FiSta 2.0 Financial Statements Analysis 29 mai 2007
Table des matières 1. Introduction...3 2. Installation et lancement...4 3. Paramètres de l application...6 Gestion des utilisateurs...6 Bibliothèque des plans comptables...6 4. Dossiers...6 Création d un dossier...6 Paramètres du dossier...6 Sauvegarde d'une copie d un dossier...6 5. Situations...6 Création d une situation...6 Ecran de gestion d une situation...6 Validation et édition des comptes annuels...6 6. Récupération des OD de FiSta dans BOB Software...6 7. Analyse financière...6 Ratios et indicateurs-clés...6 Graphiques...6 Comparaison de situations...6 Page 2 sur 42 29/5/2007
1. Introduction FiSta est le logiciel de dépôt des comptes annuels et d analyse des états financiers de Sage Bob Software. FiSta gère les schémas légaux complets et abrégés pour entreprises et pour asbl dans les trois langues nationales. Les comptes annuels établis à l aide de FiSta sont conformes aux normes prescrites pour le dépôt par la Banque Nationale de Belgique (BNB). FiSta vous permet de contrôler vos comptes annuels pour vous assurer qu ils répondent effectivement à tous les critères de validité de la BNB. Si des corrections étaient nécessaires, FiSta vous indiquerait aussi précisément que possible les données à adapter. De plus, FiSta vous procure des outils d analyse de vos états financiers pour les périodes de dépôt mais aussi pour les périodes intermédiaires que vous choisissez librement. Ces outils d analyse vous permettent d ailleurs aussi de comparer les états financiers de différentes périodes. Ce manuel présente l application FiSta en passant en revue les points suivants : - L installation et le lancement ; - Les paramètres de l application ; - Les dossiers ; - Les situations ; - La récupération des opérations diverses de FiSta dans BOB Software ; - L analyse financière. Page 3 sur 42 29/5/2007
2. Installation et lancement L installation de FiSta s exécute à partir du CD d installation automatique accompagnant votre feuille de licence. Placez le CD dans son lecteur : l assistant d installation apparaît alors à l écran. Cliquez sur la langue dans laquelle vous désirez installer FiSta (ainsi que les autres modules éventuels de BOB Software). Cette langue sera la langue d affichage par défaut de l application. Une fois que l utilisateur se sera identifié à l ouverture de sa session de travail, FiSta s affichera dans la langue de son profil. Sélectionnez ensuite les applications que vous désirez installer ou mettre à jour en cochant la case correspondante. FiSta peut être installé seul. Commencez l installation. Page 4 sur 42 29/5/2007
Par défaut, lors d une première utilisation, le programme s installe dans un nouveau répertoire BOB créé dans le répertoire Program Files du disque dur. En cas de mise à jour, l installation s effectue dans le répertoire BOB de la dernière version installée. Vous pouvez cependant modifier le répertoire proposé par défaut. Cliquez sur Parcourir pour ouvrir la liste des répertoires. FiSta et BOB Software doivent être installés dans le même répertoire pour pouvoir accéder en ligne directe aux données comptables du dossier BOB Software à partir de FiSta. Poursuivez l installation. Une fois le processus d installation terminé, vous trouverez un raccourci vers FiSta sur le bureau de votre ordinateur. Double-cliquez sur l icône correspondante pour lancer l application. Vous pouvez aussi démarrer FiSta à l aide du bouton Démarrer Programmes Line BOB BOB FiSta. Si aucun utilisateur n est défini, ni dans FiSta, ni éventuellement dans BOB Software, la fenêtre suivante s ouvrira : Page 5 sur 42 29/5/2007
Cette fenêtre permet d introduire les codes mentionnés sur la feuille de licence fournie avec le CD. Dans le champ Clé, saisissez la First User Key. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer. La fenêtre de création de l utilisateur système s ouvrira ensuite automatiquement. La création d une fiche signalétique utilisateur s effectue de manière similaire dans tous les logiciels BOB Software. Une fois cet utilisateur créé, vous devrez sérialiser l application à l aide du code d installation. Page 6 sur 42 29/5/2007
Vous accéderez directement à cette fenêtre de sérialisation en cas de mise à jour de version ou si vous installez FiSta pour la première fois mais que des utilisateurs sont déjà définis dans votre logiciel comptable BOB Software. Après confirmation des codes, vous accéderez à la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier. Voyons maintenant quels sont les paramètres à configurer au niveau de l application FiSta avant de passer aux dossiers et situations FiSta. Page 7 sur 42 29/5/2007
3. Paramètres de l application Quelques paramètres peuvent être mis en place au niveau de l application FiSta afin de les utiliser ensuite dans les différentes situations des différents dossiers gérés dans FiSta. Il s agit bien sûr des utilisateurs mais aussi de la bibliothèque des plans comptables et des outils d analyse financière. Ces derniers font l objet de la dernière partie de ce manuel. Voyons ici comment sont gérés les utilisateurs dans FiSta et comment enrichir la bibliothèque des plans comptables. Gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs de FiSta varie selon que FiSta est installé seul ou avec BOB Software et, dans ce dernier cas, selon que les deux applications sont installées, ou non, dans le même répertoire. Distinguons les 2 situations suivantes : - FiSta est installé seul ou avec BOB Software mais pas au même endroit ; - FiSta et BOB Software partagent le même répertoire d installation. Dans le premier cas, FiSta et BOB Software ne sont pas en communication directe, au premier lancement de FiSta, sur la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier, vous retrouverez juste l utilisateur système que vous venez de créer à l aide de la «First User Key». Une fois dans l application, vous pourrez créer les autres utilisateurs via le point de menu Outils Configuration Utilisateurs. Sur la fenêtre de gestion des utilisateurs, pour créer un utilisateur, cliquez sur l icône et identifiez le nouvel utilisateur par une référence et un nom. Vous pouvez également renseigner ses coordonnées générales. Dès que l utilisateur est sauvegardé, il peut ouvrir une session de travail via la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier. L icône permet de supprimer l utilisateur actif. Dans le second cas, FiSta et BOB Software sont en communication directe, tous les utilisateurs de BOB Software seront automatiquement repris comme utilisateurs de FiSta. Dès le premier lancement de FiSta, sur la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier, vous pourrez sélectionner un utilisateur parmi tous les utilisateurs définis pour BOB Software. Les ajouts d utilisateurs se font dans BOB System de manière à Page 8 sur 42 29/5/2007
