Marchés publics de Prestations Intellectuelles COMITE DEPARTEMENTAL DU TOURISME BEARN-PAYS BASQUE 2 Allée des platanes 64100 Bayonne Tél. : 05 59 46 52 52 Fax : 05 59 46 52 46 Mail : cdt@tourisme64.com Marché campagne publicitaire Tour de France Vendredi 8 janvier 2016 à 14h00 Contacts et renseignements : Renseignements d ordre administratif : Annie Larre Darrort : a.larre@tourisme64.com Renseignements d ordre technique : Cécile Rougier : c.rougier@tourisme64.com Dossier de Consultation des Entreprises DCE Campagne pub Tour de France Page 1 sur 17
Table des matières OBJET DE LA CONSULTATION... 3 REGLEMENT DE LA CONSULTATION... 4 Etendue de la consultation... 4 Budget de la prestation... 4 Forme du marché... 4 Durée du marché... 4 Décomposition de la consultation... 4 Procédure... 4 Critères de sélection des candidatures... 5 Modalités de dépôt des candidatures... 5 Contenu du dossier de candidature... 5 Primes... 5 Contenu des offres finales... 6 Critère de sélection des offres et leurs pondérations... 6 Durée de validité des offres... 6 Conditions d affermissement des tranches conditionnelles... 7 CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES... 8 Sous-traitance : Rappel... 8 Prix... 8 Acomptes et modalités de règlement... 8 Utilisation des résultats... 8 Exécution de la prestation aux frais et risques du titulaire... 8 Liste des dérogations au CCAG... 8 CONTACTS ET RENSEIGNEMENTS... 9 ACTE D ENGAGEMENT... 10 Objet de la consultation :... 10 Engagement du candidat... 10 Répartition des prestations (en cas de groupement conjoint) :... 12 Compte (s) à créditer :... 12 Durée d exécution du marché public ou de l accord-cadre :... 12 Délai de validité de l offre :... 12 Signature de l offre par le candidat... 13 Identification du pouvoir adjudicateur... 14 Décision du pouvoir adjudicateur... 15 Annexe 1 : Bordereau de prix... 16 DCE Campagne pub Tour de France Page 2 sur 17
OBJET DE LA CONSULTATION Afin de promouvoir la destination Béarn Pyrénées, le Comité départemental du Tourisme (CDT) Béarn Pays basque souhaite réaliser une campagne de communication évènementielle sur le Tour de France cycliste 2016 et sa caravane publicitaire. Dans cette optique, le CDT recherche une agence de communication en capacité de l accompagner dans cette démarche. Ce marché comporte une obligation de résultat. La proposition du candidat devra impérativement respecter le cahier des charges ASO. Tous les éléments figurent dans le programme fonctionnel. DCE Campagne pub Tour de France Page 3 sur 17
REGLEMENT DE LA CONSULTATION Etendue de la consultation Le présent marché est passé selon la procédure formalisée du dialogue compétitif (article 36 du CMP). La procédure respecte les modalités suivantes : - un avis d appel public à la concurrence est envoyé à la publication au JOUE, au BOAMP, sur notre profil acheteur eadministration64.com et sur Marchés online. - le dossier de consultation ainsi que toutes les pièces annexes sont téléchargeables sur le site internet du Comité Départemental du tourisme Béarn-Pays basque, www.tourisme64-pro.com, www.eadministration64.com ou peuvent être envoyés gratuitement aux prestataires qui en font la demande. Budget de la prestation Le budget de cette opération est de 290 000 TTC en 2016. Forme du marché Il s agit d un marché à tranches qui comprend une tranche ferme (de la notification du marché au 31/12/2016) et 2 tranches conditionnelles (2017 et 2018). Durée du marché Pour la tranche ferme, le marché débutera à sa notification et s achèvera le 31/12/2016. Décomposition de la consultation Il n est pas prévu de décomposition en lots. Procédure Le présent marché est passé sous la forme d un dialogue compétitif. Dans un premier temps, le CDT publie un avis d appel public à la concurrence et met à la disposition des candidats un programme fonctionnel. Les candidats seront sélectionnés sur la base des critères énoncés dans les documents de la consultation. Le nombre de candidats invités à dialoguer est de 3. Les 3 prestataires retenus seront invités par écrit à participer au dialogue. Lorsque cette phase de dialogue sera achevée, le pouvoir adjudicateur demandera à chaque candidat de remettre son offre finale. Le délai de remise des offres finales sera de 15 jours. Ces offres seront ensuite jugées sur la base des critères définis dans les documents du marché. DCE Campagne pub Tour de France Page 4 sur 17
