Documentation utilisateur "OK-MARCHE" Historique des modifications Version Modifications réalisées 1.0 Version initiale de diffusion Ouverture & traitement des 2.0 Mise à jour complète enveloppes électroniques Plate-forme de dématérialisation des procédures 3.0 Mise à jour complète suite à version OK-MARCHE V2.2 de marchés publics Ouverture des plis Version V 1 Mars 2009 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- OMNIKLES www.omnikles.com SA à Directoire et Conseil de Surveillance 56 rue de Londres - 75008 Paris Au capital de 240 000 euros Tél. : 01 44 88 96 50 RCS Paris B 432 108 165 - APE 741 G Mail : contact@omnikles.com OK-MARCHE 2.6.0 Page 1 sur 47
Sommaire 1. Introduction... 4 2. Les pré-requis techniques... 6 2.1 La connexion internet...6 2.2 Autres éléments de configuration...6 2.2.1 Les logiciels ou les visionneuses...7 2.2.2 Les certificats électroniques...7 2.2.3 La console java ( Java Virtual Machine)...9 3. L ouverture des plis électroniques... 12 3.1 L accès aux procédures après la période de consultation...12 3.2 Les préparatifs à l ouverture des enveloppes électroniques...14 3.2.1 Le téléchargement du séquestre...15 3.2.2 La vérification du séquestre...17 3.2.3 La saisie de la date d ouverture des enveloppes...18 3.3 Ouvrir les enveloppes électroniques...20 3.3.1 Comment procéder à l ouverture des enveloppes électroniques?...20 3.4 Les autres fonctionnalités...24 4. L exploitation des enveloppes électroniques... 29 4.1 L analyse antivirale des enveloppes de réponse électroniques...30 4.2 Décompression des enveloppes de réponse...30 4.3 Vérifier la signature des documents...31 5. L enregistrement des décisions... 34 5.1 La sélection des candidatures....34 5.1.1 L accès au tableau des candidatures...34 5.1.2 L enregistrement les décisions?...36 5.1.3 La validation des décisions...37 5.2 Le classement et la sélection des offres...38 5.2.1 L accès au tableau des offres...38 5.2.2 L enregistrement les décisions?...39 5.2.3 La validation des décisions...41 6. Les échanges avec les fournisseurs... 44 6.1 Faire une demande complémentaire auprès d un fournisseur...44 6.2 Consulter la réponse d un soumissionnaire...46 OK-MARCHE 2.6.0 Page 2 sur 47
1 Introduction OK-MARCHE 2.6.0 Page 3 sur 47
1. Introduction Le présent document décrit les fonctionnalités relatives à l ouverture et au traitement des enveloppes électroniques pour les procédures d achat publiées via l application OK-MARCHE. Il doit permettre aux utilisateurs habilités de se familiariser aisément avec les fonctionnalités d ouverture des plis et de mieux comprendre les possibilités offertes par le processus électronique. A l instar du processus «papier», la plateforme OK-MARCHE propose : De procéder à l ouverture des enveloppes électroniques déposées par les soumissionnaires, De vérifier la recevabilité des signatures associées aux documents fournis, De gérer optionnellement les enveloppes de réponse des candidats «papiers», De sélectionner les candidatures à l issue de l analyse de la capacité professionnelle et technique des entreprises et des conditions de recevabilité de leurs candidatures, De classer les offres et d attribuer le marché après analyse qualitative et financière de l offre de chaque soumissionnaire, De dialoguer avec les acteurs économiques selon la procédure d achat sélectionnée (demandes de compléments, de précisions, négociation). De publier des avis d attribution. Nous rappelons que l analyse qualitative des candidatures et des offres sont réalisées en dehors de l application. Enfin, les opérations d ouverture des enveloppes électronique sont soumises au respect des préconisations techniques formulées dans le prochain chapitre. Nous vous invitons à vous y conformer et à les maintenir tout au long de l utilisation de la plateforme. OK-MARCHE 2.6.0 Page 4 sur 47
2 Pré-requis techniques OK-MARCHE 2.6.0 Page 5 sur 47
2. Les pré-requis techniques L ouverture et le traitement des enveloppes électroniques requièrent la mise en conformité préalable de l environnement technique de l organisme public avec les spécifications de la plateforme. Elle doit être rigoureusement appliquée sur les postes clients identifiés compte tenu que le processus d ouverture des enveloppes électroniques est soumis aux sujétions techniques de la dématérialisation. Cette opération doit être réalisée dès la mise en œuvre de la plateforme et maintenu tout au long de l utilisation de celle-ci. Le respect de ces conditions garantit le fonctionnement des fonctionnalités proposées. 2.1 La connexion internet Tout comme la phase de mise en ligne, l ouverture des plis exige une connexion internet. Nous rappelons que l application OK-MARCHE est une application hébergée chez un prestataire externe à l organisme public. Son accès est assuré via une connexion internet sécurisée via le protocole HTTPS. La vitesse de traitement dépend directement du débit de la ligne utilisée notamment lors des opérations de téléchargement du séquestre et d ouverture des plis. Informations : L application utilisant exclusivement le protocole HTTPS, les débits réels ne correspondent pas toujours à ceux annoncés. Ce protocole mettant en œuvre des algorithmes de sécurisation et de cryptage, la vitesse de traitement est plus faible qu avec le protocole standard HTTP. Cette donnée doit être prise en compte lors des téléchargements