DOSSIER TECHNIQUE EXPOSANT 1
SOMMAIRE 1. INFORMATIONS GENERALES page 3 a) Organisateur page 3 b) Dates, horaires et lieu des XXIe Assises de la CNCC page 3 c) Plan d accès au Palais des Congrès de Dijon page 4 d) Livraison du matériel page 5 e) Badges exposants page 5 f) Coordonnées dans le programme final page 5 g) Traiteur page 5 h) Gardiennage page 6 i) Stockage des emballages page 6 j) Conditions générales de vente page 6 2. L EXPOSITION page 7 a) Installateur général des Assises page 7 b) Installateur / Décorateur : Prestataire non officiel page 7 c) Enseigne page 7 d) Mobilier / Plantes page 7 e) Commandes complémentaires page 7 f) Électricité page 8 g) Internet / Téléphone / Informatique page 8 3. VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND page 9 4. PLAN DE L EXPOSITION page 10 5. REGLES DE SECURITE DU PALAIS DES CONGRES DE DIJON page 11 6. FORMULAIRES page 13 2
1. INFORMATIONS GENERALES a) ORGANISATEUR Le Comité d Organisation des Assises de la CNCC a mandaté MCI pour la gestion de la logistique générale et pour l organisation de l exposition lors des XXIe Assises de la CNCC 2008. MCI sera désigné comme «l organisateur» ci-dessous. Toute correspondance relative à l exposition doit être adressée à : ANCC 2008 MCI Département Exposition 24 rue Chauchat 75009 Paris Tél : 01 53 85 82 54 Fax : 01 53 85 82 83 Email : ancc2008exh@mci-group.com b) Dates, horaires et lieu des XXIe Assises de la CNCC Les XXIe Assises de la CNCC se tiendront le Vendredi 5 et Samedi 6 Décembre 2008 au Palais des Congrès de Dijon. DIJON CONGREXPO Parc des Expositions et Congrès de Dijon Centre Clémenceau Contact : Marie-Pierre Constans 3 boulevard de Champagne BP 67827 21078 Dijon Cedex Tél : 03 80 77 39 00 Fax : 03 80 77 39 39 Email : mp.constans@dijon-congrexpo.com DATES IMPORTANTES Montage de l exposition Jeudi 4 décembre 2008 de 11h00 à 18h00 Horaires d ouverture de l exposition Vendredi 5 décembre 2008 de 8h30 à 19h00 Samedi 6 décembre 2008 de 8h30 à 14h00 Démontage de l exposition Samedi 6 décembre 2008 de 14h00 à 18h00 3
c) Plan d accès au Palais des Congrès de Dijon Accès aire de livraison (portail avenue Général Delaborde) puis borne téléphonique sur quai n 3998 PALAIS DES CONGRES DE DIJON Attention : si vous venez en voiture, suivez la direction «Centre Clemenceau». Possibilité de parking gratuit pour les exposants dans la cour du Palais des Congrès de Dijon, accès par l avenue des Grands Ducs d Occident. 4
d) Livraison du matériel Les livraisons devront impérativement avoir lieu le jeudi 4 décembre 2008 entre 11h00 et 18h00 (pendant les horaires de montage). Nous vous remercions de bien vouloir indiquer le nom de votre société, le numéro de votre stand, le nom et la date de la manifestation sur chaque colis. Les exposants doivent être présents pour réceptionner leur matériel. L organisation ne pourra prendre en charge la réception des colis à la place des exposants. MCI et le Palais des Congrès de Dijon se dégagent de toute responsabilité quant au nombre de colis livrés, à leur éventuel dommage ou détérioration. e) Badges exposants Vous disposerez de 3 badges exposants par stand de 9m². Afin de commander ces badges, veuillez compléter le formulaire n 1 page 14, ou nous envoyer votre commande par email à ancc2008exh@mci-group.com avant le vendredi 21 novembre 2008 (veuillez indiquer pour chaque badge le nom et prénom de la personne ainsi que le nom de la société à indiquer). Les badges exposants ne donnent pas accès aux salles de conférence. f) Coordonnées dans le programme final En tant qu exposant, l opportunité vous est offerte d insérer les coordonnées de votre société dans le programme final des Assises. Cette insertion est gratuite. Nous vous remercions de nous envoyer vos coordonnées par email à ancc2008exh@mcigroup.com avant le vendredi 14 novembre 2008 en suivant la trame suivante : Nom de la société Contact Adresse Code postal Ville Pays Tél Fax Email Site web g) Traiteur Si vous souhaitez commander des prestations de traiteur, veuillez vous adresser directement au MERCURE aux coordonnées suivantes : Mercure Dijon Centre Clémenceau Contact : Myriam Neveux Responsable Commerciale 24 Bd de la Marne, BP 25 21000 Dijon Cedex France Tél : 03 80 72 91 45 - Fax : 03 80 73 61 45 Email : h1227-fo@accor.com Site web : www.hotel-mercure-dijon.com www.traiteurs-bourgogne.com 5
