Direction générale de la vérification, de l évaluation et de l éthique Novembre 2007
Remerciements L équipe de la Direction générale de la vérification, de l évaluation et de l éthique aimerait remercier tous les employés des régions et du bureau principal de DEO qui ont élaboré et mis en œuvre le programme des voyages et à qui on a demandé de fournir rapidement divers types de renseignements afin de nous aider à réaliser la présente vérification. 2
VÉRIFICATION DES FRAIS DE VOYAGE TABLE DES MATIÈRES Page Résumé 4 1.0 INTRODUCTION 6 1.1 Contexte 6 1.2 Objectifs 6 1.3 Portée et méthode 7 2.0 CONSTATATIONS, CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS 9 2.1 GOUVERNANCE 9 2.1.1 Responsabilisation 9 2.1.2 Contrôle et établissement de rapports 10 2.1.3 Sensibilisation et formation 13 2.1.4 Valeurs de la fonction publique 13 2.2 MESURES DE CONTRÔLE INTERNE PERMETTANT D ASSURER LA CONFORMITÉ 14 2.2.1 Autorisation préalable des frais de voyage Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) 14 2.2.2 Autorisation et documentation 15 2.2.3 Planification des voyages 16 2.2.4 Divulgation proactive 16 2.3 GESTION DU RISQUE 17 Annexe A : Résumé des constatations sur la conformité avec la Politique sur les voyages 19 3
Résumé La direction de (DEO) est chargée de veiller à ce que les déplacements soient bien gérés à l aide de saines pratiques de gestion et de solides mécanismes de contrôle opérationnel. En raison de l intérêt accru du grand public à l égard des dépenses responsables, il a été déterminé, dans le Plan de vérification axé sur les risques 2007-2008, qu une vérification des frais de voyage s imposait. Les travaux sur le terrain ont eu lieu en octobre 2007. Nous avons procédé à des visites des bureaux régionaux, à des entrevues auprès des employés et à un examen des documents. Les coûts de réinstallation des employés n étaient pas visés par la présente vérification. Les objectifs de la vérification étaient les suivants : évaluer le caractère adéquat du Cadre de contrôle de gestion pour ce qui est d administrer les déplacements et d atténuer les risques; déterminer dans quelle mesure les politiques et les procédures pertinentes sont respectées; cerner les possibilités d amélioration, le cas échéant. Nous avons analysé en détail chacun de ces objectifs dans la section Constatations, conclusions et recommandations du présent rapport. L équipe responsable de la vérification a tenu plusieurs séances d information avec les membres de la direction afin de leur fournir des renseignements et d obtenir des commentaires sur les constatations. Il convient de souligner les réalisations du Ministère dans le domaine de la gestion des voyages (p. ex. l utilisation d autorisations générales de voyager et les économies liées à l utilisation de coupons pour le surclassement de vols). La vérification a été réalisée conformément aux Normes de vérification interne dans l administration fédérale. Dans le cadre de la vérification, nous avons évalué les procédures de contrôle de gestion et d autorisation des déplacements, l octroi d avances de voyage au besoin, la rapidité du traitement des demandes de remboursement des frais de voyage, la certification des demandes de remboursement des frais de voyage ainsi que le paiement des remboursements ou le recouvrement des trop-payés. L équipe responsable de la vérification a examiné, par sondage, les éléments probants fournis à l appui des montants déboursés pour les déplacements, en utilisant de multiples champs d enquête, qui incluaient un échantillon statistique (fondé sur le risque) des demandes de remboursement des frais de voyage ainsi que des entrevues auprès des employés qui voyagent et des employés participant au processus de paiement et d approbation des demandes de remboursement des frais de voyage entrées dans le système d information financière du Ministère entre le 1 er avril 2006 et le 31 août 2007. En fonction des critères utilisés, et à quelques exceptions près mentionnées dans le présent rapport, on peut raisonnablement conclure que DEO respecte, à tous égards importants, la Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor. 4
Résumé des constatations et des conclusions Le Cadre de contrôle de gestion des dépenses liées aux voyages est, de manière générale, en place. En outre, il est dûment géré conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). DEO possède un document à jour sur la délégation des pouvoirs en matière d approbation des demandes de voyage. Cependant, la vérification a permis d établir que le contrôle, la formation et la sensibilisation devaient être renforcés. De manière générale, le Ministère respecte à la lettre la Directive sur les voyages du SCT, sauf en ce qui a trait à des pratiques administratives mineures devant être améliorées afin de garantir une conformité totale avec la Directive. Ces pratiques concernent les documents étayant les frais de voyage, le contrôle lié à la vérification relative à l article 34 de la LGFP et la publication obligatoire de toutes les dépenses de voyage des hauts fonctionnaires. Résumé des