et l ouverture de l enveloppe électronique 2.2 Autres éléments de configuration L ouverture des plis requiert les éléments de configurations ci-après. Certains de ces derniers sont commentés plus longuement. Système d exploitation requis : Windows NT SP4, 2000, XP (tous service pack), Windows Vista et Seven. Un navigateur Internet permettant un chiffrement 128 bits. Les logiciels conseillés sont : Internet Explorer 7,6 et 5.5 ou Mozilla/Firefox.1 Une taille mémoire minimum de 256 Mo. La taille mémoire est à adapter en fonction de la taille des documents traités. Un écran avec une résolution de 1024 x 768 pixels. Les logiciels ou visionneuses nécessaires à l exploitation des fichiers remis par les soumissionnaires. Les visionneuses correspondent à des utilitaires gratuits et requis pour l exploitation des fichiers remis par les candidats. Un logiciel antivirus, convenablement et régulièrement mis à jour pour vérifier la présence de codes malicieux dans les offres remises par les candidats. Un certificat électronique. S il est envisagé d utiliser un certificat électronique sur un support physique il est nécessaire de vérifier la présence du lecteur adapté au support physique (port USB ou lecteur de carte à puce) et des pilotes logiciels (drivers) adaptés. Ces éléments sont fournis par l Autorité de Certification qui délivre les certificats électroniques. 1 Pour connaître le niveau de chiffrement supporté par le navigateur, sélectionnez dans le menu?, l option A propos. Un niveau de chiffrement moindre ne garantit pas l intégrité des procédures ainsi que l authentification et la signature. OK-MARCHE 2.6.0 Page 6 sur 47
2.2.1 Les logiciels ou les visionneuses Le poste client doit disposer de l ensemble des outils bureautiques et visionneuses nécessaires à l exploitation des fichiers remis par les soumissionnaires. Ils convient, en effet, que ces fichiers puissent être aisément lus après ouverture des enveloppes. Ils doivent correspondre aux formats les plus largement disponibles et se conformer aux exigences de l environnement technique du pouvoir adjudicateur. Ce dernier a pu communiquer cette liste de formats acceptés auprès des opérateurs économiques dans le cadre du dossier de consultation du marché afin que ces derniers puissent s y conformer. La plateforme propose, via la rubrique Outils, les principales visionneuses à installer pour configurer aisément son poste client. Cette liste devra être ajustée en fonction des besoins de l acheteur public. 2.2.2 Les certificats électroniques Dans le cadre de l ouverture et du traitement des enveloppes électroniques, le certificat électronique est utilisé, par le pouvoir adjudicateur, lors de deux opérations distinctes : L ouverture des enveloppes électroniques, La signature des pièces contractuelles du marché par le représentant du pouvoir adjudicateur ou de l entité adjudicatrice lors de la conclusion et la notification du marché dématérialisé. Cette deuxième fonctionnalité est uniquement requise dans le cadre d une dématérialisation complète du processus d achat et si l offre retenue est électronique. A l inverse, la transformation de l offre électronique en offre papier devra donner lieu à une signature manuscrite du marché par les parties. Quelque soit le choix retenu, le poste client doit nécessairement disposer des certificats électroniques des personnes déclarés dans le cadre du marché à ouvrir les enveloppes du marché. Le nombre de certificats peut varier en fonction de l organisation interne du processus achat au sein du pouvoir adjudicateur et de la centralisation ou non du processus d ouverture sur un ou plusieurs postes clients. Pour des raisons évidentes de sécurité et de fonctionnement, ces certificats pourront être installés sur les postes clients des utilisateurs respectifs. Chaque ouverture des plis devra faire l objet d une vérification préalable de la présence des certificats électroniques sur le poste client. 2.2.2.1 Comment vérifier la présence des certificats nécessaires à l ouverture des plis? Cette vérification s opère à partir du navigateur sur le poste client utilisé pour l ouverture. Dans le cas d Internet explorer, veuillez suivre les instructions suivantes : 1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options internet afin de faire apparaître les paramètres de contenu du navigateur. OK-MARCHE 2.6.0 Page 7 sur 47
Copie d'écran 1 : Affichage des paramètres de contenu du navigateur 2. Les options du navigateur sont affichées : Copie d'écran 2 : Options de contenu du navigateur 3. Sélectionnez l onglet Contenu puis cliquez sur le bouton Certificats dans la rubrique Certificats. OK-MARCHE 2.6.0 Page 8 sur 47
Copie d'écran 3 : Accès à la rubrique certificats 4. Vérifiez si le(s) certificat(s) habilités à ouvrir les enveloppes sont bien présents dans la liste. Copie d'écran 4 : Liste des certificats installés sur le poste client Si ce n est pas le cas, nous vous invitons à contacter votre administrateur afin qu il procède aux installations correspondantes. 2.2.3 La console java ( Java Virtual Machine) L ouverture des enveloppes est soumise à la présence d une console Java sur le poste client. 2.2.3.1 Comment vérifier la présence d une console JAVA? La plupart des ordinateurs disposent aujourd hui d une machine Java pré installée. OK-MARCHE 2.6.0 Page 9 sur 47
