Rédacteur : Françoise AMBAL-BODIN Date réunion : 18 10 2012 Validé par : Pascale NANTE Approuvé par : Charles SIMONNET OBJET : STRUCTURE NATIONALE PARTENARIALE Documents diffusés ou utilisés en séance (réf.) Mis en P.J? [R1] Présentation du 18 octobre 2012 OUI Société / Entité DGFiP Partenaires Frédéric IANNUCCI, SCL Jean Luc BRENNER, SCL CL1 Etienne ERASIMUS, SCL CL1A Participants Absents/excusés Diffusion (en plus des participants et des personnes excusées) Marion PUJAU-BOSQ SC CL 1A Eric BARBIER, SCL CL2 Charles SIMONNET, SCL CL2C chef de la mission Hélios Pascale NANTE, SCL CL2C Mission de Déploiement de la Dématérialisation (MDD) Françoise AMBAL-BODIN, SCL CL2C MDD Hervé BREYTON, SCL CL2C MDD Régine MICHEL SCL CL2C MDD Michel D ANNOVILLE SCL1C Laurent SOULIE, SI1G Pascal SIAUVE, SI1G Béatrice BURG, Mission Nationale de Réingénierie des Processus (MNRP) Monia ARKAM Sophie COUTOR, DGCL Michel DEMARS FNCCR Rafael GUTIERREZ, Cour des Comptes (SG) Cyril JANVIER, CRC (DP MOA SI) Bernadette LAURENS POIROUT, ARF Adam NAFA, AMGVF Alain RISSON, AMF Alain ROBY, AMF Christian SIMON CH Mulhouse Jean Marc VIGUIER, CDGCHU Patrice AZAN, DGME Alain BOQUELET, ACUF Rafaele CLAMADIEU, Chef de Bureau FL3 Myriam KABYLO, DGCL-FLAE adjointe dir FLAEFranck D ATTOMA, CGDG-CHU Serge DOUMAIN, DAJ Soraya HAMRIOUI, AMF Jean MOTTES, CC (CRTC) Michèle DESCHAMPS, FHF Mireille LAGNEAU-BONNIN, CDGCHU Patrick LAHAY, DAJ Philippe RICARD, ADF Yves PERRIN, Cour des Comptes Serge SPILMANN, AMRF Arnaud VAUTRIN, DGOS François MAHEAS, (MNRP) A. ROBERT, APVF Aymeric BUTHION, DGME B. BEAUCOURT, CC C. BACHARAN, AMGVF C. AZERAD, CC Commune de COURTERANGES, AMRF F. CLAEYS, AMGVF Hervé CASSAGNE, AMRF Jean-Pierre QUIGNAUX, ADF Laure GOURNAY, AMGVF O. LANDEL, ACUF Mairie LE FERRE, AMRF Mairie de RAZE, AMRF Mathieu ROBILLARD, DGCL MP PRAT, CRC Mounir OULD-GHOUIL, DAJ P. KOLLI, COPH Yannick LEGUEN, DGOS Louis PAUTREL, AMRF Barbara MVOGOH, FHF Joana LIMA- ALVES Chef de projet Actes-budgétaires
DATE ET LIEU PROCHAINE REUNION : DATE ET LIEU GROUPE DE TRAVAIL JEUDI 17 JANVIER 2013 A 14 HEURES 30 Ministère des Finances 139 rue de Bercy 75012 PARIS (METRO : BERCY OU GARE DE LYON / RER A GARE DE LYON) Salle Vauban 1060 nord 3 ou salle Colbert 6406 M (à confirmer dans invitation) A CONFIRMER : JEUDI 17 JANVIER 2013 A 9H30 Ministère des Finances 139 rue de Bercy 75012 PARIS (METRO : BERCY OU GARE DE LYON / RER A GARE DE LYON) Salle Vauban Salle Vauban 1060 nord 3 Ordre du jour de la 1. Points soumis à la validation des membres de la Approbation du projet de compte rendu de la réunion du 14 juin 2012 - Décision N 7 : transmission par les associations représentatives d élus locaux à la DGFiP du nom de quelques collectivités qui ont mis en place une démarche globale de dématérialisation et qui serviront de modèles à valoriser. - Compte rendu du groupe de travail "problématique de signature électronique " et propositions : - Facture (décision N 10 compte-rendu de la réunion du 14 juin 2012) ; - Acte d'engagement ; - Documents budgétaires (décision N 2 du compte-rendu de la réunion du 14 juin 2012) ; - Compte de gestion sur chiffres (décision N 3 du compte-rendu de la réunion du 14 juin 2012) : présentation du dispositif de validation et bilan de l'expérimentation. Perspectives de mise à jour de l'arrêté du 27 juin 2007 modifié en 2011 relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique. Mise à jour de la convention cadre nationale (mise en conformité au règlement général de sécurité arrêté / arrêté du 15 Juin 2012 relatif à la signature électronique). 2. Points d échange en vue d une décision - Sujets d'actualités : - ROLMRE et prélèvements SEPA - ASAP - PES retour (décision N 9 du compte-rendu de la réunion du 14 juin 2012) : retour de la mission de déploiement de la dématérialisation sur la problématique «Prise en charge/rejet/suspension») - Création d'un groupe de travail permanent dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé.