principales recommandations Selon les vérificateurs, les recommandations mentionnées ci-dessous amélioreront l administration des politiques sur les voyages du SCT et de DEO et le niveau de conformité avec celles-ci. DEO devrait établir une méthode uniforme d échantillonnage fondée sur les risques et l importance s appliquant au contrôle des demandes de remboursement des frais de voyage et fournir au personnel responsable de leur vérification conformément à l article 34 de la LGFP une liste de vérification normalisée. DEO devrait contrôler les transactions de l échantillon et les résultats de la vérification afin de s attaquer de façon constante aux problèmes liés aux approbations, à la vérification des demandes de remboursement (article 34 de la LGFP) et aux pièces justificatives. DEO devrait offrir une formation officielle sur les voyages et accentuer les responsabilités des personnes participant au processus de vérification de l exactitude des demandes de remboursement et des pièces justificatives. DEO devrait contrôler régulièrement le processus d examen de l assurance de la qualité afin de s assurer que ce dernier continue à refléter tous les frais de voyage des hauts fonctionnaires, et que ces dépenses sont rendues publiques. 5
1.0 INTRODUCTION 1.1 Contexte Les employés du ministère de la Diversification de l économie de l Ouest canadien (DEO) doivent voyager afin de faciliter l exécution des activités opérationnelles du Ministère. DEO a consacré environ 2,8 millions de dollars aux déplacements de ses employés durant la période de vérification du 1 er avril 2006 au 31 août 2007. Les déplacements des fonctionnaires suscitent toujours l intérêt du grand public et des médias. Des intervenants internes et externes veulent s assurer que les deniers publics sont utilisés à bon escient. Il est important pour DEO de faire preuve d attention et de vigilance en ce qui a trait à ces types de dépenses. Agir de la sorte est l indication de la prudence et de la probité dans le domaine de la gestion des finances publiques. Afin d accentuer la transparence en ce qui a trait aux frais de voyage, le premier ministre a annoncé, en 2003, une nouvelle politique exigeant la divulgation obligatoire des frais de voyage de certains fonctionnaires. DEO s est conformé à cette politique en affichant, sur le site Internet du Ministère, les frais de voyage du sous-ministre et des sous-ministres adjoints. Les renseignements figurant sur le site Internet sont mis à jour tous les trois mois. Les règles et les principes régissant les déplacements sont présentés dans la Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et dans la politique sur les voyages de DEO. Ces politiques sont accessibles à tous les employés sur l intranet de DEO. On a créé ces documents afin de garantir le traitement équitable des employés qui doivent se déplacer pour des raisons officielles et le remboursement des dépenses raisonnables (p. ex. transport, hébergement, repas et faux frais). En consultation avec la direction de DEO, la Direction générale de la vérification, de l évaluation et de l éthique a déterminé que les frais de voyage présentaient un risque relativement élevé en raison de l intérêt qu ils suscitent parmi les membres du public. Par conséquent, une vérification de ces dépenses a été prévue dans le Plan de vérification 2007-2008 de DEO. 1.2 Objectifs Les objectifs de la vérification étaient les suivants : évaluer le caractère adéquat du Cadre de contrôle de gestion pour ce qui est d administrer les déplacements et d atténuer les risques; déterminer dans quelle mesure les politiques et les procédures pertinentes sont respectées; cerner les possibilités d amélioration, le cas échéant. 6
1.3 Portée et méthode La vérification a été réalisée conformément aux Normes de vérification interne dans l administration fédérale. Ces normes exigent que l on planifie et exécute la vérification en cherchant à s assurer de manière raisonnable que les frais de voyage respectent les principes directeurs en la matière. La méthode inclut l analyse de divers documents, un examen des dossiers ainsi que des rencontres avec des employés qui se déplacent et des employés qui participent au processus de paiement et d approbation des demandes de remboursement des frais de voyage. Nous avons examiné les procédures, les lignes directrices et les pratiques ainsi que les mécanismes de contrôle et les mécanismes redditionnels en place. De plus, nous avons examiné un échantillon représentatif des demandes de remboursement des frais de voyage entrées dans le système d information financière de DEO entre le 1 er avril 2006 et le 31 août 2007 afin de vérifier si elles étaient dûment remplies, raisonnables et fidèles, et qu elles respectaient les politiques et les directives du SCT et de DEO. On a procédé à la vérification en trois phases : planification, exécution, rédaction du rapport. Voici un résumé des activités associées à chaque phase. Phase de planification Examen des politiques et des lignes directrices pertinentes du Ministère et des organismes centraux. Détermination de la