le taux des CP augmente à 20.20%) 4 CICE : application d un nouveau mode de calcul L instruction fiscale qui précise les modalités de mise en œuvre du crédit d impôt pour la compétitivité et l emploi a été mise à jour. Désormais le calcul pour contrôler que le plafond n est pas atteint est simplifié lorsque l entreprise applique la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 10%. Ancien calcul : D après l ancienne instruction fiscale, pour déterminer si le salaire était inférieur au plafond du CICE, il fallait prendre en compte la «rémunération totale», c'est-à-dire la rémunération sans application de l abattement. En revanche, si le salarié ouvrait droit au CICE l entreprise devait, pour calculer le montant du crédit d impôt, inclure dans l assiette, la rémunération après application de l abattement pour frais professionnels. Ce calcul était source de complexité et d erreurs dans la mesure où il fallait effectuer deux calculs différents, l un pour contrôler le respect du plafond et un second pour déterminer le montant du crédit d impôt. 4

Nouveau calcul : Désormais, c est la rémunération abattue, c'est-à-dire celle servant d assiette des cotisations sociales, qui doit être prise en compte à la fois pour déterminer si la rémunération est inférieure au plafond d éligibilité et pour le calcul de l assiette du crédit d impôt. dans la gamme STANDARD Dans la rubrique C61RCICE (Fichier Rubrique Mise à jour), remplacer sur la ligne : BASE = BASEBC par BASE = BASENC Valider la modification. Une amélioration de la procédure du CICE sera proposé en fin de document (Annexe 2) par rapport aux inconvénients rencontrés dans l année par rapport d une part, au cumul fait depuis le début de l année automatiquement, et pallier, d autre part, le problème des salariés partis en cours d année. dans la gamme EVOLUTION Aller dans le menu EDITIONS Cotisations Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales EDI Puis cliquer sur le dernier bouton, à gauche, Calculs CICE Sur la ligne BRUT : remplacer BASEBC par BASENC Cf Tableau qui suit VALIDER la modification. 5 Majoration forfaitaire de la Taxe d apprentissage, Et de la Participation à l Effort de Construction (+ 20 sal.) Le Conseil d Etat vient de confirmer par un arrêt du 20 novembre 2013 la majoration forfaitaire de l assiette servant au calcul de la taxe d apprentissage et de la participation à l effort de construction pour tenir compte des congés payés. Le Conseil d Etat fixe le taux de majoration à 11,5 %. De plus, la Taxe d apprentissage qui se décomposait en 2 composantes : la taxe elle-même (0.50%) + une contribution additionnelle (0.18%) fusionnent pour être appelé à un taux global de 0.68%. 5

Suite des paramétrages du Logiciel 5 Renseigner les jours fériés mobiles Aller dans le Calendrier (barre d icône) - se positionner sur la date du jour concerné, faire un clic droit et sélectionner Jour férié légal - répéter de même pour l autre jour Férié 21/04/14 : Lundi de Pâques 29/05/14 : Jeudi de l Ascension 6 - Initialisation des Heures Réelles Pour les sociétés qui pratiquent la proratisation des heures d absences par rapport aux Heures Réelles du mois, ne pas oublier d aller renseigner ces heures, dans : Initialisation Initialisation des Heures Réelles du mois, en calculant les heures par rapport aux horaires réels pratiqués dans l entreprise. 6

DADS-U Norme N4DS version V01X08 Précisions : Net imposable : Les contributions employeurs au financement des régimes de frais de santé («mutuelle d entreprise») sont désormais soumises à l impôt sur le revenu (et non plus exonérées). Le salaire Net fiscal 2013 qui sert d assiette au calcul de l impôt sur le revenu des salariés est donc augmenté (Art. 4 Loi de finances pour 2014 JO du 30 décembre 2013). Ce montant est à renseigner dans la Dads. Le CICE est intégré dans une rubrique commune avec la réduction FILLON. Il représente une baisse de cotisations sociales sous la forme d une réduction d impôt à acquitter en 2014 au titre de l exercice 2013. La mise en œuvre du CICE a conduit à réaménager le sous-groupe Annualisation de la réduction Fillon, qui devient «Réduction Fillon Crédit d impôt pour la compétitivité et l emploi sociale». Les 2 «réductions» de charges sont regroupées, puis calculées sur les mêmes bases (même comparaison au Smic annuel, x 2.5 pour le CICE). Deux nouvelles bases brutes exceptionnelles URSSAF sont intégrées dans la DADS- N4DS : la base brute avant application de la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (l article L.242-1 du code de la Sécurité sociale) = BRUT avant abattement la base de la contribution versement transport (articles L2333-64 et L2531-2 du code général des collectivités territoriales) = BRUT soumis à cotisation (+ majoration de 11.5%). La modulation du montant des cotisations d'assurance-chômage pour les CDD en fonction de leur durée et du motif pour lequel ils ont été conclus La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2014 (art. 27-I) crée une nouvelle étape dans le déploiement progressif de la déclaration sociale nominative (DSN) et avance au 1er juillet 2015 au plus tard (au lieu du 1er janvier 2016), la date à partir de laquelle cette déclaration deviendra obligatoire pour les employeurs redevables d'un certain montant annuel de cotisations (décret à paraître). DSN qui se déclarera de façon mensuelle. Modalités pratiques : Le dépôt du fichier DADS-U est effectué sur le site www.net-entreprises.fr. A défaut de logiciel conforme à la norme 4DS version 01X08, l employeur est dans l obligation de saisir la DADS en ligne sur le site www.e-ventail.fr (inscription préalable en ligne) pour les données destinées à la Sécurité sociale, sur le site de PRO BTP et sur les sites des autres organismes concernés le cas échéant. Un outil de pré-contrôle est mis à disposition pour vérifier et certifier votre fichier de DADS sur le site net-entreprise. Fichier DADS-CTL téléchargeable directement sur le site. Bon courage, et bonne lecture! Je reste à votre disposition, Carine 7