Critères de sélection des candidatures Les candidatures seront retenues selon les critères suivants et leurs pondérations : - Références de l entreprise pour des prestations similaires effectuées au cours des 3 dernières années (50%). Ce critère sera jugé sur la présentation d une liste des principales prestations effectuées au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique. - Capacité économique et financière du candidat (20%). Ce critère sera jugé sur la production, par le candidat, d une déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant la prestation intellectuelle objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles. - Niveau de qualification et expérience professionnelle des intervenants au marché (30%). Ce critère sera jugé sur les CV des intervenants, notamment des responsables de prestations de même nature que celle du marché. Modalités de dépôt des candidatures La transmission par voie électronique est possible sur le site eadministration64.fr. Les candidatures peuvent être remises en mains propres, contre récépissé, ou par courrier à l adresse suivante : Comité Départemental du Tourisme Béarn-Pays basque M. Le Président Marchés Publics - 2 allée des platanes 64100 Bayonne. Préciser sur l enveloppe : «Marché Tour de France». La date limite de remise des candidatures est fixée au vendredi 8 janvier 2016 à 14h00. Contenu du dossier de candidature Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les attestations prévues par l article 17 du décret n 2005-1742 du 30 décembre 2005 : - s il est en redressement judiciaire, une copie du ou des jugements prononcés, - ou une déclaration sur l honneur, dûment datée et signée, justifiant qu il ne fait pas l objet des interdictions de soumissionner énoncées à l article 8 de l ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005 Le candidat joindra au dossier : o une preuve d assurance pour les risques professionnels, o une liste des principales prestations effectuées au cours des 3 dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les prestations sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique, o o une déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant la prestation intellectuelle objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles. les CV des intervenants, notamment des responsables de prestations de même nature que celle du marché, Primes Les 3 candidats retenus pour le dialogue percevront une prime de 1000 TTC chacun. Son versement interviendra à l issue de la phase de dialogue et se fera sous la forme d un virement bancaire. DCE Campagne pub Tour de France Page 5 sur 17
Dès réception du virement, le candidat renverra au CDT une facture acquittée du montant correspondant, à savoir 1000 TTC. Contenu des offres finales Les candidats produiront : - Le bordereau de prix dûment complété (annexe 1), - Une note méthodologique intégrant une présentation complète de la solution finale et comprenant également des préconisations pour l année suivante, - Un rétro-planning. Critère de sélection des offres et leurs pondérations Les offres seront jugées selon les critères suivants et leurs pondérations : - La ventilation budgétaire. Ce critère sera jugé sur le bordereau de prix. (10 points) - Montant des honoraires de l agence pour la prestation. Ce critère sera jugé sur le bordereau de prix. (10 points) - Qualités fonctionnelles du dispositif (20 points) : o adéquation avec le positionnement de la destination Béarn Pyrénées, (5 points) o donner envie de venir séjourner en Béarn Pyrénées, (5 points) o permettre la pérennisation de la participation au Tour de France sur 3 ans, (5 points) o Faire parler de la destination Béarn Pyrénées, (5 points) Ce critère sera jugé sur la note méthodologique. - Qualités techniques et esthétiques (40 points) : o concept original, impactant et créatif, (7 points) o reprise de la charte graphique du CDT, (4 points) o fournitures de 4 véhicules avec une décoration qui marque les esprits (9 points) o respect des 4 thématiques sur les véhicules, (4 points) o objets publicitaires en quantité suffisante, (4 points) o objets publicitaires qui permettent une identification rapide de la destination, (5 points) o objets publicitaires ayant une excellente visibilité, (5 points) o tenue vestimentaire du personnel de la caravane, (2 points). Ce critère sera jugé sur la note méthodologique. - Logistique (10 points): o gestion des ressources humaines, (3 points) o gestion des hébergements et des repas, (2 points) o gestion du matériel en général, (2 points) o coordination du dispositif (3 points) Ce critère sera jugé sur la note méthodologique. - Qualité de la recommandation stratégique permettant une visibilité maximum du Béarn Pyrénées notamment dans les médias, les réseaux sociaux avant et pendant le Tour. (10 points) Ce critère sera jugé sur la note méthodologique. Durée de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. DCE Campagne pub Tour de France Page 6 sur 17