Pour vérifier si la machine virtuelle java (JVM) est bien installée, activez le lien ci-dessous (cliquez ou copiez-collez l adresse dans votre navigateur): http://www.java.com/fr/download/help/testvm.xml Des informations sur votre configuration système et sur votre JVM sont alors affichées. : Vous pouvez vérifier que les informations concernant votre système d exploitation (Windows ) sont correctes, Si la JVM est effectivement installée, le cadre affiché au milieu de la page doit faire apparaître des informations techniques et un "petit bonhomme" qui doit s'agiter de gauche à droite et inversement. Si aucune JVM n est installée ou bien si la version installée est antérieure à la version 1.6, alors, vous devez installer une version récente de la JVM. OK-MARCHE 2.6.0 Page 10 sur 47
3 Ouverture des plis électroniques OK-MARCHE 2.6.0 Page 11 sur 47
3. L ouverture des plis électroniques Dans ce chapitre, nous décrirons plus précisément les fonctionnalités liées à l ouverture des plis. Nous aborderons plus précisément : Les modalités d accès aux procédures après la période de consultation, Les préparatifs à l ouverture, L ouverture des enveloppes électronique. L ouverture et l examen des candidatures et des offres sont soumis aux mêmes règles que celles applicables pour l ouverture des candidats et des offres sur support papier. 3.1 L accès aux procédures après la période de consultation Les modalités d accès aux procédures après la phase de consultation sont identiques à celles évoquées lors de la phase de mise en ligne. L utilisateur doit ainsi s authentifier par la saisie de son identifiant / mot de passe. Notes complémentaires : L accès aux services d ouverture et de traitement sont soumis à des habilitations précises et dépendantes de la configuration de votre environnement. Il convient de vérifier auprès de votre administrateur que le profil associé à votre compte dispose des habilitations suffisantes pour effectuer les actions souhaitées. Par défaut, le profil «Pouvoir adjudicateur» permet de réaliser l ensemble des fonctionnalités relatives à l ouverture des plis. Après authentification, l utilisateur peut procéder : Soit à une recherche via Rechercher une procédure [1], Soit à une recherche par navigation à partir du tableau de bord des procédures [2]. Copie d'écran 5 : Page d accueil en mode authentifié Les procédures sont ici comptabilisées dans les procédures closes de la rubrique Avis et Procédures publiées OK-MARCHE 2.6.0 Page 12 sur 47
Ces dernières sont réparties en fonction du type de procédures (ouverte, restreinte, adaptée) et, pour les procédures restreintes, de leurs phases de traitement (candidature / offre). 1. Cliquez sur le lien souhaité, pour afficher la liste des procédures concernées. Celles faisant l objet de dépôts électroniques comportent la mention Réponses dématérialisée(s) pour cette procédure [3]. 2. Cliquez sur l objet du marché souhaité pour afficher la procédure. Copie d'écran 6: Liste des procédures closes Notes complémentaires : La liste des dépôts électroniques est accessible via le registre des dépôts 3. Cliquez ensuite sur la procédure souhaitée afin d accéder au tableau de bord de la procédure. La rubrique Enveloppe(s) de réponse a été actualisée et comporte désormais les services liés à l ouverture et au traitement des enveloppes électroniques. L exemple ci-après montre l exemple d un appel d offre ouvert. Copie d'écran 7 : Actualisation de la rubrique «Enveloppe(s) de réponse» L interface affichée peut différer selon : le type de procédures, l allotissement ou non de la procédure le mode de gestion des enveloppes de réponse en cas de procédures allotie. OK-MARCHE 2.6.0 Page 13 sur 47
Il n en demeure pas moins que le processus d ouverture sera identique comme le montrera le chapitre suivant. Copie d'écran 8 : Accès aux services d ouverture des enveloppes de candidature pour un appel d offre restreint 3.2 Les préparatifs à l ouverture des enveloppes électroniques En tout premier lieu, il convient de rappeler que les services liés à l ouverture des enveloppes électroniques sont accessibles uniquement après que la date et heure limites de dépôt soient échus. Quelque soit le type d enveloppe concernée (candidature, offre, prix), la méthodologie est identique et s organise en quatre étapes distinctes : Le téléchargement du séquestre, La vérification du séquestre, La définition d une date d ouverture, L ouverture des enveloppes. L agencement de ces étapes demeure libre afin de se conformer votre organisation interne. Seule la dernière opération conditionne réellement l accès au service d ouverture des enveloppes. Elle est, elle-même dépendante, de la date d ouverture préalablement renseignée. Il convient de rappeler, également, que l ouverture des enveloppes électroniques requiert parallèlement et préalablement la mise en place d une méthodologie et d une organisation afin de faciliter l exploitabilité ultérieure des fichiers remis. En effet, tout au long des phases d ouverture et de traitement, l utilisateur doit manipuler un nombre conséquent de fichiers. Par conséquent, il convient que ces derniers soient organisés sous la forme d une arborescence de dossiers afin d éviter les erreurs de manipulation et de faciliter leur accès. Cette arborescence ne doit pas être complexe afin de permettre une utilisation quotidienne et rapide. Elle peut s inspirer de celle ci-dessous : OK-MARCHE 2.6.0 Page 14 sur 47