1. Points soumis à la validation des membres de la 1.1 Approbation du compte rendu de la réunion du 14 juin 2012 L ARF signale une inversion au point 2.5 «Aide aux employeurs d apprentis» : la région Basse Normandie est son propre éditeur et la région Centre a pour éditeur YMAG. Décision n 1 : en l absence d autre observation émise, le compte-rendu est adopté. Une réponse est attendue lors de cette réunion pour la décision n 7 du compte rendu. 1.2 Décision n 7 du CR du 14 juin 2011 : transmission par les associations représentatives d élus locaux à la DGFiP du nom de quelques collectivités qui ont mis en place une démarche globale de dématérialisation et qui serviront de modèles à valoriser. L ARF indique qu à ce jour très peu de régions ont adopté le PES et aucune dématérialisation globale n est mise en œuvre. De fait, seule la région PACA peut servir de modèle. Les autres associations d élus proposent le Conseil Général de l Aube, la commune de Gluiras, la ville de Paris, la ville de Rennes, la commune d Aussac-Vadalle dont le maire est le responsable des TIC au sein de l AMF. Cette liste pourra être complétée sur proposition de la mission de dématérialisation (bureau CL2C). Par ailleurs, les partenaires proposent de mutualiser le référentiel des pièces justificatives de dépense et de recette élaboré par la ville de PARIS dans le cadre des travaux de passage au PES. A cet égard, la DGFiP rappelle que la liste des pièces à produire obligatoirement à l appui des mandats figure en annexe 1 du code général des collectivités territoriales et qu il convient de la respecter. Le représentant de l AMGVF propose de faire circuler la liste des pièces aux membres des associations et de la joindre en annexe de la convention cadre après validation lors de la prochaine. Décision n 2 : les partenaires retiennent la liste des collectivités proposées par les associations d élus pour servir de modèles et décident que cette liste pourra être complétée. Par ailleurs, afin de mutualiser le référentiel indicatif des pièces justificatives à produire à l appui de mandats et titres dématérialisés, le représentant de l AMGVF fera circuler auprès des autres associations le référentiel des pièces justificatives élaboré par la ville de PARIS. Sous réserve que ce dernier respecte la liste réglementaire des pièces justificatives de dépense et plus généralement la réglementation en vigueur, ce référentiel de pièces sera soumis à la validation de la lors de la prochaine réunion puis annexée à la convention cadre. 1.3 Compte rendu du groupe de travail "problématique de signature électronique " et propositions : Facture : La DGFiP rappelle que : - la réglementation fiscale en matière de facturation régit les relations entre le fournisseur et l organisme public et ne régit pas les relations entre ce dernier et son comptable public. Dans l univers papier, la fourniture d une copie est d ailleurs admise. - la convention cadre nationale retient, outre la dématérialisation fiscale prévue par les articles 289V et 289bis du CGI (formats orientés document ou formats données), la possibilité de transmettre des factures numérisées lorsque les mandats de la collectivité sont dématérialisés avec le PES. Les propositions du GT du 24 septembre 2012 sur les problématiques de signature électronique consistent à préciser dans la convention cadre national que :
- la facture produite par l ordonnateur sous forme dématérialisée (format document ou format EDI) doit pouvoir être lue par le comptable et in fine par le juge des comptes avec les outils dont ils disposent ou avec les outils mis à leur disposition par l ordonnateur à cette fin. - le comptable assignataire de la dépense (et in fine le juge des comptes) n a pas à exiger la signature d une pièce justificative et à vérifier la signature des factures et autres pièces justificatives. Les partenaires souhaitent que la convention cadre rappelle aussi les articles du CGI sur la norme fiscale concernant la signature électronique, les formats documents EDI et les outils de lecture retenus, et fournisse des éléments «sur comment lire les documents EDI». En outre, l AMGVF demande que soit rappelé que la facturation électronique par les entreprises est un acte non facturé à leurs clients. Décision n 3 : les partenaires valident