gérer directement les droits des nouveaux utilisateurs par rapport à l application BOB Software. Les suppressions d utilisateurs peuvent s effectuer, ou dans FiSta, ou dans BOB System. Dans les deux cas, ils disparaîtront pour les deux applications. Peu importe que FiSta et BOB Software soient, ou non, installés dans le même répertoire, en réalité, seules les référence et langue de l utilisateur sont gérées dans FiSta. A l ouverture de sa session de travail FiSta, l utilisateur doit s identifier via la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier. De cette manière, dans les paramètres de chaque situation, vous retrouverez la référence de l utilisateur qui l a créée ainsi que celle de l utilisateur qui l a dernièrement mise à jour. De plus, dès l identification de l utilisateur, l application s affichera dans sa langue et les situations qu il créera adopteront cette même langue par défaut. Bibliothèque des plans comptables La bibliothèque des plans comptables permet d enregistrer les plans comptables personnalisés que vous souhaitez pouvoir utiliser dans les différents dossiers FiSta. Vous y accédez via le point de menu Outils Configuration Bibliothèque des plans comptables. Si vous travaillez avec un seul dossier FiSta, il n est pas nécessaire de sauver votre plan comptable au niveau de l application. Dans ce cas, enregistrez-le directement au niveau du dossier FiSta. La définition d un plan comptable s effectue via la fenêtre suivante : Sur cette fenêtre, la partie de gauche affiche la liste des plans comptables de la bibliothèque. Sélectionnez simplement un plan dans cette liste pour l afficher dans la partie droite de la fenêtre. Pour créer un plan comptable personnalisé, cliquez sur l icône en dessous de la liste des plans comptables. Une fenêtre de dialogue vous permettra d identifier votre nouveau plan comptable en lui attribuant un nom. Cliquez sur Sauver pour voir apparaître cet intitulé dans la liste des plans comptables de la bibliothèque. Vous pouvez ensuite créer votre plan comptable, ligne par ligne, en encodant manuellement vos données dans la grille. Pour votre facilité, FiSta permet cependant d importer un plan comptable existant que vous pourrez adapter ensuite dans l application, si nécessaire. Page 9 sur 42 29/5/2007
Dans la partie droite de la fenêtre, les boutons de bas d écran proposent les opérations suivantes : : Importation d un plan comptable à partir d un fichier (xls, txt, xml ) ; : Importation d un plan comptable standard ; : Importation du plan comptable d un dossier BOB Software (en accès direct ou communiqué via package BOB Software) ; : Adaptation de la longueur des numéros de compte ; : Ajout d une ligne ; : Suppression de la ligne marquée par le pointeur ; : Modification de la ligne marquée par le pointeur. Une fois sauvegardé dans la bibliothèque, le plan comptable pourra être récupéré dans vos situations FiSta par l intermédiaire du dossier auquel elles appartiennent (voir, ci-dessous, la description des paramètres du dossier). Pour supprimer un plan comptable de la bibliothèque, sélectionnez-le simplement dans la liste des plans comptables et cliquez sur l icône. Page 10 sur 42 29/5/2007
4. Dossiers Un dossier FiSta, regroupe toutes les situations ou comptes annuels d une société ou d un groupe de sociétés. Afin de limiter les encodages au niveau de chaque situation, une série d éléments peuvent être enregistrés dans les paramètres du dossier. Voyons maintenant comment créer un dossier, comment lui associer quelques paramètres et comment en sauvegarder une copie dans un fichier compressé. Création d un dossier Lors d une première utilisation de FiSta, la fenêtre d identification de l utilisateur et de sélection du dossier vous proposera de créer un dossier. Ensuite, à chaque lancement de l application, vous pourrez, soit ouvrir un dossier existant, soit en créer un nouveau. En cours de session de travail, les points de menu Fichier Nouveau dossier FiSta et Fichier Ouvrir dossier FiSta vous donneront à nouveau accès à cette fenêtre. La suppression d un dossier s effectue via le point de menu Fichier Supprimer dossier FiSta. Pour créer un nouveau dossier, activez l option Nouveau dossier FiSta puis cliquez sur OK. Vous pourrez alors identifier votre dossier en lui attribuant un code et un nom (par exemple, le nom de l entreprise correspondante), à l aide de la fenêtre suivante : Page 11 sur 42 29/5/2007
Sur l onglet Généralités, indiquez les coordonnées générales (signalétique) de l entreprise concernée et cliquez sur la disquette pour sauver votre dossier. Ces coordonnées pourront ensuite être récupérées au niveau des différentes situations du dossier. Si FiSta est installé en liaison directe avec le dossier comptable BOB Software, saisissez le code du dossier comptable et cliquez sur le bouton pour remplir automatiquement ces champs. Une fois votre dossier sauvé, vous accédez à l écran de gestion de votre dossier avec notamment la liste des situations du dossier. Paramètres du dossier Sur l écran de gestion de votre dossier, cliquez sur le bouton Paramètres du dossier si vous souhaitez lui associer des éléments : un plan comptable, une liste d administrateurs ou des affectations et règles d affectation des comptes aux rubriques. Page 12 sur 42 29/5/2007
