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1. DASHBOARD Le Dashboard est une sorte de planning/agenda. Il vous permet de placer des alertes : -pour vous uniquement ou/et -à l attention d un autre utilisateur Vérifiez-le régulièrement car de nombreuses informations importantes peuvent y être renseignées, que ce soit de la direction, du bureau ou d autres moniteurs.
Interface : L interface du dashboard se présente comme un Agenda. Vous pouvez l afficher par mois, semaine ou par jour (options en haut à droite). Si vous cliquez sur un «carré» dans le dashboard, vous arrivez sur la fiche de l alerte en mode édition (voir plus bas, comment créer une alerte). Sous le dashboard vous retrouvez la liste de vos alertes. En cliquant dessus, vous verrez une description détaillée de l alerte en mode lecture.
Vous verrez ceci
Pour créer une alerte :
Voici l interface d édition/création d une alerte : 1. Donnez un intitulé à votre alerte 2. La date à laquelle l alerte sera attachée dans le Dashboard 3. La date de fin est optionnelle. Elle vous permet de placer une alerte étendue dans le temps 4. Le client/dossier concerné 5.-6. Heures de début et de fin 7. Le stage pour lequel l alerte est postée 8. Un champ libre pour indiquer vos remarques. 9. La personne pour qui vous postez l alerte. Par défaut, vous serez sélectionné automatiquement par le système (dans ce cas-ci je suis connecté à Rebirth avec le compte de Denis, donc le système me propose par défaut de poster l alerte pour Denis). Vous pouvez poster une même alerte à plusieurs Personnes (vous y compris). Pour faire de la multi-sélection, appuyez et gardez enfoncé [CTRL]. 10. Vous pouvez définir une couleur à votre alerte. 11. Enregistrez votre alerte
EXEMPLE CONCRET :
Et le résultat :
2. LE PLANNING La mécanique du planning fonctionne comme ceci : -Par défaut vous ne voyez que vos stages (filtre «afficher mes stages»). -Vous pouvez afficher tous les stages (filtre «afficher tous les stages»). -Les codes couleurs sont les mêmes qu avant. (Rose pour Nivelles, turquoise pour Bernister, etc.) -Vous avez toutes les informations nécessaires à votre travail dans la case d un stage. Vous trouverez le descriptif de chaque icône un peu plus bas de ce document. -Sous le planning avec les cadres de couleurs, vous retrouvez le planning complet sous forme de liste (le filtre «afficher mes stages» ou «afficher tous les stages» fonctionne également pour le listing). -Vous pouvez entrer à tout moment dans la fiche détaillée d un stage en cliquant soit sur le nom du stage, soit son code, soit le bouton «voir» à droite. Dans la fiche complète du stage vous trouverez de nombreuses informations utiles. Notez que le système est une immense base de données relationnelle, ce qui signifie que vous pouvez cliquer un peu partout pour obtenir les informations souhaitées. (par exemple, à partir du planning vous pouvez afficher la fiche d un stage. A partir de cette fiche du stage, vous pouvez afficher les informations détaillées d un élève. A partir de la fiche de l élève vous pouvez afficher son historique de stages, etc.)
Voyons le planning en détail : Voici ce que vous voyez en cliquant sur «Stages/planning» (par défaut le filtre «afficher mes stages» est actif)
Filtre «afficher mes stages»
Filtre «afficher tous les stages»
Description de l interface graphique du planning Note : voici une précision quant aux icônes «Journée, AM ou PM» telles qu elles apparaissent dans le planning
Pour accélérer encore les choses, nous avons mis en place un système d info bulles qui apparaissent lorsque vous laisser le pointeur de la souris pendant une seconde à certains endroits.
Sous le planning de type graphique avec les icônes se trouve le planning sous forme de liste
Voici la fiche détaillée d un stage
1. Les informations détaillées du stage (code, lien d inscription, etc) 2. Les dates du stage et les moniteurs qui y sont attachés (le moniteur qui est indiqué en GRAS est le moniteur responsable du stage. C est lui qui validera le rapport final du stage) 3. Les relais de communication concernant ce stage 4. La liste des participants qui sont inscrits pour le stage (vous pouvez cliquer sur l œil en vert pour afficher la fiche de l élève. Ceci est intéressant pour voir, dans votre cas, l historique de cet élève chez nous (cette information se trouve +/- au milieu de la fiche de l élève. Notez que vous avez des liens direct en haut de la page pour accéder rapidement à l historique des stages).
3. LES RAPPORTS DE STAGE ET LISTES DE PRESENCE Précisons directement qu il faut oublier la méthode de «j imprime une liste de présence pour la faire signer aux élèves». A présent, vous cochez les présences directement dans le système et vous l imprimez ensuite.
Les rapports ne s affichent que pour les stages pour lesquels vous êtes liés. Ceci afin que vous puissiez remplir les évaluations des élèves. Attention, comme précisé plus haut, seul le moniteur responsable valide le rapport final du stage (celui-ci doit être complété en dernier lieu. Car c est au moment où vous validerez le rapport final du stage que les attestations, évaluations et autres documents seront envoyés automatiquement aux élèves)
La première icône affiche le rapport du stage et les liens vers les listes de présence La deuxième icône affiche directement les listes de présences La troisième icône affiche le programme «moniteur» du stage
Icône rapport stage
Icône liste de présences
Voici un exemple d évaluation. Les évaluations ont été revues et centrées sur deux axes (deux modèles d évaluation). -Evaluation modèle ECO route -Evaluation modèle Route NOTE : Quelques évaluations spécifiques ont également été créées : G4S Inal, G4S Ramming et G4S VIP Pour compléter une évaluation, cliquez sur les cases correspondantes (TB, B, S, F et I). Ensuite, cliquez sur la case correspondante : -a réussi -n a pas réussi Et enfin, enregistrez l évaluation. Notez que le système n enregistrera pas votre évaluation si celle-ci n est pas complète.
Voici le document qui est généré automatiquement lors de la validation de l évaluation. Comme expliqué précédemment, au moment où vous validerez votre rapport de stage, ces documents seront automatiquement envoyés aux clients. Cet affichage vous permet par exemple d imprimer un rapport en direct si un élève le souhaite rapidement.
4. LES PARTICIPANTS / ELEVES Cette table est celle de tous les participants inscrits chez nous («a déjà suivi un stage par le passé», «suit un stage actuellement» ou «est inscrit pour suivre un stage dans le futur»). Comme nous l avons vu plus haut, ceci peut être intéressant pour regarder l historique d un élève.
Dans la fiche d un élève, vous pouvez retrouver son historique chez nous
5. GENERER LISTE Un module très intéressant pour vous est le point sur vos activités. Pour accéder à vos listes, cliquez sur «GENERER LISTE»