h) Gardiennage L organisation des Assises assure le gardiennage général de l exposition pendant l exposition, et pendant les périodes de montage et démontage. i) Stockage des emballages Pour des raisons de sécurité, il n existe, dans le hall d exposition, aucun local réservé au stockage des emballages. Tous les cartons vides devront être retirés des stands à la fin du montage, c est-à-dire le Jeudi 4 Décembre 2008 à 18h00. j) Conditions générales de vente 6
2. L EXPOSITION a) Installateur général des Assises L installateur officiel des XXIe Assises de la CNCC 2008 est la société D&P Architecture de Communication. D&P ARCHITECTURE DE COMMUNICATION Contact : Aïda FARHAT 26-28 rue du Chemin Vert 78610 Le Perray-en-Yvelines France Tél : 01 34 84 84 84 Fax : 01 34 84 84 85 Email : ancc2008@dparchi.com www.dparchi.fr Cet installateur vous fournira votre structure de stand comme indiqué en page 9, ainsi que tout équipement complémentaire dont vous pourriez avoir besoin (spots, mobilier, plantes, ). b) Installateur / Décorateur : Prestataire non officiel Que vous souhaitiez utiliser la structure modulaire (fournie par l installateur général et incluse dans le coût de location de votre stand), ou apporter votre propre stand (stand de décorateur), nous vous remercions d en informer la société D&P Architecture de Communication en complétant et leur retournant le formulaire n 2 page 15 avant le Vendredi 21 Novembre 2008. Si vous utilisez les services d un décorateur extérieur, veuillez envoyer un plan de votre stand à D&P Architecture de Communication pour validation avant le Vendredi 21 Novembre 2008. c) Enseigne Vous disposerez d un enseigne double face indiquant le nom de votre société et le numéro de votre stand. Cette enseigne doit comporter un maximum de 18 caractères. Nous vous remercions de bien vouloir communiquer à D&P l intitulé de votre société qui doit figurer sur l enseigne en leur retournant le formulaire n 3 page 16 avant le Vendredi 21 Novembre 2008. d) Mobilier / Plantes Le catalogue joint vous permettra de commander le mobilier et les plantes nécessaires à l aménagement de votre stand auprès de D&P Architecture de Communication. Les formulaires qui sont insérés dans le catalogue sont à leur retourner directement, avant le Vendredi 21 Novembre 2008. e) Commandes complémentaires Pour toute commande complémentaire (spots, cloisons, enseignes, ), veuillez retourner à D&P le bon de «commandes complémentaires» que vous trouverez dans le catalogue joint, avant le Vendredi 21 Novembre 2008. 7
f) Électricité ATTENTION Aucune puissance électrique n est incluse dans la location du stand. Si vous avez besoin d électricité sur votre stand, veuillez compléter et retourner le formulaire n 4 page 17 directement au Palais des Congrès de Dijon avant le Vendredi 21 Novembre 2008. g) Téléphone / Internet / Informatique Ligne téléphonique analogique : 82 HT l unité. Veuillez envoyer votre commande directement au Palais des Congrès de Dijon, à mp.constans@dijon-congrexpo.com, en précisant le nom de la manifestation et votre numéro de stand. Internet : Wifi (cartes en vente sur place) ou ADSL : 118 HT la première ligne, puis 59 HT les suivantes. Veuillez envoyer votre commande directement au Palais des Congrès de Dijon, à mp.constans@dijon-congrexpo.com, en précisant le nom de la manifestation et votre numéro de stand. Si vous avez besoin de matériel informatique, veuillez envoyer votre demande directement au Palais des Congrès de Dijon, à mp.constans@dijon-congrexpo.com, vous recevrez un devis. 8
