European Broadcasting Union Union Européenne de Radio-Télévision SI 2009/2207 HVL / PB Le 22 juillet 2009. Cahier des charges d une solution D intégration téléphonique fixe et mobile Pour l UER Version 1.3 Juillet 2009 EBU IT Service 22.07.2009
2. Table des Matières 1. INTRODUCTION... 3 1.1 L'UER... 3 1.2 LA MISSION DE L'UER... 3 1.3 LA RAISON DE CET APPEL D'OFFRES... 3 1.4 LA LOCALISATION DE L'UER... 4 1.5 PLANNING... 4 1.6 MEMBRES DU PROJET... 4 1.7 PERSONNES DE CONTACT... 4 1.8 CONDITIONS FINANCIERES... 5 1.9 STRUCTURE ET TENEUR DE L'OFFRE... 5 1.10 CRITERES D'EVALUATION DES OFFRES... 5 2. VOLONTES STRATEGIQUES ET IMPLICATIONS... 6 2.1 SERVICE DE MOBILITE... 6 2.2 INTEGRATION DANS NOTRE ARCHITECTURE TDM... 6 2.3 REDUCTION DES COUTS DE COMMUNICATION... 6 3. DESCRIPTIF DE LA STRUCTURE ACTUELLE... 7 3.1 INVENTAIRE ET INTERCONNEXION DES SERVEURS... 7 3.2 CONNEXIONS SWISSCOM ET VOICE SECURITY... 8 3.3 CMN... 9 3.4 INVENTAIRE... 9 4. DESCRIPTIF DE LA NOUVELLE STRUCTURE SOUHAITEE...10 4.1 DOMAINE D APPLICATION DU PROJET...10 4.2 SECURITE...10 4.3 CMN...10 4.4 DIMENSIONNEMENT...10 4.5 INTEGRATION AVEC SKYPE...10 4.6 CONCEPTS DE REDONDANCE...11 4.7 RETOUR SUR INVESTISSEMENT...11 4.8 DELAIS...11 4.9 GESTION DE PROJET ET PRESTATIONS DE SERVICES...11 4.10 DIVERS...11 5. PRECISIONS SUR L OFFRE...12 5.1 PRESENTATION...12 5.2 COMPOSANTS...12 5.3 MAINTENANCE ET COUTS D'EXPLOITATION....12 5.4 INFORMATIONS...13
3. 1. INTRODUCTION 1.1 L'UER L union Européenne de Radio-Télévision est une association professionnelle de radios et de télévisions nationales. L UER compte environ 60 membres, par exemple : BBC, RAI, ARD, TDF, SRG etc. L UER a créé depuis septembre 1993 un centre unique qui regroupe sur son site de Genève l ensemble de ses activités opérationnelles et administratives. Elle emploie sur son site de Genève environ 300 collaborateurs, mais possède également des bureaux à Bruxelles, Moscou, New York et Washington et Singapour. 1.2 La mission de l'uer Les radios et télévisions de service public en Europe ont des intérêts communs. Ensemble, elles ont créé l'union Européenne de Radio-Télévision, afin d'échanger leurs programmes et développer des coproductions. L'UER les assiste pour toutes les questions opérationnelles, techniques et juridiques intéressant leur coopération. Fondée en 1950, l'uer est la plus grande association Européenne de radiodiffuseurs nationaux. 1.3 La raison de cet appel d'offres L'UER veut rapprocher son environnement GSM de son PABX de manière à apporter à ses utilisateurs un maximum de fonctionnalités et supprimer son architecture DECT. Nos attentes sont les suivantes : Conserver la fonctionnalité standard du PABX sur les GSMs (annuaire, transfert, mise en attente,..) Bénéficier d un numéro unique pour les correspondants Messagerie vocale unique entre les systèmes fixes et mobiles Réduire les couts de nos appels mobiles de manière significative
4. 1.4 La localisation de l'uer L adresse de l UER est la suivante : Union Européenne de Radio-Télévision L Ancienne-Route, 17A Boîte Postale 45 CH-1218 Grand-Saconnex/Genève 1.5 Planning 11 Septembre 2009: Délai de remise de l appel d offre à l'uer. (3 copies à l'attention de M. Pascal Brunat ) 15 octobre 2009: Décision du groupe de projet et envoi d'une lettre d'intention auprès de la société choisie. Novembre-2009: Décembre 2009 : Commande des équipements et prestations de service auprès de la société choisie Démarrage souhaité pour l'installation des équipements. 15 Décembre 2009: Fin de l'installation et acceptation provisoire. Mars 2009: Acceptation finale de l'installation, début de la période de garantie. 1.6 Membres du projet - Pascal Brunat Responsable technique et financier UER Genève - Hugues Viratel Chef de projet technique UER Genève - François Bajas Ingénieur Telecom UER Genève 1.7 Personnes de contact Les éventuelles questions doivent être adressées à M. Pascal Brunat, UER, (022) 7172163, E-mail brunat@ebu.ch
5. 1.8 Conditions financières L'UER souhaite la procédure suivante : Le soumissionnaire prépare son offre sur la base de la liste des prix courants. Les conditions financières applicables (rabais éventuel accordé) par rapport à cette liste de prix doivent être explicitement indiquées, le prix hors TVA doit apparaître). Le soumissionnaire indique le coût par unité, afin de pouvoir évaluer l'impact financier des modifications. Pour des raisons budgétaires ou politiques, il se peut que la commande puisse être partielle, par conséquent, l'offre doit contenir la possibilité d ajuster la commande en conséquence. 1.9 Structure et teneur de l'offre Nous prions les fournisseurs de suivre les directives suivantes : - Répondre à l'appel d'offre en français (les documents techniques tels que la documentation peuvent être joints en anglais, en annexe). - Donner des définitions claires dans vos réponses. - Définir les options en tant que telles (coûts explicites et séparés) 1.10 Critères d'évaluation des offres Les critères qui seront pris en considération lors de l'évaluation des offres seront : 1. Adéquation globale de la solution au cahier des charges. 