L arborescence proposée s organise de la manière suivante : Répertoire «REF_interne_Procedure» : Il correspond au dossier dédié à la gestion de la procédure tout au long de son cycle de vie. Le choix de la référence comme libellé permet d identifier la procédure de manière unique. Répertoire «DCE» : Il comporte traditionnellement les documents préalablement utilisés lors de la mise en ligne de la procédure. Répertoire «REP_ELECTRONIQUE» : Ce répertoire listera les fichiers de séquestre et les offres électroniques après ouverture. Les répertoires des offres seront créées automatiquement par l application. 3.2.1 Le téléchargement du séquestre Cette opération consiste à télécharger le séquestre sur le poste client dédié ou non à l ouverture des enveloppes. Il correspond à un fichier (ZIP) regroupant l ensemble des enveloppes remises par les soumissionnaires en fonction du type de procédures et de l étape dans laquelle se situe la procédure (candidature, offre, prix). Elle peut être renouvelée autant de fois que nécessaire. La confidentialité des offres est préservée puisque les enveloppes composant ce séquestre demeurent chiffrées jusqu à l ouverture. Par précaution, ce séquestre peut être sauvegardé sur un serveur sécurisé et rapatrié sur le poste concerné lors de l ouverture. La durée du traitement est tributaire du nombre de réponses électroniques, de la taille de chacune d elles. et de la bande passante allouée au service. Par conséquent, la durée de cette opération peut s avérer longue. Pour réduire les délais de traitement, l opération de téléchargement du séquestre doit être réalisée en amont de l ouverture des plis. Comment télécharger le séquestre? 1. Cliquez sur le pictogramme Télécharger le séquestre ou le pictogramme correspondant pour afficher la fenêtre de téléchargement. Copie d'écran 9 : Accès au téléchargement du séquestre 2. Cliquez sur le bouton Télécharger le séquestre dans la fenêtre affichée. L application procède dès lors à la génération du séquestre. Copie d'écran 10 : Téléchargement du séquestre OK-MARCHE 2.6.0 Page 15 sur 47
3. A l issue de la génération du séquestre, Cliquez sur Enregistrer pour préciser le répertoire dans lequel sauvegarder le séquestre. Copie d'écran 11 : Téléchargement du séquestre 4. A l issue de la génération du séquestre, Cliquez sur Enregistrer pour définir l emplacement du fichier. Copie d'écran 12 : Définition de l emplacement du séquestre 5. Définissez l emplacement du fichier puis cliquez sur Enregistrer pour débuter le téléchargement 6. Le téléchargement débute. Où enregistrer le séquestre? Copie d'écran 13 : Téléchargement du séquestre OK-MARCHE 2.6.0 Page 16 sur 47
L emplacement du séquestre est libre. Son accès doit être simple afin faciliter son utilisation ultérieure. Dans le cadre de notre arborescence, nous préconisons que ce dernier soit enregistré à la racine du répertoire «REP_ELECTRONIQUE» comme le montre les exemple suivants : Copie d'écran 14 : Exemple de séquestre de candidature pour une procédure restreinte Copie d'écran 15: Exemple de séquestre d'offre pour une procédure ouverte 3.2.2 La vérification du séquestre La vérification du séquestre consiste à s assurer que le séquestre téléchargé correspond bien à celui de la procédure. Cette vérification est optionnelle mais garantit l exploitabilité ultérieure du séquestre lors de l ouverture. 1. Cliquez sur le pictogramme Vérifier le séquestre pour afficher la fenêtre de vérification. 2. Cliquer sur le bouton [ ] pour sélectionner le séquestre. 3. Sélectionnez l emplacement puis le fichier de séquestre. Cliquez sur le bouton Choisir ce fichier pour valider ce choix. OK-MARCHE 2.6.0 Page 17 sur 47
4. L application affiche alors le résultat de la vérification. Si le résultat est : OK : Le séquestre sélectionné correspond bien à celui de la procédure. KO : Le séquestre sélectionné ne correspond pas à celui de la procédure. Il convient de renouveler l opération de téléchargement et de s assurer que celui utilisé est bien celui associé à la procédure. Notes complémentaires : Si l interface de vérification du séquestre ne s affiche pas correctement, nous vous invitons à vérifier l installation de la console JAVA sur le poste client utilisé. 3.2.3 La saisie de la date d ouverture des enveloppes La saisie de la date d ouverture contrôle l accès à l ouverture des plis. Une fois que la date et l heure sont échues, le service Ouvrir les enveloppes est accessible. Pour saisir la date : 1. Cliquez sur l icône pour afficher la fenêtre de saisie, Copie d'écran 16 : Enveloppe(s) de réponse OK-MARCHE 2.6.0 Page 18 sur 47
2. Précisez la date et heure d ouverture des enveloppes : Copie d'écran 17 : Saisie de la date d ouverture 3. Enregistrez la date en cliquant sur le bouton Mettre à jour la date. Copie d'écran 18 : Mise à jour de la date d ouverture Une fois la date échue, la page est actualisée est propose désormais le service Ouvrir les enveloppes. Copie d'écran 19 : Accès au service d ouverture des enveloppes OK-MARCHE 2.6.0 Page 19 sur 47