les propositions du GT et souhaitent que la convention cadre soit complétée de ces propositions et d éléments techniques et pratiques de nature à faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation de ces documents. Acte d'engagement, avenants et actes sous-traitance : La DGFiP rappelle la réglementation : - l article 48 du code des marchés publics qui prévoit la signature de l acte d engagement par le pouvoir adjudicateur et un ou plusieurs tiers, - l arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics (NOR : EFIM1222015AJO du 03/07/2012) qui prévoit que l obligation pour les acheteurs publics de se mettre en conformité avec le Référentiel Général de Sécurité (RGS) au plus tard le 19 mai 2013 et fait porter la responsabilité en matière de vérification des certificats de signature électronique et de la validité de la signature sur les acheteurs publics, Les propositions du GT du 24 septembre 2012 consiste à mettre à jour : - l article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 modifié, portant application de l article D.1617-23 du CGCT relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique (NOR: BCFR0750735A) qui définit les outils possibles de signature électronique des pièces comptables, et se réfère à un texte réglementaire de la DAJ que celle-ci a abrogé par l'arrêté du 15 juin 2012, - la convention cadre national. La CDGCHU indique que dans le cas de marchés groupés, certains comptables demandent des pièces justificatives qui ne sont pas relatives aux marchés en question. S agissant d une question d ordre réglementaire, la DGFiP demande qu un exemple concret soit transmis pour expertise au bureau CL1A. Décision n 4 : les partenaires valident les propositions de mettre à jour l article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 et de la convention cadre nationale sur la conformité au RGS. Un appel à commentaires sur le projet d arrêté correspondant sera adressé aux membres de la pour permettre une décision lors de sa prochaine réunion de janvier 2013 concernant ce texte. Documents budgétaires : La DGFiP rappelle la réglementation : - Code Général des Collectivités Territoriales, notamment les articles L16126-1 à 20, L2311, L2312 et L.2131-1, prévoit la transmission du document à la préfecture et au comptable de la collectivité et 2 niveaux de signatures, - le document budgétaire est signé par les membres de l assemblée délibérante puis transmis au contrôle de légalité de la Préfecture,
- le document budgétaire certifié exécutoire par l ordonnateur (transmission en préfecture et publication) est ensuite transmis au comptable assignataire. Dans le cadre du groupe de travail, plusieurs propositions de simplification ont été envisagées : - concernant la validation du document par les membres de l assemblée délibérante : o le scellement du fichier XML (garantit l intégrité du document dans le dispositif dématérialisé) suffit pour remplacer les signatures manuscrites précitées, o la transmission d une copie du document budgétaire scellé, conforme au document est archivé par la collectivité (à l instar de la simplification prévue pour les délibérations et décisions dans la convention cadre, 2.2.1.7) - concernant l attestation du caractère exécutoire de la décision budgétaire par l ordonnateur lors de la transmission au comptable : o par la signature de la pièce justificative (fichier XML «typé budget» ) ; o la signature de la pièce justificative «budget» emporte attestation du caractère exécutoire du document, sous réserve d apporter cette précision dans l arrêté du 27 juin 2007 précité ; La mise en œuvre de ces propositions est toutefois conditionnée par une étude préalable des impacts et des éventuelles évolutions à réaliser dans les outils Actes et Hélios. La DGCL présente la dématérialisation et la transmission de ces documents dans le cadre du projet ACTES : o une version PDF du document est envoyée à la préfecture et depuis janvier 2012, la collectivité peut aussi transmettre une version XML. o le contrôle de légalité porte sur la délibération qui accompagne le budget ou le compte administratif ; de fait, seule