IV - QUALITE et GESTION DES RISQUES Tableau de bord de pilotage de la performance dans le secteur médico-social ANAP-ARS 1
Lancement des tableaux de bord du pilotage de la performance Après deux expérimentations, le Ministère de la Santé, des affaires sociales et des droits des femmes confirme la généralisation des tableaux de bord de pilotage de la performance. En 2015, l Agence Régionale de Santé d Ile-de-France s engage dans le déploiement des tableaux de bord de la performance auprès des établissements et services médico-sociaux en faveur des personnes handicapées. Quatre acteurs : Agence Régionale de Santé (ARS) : pilote le déploiement du tableau et supervise chaque campagne auprès des établissements et services médico-sociaux. Agence Nationale d Appui à la Performance (ANAP) : a conçu et développé le tableau de bord. Agence Technique de l Information sur l Hospitalisation (ATIH) : assure le développement et la maintenance de la plateforme (PLAGE) avec l administration et l hébergement des tableaux de bord. Etablissements et services médico-sociaux (ESMS) : renseignent le tableau de bord, et engage une dynamique de pilotage et de performance. Enjeux : Le tableau de bord de la performance regroupe un ensemble d indicateurs de moyens, de ressources et d activité des établissements recueillis sur une plateforme web sécurisée. A terme, ils ont vocation à remplacer les Indicateurs Médico Socio-Economiques (IMSE), aujourd hui prévus par le Code de l Action Sociale et des Familles. Outil de pilotage interne pour les établissements. L ARS attend une logique de projet dans une démarche participative. Base de dialogue et de négociation être l ARS et les organismes gestionnaires. Support de comparaison entre les établissements de même catégorie, avec une meilleure connaissance de l offre territoriale pour les ARS et les conseils généraux. De nouveaux outils : Tableau de bord? Un outil d aide au pilotage dont le but est de fournir une vision claire de la situation de l établissement. Sous forme de tableau ou de graphique, le tableau de bord présente un ensemble d indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi et au pilotage. Un indicateur? Il s agit d une information chiffrée, facile à utiliser, produite à intervalle régulier qui permet à une structure de suivre/piloter sa performance en répondant à un objectif auquel peut être associé une valeur cible. Indicateurs de dialogue : le 1 er niveau d information, ils sont support de dialogue avec l ARS. Indicateurs d analyse : le 2 ème niveau d information, ils sont support du pilotage et permettent d approfondir la compréhension des indicateurs de dialogue. La performance? La performance est la mesure des résultats obtenus par une entité. L analyse de la performance se décline en deux notions : l Efficacité et l Efficience. 2
Catégories d établissements entrant dans le dispositif cette année : CAMSP, CMPP, CRP, ESAT, IEM, FAM, IME, ITEP, MAS, SAMSAH, SESSAD Des indicateurs communs aux d établissements et services des personnes handicapées. Et des indicateurs spécifiques pour certaines catégories. Calendrier 2015 (particulier pour l année de lancement de la campagne) : octobre Diffusion des documents d'information Paramétrage de la plateforme par le siège novembre Réunion de préparation au niveau du siège Réunion de travail siège/ime et une réunion de travail siège/cmpp Saisie des données sur la plateforme par le siège décembre Validation des données saisies par l'ime et le CMPP lors d'une réunion commune Restitution aux équipes Jan 2016 Consultation des résultats et comparaison avec les autres structures de même catégorie Calendrier 2016 et années suivantes : Mars-avril Préparation du recueil des données Réunion de travail siège/ime/cmpp Mai Juin sept-oct Saisie des données sur la plateforme par le siège Validation des données saisies par l'ime et le CMPP Restitution aux équipes Consultation des résultats et comparaison avec les autres structures de même catégorie 3
Les questions auxquelles le tableau de bord vise à répondre : Données de caractérisation Prestations, soins et accompagnement Ressources humaines et matérielles Finances et budgets Objectifs Info sur : Identification de la structure Info sur : Contractualisation Info sur : Soins et accompagnement Info sur : Ressources humaines Infos sur : Ressources matérielles Infos sur : Partenariats, convention et coopérations 1. Les profils des personnes accompagnées correspondent-ils aux missions de l établissement? 2. Quelle est la charge en soins et en accompagnement pour l établissement? 3. Quel est le positionnement de l établissement dans le parcours de la personne? 4. Quel est le niveau d activité de l établissement? 5. Quelle est la dynamique de rotation des places au sein de l établissement? 6. Quelle est l importance de la contribution des partenaires externes à l activité de l établissement sur le cœur de métier? 7. L organisation est-elle structurée et stable? 8. Quel est le niveau d exécution budgétaire? 9. Quels sont les grands équilibres financiers? 10. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par groupe? 11. Quelle est la répartition des recettes et des dépenses par section tarifaire? 12. Quel est l état d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe au sein de l établissement? 13. Quel est l état des lieux de la fonction «système d information» au sein de l établissement? Quelques notes sur la fiabilisation des données : Le tableau de bord 2015 sera à remplir à partir des données 2014 de chaque établissement. Une donnée incohérente : quand la valeur saisie ne peut correspondre à la réalité. Une donnée atypique : quand elle s éloigne significativement de la valeur communément attendue, mais sans être nécessaire fausse (diffusion prochainement du tableau de données atypique par l ARS et ANAP). La validation du tableau de bord est possible à partir de 70% de taux de remplissage. En considérant ce taux, l absence de résultats est préférable à un résultat faux. Restitution des résultats : Affichage à deux niveaux : Indicateurs de dialogue + Indicateurs d analyse Représentation des résultats : Données chiffrées + Représentations graphiques Le parangonnage : permet à l établissement de se positionner par rapport aux autres structures de même type. La valeur d un indicateur est mise en perspective des résultats constatés auprès des autres structures sous la forme d une représentation graphique. 4
Liste des indicateurs de dialogue et des indicateurs d analyse : Prestations de soins et d accompagnement Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation Répartition des personnes accompagnées selon leur provenance Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l année par motif ou destination Taux d hospitalisation complète (sauf Taux de réalisation de l activité Taux de places financées (sauf Taux de rotation des places financées (sauf Profil des personnes handicapées, répartition en fonction des types de déficiences observées Répartition par âge des personnes accompagnées Durée moyenne d accompagnement des personnes sorties définitivement au cours de l année Part des personnes bénéficiant d une mesure de protection Nombre moyen de journée d absence des personnes accompagnées sur la période (sauf Part des actes/séances programmés non réalisés (propre au File active des personnes accompagnées sur la période Ressources humaines et matérielles Taux d ETP vacants au 31/12 Taux de prestations externes Taux de personnels occupant une fonction de gestion d équipe ou de management Taux d absentéisme Taux de rotation des personnels sur effectifs réels Répartition des effectifs par fonction Pyramide des âges du personnel Taux d absentéisme par motif Poids du recours à l intérim Finances et budgets Taux d atteinte des prévisions de recettes Taux d atteinte des prévisions de dépenses Taux de capacité d autofinancement Taux de vétusté des constructions Taux d endettement Besoin en fonds de roulement en jours de charges courantes Répartition des recettes par groupes Répartition des dépenses réalisées par groupe Objectifs Etat d avancement de la démarche d évaluation interne et d évaluation externe Etat des lieux de la fonction «système d information» dans l établissement 5