Cahier de descriptions de tâches des adultes bénévoles 5 e Groupe Scout Grand Moulin Deux-Montagnes
SOMMAIRE Introduction 4 Avant-propos 7 Direction 8 Le responsable de groupe 8 Le responsable d unité 10 Animation 12 Adulte éducateur (animateur) 12 Administration 13 Le président 13 Le vice-président 15 Le trésorier 16 Le secrétaire 18 Soutien 19 Parent (directeur) responsable d une unité 19 Aide de camp 20 Cuistot 21 Aide à l encadrement des jeunes 22 Aide cléricale 23 Aide au transport 24 Autre 24 Le bénévolat 25 Note : Pour alléger le texte, la forme masculine a été utilisée mais le contenu de ce cahier s adresse aux deux sexes.
INTRODUCTION Le groupe scout est composé essentiellement de jeunes scouts, filles et garçons, des parents de ces jeunes (dont vous êtes), des animateurs, des gestionnaires et des sympathisants adultes, issus d une communauté locale, qui choisissent le scoutisme par plaisir (pour tous) et comme outil complémentaire qui contribue à l éducation des jeunes à la société. L apport des parents au groupe est essentiel, et ce, pour plusieurs raisons : o «Ce sont leurs enfants qui sont en cause et ils ont un mot à dire dans l éducation de ceux-ci. o La communauté locale qui se veut éducative doit être un reflet de la société, composée d adultes et de jeunes. o Enfin, les parents sont un apport important au niveau de l expérience de vie, de la maturité et de la stabilité, et ils peuvent ainsi, non seulement aider financièrement et matériellement le groupe, mais participer pleinement à l orientation du mouvement dans leur milieu.» Fédération québécoise du scoutisme, Le groupe, p.1, 2.
Le 5 e groupe scout Grand Moulin invite tous ses adultes à prendre une part active à la vie du Groupe et à contribuer, de manière tangible, à son essor et à celui du scoutisme francophone, dans la communauté. Être bénévole n est pas l affaire des autres mais bien la vôtre! Vous ne disposez que de peu de temps? Peu souvent? Vous pourrez tout de même nous venir en aide. Le cahier de descriptions de tâches a été monté de manière à faciliter l implication bénévole des parents et adultes sympathisants. Il offre un choix varié de possibilités selon les goûts et la disponibilité de chacun. «Un sourire est une clef secrète qui ouvre bien des coeurs.»
AVANT PROPOS Le texte qui suit présente les principaux postes et tâches qui peuvent être occupés par un adulte bénévole au sein du 5 e groupe scout Grand Moulin. Pour chaque poste ou tâche, vous trouverez une brève description des rôles et responsabilités, une estimation du temps moyen pour remplir ces rôles responsabilités, de même que la durée du mandat. Les premiers postes énumérés sont les plus exigeants en terme disponibilité et d implication personnelle. Les dernières pages sont consacrées aux tâches plus ponctuelles qui conviendront à ceux et celles qui disposent de peu de temps. Toute aide, peu importe sa forme est toujours grandement appréciée. Le cahier de descriptions de tâches a été divisé en 4 grandes sections, selon la nature principale des rôles et responsabilités pour chacun des postes ou tâches. Ces sections sont : Direction, Animation, Administration, Soutien. En terminant, le 5 e groupe scout Grand Moulin tient à préciser que tous ses bénévoles, qu il s agisse d une personne appelée à s impliquer directement auprès des jeunes, ou d une autre qui ne doit s acquitter que d une tâche ponctuelle, avec peu ou pas de contact avec les jeunes, doivent remplir, à chaque année, un formulaire d antécédents judiciaires. «L ambition de faire le bien est la seule qui compte.» Baden-Powell
DIRECTION Le responsable du groupe : «Nommée par le district sur recommandation du conseil de groupe, la personne titulaire de ce poste est responsable de la qualité du scoutisme au sein du groupe et de la direction du comité d animation. Elle est membre du conseil de groupe et, s il y a lieu, du comité exécutif. Ses principales responsabilités sont les suivantes : agir comme chef du scoutisme dans son milieu; superviser l application du Programme des jeunes dans les unités; encadrer, en tant que responsable d adultes, les responsables d unité, selon la politique Adultes dans le scoutisme; superviser, coordonner et motiver les équipes d animation, par le biais notamment du comité d animation; assurer la liaison entre le conseil de groupe et les équipes d animation, ainsi qu entre le groupe et les autres instances du Mouvement; recueillir et transmettre au groupe les informations provenant des autres instances du Mouvement ou du milieu; agir comme porte-parole du groupe en matière de scoutisme; proposer des projets d amélioration ou de changements dans le groupe en matière de scoutisme et en superviser la réalisation;
