PROCESSUS RESSOURCES HUMAINES 11.03.2015 DESCRIPTION DE FONCTION Assistant de Direction générale 1. INTITULE DE LA FONCTION Assistant de Direction générale 2. DEPARTEMENT / LIEU DE TRAVAIL Direction / Siège 3. POSITIONNEMENT DANS L ORGANIGRAMME Rapporte au Directeur général 4. BUT DE LA FONCTION assister la Direction générale dans les tâches de secrétariat ; organiser les missions et les déplacements de la Direction générale ; assurer l accueil téléphonique et l accueil des visiteurs du Directeur général ; gérer le courrier interne (réception) et eterne (epédition) de la société (y compris l affranchissement du courrier postal) ; assurer la gestion de l organisation logistique des réunions du Conseil d Administration et de l Assemblée générale ; assurer la gestion des fournitures de bureau de la Société ; assurer le back-up des navettes, du courrier postal et du standard téléphonique. 5. RESPONSABILITES ET TACHES PRINCIPALES assiste le Directeur général et le Directeur général adjoint dans les tâches de secrétariat : 35 % rédige la correspondance, organise les rendez-vous du Directeur général, organise les missions et les déplacements du Directeur général et du Directeur général adjoint, assure toute la logistique et le suivi administratif (effectue les demandes de devis, la commande des billets, les demandes de visas, la réservation des hôtels, constitue un dossier comprenant tous les documents nécessaires, y compris les documents techniques relatifs au() pays concerné(s) à la mission, ou au déplacement, vérifie et contrôle les factures, etc.), organise les déjeuners de travail ainsi que les réceptions de la Direction générale (y compris la mise en place des salles), imprime distribue et classe les documents de travail nécessaires pour les Comités de Direction, effectue la mise à jour du Manuel Qualité du Directeur général, effectue le suivi administratif des mandats reçus du Ministère des Affaires étrangères et européennes (MAEE), effectue l accueil des visiteurs et l accueil téléphonique du Directeur général, assure un appui logistique ponctuel, sur demande de la Direction générale, pour les réunions du Comité d Audit (rédige les convocations, prépare les documents nécessaires au bon déroulement des réunions, mise en page, photocopie et epédition des documents, réservation des salles et mise en place de celles-ci) ; Description de Fonction - Assistant de Direction générale - RHU_11_fr.pdf Page 1/5
gestion du courrier entrant et sortant : 35 % enregistre tout le courrier entrant de la société (fa, lettres, courriers epress, courriers reçus en mains propres, etc.) en lui attribuant un N d enregistrement dans la base de données, scanne tout le courrier enregistré, met en circulation le courrier, informe par voie électronique le personnel concerné de certaines correspondances reçues du et epédiées au MAEE, vérifie et contrôle le bon encodage du courrier entrant, veille au respect de l application des Procédures des courriers sortants (fa, lettres, courriers epress, courriers recommandés, courriers reçus en mains propres, etc.), scanne et epédie les courriers et fait les copies nécessaires, encode le courrier epédié dans la base de données, organise et classe le courrier, assure le suivi des envois DHL (y compris le classement des bordereau, la vérification et le contrôle des factures), affranchit le courrier postal et assure la gestion du stock des timbres ; gestion de l organisation logistique des réunions du Conseil d Administration et de l Assemblée générale : 15 % rédige les convocations, prépare les documents nécessaires au bon déroulement des réunions (mise en page, photocopie de documents, etc.), assure la diffusion des Rapports d Avancement au membres du CA, y compris la rédaction des lettres d accompagnement, assure l epédition des documents nécessaires au réunions, contacte téléphoniquement les administrateurs pour les réunions, effectue la réservation des salles et la mise en place de celles-ci ; gestion des fournitures de bureau de la société : 10 % anticipe la rupture des stocks, rédige et contrôle les commandes, range les fournitures, vérifie et contrôle les factures, effectue des statistiques trimestrielles des fournitures écologiques commandées, négocie les meilleurs tarifs auprès des fournisseurs ; gestion des archives : 2 % vérifie et contrôle les factures ; back-up de la distribution du courrier et du courrier postal : 3 % assure la distribution du courrier dans les étages (Navette) 2 par jour les mercredis et en l absence de l Assistant Gestion documentaire et Voyages, Réceptionniste ou de l Assistant Ressources humaine administrative, Réceptionniste, assure l enlèvement et le dépôt du courrier postal en l absence simultanée de l Assistant logistique et de l Assistant Gestion documentaire et Voyages, Réceptionniste, assure le standard téléphonique en cas de besoin. 6. COMMUNICATIONS Contacts internes a des contacts fréquents avec tout le Personnel LuDev dans le cadre du suivi du courrier, des envois DHL, des réunions, etc. Description de Fonction - Assistant de Direction générale - RHU_11_fr.pdf Page 2/5