3.3 Ouvrir les enveloppes électroniques ATTENTION : Nous rappelons que l ouverture électronique requiert : Le(s) certificat(s) électronique(s) des représentants du pouvoir adjudicateur habilités à ouvrir les enveloppes Une machine virtuelle JAVA (JVM) 3.3.1 Comment procéder à l ouverture des enveloppes électroniques? Le processus d ouverture est identique quelque soit le type d enveloppe et respecte les aspects règlementaires du code des marchés publics. Cliquez sur le lien Ouvrir les enveloppes. La page s actualise l interface d ouverture et de gestion des enveloppes électroniques et papiers. Il est à noter que l interface diffère en fonction du type de procédures. Dans le cas d un appel d offre ouvert, l interface s organise sous la forme de 3 onglets : Ouverture des plis [1] : Cet onglet liste les soumissionnaires électroniques et papiers qui se sont positionnés sur la procédure d achat sous la forme de deux tableaux distincts. Les soumissionnaires papiers apparaissent uniquement si ces derniers ont été enregistrés préalablement dans le registre des dépôts. C est ici que les enveloppes seront ouvertes. Candidatures [2] : Cet onglet affiche le tableau de sélection des candidatures afin de statuer sur la capacité professionnelle et technique des entreprises et des conditions de recevabilité de leurs candidatures. Ce tableau sera disponible uniquement après l ouverture de l ensemble des enveloppes (électroniques & papier). Offres [3] : Cet onglet affiche le tableau des offres afin de définir le classement des soumissionnaires retenus après analyse qualitative et financière de l offre de chaque soumissionnaire. Copie d'écran 20 : Interface de gestion d un appel d offre ouvert a) Marché unique ou allotis avec mode de gestion «1 enveloppe pour n lots» ATTENTION : Vous devrez valider 2 alertes de sécurité lors de l affichage de la page. Si vous refusez l une de ces alertes, l applet nécessaire à l ouverture des plis ne sera pas installé. OK-MARCHE 2.6.0 Page 20 sur 47
1. Cliquez sur le bouton Ouverture des plis électroniques. La page est actualisée et affiche l interface suivante. Copie d'écran 21 : Ouverture des plis électroniques A partir de cette interface, l utilisateur habilité peut effectuer les opérations suivantes : a. Sélectionner le séquestre b. Définir l (les) enveloppe(s) que vous souhaitez ouvrir, c. Ouvrir le(s) enveloppe(s) sélectionnées. 2. Cliquez sur Sélectionner le fichier de séquestre pour rechercher l emplacement du séquestre. Ce dernier est situé dans le répertoire REP_électronique si vous suivez nos recommandations. Cliquez ensuite sur Ouvrir pour valider l emplacement. OK-MARCHE 2.6.0 Page 21 sur 47
Copie d'écran 22 : Sélection du fichier de séquestre 3. La rubrique Emplacement du séquestre affiche désormais l emplacement du séquestre. Sélectionnez ensuite le soumissionnaire en cochant la case correspondante. Enfin cliquez sur Ouvrir. Copie d'écran 23 : Ouverture du séquestre 4. Précisez le répertoire de destination puis cliquez sur Ouvrir. Dans notre arborescence, le répertoire de destination sera REP_ELECTRONIQUE. Copie d'écran 24 : Définition du fichier 5. Précisez le répertoire de destination puis cliquez sur Ouvrir. Dans notre arborescence, le répertoire de destination sera REP_ELECTRONIQUE. La barre de progression indique l évolution du traitement en cours. A l issue du traitement, le tableau est actualisé et mentionne que l enveloppe a été ouverte. OK-MARCHE 2.6.0 Page 22 sur 47
Copie d'écran 25 : Fin de l ouverture des plis Notes complémentaires: Vous pouvez procéder à l ouverture générale des soumissionnaires en cliquant sur le lien Tous. L application ouvrira successivement 6. Cliquez sur Revenir à la fiche dossier pour retourner à la synthèse des soumissionnaires. b) Marché unique ou allotis avec mode de gestion 1 enveloppe pour n lots Dans ce mode de gestion, l application affiche la liste des lots déclarés lors de la création de la procédure. Il convient de sélectionner le lot avant de procéder à l ouverture. a. Sélection de l emplacement du séquestre b. Sélection du lot souhaité. L application affiche les dépôts associés au lot. c. Cochez la(les) case(s) du(des) soumissionnaire(s) pour les sélectionner ou par le bais de Tous / Aucun. d. Cliquez sur Ouvrir. Cette opération sera à réaliser autant de fois que de lots déclarés. OK-MARCHE 2.6.0 Page 23 sur 47
Copie d'écran 26 : Fin de l ouverture des plis 3.4 Les autres fonctionnalités Quelque soit le mode d ouverture, l application actualise électroniques. Diverses fonctionnalités sont alors proposées. le statut des soumissionnaires Copie d'écran 27 : Détails de l ouverture des plis A partir de cette interface, l utilisateur habilité peut effectuer les opérations suivantes : a. Visualiser le certificat de l enveloppe électronique [Visible après ouverture] OK-MARCHE 2.6.0 Page 24 sur 47
b. Visualiser le compte rendu d ouverture des plis [Visible après ouverture] c. Ouvrir les enveloppes électroniques d. Ajouter des dépôts papiers e. Notifier l ouverture de l enveloppe du soumissionnaire papier a. Visualiser le certificat de l enveloppe électronique La visualisation du certificat électronique de l enveloppe est optionnelle. Elle affiche le certificat utilisé par l entreprise lors du dépôt. Cette information est utile pour statuer sur la recevabilité d un dépôt en cas de double dépôt. Il est ainsi possible s il y a eu réellement un double dépôt réalisé par 2 filiales d un même groupe ou une entreprise concurrente tenterait de faire passer pour une autre. ATTENTION : Il s agit ici de la signature de l enveloppe. Cette vérification ne se substitue pas à la vérification individuelle des fichiers remis par les entreprises dans le cadre de leur offre électronique. Cette fonctionnalité est accessible soit: A partir du tableau de synthèse des soumissionnaires, A partir du tableau des soumissionnaires électroniques à l issue de l ouverture. L exemple ci-après montre la consultation de ces informations dès l ouverture de l enveloppe. Copie d'écran 28 : Détails du certificat de signature de l enveloppe b. Consulter le compte rendu d ouverture Cette fonctionnalité permet d afficher le compte rendu d ouverture au format pdf afin de la sauvegarder optionnellement. OK-MARCHE 2.6.0 Page 25 sur 47