recommander au conseil et au district la nomination ou la destitution des responsables d unité et des autres adultes éducateurs; participer à toute négociation importante du groupe avec le milieu. Le responsable du groupe a un pouvoir fonctionnel sur toutes les composantes du groupe en matière d application du Programme des jeunes et de la qualité du scoutisme vécu. L ensemble de ses actes en matière de scoutisme doit cependant faire l objet de rapports réguliers au conseil de groupe. Il ne peut pas engager la responsabilité et les ressources du groupe dans des actions ou des projets sans le consentement du conseil de groupe.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 15 et 16 Temps moyen estimé : plus ou moins 8 heures/semaine, les réunions mensuelles du conseil de gestion et celles du District comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. «Les connaissances qu on a cherchées restent, celles qu on n a pas cherchées se perdent.» Baden-Powell
Le responsable d unité : «Nommée par le district (directement ou par délégation) sur recommandation du conseil de groupe et du responsable de groupe, la personne titulaire de ce poste est responsable de la qualité du scoutisme au sein de son unité. Ses principales responsabilités sont les suivantes: agir comme chef d une unité scoute; superviser directement l application du Programme des jeunes dans cette unité; encadrer, en tant que responsable d adultes, les autres adultes éducateurs de son unité, selon la politique Adultes dans le scoutisme; assurer la liaison entre son unité et les autres composantes du groupe et les autres instances du Mouvement; recueillir et transmettre à son unité les informations provenant des autres instances du Mouvement ou du milieu; agir comme porte-parole de son unité en matière d application du Programme des jeunes; superviser la réalisation des projets de son unité; recommander au responsable du groupe la nomination ou la destitution des adultes éducateurs de son unité; veiller au recrutement, à l accueil et à l intégration des jeunes dans son unité; veiller à une répartition judicieuse des tâches dans son équipe d animation; proposer au trésorier, par l intermédiaire du représentant de l unité au conseil, le budget de l unité;
veiller à l application dans son unité des politiques, normes et règlements du scoutisme ainsi que du code d éthique de l Association. Le responsable d unité a un pouvoir fonctionnel dans son unité en matière d application du programme des jeunes et de la qualité du scoutisme vécu. Ses actes demeurent toutefois sous la supervision du responsable de groupe et doivent faire l objet de rapports au conseil de groupe. Il ne peut pas engager la responsabilité et les ressources du groupe dans des actions ou des projets sans le consentement du conseil de groupe.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 16 et 17 Temps moyen estimé : plus ou moins 5 heures/semaine, les réunions hebdomadaires comprises (varie selon les unités, le nombre et le genre d activités à préparer : 1 réunion du conseil de gestion/mois, sorties, promesse, montée, camps, levées de fonds, etc) Mandat : 1 an, renouvelable. «Une difficulté n en est plus une, à partir du moment où vous en souriez, où vous l affrontez.» Baden-Powell
ANIMATION Adulte éducateur (animateur) : «Nommée par le district (directement ou par délégation) sur recommandation du conseil de groupe et du responsable du groupe, la personne qui occupe un poste d adulte éducateur dans une unité assiste le responsable d unité dans l application du Programme des jeunes et dans ses autres responsabilités. Ses principales responsabilités sont les suivantes: intervenir auprès des jeunes en conformité avec le programme des jeunes et selon l application de branche qui convient à l unité; exécuter les tâches convenues; collaborer à la poursuite des objectifs de son unité et du groupe; participer à la planification, à l organisation, à la réalisation et à l évaluation de chaque activité de l unité; collaborer aux activités du groupe; maintenir des relations constructives avec les parents des jeunes; participer à la gestion financière et matérielle de son unité; participer au comité d animation; développer ses compétences; participer au développement et au maintien d un climat favorisant l apprentissage, la coopération et le respect.» (Tiré du module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 17)