cette délibération doit être signée. L AMGVF demande une reformulation du PES PJ typé budget. Les partenaires souhaitent qu une nouvelle expertise soit réalisée au niveau de ces documents. Décision n 5 : sur la base des propositions du GT, ce point doit être expertisé puis réinscrit à l ordre du jour d une prochaine pour décision. Compte de gestion sur chiffres : La DGFiP rappelle la réglementation : - Les modalités de signature du compte de gestion sur chiffres sont rappelées par l instruction n 12-006 M0 du 08/02/2012 relative aux comptes de gestion et financiers des collectivités locales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé ; - ce document qui engage la responsabilité des comptables concerne essentiellement la relation comptable/juridictions financières ; Elle présente le dispositif de validation électronique du compte de gestion sur chiffres par les 3 acteurs dans l application CDG-D de la DGFiP. L expérimentation réalisée avec l accord des membres de la s inscrit dans un cadre de confiance entre les juridictions financières (serveur cour des comptes) et la DGFiP : o l accès à l application de la DGFiP se fait via une authentification forte en fonction du profil utilisateur : habilitation/identifiant/mot de passe/et après signature d un contrat de service par les ordonnateurs ; o pour le profil «Comptable assignataire» : personnels de la DGFiP, habilitation dans l application/annuaire APTERA, utilisation d un identifiant personnel et mot de passe, et validation des comptes de gestion sur chiffres du poste comptable ; o les actions de validation sont tracées et historisées dans un onglet dédié de l application.
La DGFiP décrit un bilan positif de l'expérimentation et souligne les bons retours de la part des expérimentateurs (outil intuitif et ergonomie agréable). Néanmoins, elle indique que quelques points restent à optimiser. Il est précisé que dans le cadre de l expérimentation, la version validée par les 3 acteurs sera insérée dans l'archive du compte de gestion sur pièces (en remplacement de la version non signée) et transmise au destinataire CRC/PIAA. La page manuscrite continuera d être produite par le comptable dans le compte de gestion sur pièces durant l expérimentation. Les propositions du GT du 24 septembre 2012 consiste à modifier l arrêté précité du 27 juin 2007 (NOR: BCFR0750735A) pour - fonder réglementairement le dispositif ; - finaliser l expérimentation en 2013 : en temps réel avec les mêmes collectivités. L AMF rappelle que pour les ordonnateurs, il serait plus simple de signer le compte de gestion avec le certificat RGS*** déjà utilisé pour signer d autres documents administratifs que la validation en ligne qui requiert un certificat pour accéder au portail de la gestion publique, un identifiant et un mot de passe personnel. La DGFiP précise que la solution expérimentée permet de sécuriser le dispositif actuel puisqu il permet de remplacer la page des signature manuscrite par un processus de validation en ligne sécurisée accessible à tous les ordonnateurs, dont ceux ne disposant pas d une signature électronique. Les juridictions financières indiquent que l atteinte de la cible nécessitera des travaux importants et longs, l enjeu étant de persévérer dans ces travaux. Elles demandent à ce qu un exemple de compte sur chiffres validé dans le cadre de l expérimentation leur soit transmis. Décision n 6 : les partenaires valident les propositions de modifier l arrêté du 27 juin 2007 (NOR: BCFR0750735A pour fonder réglementairement le dispositif et donnent leur accord pour poursuivre l expérimentation en 2013 en temps réel avec les mêmes collectivités afin de finaliser le dispositif (Cf. décision n 4 supra concernant l appel à commentaires sur le projet d arrêté). Un exemple de compte sur chiffres validé dans le cadre de l expérimentation sera transmis par le DGFiP aux représentants de la Cour des comptes. 