portée et de la méthode de la vérification. Élaboration d un programme de vérification détaillé. Élaboration des modalités de la vérification et approbation de celles-ci. Élaboration du plan de travail détaillé pour la vérification. Phase de l exécution Détermination de l adéquation entre les politiques de DEO et celles de l organisme central. Détermination des principaux enjeux liés au programme de vérification et validation avec l aide des intervenants du Ministère (coordonnateurs des voyages du Ministère et dans les régions, GCR et agents responsables des finances). Examen des rapports sur les demandes de remboursement des frais de voyage tirés de la base de données du système financier afin de cerner les transactions à haut risque et les opérations coûteuses, les personnes qui voyagent fréquemment (au Canada et à l étranger) et les hauts fonctionnaires, puis de créer un échantillon aléatoire de demandes de remboursement de frais de voyage. Évaluation des opérations liées aux frais de voyage afin de déterminer l exhaustivité, le caractère raisonnable, la fidélité et la validité des données. Formulation et validation d observations initiales fondées sur l évaluation des documents en collaboration avec les employés responsables des finances. 7
Examen des pratiques, des documents et des données de tous les bureaux régionaux. Organisation de séances d information à l intention des intervenants pertinents. Rédaction des feuilles de travail de la vérification. Détermination des moyens d améliorer les pratiques de gestion et de contrôle des frais de voyage. Préparation du résumé des constatations. Phase d établissement du rapport Production d une ébauche du Rapport de vérification afin d obtenir les commentaires des intervenants. Organisation de séances d information sur l ébauche du Rapport de vérification à l intention des principaux intervenants. Rédaction du Rapport de vérification final. Présentation des constatations et des réactions de la direction au Comité ministériel de vérification. Obtention de l approbation du sous-ministre. Traduction du Rapport de vérification. Soumission du Rapport de vérification au Bureau du contrôleur général. Diffusion du Rapport de vérification traduit sur Internet. La présente vérification n inclut pas les coûts de déplacement liés à la réinstallation des employés. Champs d enquête et critères Les champs d enquête et les critères de vérification utilisés pour évaluer le caractère adéquat des mesures de contrôle de la gestion, de la conformité et des risques en matière de voyages sont présentés au regard de chaque élément évalué, et les résultats sont résumés dans l Annexe A, à la fin du présent rapport. Les résultats de la vérification ont été consignés dans la Section 2 du présent rapport et reflètent ce qui suit : l efficacité du Cadre de contrôle de gestion, y compris en ce qui concerne l atténuation des risques; le respect des politiques du SCT et de DEO. 8
2.0 CONSTATATIONS, CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS Un résumé des observations concernant la conformité avec les politiques est inclus à l Annexe A. 2.1 GOUVERNANCE Une gouvernance efficace permet de s assurer que la structure du Cadre de contrôle de gestion des frais de voyage du Ministère est efficiente et que le Cadre fonctionne efficacement. De manière générale, le Cadre de contrôle de gestion des frais de voyage de DEO est en place, et il est géré conformément aux directives en matière de voyage du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du Conseil national mixte. DEO possède un document à jour sur la délégation des pouvoirs d approbation des demandes de voyages. Cependant, la vérification a permis d établir que le contrôle, la formation et la sensibilisation devaient être améliorés. 2.1.1Responsabilisation Critère : Le cadre de responsabilisation (structure, politiques et rôles) est bien défini et appliqué en conséquence. Le Ministère a créé sa propre politique, qui vient s ajouter à la politique et aux directives sur les voyages du SCT. Il peut ainsi tenir compte de ses propres valeurs et clarifier certains aspects des politiques sujets à interprétation (p. ex. les repas, les déplacements la fin de semaine et les pouvoirs de donner des avances). Les employés peuvent accéder à ces directives sur l intranet. Ils y trouveront aussi des liens vers la politique et les directives du SCT. Certaines régions ont élaboré leurs propres documents procéduraux (p. ex., en 2007, la Colombie-Britannique a élaboré une marche à suivre en matière de voyage). Les obligations redditionnelles, les rôles et les responsabilités du coordonnateur ministériel des voyages, des coordonnateurs régionaux des voyages, des voyageurs et des gestionnaires des centres de responsabilité (GCR) ont été clairement définis et sont adéquatement respectés. La vérification a permis d établir ce qui suit : de manière générale, les politiques et les lignes directrices en matière de voyage respectent les normes du SCT; les rôles et les responsabilités de tous les intervenants, des membres de la haute direction aux voyageurs eux-mêmes sont définis; les pouvoirs délégués de signature sont à jour; des autorisations générales et permanentes de voyager sont utilisées. Le cadre de responsabilisation touchant l administration des frais de voyage a été mis en place de la manière suivante : 9