Temps moyen estimé : plus ou moins 4 heures/semaine, les réunions hebdomadaires comprises (varie selon les unités, le nombre et le genre d activités à préparer : sorties, promesse, montée, camps, levée de fonds, etc) Mandat : 1 an, renouvelable. Le président : ADMINISTRATION «Nommée par le conseil de groupe, la personne titulaire de ce poste est responsable de la gestion de l ensemble des activités du conseil de groupe. Ses principales responsabilités sont les suivantes: convoquer et présider les réunions du conseil de groupe et de l assemblée générale; élaborer des ordres du jour pertinents et productifs pour ces réunions; appliquer un processus de prise de décision et de procédure d assemblée conforme aux usages démocratiques; favoriser l obtention de consensus; recueillir les opinions des membres sur tous les sujets importants; assurer la liaison entre le conseil et les responsables de la direction du Mouvement dans le groupe; «L optimiste est une forme de courage qui donne confiance aux autres et mène au succès.» Baden-Powell
superviser les actions par rapport aux objectifs du groupe; partager judicieusement les responsabilités; maintenir un climat favorable à la progression et à la stabilité du scoutisme dans le milieu; développer des relations extérieures favorables à la vie du groupe et à l amélioration de la collaboration dans le milieu ainsi qu avec les autres groupes scouts et le district; agir comme porte-parole du groupe dans le milieu et auprès des autres instances du Mouvement; superviser toute négociation importante du groupe avec son milieu; présider, s il y a lieu, le comité exécutif; recueillir et transmettre au conseil, en concertation avec le responsable du groupe, les informations provenant des autres instances du Mouvement; encadrer, en tant que responsable d adultes, les autres membres du conseil, selon la politique Adultes dans le scoutisme ; Le président d un conseil de groupe détient le pouvoir et l autorité qui lui sont conférés par ce conseil. Il doit exercer son leadership dans le respect du conseil.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 17 et 18 Temps moyen estimé : plus ou moins 1 à 2 heures/semaine, les réunions mensuelles du conseil de
gestion comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. Le vice-président : «Nommée par le conseil de groupe, la personne titulaire de ce poste assiste le président dans ses responsabilités. Elle participe à la gestion de ses dossiers et le remplace en cas d absence ou d incapacité d agir, selon les modalités prévues aux règlements généraux. Elle assume la responsabilité de dossiers ou d activités particulières selon les besoins et les mandats reçus.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 19 Note : Traditionnellement, au 5 e groupe scout Grand Moulin, le V.P. s occupe de la réservation et de l annulation des locaux. Il est le principal contact auprès du Service des loisirs de la Ville de Deux-Montagnes. Temps moyen estimé : plus ou moins 1 heure/semaine, les réunions mensuelles du conseil de gestion comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. «La bonne humeur est aussi contagieuse que la rougeole.» Baden-Powell
Le trésorier : «Nommée par le conseil de groupe, la personne titulaire de ce poste est responsable de la gestion financière du groupe en conformité avec les lois et les usages comptables. Ses principales responsabilités sont les suivantes: administrer l actif du groupe; recommander au conseil le choix d un système comptable adéquat et mettre ce système en opération; recommander au conseil un processus de préparation et de gestion des budgets des unités et du groupe, mettre en œuvre et superviser ce processus; préparer et présenter au conseil les prévisions budgétaires annuelles du groupe; recommander le choix des vérificateurs; gérer le budget, tenir les registres comptables du groupe et déposer au conseil les rapports financiers périodiques et annuels; assurer le contrôle périodique des états financiers et des livres comptables des unités; vérifier et contrôler toutes les entrées et sorties de fonds; exécuter les opérations financières autorisées (comptes à recevoir, comptes à payer) ; collaborer à la préparation des demandes d aide financière à des organismes privés ou publics, ou encore à des individus; conseiller les membres du conseil en vue d une saine gestion des finances du groupe;