3. VISUEL ET DESCRIPTIF DE VOTRE STAND Veuillez trouver ci-dessous un visuel et descriptif d un stand type de 9 m² : Votre stand modulaire comprend : - une structure en aluminium blanche - des panneaux cloisons érables d une hauteur de 2,40 m - une moquette aiguilletée bleue - une enseigne double face indiquant le nom de votre société et le numéro de votre stand. 9
4. PLAN DE L EXPOSITION (non contractuel et sujet à modifications) Pour des raisons logistiques, le plan pourra être sensiblement modifié. Dans ce cas, une version à jour de celui-ci vous sera adressée par email avant l ouverture des Assises. Accès à l amphithéâtre ACCUEIL Accès à l amphithéâtre 10
5. REGLES DE SECURITE DU PALAIS DES CONGRES DE DIJON Les exposants et locataires de stands doivent respectivement appliquer les cahiers des charges cités aux articles T4 ( 1) et T5 ( 2) de l arrêté du 25 juin 1980 modifié par l arrêté du 11 janvier 2000. L exposant assure la pleine et entière responsabilité des présentations et démonstrations qui seront réalisées sur son stand, et devra prendre toutes dispositions pour assurer la sécurité du public qui y est admis. ACCROCHAGE AUX STRUCTURES Est rigoureusement interdit tout accrochage d éléments, quels qu ils soient, compris de signalisation, sur les gaines de distribution électrique et de gaz, sur les conduits de ventilation, de chauffage et de désenfumage et d une manière générale sur tout appareil ou conduit existant. AMENAGEMENTS, GENERALITES Ossature et cloisonnement Tous les matériaux de classement M0, M1, M2 et M3 sont autorisés pour la construction de l ossature et le cloisonnement des stands. Suivant le décret du 21 Nov 2002, le classement conventionnel des matériaux à base de bois admet que sont considérés comme correspondant aux caractéristiques des matériaux de classement M3 : - le bois massif non résineux, d épaisseur supérieure ou égale à 14 mm - le bois massif résineux, d épaisseur supérieure ou égale à 18 mm - les panneaux dérivés du bois ( contreplaqué, particules ) d épaisseur supérieure ou égale à 18 mm Les cloisons extensibles, coulissantes, amovibles doivent être classées M3. Revêtements muraux - textiles naturels ou plastiques : M0, M1, M2 - les revêtements divers : tissus, papiers, films plastiques : 1 mm maximum : moyennement ou facilement inflammable doivent être fixés sur des supports pleins M0, M1, M2 ou M3 Revêtements de sols Les revêtements de sol doivent être en matériaux classés au minimum M4 et solidement fixés. Rideaux, tentures, voilages Les rideaux, tentures et voilages peuvent être flottants s ils sont M0, M1 ou M2. Ils sont cependant interdits sur les portes d entrée des stands, mais ils sont autorisés sur les portes des cabines. Les matériaux exposés peuvent être présentés sans exigence de réaction au feu, excepté s ils sont utilisés en décoration de cloisons ou de faux plafonds, et si leur surface totale dépasse 20% de la surface totale de ces ouvrages. Cependant, ces dispositions ne s appliquent pas aux salons et stands spécifiques de la décoration intérieure dans lesquels sont présents des textiles et des revêtements muraux. Vélums, plafonds et faux plafonds stands en surélévation Les vélums d allure horizontale, sont autorisés à condition d être en matériaux de catégorie M1. Ces vélums doivent être pourvus de système d accrochage suffisamment nombreux et d armatures de sécurité suffisantes pour empêcher leur chute éventuelle. Conformément à l article T23 de l arrêté du 25 juin 1980, sur les stands possédant un plafond, un fauxplafond ou un vélum plein, ainsi que ceux possédant un niveau de surélévation, doivent avoir une surface inférieure à 300 m2, être distants entre eux d au moins 4 mètres, totaliser une surface de plafonds et faux-plafonds ( y compris celle des niveaux en surélévation) au plus égale à 10% de la surface du niveau concerné. Décoration florale Les décorations florales en matériaux de synthèse doivent être limitées et en tout état de cause de catégorie M2 11