Les informations enregistrées au niveau du dossier FiSta pourront ensuite être récupérées dans les différentes situations du dossier. Les paramètres du dossier se définissent à l aide des icônes de la fenêtre suivante : En cours de vie de votre dossier, vous pouvez à tout moment mettre ces paramètres à jour, ils seront alors d application pour les nouvelles situations. La définition du plan comptable du dossier s effectue via la fenêtre suivante : Vous pouvez créer votre plan comptable, ligne par ligne, en encodant manuellement vos données dans la grille. Pour votre facilité, FiSta permet cependant d importer un plan comptable existant que vous pourrez adapter ensuite dans l application, si nécessaire. Les boutons de bas d écran proposent les opérations suivantes : : Importation d un plan comptable à partir d un fichier (xls, txt, xml ) ; : Importation d un plan comptable de votre bibliothèque (définie au niveau de l application) ou d un plan comptable standard ; Page 13 sur 42 29/5/2007
: Importation du plan comptable d un dossier BOB Software (en accès direct ou communiqué via package BOB Software) ; : Adaptation de la longueur des numéros de compte ; : Ajout d une ligne ; : Suppression de la ligne marquée par le pointeur ; : Modification de la ligne marquée par le pointeur. Une fois sauvegardé, le plan comptable du dossier pourra être récupéré dans vos situations. La liste des administrateurs, gérants et commissaires du dossier s établit à l aide de la fenêtre suivante : Pour enrichir cette liste, cliquez sur l icône et sélectionnez le type de personne, physique ou morale, à ajouter. Une nouvelle fenêtre apparaîtra pour vous permettre de saisir les données relatives à la personne concernée et à ses représentants (en cas de personne morale). Les icônes et permettent respectivement de modifier et supprimer la personne sélectionnée. Pour modifier l ordre des personnes dans la liste, utilisez les icônes et. Si votre liste comporte des personnes morales dont dépendent des représentants, la liste présentera une structure arborescente à deux niveaux. Les icônes et permettent d afficher et cacher les représentants des personnes morales. Sauvez cette liste pour l utiliser ensuite dans vos situations. Enfin, les deux derniers boutons de l écran des paramètres du dossier permettent d affecter des comptes à des rubriques. Ces affectations se définissent de manière directe de compte à rubrique ou de manière indirecte par l intermédiaire d une règle. La définition d une règle permet de distinguer la rubrique à affecter au compte selon que le solde du compte est créditeur ou débiteur. Les règles comme les affectations doivent être associées au schéma légal auquel elles s appliqueront. Page 14 sur 42 29/5/2007
Les règles d affectation du dossier se définissent à l aide de la fenêtre suivante : Pour créer une règle, sélectionnez d abord le schéma légal auquel elle va s appliquer. Cliquez sur l icône et identifiez votre règle en lui attribuant un nom et un intitulé. Sélectionnez ensuite les rubriques à utiliser en fonction du solde débiteur ou créditeur du compte. Les icônes et permettent respectivement de modifier et supprimer la règle sélectionnée. Terminez en sauvegardant vos règles. Sur la fenêtre de définition des affectations, vous pourrez dès lors affecter un compte à une rubrique par l intermédiaire de ces règles. Les affectations du dossier se définissent à l aide de la fenêtre suivante : Page 15 sur 42 29/5/2007
Pour ajouter une affectation, cliquez sur l icône. Sélectionnez d abord le schéma légal auquel elle va s appliquer et ensuite le compte à affecter et la rubrique ou la règle d affectation. Plusieurs comptes peuvent suivre la même règle. Dans ce cas, tous ces comptes se verront attribuer la même rubrique d affectation. Celle-ci sera déterminée en fonction du solde consolidé de ces comptes. Les icônes et permettent respectivement de modifier et supprimer l affectation sélectionnée. Sauvez ces affectations pour les utiliser ensuite dans vos situations. Sauvegarde d'une copie d un dossier A tout moment, vous pouvez très facilement copier votre dossier FiSta dans un fichier compressé. Ceci peut être utile, par exemple, si vous souhaitez envoyer le dossier à un collaborateur via e-mail, ou si vous souhaitez transférer votre dossier sur un autre poste de travail par le biais d une clé USB. La sauvegarde d un dossier s effectue grâce au point de menu Fichier Sauvegarde d un dossier FiSta. Sélectionnez le dossier à sauvegarder et cliquez ensuite sur OK. Vous accéderez à la liste des répertoires. Choisissez un nom et un répertoire de sauvegarde pour le fichier de copie du dossier FiSta et enregistrez. Par défaut, FiSta propose le répertoire d installation pour la sauvegarde de la copie du dossier. Page 16 sur 42 29/5/2007
Votre dossier sera automatiquement compressé dans un fichier.zip. FiSta confirmera la bonne exécution de l opération par l affichage du message suivant : Page 17 sur 42 29/5/2007
5. Situations Une situation FiSta regroupe les états financiers d une société ou d un groupe de sociétés à un moment donné. Pour chaque situation, l écran de gestion des situations donne accès aux éléments suivants : - Les paramètres (avancés) ; - La balance des comptes ; - Les opérations diverses (par exemple, d affectation et de report du résultat) directement prises en compte dans la balance des comptes et qui pourront être importées dans votre dossier comptable BOB Software pour synchroniser les données des deux dossiers ; - Le modèle interne construit sur base de la balance des comptes (OD comprises) et faisant office de premier outil d analyse financière ; - Le modèle légal construit sur base de la balance des comptes (OD comprises) et des paramètres du dossier FiSta en vue du dépôt des comptes annuels auprès de la BNB ; - Les ratios, les indicateurs-clés et les graphiques comme outils d analyse complémentaires. Pour vous éviter de remplir manuellement tous ces éléments, FiSta vous offre une série de possibilités d importation et de calcul des données lors de la création de vos situations. Il ne vous restera qu à les compléter et les valider pour les analyser et/ou les déposer à la BNB. Vous allez notamment pouvoir récupérer des données en provenance d un autre logiciel de comptabilité et/ou d édition des comptes annuels. En plus, comme nous l avons vu précédemment, les paramètres du dossier FiSta peuvent également être repris dans chaque situation du dossier. Voyons maintenant comment créer une situation et, en particulier, quelles sont les données récupérables lors de la création d une situation. Nous parcourrons ensuite l écran de gestion des situations et verrons comment valider les données avant de les éditer pour le dépôt à la BNB. Création d une situation La création d une situation s effectue à l aide de l assistant de création accessible à partir de l écran de gestion du dossier : Page 18 sur 42 29/5/2007