c. Ouverture des plis électroniques Ces fonctionnalités ont été décrites précédemment. Nous rappelons toutefois que l ouverture peut être rejouée autant de fois que nécessaire. d. Ajouter des dépôts papiers (optionnel) A l instar du registre des dépôts, l utilisateur peut référencer les dépôts papiers lors de la préparation de l ouverture des plis. 7. Cliquez sur Ajouter un dépôt papier. L application affiche alors la page proposée lors de cette opération via Registre des dépôts. 8. Ajouter le dépôt. L utilisateur est redirigé sur le registre dépôt. Il convient de revenir sur le tableau de bord et de cliquer sur Ouvrir les enveloppes. Pourquoi référencer les dépôts papiers? L enregistrement des dépôts papiers constitue une opportunité lors des phases de candidature des procédures restreintes. Cette opération permettra que chacun dispose d un code déblocage pour retirer le DCE lors de la mise en ligne de ce dernier. e. Notifier l ouverture d une enveloppe papier OK-MARCHE propose de notifier le fait que l enveloppe du candidat papier a été ouverte. 1. Cliquez sur le pictogramme pour notifier l ouverture. Le tableau est actualisé et mentionne l horodatage de l ouverture de l enveloppe papier. OK-MARCHE 2.6.0 Page 26 sur 47
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4 Exploitation des plis électroniques OK-MARCHE 2.6.0 Page 28 sur 47
4. L exploitation des enveloppes électroniques Nous allons aborder désormais l exploitation des enveloppes électroniques. A ce stade, il s agit nullement de procéder à l examen du contenu des candidatures et des offres électroniques. Il s agit de procéder aux opérations résumées dans le schéma suivant : Quand doit-on ouvrir la copie de sauvegarde? ( Extrait du guide la dématérialisation) La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas prévus par l arrêté du 14 décembre 2009 : lorsque dans les candidatures et les offres transmises par voie électronique un programme informatique malveillant (ou «virus») est détecté par l acheteur public. La trace de la malveillance du programme est conservée par l acheteur public ; lorsqu une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique mais n est pas parvenue à l acheteur public dans les délais de dépôt des candidatures et des offres (par exemple : aléas de transmission) ; lorsqu une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique, mais n a pas pu être ouverte par l acheteur. Après l ouverture des plis, nous pouvons procéder aux opérations suivantes : a. Effectuer l analyse antivirale du répertoire REP_ELECTRONIQUE afin de vérifier que les plis électroniques ne comporte pas de codes malicieux (virus), b. Décompresser les enveloppes de réponse, OK-MARCHE 2.6.0 Page 29 sur 47
c. Vérifier la validité de la signature associée aux documents. 4.1 L analyse antivirale des enveloppes de réponse électroniques Procéder à l analyse antivirale du répertoire pour contrôler que les offres électroniques déchiffrées ne comportent pas de virus. A l issue de cette opération, vous pouvez procéder à la décompression du fichier ZIP. Cette opération ne peut être réalisée qu après déchiffrement des enveloppes. Nous préconisons qu elle soit réalisée à l issue de l ouverture de l ensemble des enveloppes. 4.2 Décompression des enveloppes de réponse Suite à l ouverture des plis, l application a créé automatiquement dans le répertoire de destination: Un répertoire TECHNIQUE. Ce répertoire comporte les éléments techniques au déchiffrement et à la signature de l enveloppe de réponse. Un répertoire pour chaque offre électronique remise. La dénomination de ce dernier est normée : La dénomination des répertoires de réponse Les libellés sont normés en fonction du type de procédure, de l allotissement, du mode gestion d allotissement et de la phase d ouverture. CANDIDATURE : CAND_RAISON SOCIALE OFFRE ( sans lots / 1 lot pour n enveloppe : OFFRE_RAISON_SOCIALE OFFRE ( alllotissement / n enveloppes pour n lots : OFFRE_RAISON_SOCIALE_LOTn 1. Ouvrir le répertoire du soumissionnaire afin d accéder à l enveloppe déposée. Décompresser le fichier afin d avoir le contenu de l enveloppe électronique. Dans notre exemple, nous utilisons la fonctionnalité Extraire ici. Ouvrir le répertoire créé afin d afficher le contenu de l enveloppe. Le contenu du répertoire correspondra à l organisation retenue par l acheteur OK-MARCHE 2.6.0 Page 30 sur 47
Ouvrir le répertoire créé afin d afficher le contenu de l enveloppe. Le contenu du répertoire correspondra à l organisation retenue par l acheteur 4.3 Vérifier la signature des documents L application OK-MARCHE permet de vérifier la validité des signatures associées aux documents composant l offre électronique du fournisseur. 1. Cliquez sur Vérifier la signature pour afficher le service de vérification, OK-MARCHE 2.6.0 Page 31 sur 47