2. Prix global d'achat de la solution (matériel, logiciel, infrastructure, formation). 3. Garantie d un retour sur investissement mesurable sur 3 ans : a) Communication national de mobile à mobile. b) Communication international de mobile à mobile. c) Communication international de fixe à mobile. d) Simplicité de l infrastructure (déploiement & administration). 4. Compatibilité avec un grand nombre d'appareils GSM. 5. Coexistence avec notre solution actuelle 6. Facilités d'extension et d'évolution 7. Qualité de l'offre (document clair, complet).
6. 2. VOLONTES STRATEGIQUES ET IMPLICATIONS 2.1 Service de mobilité L'UER souhaite que la solution proposée remplisse les critères suivants: - Etre perçu comme un téléphone fixe avec un mobile depuis l extérieur de l entreprise - Extension aux mobiles des fonctions de messagerie du PBX (Nortel CAllPilot) - Extension aux mobiles des fonctions du PABX via une interface conviviale (Nortel CS1000) - Transparence pour l utilisateur lors des appels mobiles ("software calling card automatic") - Musique d attente - Redirection dynamique des appels vers un numéro à choix - Système de taxation compatible avec le système de l'uer - La notion de présence peut-être un plus. 2.2 Intégration dans notre architecture TDM L'UER souhaite que la solution proposée remplisse les critères suivants: - Fonction «multiringing» (le collaborateur décroche le poste de son choix). - Intégration à un annuaire unique. - En communication, pour le collaborateur possibilité de renvoyer son interlocuteur sur son mobile avec la fonction Handover. - Une sélection Directe à l'arrivée (SDA) unique. 2.3 Réduction des couts de communication La réduction des couts de communication étant un élément important pour l approbation du projet, nous souhaiterions voir apparaître de façon claire les informations suivantes: - Réduction des couts à l international depuis un portable. - Réduction des couts en national de portable à portable. - Sélection automatique du meilleur réseau (GSM ou WIFI) Une présentation sous forme d'un tableau récapitulatif serait appréciée.
7. 3. DESCRIPTIF DE LA STRUCTURE ACTUELLE La structure téléphonique actuelle est une solution Nortel avec comme opérateur fixe et mobile Swisscom. Pour la partie DECT, nous disposons d'un PBX Siemens Hicom relié par une liaison QSIG au Nortel Méridian CS1000M. Les bureaux distants sont reliés pour la partie téléphonique au PABX de Genève, par des liaisons type E&M pour les bureaux de New York, Washington et Singapour et en VoIP via des réseaux privés pour les bureaux de Bruxelles et Moscou. 3.1 Inventaire et interconnexion des serveurs
8. 3.2 Connexions Swisscom et Voice Security
9. 3.3 CMN Nous utilisons avec Swisscom une solution «GSM indoor» de type Corporate Mobile Network avec un point d'accès et 13 antennes locales nous permettant d avoir des communications gratuites entre collaborateurs et de bénéficier d une numérotation courte suivant un préfix. 3.4 Inventaire o Téléphones numériques (3820-3904)400 o Téléphones VOIP (2004) 10 o Téléphones DECT 20 o GSM Nokia 6131 178 o GSM autres modèles 48 o GSM E51 18 o BlackBerry 43 o Iphone 3 o Liens ISDN 2MB 4
10. 4. DESCRIPTIF DE LA NOUVELLE STRUCTURE SOUHAITEE 4.1 Domaine d application du projet Le projet est une solution de type «one number» portant sur l intégration de 290 GSMs dont 43 Blackberry, 178 Nokia 6131 et 18 Nokia E51et 7 Iphones et 48 GSM de divers modèles. Nous pensons d ici Septembre 2009 remplacer les 6131 par des E51. Dans un proche futur, il se peut également que les Blackberry soient remplacer par d autres GSMs utilisant Symbian ou Windows mobile comme OS. Nous avons une activité téléphoniques fonctionnant 24H/24H. La mobilité de certains de nos collaborateurs est un élément clé dans l'activité professionnelle de l'uer, la fiabilité est un élément déterminant. 4.2 Sécurité Notre PABX principal est un Nortel CS1000M en release 5.5. Un PABX type» branch office» Nortel CS1000E est le backup en cas de non réponse du CS1000M. Le CS1000E supporte principalement les équipements Voip. Le CS1000M supporte la totalité de nos équipements TDM. Un accord avec Swisscom nous permet d avoir un système Voice Security de type 70 30% entre les deux centraux de quartier Swisscom (Grand Pré Saconnex). 4.3 CMN Nous souhaiterions continuer à utiliser l architecture CMN et l intégrer dans le nouveau concept. 4.4 Dimensionnement L'offre devra être dimensionnée pour supporter au minimum 300 GSM. 4.5 Integration avec Skype Nous souhaiterions que le soumissionnaire puisse indiquer de quelle manière la solution proposée peut dialoguer ou s intégrer avec le réseau Skype.