Cliquez sur le bouton Créer pour lancer l assistant. Les principaux choix proposés lors de la création d une situation portent sur : - Les données à récupérer (ou non) ; - La destination de la situation : une situation à usage interne (notamment sans modèle légal, ni exercice précédent) est créée essentiellement à des fins d analyse et de manipulation des données. Une telle situation peut contenir les données d une année complète, mais aussi ne reprendre que les chiffres d un trimestre, d un mois ou d une période déterminée. Une situation publiable pourra en plus être déposée à la BNB. Dans ce cas, elle devra répondre à tous les critères de validité émis par la BNB. - Le schéma à utiliser pour la génération du bilan : complet ou abrégé pour entreprises ou asbl ; - Les données financières des exercices courant et précédent. La première étape de la création d une situation consiste à choisir un nom et une langue d affichage par défaut pour votre situation. C est sous ce nom que vous retrouverez votre situation dans la liste des situations du dossier. Par défaut, FiSta affiche la langue de votre profil utilisateur. De manière générale, le processus de récupération de FiSta vous permettra ensuite d identifier une source de données par type des données à récupérer : - La balance des comptes de l exercice courant ; - La balance des comptes de l exercice précédent ; - Les coordonnées générales et la liste des administrateurs ; - Le plan comptable ; - Les règles d affectation ; - Les annexes et le bilan social. De plus, si vous récupérez une balance des comptes, FiSta vous proposera d injecter automatiquement les comptes hors bilan et compte de résultats dans les rubriques légales et/ou de générer les opérations diverses d affectation et de report du résultat. Page 19 sur 42 29/5/2007
Si vous cochez cette dernière option, FiSta créera automatiquement l OD d affectation et de report du résultat si le résultat de l exercice correspond à la différence entre l actif et le passif du bilan. Sinon, FiSta vous avertira du fait que l OD n a pu être générée par l affichage du message suivant : Voyons quelles sont les possibilités de récupération de données proposées par FiSta en fonction de votre première sélection. Commencez donc par choisir les données à la base de la création de votre situation : - Situation vierge : si vous souhaitez encoder manuellement votre balance des comptes pour l exercice courant. Si vous créez une situation publiable, vous pourrez, si vous le souhaitez, récupérer une balance pour votre exercice précédent par l intermédiaire d une situation FiSta. En ce qui concerne les données générales, par défaut, vous retrouverez dans les paramètres avancés et dans le modèle légal de votre nouvelle situation les paramètres (coordonnées générales, liste des administrateurs, règles d affectation et plan comptable) de votre dossier FiSta. Si vous n aviez pas défini de plan comptable dans votre dossier FiSta, vous pourrez encoder votre balance des comptes sur base d un plan standard (PCMN générique). - Données comptables de BOB Software : si, pour l exercice courant, vous souhaitez récupérer la balance des comptes (et le plan comptable associé) d un dossier comptable BOB Software. Si FiSta est installé en liaison directe avec ce dossier, sélectionnez-le. Sinon, sélectionnez le package BOB Software correspondant. FiSta affichera les informations d identification du fichier vous permettant de confirmer l importation des données. Les packages BOB Software sont générés à partir de BOB Software via le menu Utilitaires. Ils reprennent les informations nécessaires (la balance des comptes et le plan comptable) pour la création d une situation dans FiSta. En option, vous pouvez également intégrer les données relatives aux immobilisés dans le modèle légal de la situation. Ceci aura comme effet le remplissage automatique des différentes annexes se rapportant aux immobilisés présents dans BOB Software (rubriques 20 à 27). Si vous créez une situation publiable, vous pourrez, si vous le souhaitez, récupérer une balance pour votre exercice précédent par l intermédiaire d une balance BOB Software ou d une situation FiSta. En ce qui concerne les données générales, dans les paramètres avancés de la situation, vous retrouverez, par défaut, les coordonnées générales du dossier FiSta. La récupération, à partir du dossier FiSta, du plan comptable (en remplacement de celui du dossier BOB Software) et/ou des règles d affectation est facultative. Dans le modèle légal de la situation, vous retrouverez, également par défaut, les coordonnées générales du dossier FiSta. Vous pouvez, par contre, récupérer la liste des administrateurs de votre dossier FiSta ou d une autre situation FiSta. Pour récupérer la liste des administrateurs d une situation FiSta, décochez la case Intégrer les Page 20 sur 42 29/5/2007
généralités du dossier et sélectionnez la situation source. Vous pourrez également en récupérer les annexes (bilan social et liste des administrateurs non compris) et/ou le bilan social. - Données externes : si vous disposez d une situation légale (conforme aux normes de la BNB), par exemple, générée par un autre logiciel d édition des comptes annuels, dont vous souhaitez récupérer les données du modèle légal dans FiSta. Identifiez le format du fichier (uniquement XBRL ou encore BNB (protocole 6 et 5)) à récupérer, sélectionnez-le et confirmez l importation sur base des informations d identification du fichier affichées par FiSta. Cette opération permet de reproduire à l identique, dans FiSta, le modèle légal du fichier importé. Vous pourrez ensuite créer d autres situations en récupérant les données financières, la liste des administrateurs, le bilan social et les annexes importés. Le fichier source ne contenant pas de balance, vous ne retrouverez, dans votre situation, ni balance des comptes, ni modèle interne. En ce qui concerne les données générales, dans les paramètres avancés de votre nouvelle situation, vous retrouverez les coordonnées générales de l entreprise, les coordonnées des personnes de contact pour les comptes annuels et le bilan social de la situation importée. Si les comptes annuels étaient