2. Cliquez sur Parcourir afin de sélectionner le fichier de signature [1] (NOMFICHIER_sig.xml) 3. Cliquez Parcourir afin de sélectionner le document signé [2] puis cliquez sur Vérifier pour contrôler la validité de la signature. 4. Renouveler l opération autant de fois que de documents signés. Le travail d analyse des fichiers électroniques peut alors débuter. Le prochain chapitre nous montrera comment enregistrer les décisions du pouvoir adjudicateur à l issue des phases de candidatures et d offres. OK-MARCHE 2.6.0 Page 32 sur 47
5 L enregistrement des décisions OK-MARCHE 2.6.0 Page 33 sur 47
5. L enregistrement des décisions L application OK-MARCHE permet d enregistrer les décisions à deux niveaux : Lors de la sélection des candidatures, Lors du classement des offres. Ces opérations sont distinctes quelque soit le type de procédure. L enregistrement de ces décisions requiert des droits spécifiques et propres aux représentants du pouvoir adjudicateur. 5.1 La sélection des candidatures. Cette opération fait suite à l évaluation de la capacité professionnelle des soumissionnaires à réaliser la prestation qui fait l objet de la mise en concurrence. L objectif est de préciser le statut du candidat. 5.1.1 L accès au tableau des candidatures Le tableau des candidatures est accessible : a. Par l onglet Candidature dans le cas d un appel d offre ouvert. Copie d'écran 29 : Accès au tableau des candidatures via l onglet «Candidatures» b. Par la rubrique Sélection des candidats proposée pour les procédures restreintes. Cet item est proposé uniquement lors de la phase de candidature. OK-MARCHE 2.6.0 Page 34 sur 47
A partir de ce tableau, l utilisateur peut : Copie d'écran 30 : Détails du certificat de signature de l enveloppe Sélectionner un lot si le marché est alloti, Visualiser uniquement une entreprise dans le cas d un marché alloti, Enregistrer une décision OK-MARCHE 2.6.0 Page 35 sur 47
5.1.2 L enregistrement les décisions? L enregistrement peut s opérer de deux manières : a. Unitairement en double-cliquant sur la cellule du soumissionnaire souhaité dans la colonne Décision. b. Globalement en affectant un statut pour l ensemble des soumissionnaires. Une fois modifiée, l utilisateur pourra modifier les candidats non retenus si ces derniers sont minoritaires. a) L enregistrement unitaire des décisions : 1. Sélectionnez un statut dans la liste déroulante proposée. 2. Renouvelez l opération autant de fois que nécessaires. 3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les décisions Détail des statuts d une décision Lors de la sélection des candidatures, l application propose les statuts suivants Non statué : Aucune décision n a été prise Rejeté : La candidature du soumissionnaire n est pas retenue. L offre du candidat ne sera pas exploitée. Retenu : La candidature est retenu. Le candidat est sélectionné pour la phase d offre Attente : La candidature fait l objet d une demande de complément. Cette demander sera réalisée avec la fonctionnalité «Echanges avec les fournisseur». b) L enregistrement global des décisions 1. Sélectionnez un statut dans la liste déroulante proposée. 2. Cliquez sur Modifier pour appliquer le statut sur l ensemble des tableaux. Après un temps de traitement, le tableau est actualisé et comporte désormais les décisions retenues. 3. Modifier éventuellement les candidats non retenus. OK-MARCHE 2.6.0 Page 36 sur 47
3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les résultats. 5.1.3 La validation des décisions La validation permet d enregistrer définitivement les choix effectués lors de la sélection des candidatures. Cette validation s opère en deux temps afin de se préserver d erreurs. Une fois validés, ces choix sont définitifs et conditionnement le positionnement du candidat lors de la phase d offre. 1. Une fois que le tableau a été enregistré, le bouton Valider les décisions est proposé à l utilisateur habilité. Cliquez sur le bouton Valider les décisions. 2. L utilisateur peut valider définitivement en cliquant sur «Valider définitivement les décisions [3]. En cas d erreur, l utilisateur peut refuser les décisions [2] pour revenir à l écran précédent. La validation des décisions Les décisions peuvent être enregistrées puis validées uniquement si une décision a été prise pour chaque soumissionnaire et pour chaque lot si la procédure est allotie. OK-MARCHE 2.6.0 Page 37 sur 47
5.2 Le classement et la sélection des offres Cette étape consiste à classer et sélectionner l (les) offre(s) retenu(es) dans le cadre du marché sélectionnée. 5.2.1 L accès au tableau des offres Le tableau relatif au classement et à la sélection des offres est accessible : a. Par l onglet Offres dans le cas d un appel d offre ouvert. Copie d'écran 31 : Accès au tableau des candidatures via l onglet «Offres» b. Par la rubrique Classement des soumissionnaires proposée pour les procédures restreintes. Cet item est proposé uniquement à l issue de la phase d offre. Copie d'écran 32 : Accès au tableau de classement pour une procédure restreinte. OK-MARCHE 2.6.0 Page 38 sur 47
