Paris le 5 janvier 2005 PROCES VERBAL DU BUREAU DE MFP RETRAITE DU 25 NOVEMBRE 2004 Le Bureau du 25 novembre 2004 s est réuni au siège de la mutuelle, 17 avenue de Choisy 75013 PARIS. Participaient à cette réunion en tant qu administrateurs élus : - Monsieur Jean-François JEAN - Madame Hélène SALAÜN - Madame Marie-Josée BELLENOUÉ - Mademoiselle Régine BRUSSEAU - Monsieur Patrick LEGEAY - Monsieur Bernard MINET Absents Excusés : - Monsieur Jean-Pierre LEHEUTRE - Monsieur Pierre-Alain VASSEUR - Madame Juliette DEMERY-AILLAGON, - Monsieur Jean-Marie DELAUNAY - Monsieur Yves DENIS L ordre du jour du Bureau est le suivant : Approbation des PV des Bureaux du 9 juin 2004 et du 16 septembre 2004 Prévention : séminaire de préparation à la retraite du 10 au 15 avril 2005 Courrier aux Présidents des Mutuelles Nationales pour le bilan du stage 2004 Point sur le contrat obsèques Communication Création du site internet Développement Mailing Ecoles M.A.I Point sur le publipostage Convention MFP-Services MFP-Retraite Formation à l UMR Point sur l activité UMR Calendrier des commissions : communication, développement et prévention Questions diverses 1
2 Le bureau est ouvert à 14H00. 1. Approbation des PV des Bureaux du 9 juin 2004 et du 16 septembre 2004 Les PV sont approuvés à l unanimité après correction de quelques modifications de forme. 2. Prévention Séminaire de préparation à la retraite du 10 au 15 avril 2005 Marie-Josée BELLENOUE expose le compte-rendu de la dernière réunion de la Commission Prévention. Tout d abord, le premier stage organisé par la mutuelle a été une réussite. Elle remercie la Mutuelle des Douanes et particulièrement Nadine MORINEAU de son aide dans cette organisation. Au vu de ce bilan, la Commission propose au Bureau d organiser un second stage en 2005 selon les modalités reprises dans la fiche annexée (annexe 1). Marie-Josée BELLENOUE rappelle que le Conseil d Administration avait décidé que l organisation et le lieu de déroulement des futurs stages seraient ouverts à toutes les structures de vacances des mutuelles fondatrices. Il avait ainsi été décidé de conserver au moins un stage à La Sauldre et de répondre favorablement à la demande de Vacanciel pour organiser d autres stages. Le Bureau approuve à l unanimité les propositions de la Commission reprises dans la fiche concernant la préparation du stage du 10 au 15 avril 2005 à La Sauldre et donne mandat au Président et à la Présidente de la Commission Prévention pour soumettre cette action et le partenariat avec Vacanciel au prochain Conseil d Administration. Pour éviter que le nombre d adhérents potentiels ne se disperse sur les deux dates et que cela n influe sur le nombre de participants de chaque stage (entre 40 à 60 stagiaires souhaités),.le Bureau juge plus prudent d organiser le premier stage de l année 2005 (du 10 au 15 avril 2005) à La Sauldre avant d annoncer le second qui pourrait avoir lieu dans un établissement Vacanciel (4 ème trimestre 2005). Le Président rappelle que MFP-Retraite ne compte qu une salariée et que chaque organisation est très lourde (mailing de 6 000 plis, retours courriers, retours téléphoniques nombreux, ) dans une période où les tâches seront encore nombreuses, notamment concernant les relances des cotisations et les actions de mutualisation. La mutuelle n est pas encore stabilisée, il convient donc effectivement de fixer des priorités et d agir par étapes. Le bureau propose donc d organiser d abord le stage du 1 er trimestre 2005 puis, ensuite, d en tirer le bilan afin d organiser au mieux le stage du dernier trimestre 2005. Le Président indique qu il enverra deux courriers : - le premier, de remerciements au Président de la Mutuelle des Douanes, Claude FERNANDEZ, - le second, d information aux mutuelles qui ont des adhérents ayant participé au stage de prévention (voir annexe 2).
3 Point sur le contrat obsèques Dans le cadre des actions de prévention de la Mutuelle, et conformément au mandat du Conseil d Administration, le Président a demandé à MFP-Services de proposer un contrat de «préparation à l organisation funéraire». MFP-Services a pris contact avec la FMP qui propose sur l ensemble du territoire, ce type de contrat obsèques par avance (voir annexe 3). MFPPrévie doit mettre ce point à l ordre du jour de sa réunion du 15/01/2005. Hélène SALAÜN informe le bureau que la Mutuelle des Douanes a déjà passé un partenariat avec les Pompes Funèbres Générales via la FMP pour ce contrat. Patrick LEGEAY rappelle que l idée de proposer ce type de contrat relève de la Mutuelle et que, dès lors, elle doit percevoir la totalité de la rémunération liée à la distribution. Dans le cas contraire, il propose de conclure une convention directe. Le Bureau approuve à l unanimité le cadre technique de ce contrat tel que décrit dans la fiche annexée et donne mandat au Président et à la Présidente de la Commission Prévention pour le présenter au prochain Conseil d Administration. 3. Communication Création du site internet Marie-Josée BELLENOUE expose au Bureau le cadre technique, juridique et financier de la création d un site internet. Elle indique notamment que des logiciels gratuits existent (NAX, NETSCAPE) qu il est possible de télécharger sur internet. Elle remet une note (annexe 4) qui propose des pistes de réflexion thématiques. Bernard MINET fait part de l expérience de sa mutuelle qui a préféré se faire accompagner d une société de portage. Après débat au sein du Bureau, le Président remercie Marie-Josée BELLENOUE pour son travail et son investissement et propose au Bureau le cadre de travail suivant : - responsable du dossier : Marie-Josée BELLENOUE accompagnée par une société de portage désignée après rédaction d un cahier des charges et un appel d offre. - Cadre général du site Liens Complémentaire avec le site de l UMR (fiche annexe 5) Liens avec le site des Mutuelles Liens avec le site de MFP, MFP-Services et e-fonctionaires Liens à lister avec d autres sites (CNAM, Services des pensions,..) Espaces Espace public Espace adhérent (prioritaire pour l envoi de «la Lettre aux Adhérents» par courriel. Espace militants, mutuelles et organismes adhérents.