le coordonnateur ministériel des voyages est responsable de la gestion continue du programme des voyages, et ses tâches incluent la liaison avec les représentants de Travel AcXess Voyage en ce qui a trait aux enjeux panministériels (au besoin), la supervision du programme des voyages et l établissement de rapports connexes, la vérification de la conformité avec la politique sur les voyages et la communication permanente avec les coordonnateurs régionaux des voyages; le coordonnateur régional des voyages doit fournir des conseils sur les voyages et des interprétations, assurer un contrôle et établir des rapports sur les voyages dans sa région; les GCR sont responsables d autoriser et d approuver les frais de voyage, conformément aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et de contrôler les frais de voyage dans leurs centres de responsabilité respectifs; les voyageurs sont responsables d obtenir une autorisation préalable de voyager, de réserver des billets de manière rentable et de présenter rapidement leurs demandes de remboursement des frais de voyage au GCR, en tenant compte de la politique sur les voyages de DEO et de la Directive sur les voyages du SCT. Nous avons conclu que le cadre de gestion des voyages de DEO respecte la Directive sur les voyages du SCT. Aucune recommandation n est nécessaire. 2.1.2 Contrôle et établissement de rapports Critère : Un système adéquat de contrôle et de vérification est en place. Il permet de cerner et de communiquer les problèmes et les enjeux opérationnels. De plus, les rapports subséquents présentés à la direction sont clairs, exhaustifs, uniformes et produits rapidement. L obtention rapide de renseignements de qualité permet à la direction de s acquitter de son rôle de surveillance. Actuellement, les gestionnaires des finances régionaux préparent à l intention des gestionnaires des centres de responsabilité des rapports mensuels sur les dépenses opérationnelles (y compris les coûts de déplacement) pour que ces derniers puissent contrôler leur budget. En outre, les gestionnaires des finances régionaux effectuent un suivi des frais de voyage généraux dans leur région afin de mieux gérer les budgets consacrés aux voyages. Cependant, il serait bénéfique, comme nous l indiquons ci-dessous, de renforcer les mécanismes de contrôle et les mécanismes redditionnels qui ont trait à la conformité. Pouvoir de dépenser Article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) La supervision par la direction est un élément important de la gestion efficace des voyages. La direction doit ainsi vérifier si les processus de contrôle suffisent à garantir que les frais de voyage respectent les règles d admissibilité et si les mesures de contrôle financier permettent bel et bien d éviter les pertes financières et la non-conformité. Dans le cadre de la présente vérification, nous avons mis l accent sur les pratiques en matière 10
de suivi et de contrôle touchant les articles 33 et 34 de la LGFP et la Politique sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor. Pour se faire rembourser des frais de voyage d affaires, un employé de DEO prépare une demande de remboursement des frais de voyage et rassemble toutes les pièces justificatives (reçus). Il présente ensuite tous ces documents à son GCR aux fins d approbation. Une fois que ce dernier a examiné la demande de remboursement des frais de voyage et qu il l a approuvé, conformément à l article 34 de la LGFP (pour certifier la dépense), la demande de remboursement des frais de voyage est transférée aux Finances aux fins de traitement et de vérification avant l émission du paiement. Selon la politique sur la vérification des comptes du SCT : (1) la responsabilité première de la vérification des comptes individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et de certifier le bien-fondé de la demande, conformément à l article 34 de la LGFP; (2) ces agents sont chargés de confirmer l exactitude de la demande de paiement et de vérifier les comptes suivant les règles. La diligence manifestée par les GCR dans la validation des frais de voyage n est pas uniforme dans l ensemble du Ministère. Pendant les entrevues menées avec les adjoints administratifs, les voyageurs et les GCR, nous avons appris que certains GCR effectuaient un examen approfondi de chaque demande de remboursement de frais de voyage avant de la signer relativement à l article 34. D autres GCR avaient délégué la fonction d examen et de remise en question à un adjoint administratif et examinaient peu ou à peine la demande avant de la signer. Parfois, cette fonction d examen et de remise en question était assumée par les agents financiers faisant la vérification relativement à l article 33 de la LGFP. Notre vérification a aussi permis de déterminer qu il n y avait pas de normes ni de lignes