précédemment établis au moyen d un autre logiciel, la récupération d une situation légale permet d éviter les encodages superflus. - Données externes : si, pour l exercice courant, vous souhaitez récupérer une balance des comptes (et le plan comptable associé) disponible au format txt, csv, ou xls. Identifiez le format du fichier à récupérer, sélectionnez-le et confirmez l importation sur base des informations d identification du fichier affichées par FiSta. Si vous créez une situation publiable, vous pourrez, si vous le souhaitez, récupérer une balance pour votre exercice précédent par l intermédiaire d une situation FiSta. FiSta permet notamment de récupérer les balances au format txt générées par des logiciels de comptabilité tels que Accon, First, Analbi, Sage 100 ou Popsy. En ce qui concerne les données générales, dans les paramètres avancés de la situation, vous retrouverez, par défaut, les coordonnées générales du dossier FiSta. La récupération, à partir du dossier FiSta, du plan comptable (en remplacement de celui associé à la balance importée) et/ou des règles d affectation est facultative. Dans le modèle légal de la situation, vous pouvez, par contre, récupérer les coordonnées générales et la liste des administrateurs de votre dossier FiSta ou d une autre situation. Pour récupérer les coordonnées générales et la liste des administrateurs d une situation FiSta, décochez la case Intégrer les généralités du dossier et sélectionnez la situation source. Vous pourrez également en récupérer les annexes (bilan social et liste des administrateurs non compris) et/ou le bilan social. - Données d une autre situation FiSta : si vous avez des situations FiSta qui contiennent les données générales et financières de l exercice courant et/ou précédent. Dans ce cas, vous pourrez choisir une situation source pour chaque exercice. En ce qui concerne les données générales, dans les paramètres avancés de la situation, vous retrouverez, par défaut, les coordonnées générales du dossier FiSta. La récupération, à partir du dossier FiSta, du plan comptable (en remplacement de celui associé à la situation importée) et/ou des règles d affectation est facultative. Dans le modèle légal de la situation, vous pouvez, par contre, récupérer les coordonnées générales et la liste des administrateurs de votre dossier FiSta ou d une autre situation. Pour récupérer les coordonnées générales et la liste des administrateurs d une situation FiSta, décochez la case Intégrer les généralités du dossier et Page 21 sur 42 29/5/2007
sélectionnez la situation source. Vous pourrez également en récupérer les annexes (bilan social et liste des administrateurs non compris) et/ou le bilan social. - Des données obtenues par regroupement de plusieurs situations FISTA : si vous souhaitez additionner plusieurs situations à des fins d analyse interne. Les situations à regrouper peuvent provenir du même dossier ou de dossiers différents. Il est également possible d appliquer un coefficient de multiplication sur les montants de chacune des situations avant de procéder à l addition. Une fois les critères de création encodés, cliquez sur Exécuter pour lancer le processus de création de votre situation. FiSta vous confirmera la bonne exécution de la procédure de création par l affichage du message suivant : Cliquez sur Terminer pour revenir à l écran de gestion du dossier. Page 22 sur 42 29/5/2007
Ecran de gestion d une situation Chaque situation est gérée dans un écran spécifique permettant toutes les consultations, saisies/modifications et contrôles nécessaires. Cet écran est accessible via l écran de gestion du dossier : Sur cet écran, les boutons au dessus de la liste des situations permettent les opérations suivantes sur la situation sélectionnée : : Ouverture de l écran de gestion de la situation ; Vous pouvez également double-cliquer sur la situation sélectionnée pour l ouvrir. : Affichage des paramètres avancés pour consultation ou saisie/modification ; : Suppression ; : Exportation d un fichier à déposer, d un fichier de travail ou d une liste des rubriques. Vous ne pourrez exporter votre fichier au format légal pour le dépôt que si la situation satisfait à tous les contrôles de validité de la BNB. Pour chaque situation, l écran de gestion permet d accéder aux informations par l intermédiaire d onglets situés dans la partie supérieure gauche de l écran. Il suffit de cliquer sur un onglet pour afficher l information correspondante dans la partie principale de l écran. Détaillons maintenant chacun de ces onglets. Page 23 sur 42 29/5/2007
Paramètres La fenêtre des paramètres de la situation en présente les caractéristiques générales : Cette fenêtre s ouvre en lecture seule. Cliquez sur le bouton Edition des paramètres avancés pour accéder à l écran de saisie de tous les paramètres de la situation. Sur l écran des paramètres avancés, l information diffère quelque peu en fonction du schéma légal de la situation. Chaque onglet regroupe une série d informations : - Caractéristiques : les caractéristiques générales de la situation comme notamment le schéma légal, les exercices comptables, le type, le statut et des informations relatives à la création, à la dernière modification et au dépôt ; Une situation aura automatiquement le statut validée dès qu elle répondra effectivement aux critères de validité arithmétiques et logiques de la BNB sur base des tests exécutés dans FiSta. Dès que le modèle légal aura été exporté au format légal pour le dépôt, vous pourrez demander la mise à jour du statut de la situation. Dans ce cas, la situation sera d office verrouillée et déposée. - Généralités : les coordonnées générales (signalétique) et secteur(s) d activité de l entreprise ; - Rectificatif : les données à communiquer en cas de situation rectificative ; - Contacts : les coordonnées des personnes de contact pour les comptes annuels et pour le bilan social ; - Commentaire : votre remarque interne ; - Avancé : le plan comptable et les règles d affectation. Les règles d affectation définies au niveau d une situation peuvent servir d intermédiaires pour affecter les comptes de la balance des comptes à des rubriques. Ces règles ne pourront cependant pas être utilisées dans d autres situations contrairement aux règles définies au niveau du dossier qui peuvent être utilisées dans plusieurs situations. (Le mode de définition d une règle d affectation est expliqué au niveau des paramètres du dossier). Page 24 sur 42 29/5/2007