4 Calendrier Etablissement du cahier des charges 15 janvier 2005 Appel d offre Réalisation du site jusqu au 15 avril 2005 Tests jusqu au 15 mai 2005 Site opérationnel le 1 er juin 2005 du 20 janvier au 15 février Le Bureau approuve à l unanimité ces propositions et donne mandat au Président et à Marie-Josée BELLENOUE pour les proposer au débat et au vote du Conseil d Administration. 4. Développement Mailing Ecoles M.A.I La MAI a donné son accord pour une action de mutualisation à partir des fichiers des stagiaires de l ENI Clermont (promotion septembre 2003 et 2004). Ce mailing sera financé par l animateur UMR et si possible adressé sous signature et logo MAI. Le visuel sera soit celui de l UMR soit celui de la campagne MG (annexe 6 et 7). Le Président fait part également du fort mécontentement de la responsable de la mutualisation de la MAI à l ENI Clermont Ferrand. En effet, elle avait proposé à l animateur Corem d avoir un entretien personnalisé avec chaque élève, ce qu il a refusé au prétexte que ceci ne rentrait pas dans sa mission. En une période où le Corem est en recherche urgente d adhérents nouveaux cela parait difficilement compréhensible. Point sur le publipostage - publipostage 45-57 ans (131 000 plis) la fiche (annexe 8) établit le bilan d étape des retours EPC concernant cette action (0,17% environ). Le bilan définitif sera effectué début 2005 (nombre d adhésions). - publipostage sur le fichier «BFM» (300 000 plis) Le pourcentage de retour d EPC, non encore significatif se situe à environ 0,5%. Ce taux faible, comme celui de l autre fichier s explique par : un paysage différent du passé où l ex CREF et la Préfon étaient les seuls produits retraite sur le champ de mutualisation des fonctionnaires, un envoi sous signature UMR et MFP-Retraite, sigles qui sont méconnus par les mutualistes, contrairement au publipostage adressé par la MG sous signature de sa Présidente (2% de retours). Des envois après les PERP qui ont inondé les médias de messages pour ces nouveaux produits concurrents, L absence d une campagne de communication d accompagnement car le Corem n a aucune notoriété ou souvent la notoriété négative de l ex CREF. 5. Convention MFP-Services MFP-Retraite Actuellement l UMR perçoit des frais de gestion sur le produit Corem qui s élèvent à 3,5% sur le montant de chaque contrat souscrit.
A partir du 1 er janvier 2004, l UMR s engage à reverser à MFP-Services sur ces frais de gestion, l équivalent d au moins 1,75% pour chaque contrat. Il est proposé que cette rémunération qui devait revenir à MFP-Retraite soit reversée à MFP-Services qui assumera la tâche de la distribution. En conséquence, toutes les prestations et services fournis par MFP-Services à MFP- Retraite seront financées par cette rémunération récurrente, à l exception du poste d assistante affecté à 100% à l activité de MFP-Retraite. Le Bureau à l unanimité donne mandat au Président pour obtenir ces conditions et les proposer au prochain Conseil d administration. 5 6. Formation à l UMR L UMR va organiser des formations en direction des salariés et militants des réseaux partenaires. Concernant MFP-Services, un stage a été programmé fin janvier à Nantes pour les conseillers mutualistes. Le Président propose que dans le cadre de la formation des administrateurs prévu par le Code de la MUtualité, le Conseil d Administration de MFP-Retraite soit formé au produit et à la concurrence en 2005. Les dates proposées sont les 22 et 23 février, veille du CA qui pourrait avoir lieu également à Nantes. Le Bureau donne son accord à l unanimité pour proposition de cette formation au Conseil d administration. 7. Point sur l activité UMR Comme cela avait été demandé par le Conseil d Administration de MFP-Retraite, l UMR est en train de rédiger un guide d entretien détaillant les droits et obligations de l UMR vis à vis de ses sociétaires (annexe 9). Jean-François JEAN fait part de sa grande inquiétude sur le retard pris dans les discussions entre l UMR et ses partenaires concernant la répartition des tâches (voir fiche annexe). En effet, deux ans après la création de l UMR, les accords ne sont toujours pas finalisés et de profonds désaccords existent concernant le fait de savoir «qui fait quoi?» et les modalités de reversement de la rémunération. Le Bureau approuve la démarche du Président d informer le Président de MFP- Services et de lui préparer un courrier (annexe ) afin que celui-ci saisisse l UMR. 8. Questions diverses Budget : Il est donné en séance (fiche annexe) détaillant le compte de résultat au 29/11/2004. Il est établi une évaluation des cotisations 2003 et 2004 dont le rappel est actuellement effectué. Certains postes restent à affiner. La séance est levée à 16H15. LA SECRETAIRE GENERALE LE PRESIDENT
Hélène SALAÜN Jean-François JEAN 6