Conditions d affermissement des tranches conditionnell es L affermissement de chacune des tranches conditionnelles se fera : - d une part, à l obtention des crédits nécessaires à la bonne exécution du marché par le pouvoir adjudicateur, - et d autre part, à l appréciation, par le pouvoir adjudicateur, des résultats obtenus par le titulaire du marché. L appréciation des résultats obtenus pourra se faire, notamment, sur la base des retombées presse sur le Béarn dans le cadre du Tour de France et les résultats du tracking. L affermissement des tranches conditionnelles se fera selon les modalités suivantes : Deux mois avant la fin de la tranche en cours, le CDT enverra un courrier simple, indiquant au prestataire, l intention du CDT d affermir la tranche conditionnelle. Le titulaire aura 15 jours pour donner son accord ou signifier son refus. Le non affermissement d une tranche conditionnelle n ouvre droit à aucune indemnité pour le titulaire. DCE Campagne pub Tour de France Page 7 sur 17
CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES Il est fait application du Cahier des Clauses Administratives Générales Prestations Intellectuelles. Les dérogations au CCAG/PI sont listées ci-dessous. Sous-traitance : Rappel Le titulaire du marché pourra sous-traiter l exécution de certaines prestations de son marché à condition d avoir obtenu du CDT, l acceptation de chaque sous-traitant et l agrément des conditions de paiement de chaque contrat. Prix Le marché est traité à prix ferme. Le prix est réputé comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents à sa réalisation. Acomptes et modalités de règlement Le règlement des acomptes respectera la périodicité suivante : - A la signature du marché : 20% du montant du marché - Au 1 er avril 2016 : 40% du montant du marché - Au 1 mai 2016 : 20% du montant du marché, - Au 31 juillet 2016 : le solde. Le règlement se fera sur la base de demandes de paiement. Utilisation des résultats L option B «Cession des droits d exploitations sur les résultats» est retenue. La cession est consentie pour le monde entier, pour une durée de 5 ans. Le CDT souhaite pouvoir réutiliser les visuels créés en réponse à ce marché pour d autres opérations, notamment la Vuelta. Le CDT souhaite également pouvoir prêter ces visuels à des partenaires (offices de Tourisme du Département, Conseil Départemental) L offre du candidat intègrera ces éventualités. Exécution de la prestation aux frais et risques du titulaire En cas de résiliation, le pouvoir adjudicateur se laisse la possibilité de faire procéder par un tiers à l exécution des prestations prévues par le marché, aux frais et risques du titulaire, soit en cas d inexécution par ce dernier d une prestation qui, par sa nature, ne peut souffrir aucun retard, soit en cas de résiliation du marché prononcée aux torts du titulaire. Liste des dérogations au CCAG Les articles suivants font l objet d une dérogation : - articles 10, 11, - article 23, - Et article 36. DCE Campagne pub Tour de France Page 8 sur 17
CONTACTS ET RENSEIGNEMENTS Pour obtenir des renseignements complémentaires, les candidats pourront s adresser à : Pour la partie administrative, à Mme Annie Larre Darrort a.larre@tourisme64.com Pour la partie technique, à Mme Cécile Rougier c.rougier@tourisme64.com DCE Campagne pub Tour de France Page 9 sur 17
ACTE D ENGAGEMENT Objet de la consultation : Marché campagne publicitaire en évènementiel Tour de France Code CPV principal : 13 Cet acte d engagement correspond : o A l ensemble du marché public ou de l accord cadre o Au lot n. de la procédure de passation du marché public ou de l accord cadre o A l offre de base o A la variante suivante : o Aux prestations supplémentaires ou alternatives suivantes : Engagement du candidat (Cocher les cases correspondantes) Identification : Après avoir pris connaissance des pièces constitutives du marché public ou de l accord-cadre suivantes, - CCAP, pages 8 à 9 - CCAG Prestations Intellectuelles - Programme fonctionnel - Cahier des charges ASO - Charte graphique du CDT, et conformément à leurs clauses et stipulations, Le signataire s engage, sur la base de son offre et pour son propre compte ; [Indiquer le nom commercial et la dénomination sociale du candidat, les adresses de son établissement et de son siège social (si elle est différente de celle de l établissement), son adresse électronique, ses numéros de téléphone et de télécopie et son numéro SIRET.] engage la société sur la base de son offre ; [Indiquer le nom commercial et la dénomination sociale du candidat, les adresses de son établissement et de son siège social (si elle est différente de celle de l établissement), son adresse électronique, ses numéros de téléphone et de télécopie et son numéro SIRET.] DCE Campagne pub Tour de France Page 10 sur 17
L ensemble des membres du groupement s engagent, sur la base de l offre du groupement ; [Indiquer le nom commercial et la dénomination sociale de chaque membre du groupement, les adresses de son établissement et de son siège social (si elle est différente de celle de l établissement), son adresse électronique, ses numéros de téléphone et de télécopie et son numéro SIRET. Identifier le mandataire désigné pour représenter l ensemble des membres du groupement et coordonner les prestations.] à livrer les fournitures demandées ou à exécuter les prestations demandées : aux prix indiqués ci-dessous ; Taux de la TVA : Montant hors taxes : Montant hors taxes arrêté en chiffres à :. Montant hors taxes arrêté en lettres à :... Montant TTC : Montant TTC arrêté en chiffres à :... Montant TTC arrêté en lettres à :.. OU aux prix indiqués dans l annexe financière jointe au présent document. DCE Campagne pub Tour de France Page 11 sur 17
Répartition des prestations (en cas de groupement conjoint) : (Les membres du groupement conjoint indiquent dans le tableau ci-dessous la répartition des prestations que chacun d entre eux s engage à réaliser.) Désignation des membres du groupement conjoint Prestations exécutées par les membres du groupement conjoint Nature de la prestation Montant HT de la prestation Compte (s) à créditer : (Joindre un ou des relevé(s) d identité bancaire ou postal.) : : Durée d exécution du marché public ou de l accord -cadre : La durée d exécution du marché public débute à sa notification et s achève le 31 décembre 2016. Délai de validité de l offre : Le présent engagement me lie pour le délai de validité des offres indiqué dans le règlement de la consultation, la lettre de consultation ou l'avis d'appel public à la concurrence. DCE Campagne pub Tour de France Page 12 sur 17
Signature de l offre par le candidat Nom, prénom et qualité du signataire (*) Lieu et date de signature Signature (*) Le signataire doit avoir le pouvoir d engager la personne qu il représente. DCE Campagne pub Tour de France Page 13 sur 17
Identification du pouvoir adjudicateur Comité Départemental du Tourisme Béarn Pays Basque (CDT) 2 Allée des platanes 64100 Bayonne - France Téléphone : 05 59 46 52 52 Fax : 05 59 46 52 46 : M. Max BRISSON -cadre : (nantissements ou cessions de créances) : Mme Annie Larre Darrort, 2 allée des platanes 64100 Bayonne, a.larre@tourisme64.com, Tél : 05 59 46 52 59 Fax : 05 59 46 52 46 rchés publics DCE Campagne pub Tour de France Page 14 sur 17
Décision du pouvoir adjudicateur La présente offre est acceptée. Elle est complétée par les annexes suivantes : (Cocher la case correspondante.) Annexe n relative à la présentation d un sous-traitant (ou DC4) ; Annexe n relative aux demandes de précisions ou de compléments sur la teneur des offres (ou OUV4) ; Annexe n relative à la mise au point du marché (ou OUV5) ; Autres annexes (A préciser) ; A : le Le Président Max Brisson DCE Campagne pub Tour de France Page 15 sur 17
Annexe 1 : Bordereau de prix Réalisation du concept publicitaire (cession de droit comprise) Détail du budget : Prix hors taxe Véhicules (exemple : véhicules, avec décors, sonorisation, carburants, péages, entretien et sécurité etc ) Détail du budget : Ressources humaines (exemple : recrutement, rémunérations, hébergements, tenues, repas etc ) Détail du budget : Goodies Détail du budget : Logistique (exemple : stockage, manutention, outillage, santé, téléphone etc ) Détail du budget : DCE Campagne pub Tour de France Page 16 sur 17
Honoraires et coordination (création, conseil, gestion, assurances etc ) Détail du budget : Relations Presse Détail du budget : Autre : DCE Campagne pub Tour de France Page 17 sur 17