Balance La fenêtre de la balance de la situation en présente la balance des comptes éventuellement récupérée lors de la création de la situation ou vous permet d encoder manuellement la balance de la situation directement dans la grille. En regard de chaque compte, vous trouvez également le solde calculé sur base des OD générées automatiquement (OD d affectation et de report du résultat) et/ou encodées dans FiSta ainsi que la rubrique légale correspondante et, le cas échéant, la règle d affectation appliquée. Vous pouvez saisir ou modifier toutes les données que vous souhaitez directement dans cette grille. Une fois sauvegardées, les adaptations apportées ici seront prises en compte dans les modèles interne et légal (en cas de situation publiable). Les opérations correspondant aux montants modifiés directement dans la grille ne pourront pas être importées automatiquement dans le logiciel comptable BOB Software. Il faut, pour cela, modifier les montants par l intermédiaire d une opération diverse dans FiSta (voir onglet suivant). Sur cet écran, quelques boutons et signes visuels facilitent votre lecture de la grille et vos manipulations : - Bouton Libellé alternatif : affiche le libellé des comptes dans la langue alternative du plan comptable ; - Liste déroulante Exercice : affiche la balance des comptes relative à l exercice sélectionné ; - Boutons ou : exportent la grille sous format xls, html ou txt ; - Colonnes grisées : indiquent les données calculées par l application et donc non modifiables directement. Pour modifier le solde de la balance des comptes, vous devez introduire vos corrections dans les colonnes Débit ou Crédit. Pour modifier le solde avec OD, vous devez encoder une OD à l aide de l onglet Encodage des OD. - Montants verts : indiquent les données modifiées après importation ; - Comptes rouges : indiquent les comptes auxquels FiSta a affecté automatiquement une rubrique (si vous avez coché la case Avec les comptes hors bilan et compte de Page 25 sur 42 29/5/2007
résultats dans les rubriques légales proposée par l assistant de création de la situation) ; - : attire votre attention sur la rubrique légale sélectionnée qui ne semble, à priori, pas correspondre au compte en raison de son solde débiteur au lieu de créditeur ou viceversa. - : attire votre attention sur le fait qu une OD enregistrée de FiSta a modifié le sens du solde du compte, après importation. De plus, à tout moment, vous pouvez afficher un aperçu avant impression et imprimer votre balance à l aide des deux boutons et de la barre de menus principale. Encodage OD La fenêtre d encodage des opérations diverses affiche les opérations d affectation et de report du résultat éventuellement générées lors de la création de la situation et vous permet de saisir toutes les opérations diverses que vous souhaitez directement dans la grille. Cette fenêtre est similaire à l écran d encodage des opérations diverses du logiciel de comptabilité BOB Software. Utilisez la flèche vers le bas de votre clavier pour ajouter une ligne. CTRL+D effacera la ligne pointée par le marqueur. Vous pourrez sauvegarder vos opérations diverses dès qu elles sont équilibrées. Une fois sauvegardées, les opérations modifiées et/ou saisies ici seront prises en compte dans la balance des comptes et les modèles interne et légal. Elles apparaîtront alors sur fond bleu (et non plus blanc) dans cette grille. En dessous de la grille, le champ solde affiche le solde consolidé des opérations diverses de la grille. Cliquez sur pour afficher le solde courant, c-à-d le solde consolidé des opérations diverses jusqu à, et y compris, l opération diverse marquée par le pointeur dans la grille. Sur cette fenêtre, les boutons de bas d écran permettent les opérations suivantes : : recherche d une opération diverse ; Page 26 sur 42 29/5/2007
: exportation des opérations diverses (dans un package FiSta) pour importation ultérieure dans le dossier comptable BOB Software ; La récupération des OD de FiSta dans BOB Software est décrite plus loin. : calcul des opérations diverses de report du résultat ; De plus, à tout moment, vous pouvez afficher un aperçu avant impression et imprimer vos opérations diverses à l aide des deux boutons et de la barre de menus principale. Modèle interne Le modèle interne est calculé à partir de la balance des comptes et des opérations diverses enregistrées dans FiSta. Il propose un premier outil d analyse des données. Il affiche le bilan après répartition, le compte de résultats et les affectations et prélèvements par l intermédiaire d une structure arborescente, à gauche de l écran, facilitant la navigation d un dossier à l autre du document. Les montants du modèle interne résultent de la balance des comptes (OD comprises). Ils ne peuvent donc pas être modifiés directement dans la grille. Sur cet écran, quelques boutons au dessus de la grille facilitent votre lecture de la grille et vos manipulations : - Bouton : affiche la page précédente; - Bouton : affiche la page suivante ; - Boutons ou : exportent la grille sous format xls, html ou txt ; - Liste déroulante des langues : affiche le libellé des rubriques dans la langue sélectionnée ; - Bouton Libellé alternatif : affiche le libellé des comptes dans la langue alternative du plan comptable ; - Champ Aller à : affiche la rubrique saisie ; - Boutons et : affiche et cache les rubriques non mouvementées ; Page 27 sur 42 29/5/2007