directrices ministérielles à l intention des gestionnaires qui ont un pouvoir de signer relatif à l article 34 ou des adjoints administratifs responsables, en vertu d une délégation, de vérifier l exactitude et l exhaustivité des demandes de remboursement de frais de voyage. Quoique le nombre de cas de non-conformité dans l échantillon était relativement peu élevé, on a noté à quelques reprises que des pièces justificatives et des renseignements manquaient. Parmi les documents manquants, mentionnons des itinéraires de voyage, des cartes d embarquement signalant un surclassement et mentionnant les repas fournis durant le vol, des programmes de voyage indiquant les repas payés par l organisateur de la réunion et des reçus permettant de justifier des dépenses (en leur absence, aucune déclaration n était jointe). Pouvoir de payer Article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) 11
Selon la Politique sur la vérification des comptes du SCT : 1) la responsabilité première du système de vérification des comptes ainsi que des mesures connexes de contrôle financier incombe aux agents auxquels le pouvoir de payer a été délégué conformément à l article 33 de la LGFP; 2) l agent qui autorise un paiement en vertu de l article 33 de la LGFP doit être en mesure de confirmer qu il existe un système approprié de vérification des comptes, conformément à l article 34, et que ce système est utilisé comme il se doit. Dans les régions, tous les groupes des finances contrôlent les frais de voyage conformément à l article 33 de la LGFP. Toutefois, nous avons constaté qu il n y avait aucune norme uniformisée en place en matière de surveillance régionale. Par exemple, certaines régions vérifiaient toutes les demandes de remboursement de frais de voyage, d autres procédaient à des vérifications aléatoires et fondées sur le risque et d autres encore procédaient uniquement à une vérification rapide des dépenses extraordinaires. Notre vérification a permis de constater que tous les groupes régionaux des finances avisaient les voyageurs ou les GCR des cas d infraction aux politiques sur les voyages et corrigeaient les erreurs. Cependant, le travail de dépistage des taux d erreurs ou des types d erreurs pour cerner les pratiques à améliorer n était pas fait couramment. Notre vérification a permis de conclure qu il existe des pratiques et des mesures de contrôle de surveillance visant à cerner les cas d infraction aux politiques sur les voyages. Cependant, l efficacité du processus d examen de la vérification des comptes est réduite, puisqu il n y a pas d approche normalisée ou uniforme permettant de tirer des leçons des vérifications réalisées par les Finances. L examen d un échantillon statistique normalisé, axé sur l évaluation du risque, réduirait le nombre de transactions à faible risque examinées en ciblant les demandes de remboursement de frais de voyage à risque élevé. La rentabilité de la gestion des voyages s en trouverait améliorée. Recommandations 1. DEO devrait établir une méthode uniforme d échantillonnage en fonction des risques et de l importance s appliquant au contrôle des demandes de remboursement des frais de voyage et fournir au personnel responsable de la vérification de celles-ci une liste de vérification normalisée, conformément à l article 34 de la LGFP. 2. DEO devrait contrôler les transactions de l échantillon et les résultats de la vérification afin de s attaquer de façon constante aux problèmes liés aux approbations, à la vérification des demandes de remboursement (article 34 de la LGFP) et aux pièces justificatives. 12
2.1.3 Sensibilisation et formation Critère : Les activités de sensibilisation et de formation sur le processus de remboursement des frais de voyage et les autorisations de voyager sont uniformes et suffisantes pour garantir que toutes les parties intéressées connaissent parfaitement leurs rôles et leurs responsabilités. Tous les employés de DEO interviewés ont indiqué qu ils connaissaient les politiques sur les voyages et qu ils savaient où chercher les renseignements pertinents, au besoin. Les voyageurs et les GCR ont déclaré qu ils étaient au courant des modalités de la politique sur les voyages. Ils ont ajouté qu ils savaient vers qui se tourner s ils avaient des questions ou avaient besoin de clarification. Les mises à jour sur les voyages étaient rapidement communiquées, par courrier électronique. Cependant, les entrevues menées auprès des coordonnateurs régionaux, des GCR et des voyageurs nous ont permis de constater que la majorité des employés soit n ont reçu aucune formation sur le traitement des demandes de voyages, soit ont reçu seulement une formation officieuse ou une formation en cours d emploi. Certains répondants ont indiqué que, dans le cadre d une formation récente sur l attestation conformément à l article 34, ils ont abordé les responsabilités liées à l article 34 de tous les intervenants. Certains avaient reçu une formation sur les voyages d un employeur antérieur. Récemment, une région a élaboré son propre cours de formation sur les voyages. Quelques séances