conseiller les unités en matière financière et comptable; faire des recommandations au conseil sur l impact financier de toute décision, à court ou à long terme; transmettre au conseil et à l assemblée générale des informations sur la situation financière du groupe; diriger, s il y a lieu, le comité des finances du groupe et assurer l encadrement des adultes qui en font partie, selon la politique Adultes dans le scoutisme. De façon générale, le trésorier supervise toutes les initiatives financières du groupe: les cotisations, les dons, les subventions, les dépenses, l émission des reçus, les opérations bancaires. Il accomplit ses tâches en étroite concertation avec le trésorier de chaque unité.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 18 et 19 Temps moyen estimé : plus ou moins 2 heures/semaine, les réunions mensuelles du conseil de gestion comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. «Vous devez toujours essayer de compter sur vous-mêmes et non pas sur ce que les autres peuvent faire pour vous.» Baden-Powell
Le secrétaire : «Nommée par le conseil de groupe, la personne titulaire de ce poste est responsable de la préparation et de la tenue à jour des registres du groupe. Ces registres sont les suivants: registre des membres (recensement), registre des administrateurs, registre des procès-verbaux; registre des lettres patentes et des règlements généraux; registre des engagements contractuels et des assurances; registre des politiques et procédures du groupe. Elle assume plus particulièrement les responsabilités suivantes: rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil, du comité exécutif s il y a lieu, et de l assemblée générale ; recommander au conseil le choix d un processus de classement des documents du groupe (conservation et archivage) et de gestion de l information, mettre en œuvre et superviser ce processus ; assurer la protection des renseignements personnels; préparer et mettre à jour le bottin des membres du groupe; gérer la bibliothèque du groupe; soutenir le président dans la préparation de la correspondance du groupe; agir comme gardien du sceau du groupe et d autres documents officiels.» Module GES 1010 Gestion d un groupe scout, p. 19
Temps moyen estimé : plus ou moins 1 à 2 heures/semaine, les réunions mensuelles du conseil de gestion comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. SOUTIEN Parent (directeur) responsable d une unité : Nommé par le responsable de l unité, les principales tâches du parent directeur sont : o D assister aux réunions mensuelles du conseil de gestion o D informer les parents de l unité (ex : distribution de lettres, communication par courriel ou par téléphone) o Aider aux tâches cléricales (ex : ramasser les formulaires, les argents, distribuer les billets du souper spaghetti, etc) o Exécuter toute autre tâche visant à soutenir l unité Temps moyen estimé : plus ou moins 30 minutes à 1 heure/semaine, les réunions mensuelles du conseil de gestion comprises (varie au cours de l année selon l implication personnelle et les activités) Mandat : 1 an, renouvelable. «La meilleure manière d atteindre le bonheur est de le donner aux autres.» Baden-Powell
Aide de camp* : Nommé par le responsable de l unité, les principales tâches de l aide de camp peuvent être : o Aider à la logistique de la préparation et du transport du matériel lors des camps o Aider à l installation du matériel et de l équipement sur le site du camp (ex : installer la cantine, monter les tentes, s occuper de l approvisionnement en eau et/ou en bois si nécessaire) o Donner un coup de main aux cuisines si nécessaire o Aider à la préparation matérielle des activités (ex : disposer sur les tables le matériel pour un bricolage, préparer l équipement pour une sortie ou un jeu, mettre à sécher les vêtements extérieurs mouillés, maillots, etc) o Exécuter toute autre tâche relative au soutien matériel lors d un camp scout. *Note : Peut aussi être considéré comme aide de camp, une personne qui s implique dans la préparation matérielle d une activité autre qu un camp scout (ex : installer la salle pour le souper spaghetti, monter un kiosque lors des journées horticoles, aider à la fabrication d un char allégorique pour la Parade du Père Noël, etc.) Temps moyen estimé : durée du camp (variable selon les unités) ou de l activité Mandat : sur une base ponctuelle pour un camp ou une activité.