Contacts eternes a des contacts mensuels avec le MAEE afin de planifier des rendez-vous ou des réunions ; a des contacts mensuels avec les fournisseurs dans le cadre des commandes relatives au fournitures de bureau ; a des contacts fréquents avec DHL dans le cadre de l epédition des courriers epress ; a des contacts réguliers avec les Agences de voyages dans le cadre de l organisation des missions et des déplacements du Directeur général et de certains membres rattachés à la Direction générale ; a des contacts occasionnels avec les membres du Conseil d Administration ; a des contacts occasionnels avec Lentz Logistics dans le cadre de la gestion des archives. 7. PROFIL DE COMPETENCES 7.1. Compétences professionnelles spécifiques Référentiel : Compétences principales / composants Maîtrisé Avancé Spécialisé 1. Assurer le secrétariat de la Direction générale rédiger la correspondance ; imprimer et distribuer les documents de travail, effectuer les mises à jour du Manuel Qualité ; gérer l agenda du Directeur général ; effectuer l accueil de ses visiteurs et l accueil téléphonique ; organiser la logistique et le suivi administratif des missions et déplacements de la Direction générale, ses déjeuners de travail et les réceptions de la Direction générale y compris la mise en place des salles ; effectuer un suivi administratif des mandats reçus du MAEE. 2. Effectuer la gestion du courrier entrant et sortant enregistrer tout le courrier entrant et sortant de la société, le scanner, lui attribuer un N dans la base de données et le mettre en circulation ; assurer le suivi des envois DHL, affranchir le courrier postal ; classer le courrier ; assurer le back-up de la distribution du courrier et du courrier postal. 3. Veiller au respect de l application de la Procédures courriers 4. Organiser la logistique des réunions du Conseil d Administration, de l Assemblée générale, du ComDir et sur demande de la Direction générale du Comité d Audit rédiger les convocations, préparer et epédier les documents nécessaires au déroulement des réunions ; réserver et préparer les salles pour le déroulement des réunions. 5. Assurer la gestion des fournitures de bureau et des timbres anticiper les ruptures de stock ; établir et demander des devis, les analyser et faire une proposition au Directeur général ; passer et contrôler les commandes ; effectuer des statistiques trimestrielles des fournitures écologiques ; vérifier et contrôler les factures. Description de Fonction - Assistant de Direction générale - RHU_11_fr.pdf Page 3/5
7.2. Compétences professionnelles génériques Référentiel Maîtrisé Avancé Spécialisé Compétences informatiques Word Ecel Qbase (courrier) Compétences liées à la Coopération au Développement Connaissance et compréhension de la Coopération au Développement luembourgeoise. Compétences scientifiques ou technologiques n.a. Compétences liées à l environnement réglementaire, économique, politique Procédures courriers Procédures missions Procédures PCA (fournitures de bureau) Compétences linguistiques Comprendre Oral Écrit Parler Écrire Français B2 B2 B2 C1 Anglais B1 B1 A2 B1 Luembourgeois B1 A2 A2 A2 7.3. Compétences transversales Référentiel (Maimum huit compétences) Aisance relationnelle Classement d information Discrétion Esprit d initiative Facilité informatique Organisation - Planification Rigueur - Qualité Sens du détail - Contrôle Situations courantes Situations complees Compétences LuDev Fleibilité Intégrité Esprit d équipe Respect Sens des responsabilités Description de Fonction - Assistant de Direction générale - RHU_11_fr.pdf Page 4/5
7.4. Formation et/ou Epérience supérieure en secrétariat ; epérience de 1 an. 8. SIGNATURES Signature du Titulaire Signature du Supérieur Description de Fonction - Assistant de Direction générale - RHU_11_fr.pdf Page 5/5