Eléments de décoration flottants Les éléments de décoration ou d habillage ( panneaux publicitaires de surface supérieure à 0.50 m2, guirlandes, objets légers de décoration ) doivent être réalisés en matériaux classés M0 ou M1 ou rendus tels par ignifugation. Les enseignes en lettres blanches sur fond vert sont interdites. Procès-verbaux de réaction au feu Tous les matériaux mis en œuvre doivent bénéficier d un procès verbal de réaction au feu, émanant d un laboratoire agréé français, ou norme européenne (datant de moins de 5 ans) ou avec le marquage CE datant de moins de 5 ans. Sont exclus de cette obligation les matériaux dits traditionnels et les matériaux bénéficiant d un marquage de qualité d un organisme certificateur. En cas d ignifugation, elle ne peut être pratiquée que sur les panneaux bois, des tissus naturels ou des tissus comportant une forte proportion de fibres naturelles. Elle ne peut être admise sur les matériaux plastiques ou synthétiques. Un procès verbal d ignifugation est fourni par l applicateur, stipulant l agrément qui lui est donné pour délivrer un tel document. Outre qu ils ne doivent, en aucune façon, faire obstacle au bon fonctionnement des installations de désenfumage, ni à celles de détection automatique, le gros mobilier, l agencement principal, les stands et les aménagements de planchers légers en superstructures pouvant recevoir des personnes ( tribunes, stands, podiums, estrades ), qu ils soient situés dans les locaux ou dans des dégagements, doivent être réalisés en matériaux de catégorie M3. Les planchers doivent être bien jointifs ainsi que les marches, et si elles existent, les contremarches des escaliers. Leur dessous doit être débarrassé de tout dépôt de matières combustibles ; ils doivent ménager des ouvertures de visite tout en restant inaccessibles au public. ELECTRICITE Limite de responsabilités Les installations électriques comprennent : - les installations fixes et semi-permanentes, dont la réalisation, l exploitation et l entretien sont assurés par une société prestataire de service sous la responsabilité de DIJON CONGREXPO - les installations établies dans les stands, destinées aux exposants et réalisées par eux mêmes ou pour leur compte, sous leur responsabilité La limite entre ces deux installations se situe au niveau du tableau électrique de chaque stand. Installations particulières des stands Les installations particulières des stands, doivent être réalisées par des personnes particulièrement averties des risques spécifiques de la manifestation, possédant les connaissances leur permettant de concevoir et de faire exécuter les travaux en conformité avec le présent règlement. Les travaux doivent être exécutés, conformément aux dispositions de - la norme NF C 15 100 - des Articles T 35 et T 36 de l Arrêté du 18 novembre 1987 Les raccordements ou dérivations de l alimentation en électricité d un stand vers un autre stand sont rigoureusement interdits. 12
6. FORMULAIRES N FORMULAIRES À RETOURNER À AVANT LE 1 Badges Exposants MCI Département Exposition Vendredi 21 Novembre 2008 2 Installateur Officiel / Non Officiel D&P Architecture de Communication Vendredi 21 Novembre 2008 3 Enseigne D&P Architecture de Communication Vendredi 21 Novembre 2008 4 Electricité Palais des Congrès de Dijon Vendredi 21 Novembre 2008 RAPPEL Coordonnées de votre société à envoyer à MCI avant le Vendredi 14 Novembre 2008. Commandes de mobilier, plantes et commandes complémentaires auprès de D&P Architecture de Communication (bons de commande dans le catalogue joint). Commandes de ligne téléphonique, connexion internet et matériel informatique auprès du Palais des Congrès de Dijon. 13