11. 4.6 Concepts de redondance Une redondance du système n est pas demandée, par contre, nous souhaiterions que cet aspect soit traité dans l'offre. 4.7 Retour sur investissement L'importance du retour sur investissement doit pouvoir être quantifiable. C est un des critères d évaluation des plus importants. 4.8 Délais Toute l installation devra être mise en service au plus tard mi-décembre 2009. Il sera tenu compte du fait que l installation devra avoir lieu en parallèle avec le système existant qui devra rester opérationnel. Le soumissionnaire devra faire en sorte que l impact sur les utilisateurs soit minimum. 4.9 Gestion de projet et prestations de services Pour toutes les prestations de services, nous demandons que soit défini clairement les points suivants: Définition et rôles des intervenants. Gestion du calendrier et des temps de réalisations. Protocole de recette. 4.10 Divers A chaque soumissionnaire, une proposition de calendrier des travaux sera demandée. Après installation des nouveaux équipements, l ancien système Siemens devra être complètement démantelé (retrait des câbles et reprise des équipements).
12. 5. PRECISIONS SUR L OFFRE 5.1 Présentation Sur le plan financier, l offre devra faire apparaître de façon claire les parties matérielles, prestations de services et maintenance. 5.2 Composants L offre doit regrouper tous les composants spécifiés dans le chapitre précédent, ceci concerne aussi bien le matériel que les logiciels. Le système proposé doit être complet et fonctionner dans son ensemble. L offre doit être strictement dimensionnée à la configuration définie dans le paragraphe 4.6. Il se peut qu au cours du projet les chiffres soient encore adaptés: le soumissionnaire détaillera les coûts afin de pouvoir évaluer l impact financier de modifications éventuelles. Avant la commande définitive, il sera demandé une phase pilote afin que toutes les applications et les fonctionnalités UER soient testées dans un environnement identique. Il y a lieu de prévoir une formation pour quatre collaborateurs pour permettre à l UER d exploiter l installation de façon autonome. Si le soumissionnaire ne peut remplir cette fonction, il doit inclure cette formation dans l offre. L offre doit couvrir toute la conception, la planification, la livraison, l installation, sous forme de prix fermes. 5.3 Maintenance et coûts d'exploitation. L'offre devra contenir un chapitre séparé pour la maintenance. Elle devra être présentée sur 3 ans et faire apparaître de façon claire, les coûts pour la 1ère année, puis pour les 2 années supplémentaires. Elle devra faire apparaître de manière séparée la maintenance du matériel et du logiciel. Prestations attendues : - Le délai d'intervention sur site devra être au maximum de 4 heures pendant les jours ouvrables. - Il devra comprendre le remplacement des équipements défectueux par du matériel identique ou techniquement équivalent - Le soumissionnaire devra s'engager à maintenir en stock du matériel d'échange pour tous les éléments stratégiques qui seront définis lors de l'acceptation finale.
13. Dans le cadre du contrat de maintenance, le mandataire devra s assurer auprès du fournisseur que les équipements choisis seront supportés pendant une période d au moins 5 ans. Dans le cas ou les équipements ne seraient plus disponibles, le fournisseur devra s engager à fournir des équipements équivalents sans frais supplémentaire. Un engagement écrit sera demandé. 5.4 Informations Le soumissionnaire est prié de transmettre des informations de base concernant ses fournisseurs et les fabricants des produits. Il est également demandé des informations concernant la société soumissionnaire ainsi que le type de support offert à l UER. Le soumissionnaire devra citer en référence des projets équivalents réalisés dans d autres entreprises. Une délégation du groupe de projet se réserve la possibilité de visiter des sites ainsi que des installations équivalentes.