- Bouton : affiche ou cache les comptes non mouvementés: - Liste déroulante Rubriques/Comptes/Ventilation, Rubriques/Comptes, Rubriques: affiche plus ou moins de détails sur le calcul des montants affectés aux différentes rubriques et à leur origine, pour l exercice courant et précédent. Rubriques : uniquement les montants calculés par rubrique ; Rubriques et comptes : les montants calculés par rubrique avec en plus le détail des montants par compte listés en bleu ; Rubriques, Comptes et ventilation : les montants calculés par rubrique avec le détail des montants par compte listés en bleu et du document (balance ou OD FiSta) à l origine des montants dans une colonne supplémentaire. De plus, à tout moment, vous pouvez afficher un aperçu avant impression et imprimer votre modèle interne à l aide des deux boutons et de la barre de menus principale. Modèle légal Le modèle légal est disponible dans les situations publiables. Il donne une vision globale des comptes annuels, présentés sous leur forme légale. Il est complété automatiquement par le logiciel sur base des choix effectués lors de la création de la situation, de la balance des comptes de la fenêtre Balance (opérations diverses de la fenêtre Encodage OD comprises). Vous pouvez cependant saisir ou modifier toutes les données que vous souhaitez directement dans les pages du modèle légal. La structure arborescente, à gauche de l écran, facilite d ailleurs votre navigation d une page à l autre du document. C est notamment à partir de cette fenêtre que vous pourrez imprimer ou exporter votre situation au format exigé par la BNB pour le dépôt. Les montants modifiés directement dans le modèle légal ne pourront pas être pris en compte automatiquement dans le logiciel comptable BOB Software. Il faut, pour cela, modifier les montants par l intermédiaire d une opération diverse dans FiSta (Cfr. la description de l onglet Encodage OD). Dans le document même, vous pouvez modifier directement tous les champs édités en bleu. A nouveau, les champs édités en gris sont calculés par le logiciel et ne peuvent être modifiés directement. Page 28 sur 42 29/5/2007
Quelques boutons dans le document permettent les opérations suivantes : : sélection dans une liste ou un calendrier ; : modification des données de la liste des administrateurs, gérants et commissaires via le même écran que celui décrit dans les paramètres du dossier ; : ajout/suppression d une pièce jointe ; : établissement du rapport des commissaires ; : ajout d un enregistrement dans une grille ; : modification de l enregistrement sélectionné dans une grille ; : suppression de l enregistrement sélectionné dans une grille ; : va de la rubrique à l annexe (sélectionnée dans la liste déroulante adjacente) et de l annexe à la rubrique. De plus, un double-clic sur le montant d une rubrique basée sur la balance des comptes généraux donne accès à la ventilation de la rubrique. Les boutons et liste déroulante au dessus du document facilitent votre lecture du document et vos manipulations : - Bouton : affiche la page précédente ; - Bouton : affiche la page suivante ; - Bouton : va au contrôle précédent ; - Bouton : va au contrôle suivant ; - Bouton : annule la dernière modification ; - Bouton : ajoute un commentaire à n importe quelle donnée du document. Positionnez le curseur sur la donnée à commenter et cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau commentaire ou visualiser le commentaire déjà encodé. Un point d exclamation rouge apparaît à côté des données commentées ; - Boutons ou : empêche ou permet l accès du curseur aux données de l exercice précédent ; - Bouton : lance les contrôles (arithmétiques et logiques) légaux BNB avec en option les contrôles complémentaires et du bilan social. - : exporte un fichier à déposer, un fichier de travail ou une liste des rubriques sous format xml, xls ou txt. Vous ne pourrez exporter votre fichier au format légal pour le dépôt que si la situation satisfait à tous les contrôles de validité de la BNB. - Liste déroulante des langues : affiche le document dans la langue nationale sélectionnée ; - Champ Aller à : affiche la rubrique ou la page saisie ; Page 29 sur 42 29/5/2007
De plus, à tout moment, vous pouvez afficher un aperçu avant impression et imprimer votre modèle légal à l aide des deux boutons et de la barre de menus principale. Tant que vos comptes annuels n auront pas satisfait aux contrôles arithmétiques et logiques de la BNB (exécutables via le bouton et expliqués plus bas), la mention «Ne peut être rendu à la BNB» apparaîtra à l impression. A tout moment, aussi, vous pouvez interrompre votre travail. Cliquez sur la croix du coin supérieur droit de la fenêtre pour la refermer et revenir à l écran de gestion du dossier. Il suffira ensuite, par exemple, de double-cliquer sur votre situation pour reprendre votre travail là où vous l aviez laissé. Lorsque vous avez terminé vos encodages, procédez aux contrôles de validité de votre modèle légal pour vous assurer qu il sera accepté par la BNB lors du dépôt. Il ne restera alors plus qu à l imprimer ou l exporter au format exigé par la BNB. Ces dernières étapes sont décrites un peu plus bas dans une rubrique spécifique. Ratios et Graphiques Outre le modèle interne, vous trouvez dans FiSta deux outils d analyse complémentaires : les ratios et indicateurs-clés et les graphiques. Ces outils sont décrits plus bas dans la partie consacrée à l analyse financière dans FiSta. Validation et édition des comptes annuels Afin de garantir la conformité de votre modèle légal aux exigences édictées par la BNB, FiSta vous permet à tout moment de contrôler vos situations publiables. Vous ne pourrez d ailleurs exporter vos comptes annuels que s ils satisfont à tous les contrôles contraignants de la BNB. Voyons maintenant comment procéder aux contrôles de validité dans FiSta et ensuite comment éditer vos comptes annuels, soit sur papier, soit sous format électronique. Contrôles de validité Après la création d un dossier FiSta et, dans ce dossier, d une situation publiable, les contrôles de validité des comptes annuels constituent donc la dernière étape avant l édition des comptes annuels pour dépôt à la BNB. Les contrôles effectués dans FiSta vont confronter vos comptes annuels aux critères de validité émis par la BNB pour vous permettre les corrections nécessaires. Par la même occasion, ils effectueront une série de tests pour attirer votre attention sur d éventuelles incohérences ou données incomplètes dans vos comptes annuels. Les critères de validité de la BNB portent, d une part, sur l arithmétique et la logique des données et, d autre part, (pour les comptes émis selon la taxonomie XBRL) sur la structure des données (qui doit respecter la taxonomie XBRL). Le lancement des contrôles s effectue à partir du modèle légal de l écran de gestion des situations. Ces deux types de contrôles sont d application quel que soit le mode d édition des comptes annuels. Pour accéder aux contrôles de validité arithmétiques et logiques, cliquez sur le bouton au dessus du document. Le même écran est également accessible via le menu Outils Contrôles de validité (pour le modèle légal actif). Page 30 sur 42 29/5/2007