de formation ont été données dans cette région. Comme il n y a pas de cours de formation officiel sur le contrôle et l approbation des demandes de remboursement de frais de voyage ni de séances d orientation sur la Loi sur la gestion des finances publiques et les responsabilités des GCR relatives à l article 34, il est fort possible que les GCR répètent les mêmes erreurs procédurales, ce qui peut avoir pour effet l approbation de dépenses inadmissibles. Les régions organisent des activités de communication et de formation sur les divers aspects du traitement des demandes de remboursement des frais de voyage, mais elles ne sont pas suffisantes pour garantir que toutes les parties intéressées connaissent parfaitement leurs rôles et responsabilités. Recommandation 3. DEO devrait offrir une formation officielle sur les voyages et insister sur les responsabilités des personnes participant au processus de vérification de l exactitude des demandes de remboursement et des pièces justificatives. 2.1.4 Valeurs de la fonction publique Critère : L organisation possède un code de valeurs et d éthique, un code de conduite ministériel ou une politique équivalente. 13
DEO applique le Code de valeurs et d éthique de la fonction publique et possède son propre énoncé de valeurs, qui décrit les normes comportementales que doivent respecter ses employés. Un agent supérieur du Ministère assume le leadership et fait la promotion de ces valeurs, et les employés sont encouragés à appliquer ces valeurs dans le cadre des processus décisionnels. DEO a aussi désigné un agent supérieur responsable de la divulgation interne d informations concernant les actes fautifs au travail. Aucune recommandation n est nécessaire. 2.2 MESURES DE CONTRÔLE INTERNE PERMETTANT D ASSURER LA CONFORMITÉ 2.2.1 Autorisation préalable des frais de voyage Article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) Critère : Les frais sont autorisés à l avance et conformément aux dispositions des politiques du SCT. Dans les circonstances exceptionnelles, les frais de voyage liés aux dépenses spéciales et aux situations d urgence sont autorisés adéquatement. Dans ces cas, le voyage est autorisé après coup par l employeur. Lorsqu un employé voyage fréquemment, la politique sur les voyages lui permet de recevoir une autorisation préalable de voyager, grâce à l autorisation générale de voyager, sans avoir à chercher une autorisation préalable chaque fois qu il doit voyager. Selon la politique sur les voyages, toutes les autorisations générales de voyager doivent être autorisées à l aide du formulaire Autorisation de voyage et avance (AVA). L AVA doit comprendre une justification par écrit de l autorisation générale de voyager et préciser les limites, s il y a lieu (p. ex. la région, les délais, les dollars, etc.). L autorisation générale de voyager doit être revue et approuvée annuellement. La dispersion géographique des bureaux régionaux de DEO est telle que presque tous les employés doivent parfois se déplacer pour suivre un cours ou pour assister à des réunions officielles à l extérieur de leur bureau. Par conséquent, le Ministère autorise officiellement, à l avance, ces déplacements des employés en utilisant les autorisations permanentes ou générales de voyager dans la région, sauf si les employés doivent prendre l avion ou passer la nuit à l extérieur. Pour leur part, les hauts fonctionnaires et tous les employés qui relèvent directement du SM sont autorisés à voyager partout en Amérique du Nord. En plus des autorisations permanentes ou générales de voyager ou l Autorisation de voyage et avance (AVA), les voyageurs qui se rendent à l extérieur de leur région, doivent présenter un autre formulaire d AVA sur lequel la section concernant l article 32 est signée par le gestionnaire autorisé ou sur lequel est indiqué «en vertu d une autorisation générale ou permanente». Le formulaire d AVA contient les renseignements pertinents liés au déplacement : durée, mode de transport (aérien ou routier) et estimation des coûts de l hébergement, des repas, des imprévus et de toute autre dépense liée au voyage. Ces renseignements permettent au gestionnaire d approuver 14
le voyage, de contrôler les engagements financiers et de s assurer que les frais réclamés sont admissibles et pourront être remboursés. Pour réserver un billet de vol auprès d AMEX, fournisseur de services de voyages du gouvernement (SVG), il faut obtenir un numéro d autorisation de voyage (NAV). Un NAV constitue un mécanisme de contrôle clé dans le processus de traitement des voyages puisque les agents d AMEX ne prendront aucune disposition pour un voyage sans un NAV valide. Les détenteurs de NAV fournissent un NAV seulement à un employé doté d une autorisation de voyage valide. Dans la plupart des bureaux, l adjoint administratif conserve les NAV. Il enregistre les NAV dans un journal qu il garde dans un endroit protégé et s assure que les NAV correspondent aux demandes de remboursement des frais de voyage. Lorsque les dispositions de voyages sont prises, le vol est automatiquement prépayé par le Ministère