Dossier Technique Exposant Assises de la CNCC 2008 N 1 BADGES EXPOSANTS À retourner avant le 21 Novembre 2008 à : ANCC 2008 MCI Département Exposition 24 rue Chauchat 75009 Paris Fax : 01 53 85 82 83 SOCIETE : Contact : Adresse : Code Postal et Ville : Pays : Téléphone : Fax : Email : Vous disposez de 3 badges exposants par stand de 9m². Afin de commander ces badges, veuillez compléter le tableau ci-dessous et retourner le formulaire au numéro indiqué ci-dessus. PRENOM NOM NOM DE LA SOCIETE Vos badges seront disponibles à l accueil exposants dès votre arrivée au Palais des Congrès de Dijon. Date : Signature : Tampon de la société : 14
Dossier Technique Exposant Assises de la CNCC 2008 N 2 INSTALLATEUR OFFICIEL / NON OFFICIEL À retourner avant le 21 Novembre 2008 à : D&P Architecture de Communication Aïda Farhat 26-28 rue du Chemin Vert 78610 Le-Perray-Yvelines Fax : 01 34 84 84 85 SOCIETE : Contact : Adresse : Code Postal et Ville : Pays : Téléphone : Fax : Email : Veuillez cocher la case correspondante : Installateur officiel : D&P Architecture de Communication Ma société va utiliser les services de l installateur officiel des Assises et souhaite bénéficier du stand décrit en page 9 (inclus dans le coût de location du stand). Installateur non officiel Ma société va utiliser les services d un prestataire extérieur pour la construction du stand, et souhaite seulement le marquage au sol (délimitation de la surface louée uniquement). Dans ce cas, nous avons pris note que le plan de notre stand devra être envoyé à D&P pour validation avant le 21 Novembre 2008. Veuillez compléter la trame ci-dessous afin d indiquer les coordonnées de votre prestataire : Société Contact Adresse Code postal Ville Pays Tél Fax Email Date : Signature : Tampon de la société : 15
Dossier Technique Exposant Assises de la CNCC 2008 N 3 ENSEIGNE À retourner avant le 21 Novembre 2008 à : D&P Architecture de Communication Aïda Farhat 26-28 rue du Chemin Vert 78610 Le-Perray-Yvelines Fax : 01 34 84 84 85 SOCIETE : Contact : Adresse : Code Postal et Ville : Pays : Téléphone : Fax : Email : ENSEIGNE Veuillez compléter le cadre ci-dessous afin de nous préciser le nom que vous souhaitez voir apparaître sur votre enseigne. A défaut, le nom sera celui transmis par l organisateur. I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I Date : Signature : Tampon de la société : 16
Dossier Technique Exposant Assises de la CNCC 2008 N 4 ELECTRICITE À retourner avant le 21 Novembre 2008 à : DIJON CONGREXPO Marie-Pierre Constans 3 boulevard de Champagne BP 67827 21078 Dijon Cedex Fax : 03 80 77 39 39 SOCIETE : Contact : Adresse : Code Postal et Ville : Pays : Téléphone : Fax : Email : Il n y a pas de boîtier électrique inclus dans la location de votre stand. Pour tout besoin d électricité, veuillez cochez la case de votre choix ci-dessous : (tarifs pour la durée du congrès) 1 kw : 132 HT 2 kw : 177 HT 3 kw : 202 HT 4 kw : 253 HT Prix total HT : 5 kw * : 262 HT TVA 19,6 % : 6 kw : 285 HT PRIX TOTAL TTC : * À partir de 5 kw, branchement triphasé 220V/380V PAIEMENT : Par chèque : Chèque à établir à l ordre suivant : Dijon Congrexpo. Par virement : Virement à établir sur le compte suivant : SOCIETE GENERALE. Domiciliation : Dijon Clémenceau (00756) Code banque : 30003 Code guichet : 00756 Compte n : 00050102273 Clé : 71 IBAN : FR76 30003 00756 00050102273 71 BIC : SOGEFRPP Date : Signature : Tampon de la société : 17
XXIe Assises de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes Vendredi 5 et Samedi 6 décembre 2008 Palais des Congrès de Dijon Organisation et logistique : ANCC 2008 MCI Département Exposition 24 rue Chauchat 75009 Paris Tél : 01 53 85 82 54 Fax : 01 53 85 82 83 Email : ancc2008exh@mci-group.com Commercialisation de l exposition : APAR SAS Sébastien Normand Tél : 01 41 49 02 96 Fax : 01 41 49 02 99 Email : snormand@apar.fr 18