A partir de ce tableau, l utilisateur peut : Sélectionner un lot si le marché est alloti, Visualiser uniquement une entreprise dans le cas d un marché alloti, Enregistrer une décision 5.2.2 L enregistrement les décisions? L enregistrement peut s opérer de deux manières : c. Unitairement en double-cliquant sur la cellule du soumissionnaire souhaité dans la colonne Décision. d. Globalement en affectant un statut pour l ensemble des soumissionnaires. Une fois modifiée, l utilisateur pourra modifier les candidats non retenus si ces derniers sont minoritaires. a) L enregistrement unitaire des décisions : 1. Sélectionnez un numéro de classement dans la liste déroulante proposée. OK-MARCHE 2.6.0 Page 39 sur 47
2. Renouvelez l opération autant de fois que nécessaires. 3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les décisions Détail des statuts d un classment Lors du classement des offres, l application propose parmi le statut «N/A». Ce dernier correspond à «non attribué». b) L enregistrement global des décisions 1. Sélectionnez un statut dans la liste déroulante proposée. 2. Cliquez sur Modifier pour appliquer le statut sur l ensemble des tableaux. Après un temps de traitement, le tableau est actualisé et comporte désormais les décisions retenues. 3. Modifier éventuellement les candidats non retenus. 3. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les résultats. OK-MARCHE 2.6.0 Page 40 sur 47
5.2.3 La validation des décisions La validation permet d enregistrer définitivement les choix effectués lors de la sélection des candidatures. Cette validation s opère en deux temps afin de se préserver d erreurs. Une fois validés, ces choix sont définitifs et conditionnement le positionnement du candidat lors de la phase d offre. 3. Une fois que le tableau a été enregistré, le bouton Valider les décisions est proposé à l utilisateur habilité. Cliquez sur le bouton Valider les décisions. 4. L utilisateur peut valider définitivement en cliquant sur «Valider définitivement les décisions [3]. En cas d erreur, l utilisateur peut refuser les décisions [2] pour revenir à l écran précédent. La validation des décisions Les décisions peuvent être enregistrées puis validées uniquement si une décision a été prise pour chaque soumissionnaire et pour chaque lot si la procédure est allotie. OK-MARCHE 2.6.0 Page 41 sur 47
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6 Echanges avec les fournisseurs OK-MARCHE 2.6.0 Page 43 sur 47
6. Les échanges avec les fournisseurs Le présent décrit la fonctionnalité Echanges avec les fournisseurs. Cette dernière est accessible aux personnes habilitées dès qu une ouverture des plis a été réalisée. Cette fonctionnalité permet par exemple la gestion : Des demandes de compléments (phase de candidatures) Des demandes de précisions (phase d offre) La fourniture du 1er programme fonctionnel auprès des fournisseurs dans le cadre du dialogue compétitif, Les phases de négociation pour les procédures négociées (dialogue compétitif, marché négocié, ) Ces échanges sont dissociés du processus d ouverture des plis afin d offrir un maximum de flexibilité. 6.1 Faire une demande complémentaire auprès d un fournisseur 1. Cliquez sur Echanges avec les fournisseurs dans la rubrique Suivi de consultation afin de faire apparaître la liste des demandes complémentaires 2. Cliquez sur Faire une demande afin d enregistrer la demande. L application affiche alors un formulaire. 3. L application affiche le formulaire de saisie pour la demande complémentaire en cours. Il convient de fournir : Un texte d accompagnement [3], Une pièce jointe [4], La date limite à laquelle les soumissionnaires devra apporter leurs réponses [5], OK-MARCHE 2.6.0 Page 44 sur 47
La sélection des fournisseurs [6] en cochant les cases correspondantes, Copie d'écran 33 : Détails du certificat de signature de l enveloppe 4. Cliquer sur Continuer pour afficher la page de validation. Cliquez ensuite sur Valider et publier pour transmettre la demande complémentaire. Un mail est transmis aux destinataires. Copie d'écran 34 : Validation de la demande complémentaire 5. Après la confirmation de publication, la page est actualisée et affiche la demande en cours. OK-MARCHE 2.6.0 Page 45 sur 47
Copie d'écran 35 : Actualisation de la liste des demandes complémentaires 6.2 Consulter la réponse d un soumissionnaire 1. Dès le dépôt d une réponse d un fournisseur, un mail d alerte est adressé aux utilisateurs. Pour prendre connaissance de la réponse, il convient de retourner à la liste des demandes via via Echanges avec les fournisseurs. Copie d'écran 36 : Consultation du détail de la réponse 2. Dès le dépôt d une réponse d un fournisseur, un mail d alerte est adressé aux utilisateurs. Pour prendre connaissance de la réponse, il convient de retourner à la liste des demandes via Echanges avec les fournisseurs. Ce tableau en outre l horodatage de la réponse. 3. Pour accéder au détail de la réponse, cliquez sur Détail [9]. L application affiche le détail de la demande. 4. Pour consulter la réponse, cliquez Télécharger dans la rubrique Réponse du soumissionnaire. OK-MARCHE 2.6.0 Page 46 sur 47
Copie d'écran 37 : Consultation du détail de la réponse Notes complémentaires La consultation du fichier de réponse est libre. L acheteur public peut la consulter avant la date limite fixée. Cette action ferme toutefois définitivement la possibilité au fournisseur de modifier sa réponse initiale même si les délais ne sont pas encore échus. L acheteur doit alors créer une nouvelle demande. OK-MARCHE 2.6.0 Page 47 sur 47