Annexe 1 Procédure pour traiter la part patronale imposable des complémentaires de Santé sur les versions antérieures à la Version 12 La manipulation consiste à créer 2 rubriques supplémentaires, qui seront juste appelées dans le bulletin, mais jamais à l édition. Le traitement de ces 2 nouvelles variables entrainera un calcul exact du Net Imposable, c'est-à-dire en tenant compte des parts patronales de Frais de Santé. Procédure : - En admettant que notre rubrique de complémentaire santé est «A» Exemple : C464 pour Frais Médicaux Etam - Créer une rubrique (B) de type «Avantage» imposable et non soumise à cotisations (et non éditable) Exemple : BMUT : Frais Médicaux, imposable et non soumise à cotisation, Puis dans l onglet Administratif : Mode d édition : mettre Non - RESULTAT = A.RESULPAT Taper cette formule La formule peut prendre la formule suivante si j utilise des rubriques de Frais Médicaux / Mutuelle différentes en fonction des catégories (Etam, Ouvrier, Cadre) Cliquer sur le bouton Mode pour pouvoir y accéder RESULTAT = C415.RESULPAT + C464.RESULPAT + C476.RESULPAT - Créer une rubrique (C) de type «Avantage» non imposable et non soumise à cotisations (et non éditable) Exemple CMUT Frais Médicaux, non imposable et non soumise ; Mode d édition = Non - RESULTAT = -B.RESULTAT Exemple : RESULTAT = -C415.RESULTAT C464.RESULTAT C476.RESULTAT - Intégrer ces deux rubriques dans les plans de paye Les montants des deux nouvelles rubriques créées seront visibles dans les cumuls du salariés / Total des avantages. Cependant, il n y aura pas d incidence étant donné que les deux résultats des rubriques s annulent. 8

Annexe 2 Procédure pour CICE annualisé Suite à la mise en place du CICE l année dernière, des améliorations ont été apportées quant aux rubriques. Si, par contre, la méthode utilisée jusqu alors vous convenait, pas besoin de modifier quoi que ce soit. CREER une nouvelle rubrique (celle-ci est peut-être déjà créée car elle faisait partie des rubriques initiales du CICE non utilisée par la suite ) Code : C400 Libellé : Rémunération ouvrant droit à CICE Type : Valeur Intermédiaire Pour vous aider, vous pouvez Copier/Coller la formule suivante : 'Allègement annuel REMUNCICE = C400AN.BASE 'Récup du déjà allégé DEJADECLARE = CumulEx (C400.BASE, 0, 0) CICE = REMUNCICE - DEJADECLARE BASE = CICE Passer sur l onglet Administratif, noter Non à Mode d Edition. Valider cette nouvelle rubrique. Ensuite, insérer cette nouvelle rubrique dans chacun des plans de paye que vous utilisez. Fichier Plan de Paye Mise à jour Ouvrir un plan de paye (double-clic) que vous utilisez, Se positionner sur la ligne en dessous de la C400AN, par exemple, et faire F9 Sur la ligne créée, saisir C400 Valider ce nouveau plan de paye. Recommencer la manipulation pour tous les plans de paye que vous utilisez. Pour pouvoir tenir compte de ce changement, ne pas oublier d aller modifier l Edition paramétrable qui vous permettez d éditer le montant du CICE (annuel). Edition Edition paramétrable Paramétrage de Documents Cliquer sur la loupe, sélectionner le paramétrage CICE Et modifier la 1 ère ligne comme suivant : Changer C400AN.BASE par C400.BASE VALIDER 9

Dorénavant, l édition du CICE se fera comme suit : Edition Edition Paramétrable Edition de Documents Employés : Tout Période : Janvier 2013 à (au mois en cours) Documents paramétré : CICE Différence avec l édition 2013 : Je demande l édition depuis JANVIER Puis Valider pour obtenir l Edition. Le montant obtenu correspond à la masse salariale éligible au Crédit d impôt, sur lequel sera calculé le Crédit d impôt de 6% à compter du 1 er Janvier 2014 ( + majoration de 10% pour les entreprises du Btp). 10