1.4 Perspective de mise à jour de l'arrêté du 27 juin 2007 modifié en 2011 relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique La DGFiP indique que l actualisation de l arrêté concernera notamment les articles 4 et 6 (prise en compte de l Arrêté du 15 juin 2012 analysé supra). De plus, l arrêté sera complété sur 2 points : la mise à la norme SEPA du protocole RHM/HOPAYRA (Cf. circulaire NORBUDE1228094C du 17 octobre 2012 distribuée en séance) et les modalités d approbation des comptes de gestion sur chiffres dans CDG-D. Décision n 7 : les partenaires donnent leur accord pour que l'arrêté du 27 juin 2007 soit mis à jour. La DGFiP transmettra rapidement aux partenaires le projet d arrêté correspondant en vue de sa validation lors de la prochaine et de sa publication avant le 19 mai 2013 (échéance RGS). 1.5 La mise à jour de la convention cadre nationale L AMGVF demande à ce que des précisions soient apportées dans la convention cadre sur la numérotation chronologique (série d identifiants uniques pouvant supporter des interruptions) et sur le référencement d un document ou d un groupe d un document dans une archive électronique.
Décision n 8 : le projet de mise à jour de la convention cadre nationale sera transmis aux partenaires en vue de sa validation lors de la prochaine. La mise à jour concernera la mise en conformité avec le RGS, les propositions du groupe de travail du 24 septembre et de la du 18 octobre 2012, et les précisions concernant les identifiants uniques. 2. Points d échange en vue d une décision 2.1 Sujets d actualités ROLMRE et prélèvements SEPA La DGFiP rappelle que : - la norme SEPA (Single Euro Payments Area) est une obligation communautaire (règlement N 260/2012 adopté par le Parlement et le Conseil européens le 14 mars 2012), - la date butoir pour la fin de la migration aux virements et prélèvements SEPA est fixée au 1er février 2014, - le chantier SEPA rend indispensable des modifications des systèmes d information et des évolutions des protocoles d'échanges entre applications qui véhiculent des données bancaires et conduit à anticiper la suppression du protocole ROLMRE lorsque ce dernier est utilisé comme support de données de prélèvements automatiques (pas systématique). Elle présente ensuite : - les évolutions liées à la généralisation des prélèvements aux normes SEPA et leur mise en œuvre dans les échanges ordonnateurs-comptables, - la solution proposée par la DGFiP pour traiter le cas particulier des rôles multi-créanciers. En effet, dans le cadre notamment des factures d eau et d assainissement, la réglementation permet qu une collectivité reçoive délégation d autres créanciers publics pour gérer la période d encaissement des factures. Pour maintenir l unicité de la facturation, un fichier de factures (pièce non budgétaire/données voisines de celles des titres PES) comportant une ligne par facture sera émis. - les éléments prévisionnels de calendrier. La FNCCR indique que : - les services d eau et d assainissement ont besoin de conserver et d étendre le recours au prélèvement, - la solution proposée par la DGFiP parait tout à fait envisageable mais repose sur les éditeurs des logiciels des ordonnateurs. Elle souligne donc l urgence à prendre une décision pour pouvoir communiquer aux éditeurs. Tout retard ou blocage aurait de conséquences graves pour les collectivités. L ARF demande s il est possible : - de fournir le référentiel des banques aux ordonnateurs (à ce jour, les collectivités doivent acheter ce référentiel qu il est nécessaire de réactualiser régulièrement. La DGFiP répond qu il conviendra de voir ce point avec la banque de France. - d envoyer simultanément des informations RIB et SEPA et s il n existe pas un risque de rejets par le guichet XML ou les banques. A cet égard, l AGVMF indique qu il convient de s assurer que la cible du 1 février 2014 pourra être atteinte. Il n est pas question de remettre en cause la cible mais d éviter un big-bang au 1 février 2014 et des rejets systématiques au niveau du guichet et des banques. De plus, elle souhaite qu une référence unique du mandat «RUM unique» correspondant à celle du SEPA soit indiquée dans la convention cadre. L AMF donne son accord sur la solution proposée et indique qu elle souhaite à cette occasion clarifier le maintien d HOPAYRA et la mise à la norme SEPA du protocole RMH.