Cuistot : Nommé par le responsable de l unité, les principales tâches du cuistot peuvent être : o Voir à la préparation et au service des repas durant un camp scout, selon un horaire établi (ceci inclus la préparation et la distribution des collations) o Selon une entente préalable avec le responsable de l unité, la préparation des repas peut être faite en partie à l avance (ex : plats préparés que l on congèle par la suite, biscuits, muffins, etc) o Cette entente peut aussi comprendre ou non la conception des menus et la gestion du budget alloué. o Entretien de la cuisine, des surfaces de travail et de cuisson. o Peut ou non inclure l encadrement des jeunes qui sont de corvées de vaisselle, au service ou à la desserte des tables, selon les ententes préalables avec le responsable de l unité. o Exécuter toute autre tâche ayant trait à la préparation ou au service des denrées. Temps moyen estimé : durée du camp (variable selon les unités) Mandat : sur une base ponctuelle pour un camp. «Le bonheur ne vient pas à ceux qui l attendent assis.» Baden-Powell
Aide à l encadrement des jeunes* : Nommé par le responsable de l unité (ou du groupe), les principales tâches de l aide à l encadrement peuvent être : o Aider à la supervision des jeunes en terme de sécurité et de comportement adéquat lors d une activité (ex : jeu, grand jeu, excursion, camp scout, événement publique, etc) o Peut comprendre ou non, selon une entente préalable avec le responsable de l unité, l animation d une équipe (ex : superviser un petit groupe lors d une chasse au trésor, jouer le rôle d un personnage dans un grand jeu, animer une activité au sein de l équipe, etc) *Note : Traditionnellement, dans le cadre d un camp scout, le rôle de l aide à l encadrement pouvait être tenu en partie par l aide de camp, plus rarement par le cuistot, toujours selon une entente mutuelle préalable, entre le ou les principaux concernés et le responsable de l unité. Temps moyen estimé : durée de l activité (variable selon la nature de l activité) Mandat : sur une base ponctuelle pour une activité.
Aide cléricale : Nommé par le conseil de gestion, les principales tâches de l aide cléricale peuvent être : o Participer à l entrée de données (ex : base de données des commanditaires et donateurs potentiels) o Faire de la recherche sur Internet (ex : programmes de subventions aux OSBL) o Participer aux tâches entourant le publipostage o Participer à la conception d un contenu pour le site Internet du Groupe o Faire de la recherche de commanditaires (ex : relance téléphonique, visite de commerçants et entreprises) o Exécuter toute autre tâche de nature cléricale pouvant aider le conseil de gestion Temps moyen estimé : variable selon la tâche ou le mandat acceptés Mandat : sur une base ponctuelle pour une tâche particulière ou 1 an, renouvelable. «Les connaissances sans le caractère ne sont que la croûte sans le pâté.» Baden-Powell
Aide au transport : Nommé par le responsable de l unité (ou du groupe), la principale tâche de l aide au transport est : o Participer avec son véhicule au transport de personnes ou de matériel lors d activités scoutes (ex : camps, sorties, levées de fonds, etc) Temps moyen estimé : variable selon le trajet et l activité Mandat : sur une base ponctuelle pour une activité particulière Autre : Vous avez un talent, une habileté, des compétences particulières, un réseau de contacts, de bonnes idées ou un projet intéressant, dont vous aimeriez faire bénéficier le Groupe? N hésitez pas à nous en faire part. Toute forme d aide est la bienvenue. La richesse du Groupe tient à ses bénévoles.