Les contrôles disponibles sont classés par type : - Les contrôles légaux BNB : tests arithmétiques et logiques (par exemple, actif = passif, montants correctement additionnés, montants du bilan et du compte de résultats correctement repris dans les rubriques des annexes qui leur correspondent) contraignants de la BNB. Aucune erreur ne peut subsister en résultat de ces tests pour pouvoir déposer les comptes annuels à la BNB. La conformité de vos comptes annuels aux critères arithmétiques et logiques de la BNB est confirmée par la mise à jour automatique du statut de la situation : la case Validée est cochée dans les paramètres de la situation. - Les contrôles complémentaires : tests arithmétiques et logiques (par exemple, montants correctement additionnés ou déduits, vérification du report des montants d une année à l autre) non contraignants pour le dépôt des comptes annuels à la BNB. - Les contrôles du bilan social : tests conditionnels portant sur les données du bilan social (par exemple, si plus de 50 personnes employées, alors ). Ces tests sont également non contraignants pour le dépôt des comptes annuels à la BNB. A l ouverture de cette fenêtre, FiSta lance automatiquement les contrôles légaux BNB et en affiche directement le résultat : Pour lancer les autres types de contrôles, cochez simplement la case correspondante. Les résultats des contrôles non satisfaits s afficheront dans la grille supérieure de la fenêtre. En regard de chaque résultat, vous trouverez le type de contrôles correspondant et en cas de problème d inégalité, la différence à corriger. De plus, pour chaque résultat sélectionné, la grille inférieure affiche les libellés des rubriques concernées. A côté de cette grille, 4 boutons permettent les opérations suivantes : - Voir : accéder à la rubrique problématique (sélectionnée dans la grille inférieure) dans le modèle légal, éventuellement pour correction ; - Exporter : exporter le résultat des contrôles sous format xls, htm ou csv ; - Imprimer : imprimer le résultat des contrôles sur papier ou dans un fichier pdf ; - Rafraîchir : relancer les tests de validité en tenant compte des corrections effectuées. Page 31 sur 42 29/5/2007
Dès que vos comptes annuels satisferont aux contrôles contraignants de la BNB, vous obtiendrez la confirmation suivante : Cliquez sur la croix du coin supérieur droit de la fenêtre pour la refermer et revenir à l écran de gestion de la situation). Pour afficher le résultat des contrôles portant sur la structure des données, d application pour les dépôts des comptes annuels selon la taxonomie XBRL, rendez-vous dans le point de menu Tools Contrôles de validité XBRL en étant positionné sur le modèle légal à tester. Les erreurs détectées et avertissements à communiquer par rapport à la taxonomie XBRL sont affichés sous forme de liste. Pour chaque résultat, FiSta affichera le statut, le groupe de données en cause et le message d erreur ou d avertissement. Les statuts des erreurs sont communiqués de la manière suivante : - : attire votre attention à titre informatif ; - : attire votre attention à titre d avertissement ; Page 32 sur 42 29/5/2007
- : indique une erreur bloquante à corriger avant de pouvoir déposer les comptes annuels à la BNB. Les erreurs dans la structure des données se rapportent à des informations saisies dans les paramètres de la situation et/ou dans les généralités du modèle légal. Les boutons radio et cases à cocher de la partie supérieure droite de la fenêtre permettent de trier la liste sur base du groupe de données ou du statut des erreurs et de la filtrer sur base du statut des erreurs. De plus, sur cette fenêtre le bouton du coin inférieur droit permet d imprimer la liste des erreurs sur papier ou dans un fichier pdf. Une fois les corrections obligatoires (et facultatives) apportées à vos comptes annuels, vous pouvez les imprimer ou les exporter au format légal pour le dépôt à la BNB. Edition des comptes annuels Dans FiSta, vous pouvez éditer vos comptes annuels selon les normes de dépôt émises par la BNB : - Selon la taxonomie XBRL, sur papier ou dans un fichier xbrl, pour les comptes établis sur base du schéma complet ou abrégé pour entreprises ; - Sur papier ou dans un fichier pdf pour les autres cas. L édition au format nbb n est plus légalement d application depuis le 2 avril 2007 mais reste disponible dans FiSta. Voyons maintenant comment procéder à ces différents types d éditions. Pour imprimer vos comptes annuels sur papier ou dans un fichier pdf, rendez-vous dans le modèle légal à éditer et cliquez simplement sur le bouton d impression menus principale. Pour obtenir un aperçu avant impression utiliser le bouton. de la barre de Pour exporter vos comptes annuels dans un fichier xbrl (ou bnb), cliquez sur le bouton au dessus du modèle légal à exporter. Il est également possible d exporter un modèle légal depuis l écran de gestion du dossier. A cet effet, sélectionnez la situation dont vous souhaitez exporter le modèle légal et cliquez sur la même icône. Si votre modèle légal répond aux critères de validité arithmétiques et logiques de la BNB, l assistant d exportation des données vous permettra, entre autres, de générer votre fichier au format légal. Page 33 sur 42 29/5/2007
Activez le bouton radio Un fichier XBRL (.xbrl) et cliquez sur Suivant. Le bouton Un fichier XBRL (.xbrl) reste grisé tant que les contrôles de validité arithmétiques et logiques de la BNB ne sont pas tous satisfaits. FiSta affiche quelques informations d identification du modèle légal à exporter. Cliquez sur Suivant pour voir (à nouveau) les résultats des tests de structure des données. Si des erreurs bloquantes devaient subsister vous en seriez également clairement averti par l intermédiaire de la fenêtre suivante : Vous devez remédier aux erreurs de structure bloquantes pour que FiSta vous permette de d exporter vos comptes annuels au format légal. Une fois les corrections obligatoires (et facultatives) apportées à la structure de vos comptes, vous pouvez accéder à la liste des répertoires. Choisissez un nom et un répertoire de sauvegarde pour le fichier d exportation de vos comptes annuels au format xbrl. Page 34 sur 42 29/5/2007