par le truchement d AMEX. DEO reçoit d AMEX des factures mensuelles comprenant tous les frais de vols. Les Finances rapprochent ensuite ces factures avec les frais de voyage figurant dans le système financier. On associe ainsi les frais de voyage aux NAV et on contrôle les crédits associés aux vols annulés ou retardés. Le système financier du Ministère a la capacité de lier les engagements aux dépenses réelles. Notre vérification a permis de conclure que 100 % des échantillons examinés étaient assortis d un formulaire d AVA (au dossier). Occasionnellement, la signature n était pas dans la bonne case, mais il s agissait généralement d une erreur d inattention. Les mesures de contrôle relatives aux rapprochements des NAV et des rapports d AMEX étaient satisfaisantes. Aucune recommandation n est nécessaire. 2.2.2 Autorisation et documentation Critère : Les demandes de remboursement des frais sont adéquatement autorisées et sont assorties des pièces justificatives et des renseignements nécessaires à la vérification comptable (article 34 de la LGFP) et au déboursement de fonds (article 33 de la LGFP) par un agent délégué. Les frais de voyage engagés doivent respecter la Politique sur les voyages, présenter un avantage pour la Couronne et être équitables envers l employé. Après son retour du voyage d affaires, l employé est tenu de déposer une demande de remboursement des frais de voyage dûment remplie accompagnée de pièces justificatives, y compris les reçus originaux et une explication de toute pratique de voyage qui va à l encontre des normes et des lignes directrices régissant les voyages ou de toute pièce justificative manquante. La majorité des demandes de remboursement de frais de voyage que nous avons examinées étaient assorties des pièces justificatives requises pour valider la conformité avec les politiques et le caractère raisonnable des frais à rembourser. Cependant, la vérification nous a permis de relever que, dans certains cas, les renseignements et les pièces justificatives étaient inadéquats (p. ex. les itinéraires de voyages, les cartes d embarquement en cas de surclassement indiquant les repas consommés durant le vol et 15
le programme de la réunion étant le but du déplacement sur lequel figurent les repas fournis par les organisateurs). Selon l article 3.4.9 de la Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor : «Une indemnité ne doit pas être versée au voyageur pour un repas qui lui est fourni gratuitement». Les vérificateurs ont observé certains cas où des voyageurs ont demandé un remboursement pour des repas qui étaient inclus dans les droits de la conférence ou de la réunion ou encore dans le coût du billet d avion. On peut améliorer la pratique utilisée pour obtenir des documents détaillés et pertinents, de manière à favoriser les remboursements en bonne et due forme. Les GCR ayant une autorité relative à l article 34 devraient valider ces éléments afin de s assurer que les demandes de remboursement sont correctes. On devrait aussi améliorer la supervision des agents financiers. Cette question est abordée en détail à la section 2.1.2 intitulée Contrôle et établissement de rapports. Aucune recommandation n est nécessaire. 2.2.3 Planification des voyages Critère : Les voyages devraient être planifiés de manière économique et appropriée et viser à faciliter les affaires du gouvernement. En général, les voyages planifiés à l avance auront pour effet une diminution des frais pour le voyageur, et, au bout du compte, pour le Ministère. Notamment, les transporteurs aériens du Canada offrent généralement des tarifs aériens plus bas aux personnes qui organisent leur voyage dans un délai raisonnable avant le jour prévu du départ (c.-à-d. plus de 14 jours à l avance). En outre, en planifiant ainsi, les voyageurs peuvent maximiser la valeur d un voyage en organisant plusieurs réunions durant la même journée afin d éliminer le besoin d un voyage supplémentaire au même endroit. L analyse des vérificateurs, fondée sur les entrevues et l examen des demandes de remboursement, permet de conclure que, au sein de DEO, les déplacements d affaires sont organisés suffisamment en avance, chaque fois que cela est possible. Aucune recommandation n est nécessaire. 2.2.4 Divulgation proactive Critère : Tous les frais de voyage des cadres supérieurs désignés, y compris les sous-ministres et les hauts fonctionnaires, sont affichés sur le site Internet. Afin d accentuer la transparence en ce qui a trait aux frais de voyage, le premier ministre a annoncé, en 2003, une nouvelle politique exigeant la divulgation obligatoire des frais de voyage de certains fonctionnaires. Le site Web public de DEO fournit des renseignements sur les frais de voyage des cadres supérieurs au niveau des sous-ministres et des sous-ministres adjoints. 16