Décision n 9 : Mise au norme SEPA et ROLMRE, La DGFiP propose de : - rencontrer au plus vite les éditeurs «financiers» les plus importants pour leur présenter l orientation retenue dans le cadre du PES, puis les éditeurs «métiers» pour présenter l orientation et donner plus de précisions ; - fournir un pré-cahier des charges aux éditeurs pour janvier 2013. La FNCCR propose de fournir une liste exhaustive des éditeurs «métiers», mais précise qu elle ne pourra pas être complète. De son côté, la DGFiP prendra l attache de son réseau pour connaître les autres éditeurs et compléter la liste. La DGFiP confirme la mise à la norme SEPA du protocole RHM/HOPAYRA (Cf. circulaire NOR BUDE1228094C du 17 octobre diffusée en séance), suite aux décisions prises lors des précédentes réunions. Expérimentation d édition par la DGFiP des avis de sommes à payer (ASAP) : La DGFiP rappelle que l évolution qui s appuie sur le schéma «PES facture», est prévue en version 401 d Hélios. Les spécifications ont été validées en octobre 2012 et la conception applicative devrait être validée d ici fin novembre 2012. Le Conseil Général de l AUBE et la commune de GLUIRAS sont candidats à l expérimentation. De plus, la ville de PARIS pourrait y participer dans un cadre restant à préciser. Les participants indiquent que cette liste pourra évoluer. Ainsi, des collectivités qui ont mis en place une démarche globale de dématérialisation avec le PESV2 et qui serviront de modèles (Cf. & 1.2 du présent compte-rendu) pourraient participer à cette expérimentation. La DGFiP présente la maquette de l ASAP, qui soulève quelques questions techniques de la part des participants (nombre de caractères de certaines zones, nombre de lignes ou de pages pouvant être renseignées...). La présentation définitive de l'asap est fortement conditionnée par les tests d'éditique qui seront menés, pour notamment déterminer le nombre de lignes positionnables par page. L'AMGVF interroge la DGFiP sur le dimensionnement de la zone "objet " de l'asap. Cette zone correspond à la balise "libellé" du schéma PES facture. Pour accueillir plus d'informations, cette zone a été porté à 200 caractères. PES Retour (décision N 9 du compte-rendu de la réunion du 14 juin 2012) : retour de la mission de déploiement de la dématérialisation sur la problématique «Prise en charge/rejet/suspension») La DGFiP rappelle les propositions du groupe de travail sur les aspects «Prise en charge/rejet/suspension». 2.2 Création d un groupe de travail permanent dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé La DGFiP indique qu un groupe de travail, associant des représentants d établissements publics de santé et des comptables du réseau de la DGFiP, dédié aux problématiques particulières des établissements publics de santé pourrait être mis en place afin de travailler rapidement dans le cadre du calendrier FIDES. Décision n 10 : les participants valident la création de ce groupe de travail dédié aux hôpitaux publics.
3. Questions diverses La date de la prochaine est déterminée. La date des groupes de travail reste à arrêter. *****