En réponse à cette nouvelle politique, les fonctionnaires concernés et leurs assistants administratifs reçoivent chaque trimestre une lettre d appel des Services intégrés exigeant qu ils fournissent et confirment par signature tous leurs frais de voyage pour la période en question en les enregistrant dans le système de vérification et d approbation relatif aux voyages et à l accueil et qu ils garantissent l exactitude et l exhaustivité de l information. Les renseignements sont ensuite examinés par les Services intégrés et affichés sur Internet par la direction responsable de la gestion et des technologies de l information. Dans le cadre de la vérification, nous avons constitué un échantillon de six hauts fonctionnaires actuels de DEO et de deux anciens hauts fonctionnaires durant la période visée par la vérification pour déterminer le degré de conformité avec la nouvelle politique. Nous avons constaté que seulement deux voyages d affaires de cadres supérieurs n avaient pas été divulgués sur le site Internet : un en raison d une erreur administrative et un autre en raison du besoin de clarifier la politique, le voyage ayant été payé par une organisation non gouvernementale. La politique sur la divulgation obligatoire n aborde pas le traitement de ce type de voyage. Selon la pratique officielle actuelle en matière de divulgation obligatoire, c est à chaque cadre supérieur (ou à son délégué) qu il incombe de fournir l information demandée et de l enregistrer dans le système de vérification et d approbation relatif aux voyages et à l accueil. En mars 2007, les Services intégrés ont introduit un nouveau processus d assurance de la qualité afin de s assurer que toutes les dépenses étaient communiquées. Ce nouveau processus est une bonne mesure pour favoriser l exhaustivité des données et leur divulgation en bonne et due forme. Les vérificateurs ont conclu que la qualité du processus d examen de la qualité actuellement en place en matière de divulgation proactive était une bonne pratique, qui aurait permis de déceler l erreur administrative susmentionnée. Recommandation 4. DEO devrait contrôler régulièrement le processus d examen de l assurance de la qualité afin de s assurer que ce dernier continue à refléter tous les frais de voyage des hauts fonctionnaires et que ces dépenses sont rendues publiques. 2.3 Gestion du risque Critère : Les risques devraient être cernés, évalués et gérés. Parmi les risques communs liés aux voyages, mentionnons les suivants : la perception du public concernant les frais de voyage des représentants du gouvernement; les attentes des intervenants externes concernant les voyages ce à quoi on s attend d eux dans le secteur public (p. ex. voyages non liés au gouvernement); les dépenses inadmissibles ou déraisonnables et l absence de documents; la protection des mesures de contrôle de gestion touchant les NAV et AMEX; 17
le codage financier des frais de voyage; l interprétation ou l application inadéquates des politiques en raison d une formation insuffisante. Nous avons constaté, grâce à l évaluation et à l examen des demandes de remboursement des frais de voyage, que des risques particuliers concernant les voyages étaient cernés, évalués et gérés (que ce soit de façon formelle ou non); on a également noté divers niveaux de réussite et de réduction du risque, d une région à l autre. Bien qu aucun bureau régional n ait appliqué une stratégie de gestion du risque officielle, les GCR et les agents financiers interviewés, dans toutes les régions, avaient officieusement cerné des risques et avaient pris des mesures pour les gérer ou les atténuer. Cependant, lorsque la gestion du risque est appliquée de manière officieuse, les occasions de réduire à zéro le risque de procédures inefficaces ou de comportements inappropriés sont souvent réduites. Les recommandations formulées dans les sections précédentes du présent rapport permettront d atténuer davantage les risques liés aux voyages. Aucune recommandation n est nécessaire. 18
Annexe A : Résumé des constatations sur la conformité avec la Politique sur les voyages Critère clé Objectif n o 1 : Évaluation du Cadre de contrôle de gestion 1.1 Responsabilisation politiques conformes aux politiques, rôles et responsabilités définis par l organisme central et pouvoir de signer approprié. 1.2 Contrôle et établissement de rapports mécanisme de contrôle en place, lacunes signalées et corrigées. 1.3 Sensibilisation et formation les employés connaissent leurs rôles et ont suivi des cours. 1.4 Valeurs de la fonction publique valeurs, éthique et code de conduite de l organisation documentés. Objectif n o 2 : Respect des politiques de DEO et du SCT 2.1 Autorisation préalable de voyager autorisation préalable obtenue. 2.2 Autorisation et documentation autorisation et documentation adéquates. 2.3 Planification des voyages utilisation des services de voyages du gouvernement et réservations à l avance. 2.4 Divulgation proactive dépenses des hauts fonctionnaires rendues publiques. Objectif n o 3 : Application de mesures de gestion du risque Gestion du risque gestion du risque appliquée à l administration des frais de voyage. Voyage Critère respecté Critère généralement respecté Critère généralement respecté Critère respecté Critère respecté Critère partiellement respecté Critère respecté Critère généralement respecté Critère généralement respecté 19