Organisation Africaine pour le Développement des Centres Pour Personnes Handicapées E-mail: info@oadcph.org Site Web: www.oadcph.org RAPPORT DE LA FORMATION : «REGLES ET BONNES PRATIQUES DE GESTION DES STOCKS» OADCPH LOME- TOGO Pour «Nom de l organisation» : Masse Niang Rapport élaboré par : Brice Fleurance Dates de la formation : du 17 au 21 Août 2015 Lieu : Lomé - Togo Sommaire : 1. ANALYSE DU GROUPE DE PARTICIPANTS A LA FORMATION... 2 2. DYNAMIQUE OBSERVEE AU COURS DE LA FORMATION... 2 3. QUALITE DE L APPRENTISSAGE DE LA PART DES PARTICIPANTS... 2 4. PERTINENCE DES CONTENUS ET DES DIFFERENTES SEQUENCES DE FORMATION PROPOSEES... 3 5. PERSPECTIVES ET AXES DE TRAVAIL IDENTIFIES... 3 6. ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FORMATION... 3 7. APPRECIATION DE LA FORMATION PAR LES PARTICIPANTS... 4 8. CONCLUSIONS... 5 Institut Bioforce // Gestion des stocks // Guinée // 2015-03
1. ANALYSE DU GROUPE DE PARTICIPANTS A LA FORMATION La formation s est déroulée en une session de cinq (5) jours sur un groupe de dix-huit (18) apprenants. Le public de la formation est composé : 1. pour la moitié d orthopédistes et kinésithérapeutes (neufs apprenants) 2. de quatre (4) formateurs orthopédiques 3. de deux (2) secrétaires 4. de trois (3) personnels logistique (gestionnaire de stock, logisticien et magasinier) Tous les apprenants travaillent en Afrique et quatre (4) pays sont représentés (Togo, Benin, Mali, Cameroun). La variété des profils ainsi que la différence d expérience professionnelle des participants rend le groupe très hétérogène. L accent fût donc mis sur les bases théoriques pour sensibiliser le personnel non-logistique (majoritaire) sur les contraintes logistiques liées à la gestion des stocks. 2. DYNAMIQUE OBSERVEE AU COURS DE LA FORMATION La dynamique de groupe s est développée au fil des jours et des exercices pratiques. Le contenu de la formation (la gestion des stocks à différents niveaux) nécessite un travail en équipe permanant. Les messages transversaux sur la dynamique d équipe ont donc été au cœur de l apprentissage. En effet, une partie importante de la formation est la mise en pratique des concepts de gestion des stocks. Cette partie est animée par une simulation réalisée en plusieurs phases et sur deux demi-journées. Un de ses objectifs et de faire prendre conscience aux participants de l importance primordiale de la dynamique d équipe dans l atteinte des objectifs opérationnels. Le renforcement de la dynamique d équipe est donc un objectif de formation et est renforcé tout au long de celle-ci. Quelque participants restent néanmoins opaques à toute dynamique de groupe et sont restés passifs tout au long de la formation. Ils ne représentent qu un assez faible pourcentage (je l estime à 15% : 2 personnes) 3. QUALITE DE L APPRENTISSAGE DE LA PART DES PARTICIPANTS Les résultats sont très satisfaisants pour la plupart des apprenants. L accent porté sur les contraintes logistiques à créer de la compréhension puis une empathie du personnel non logistique vis-à-vis des gestionnaires de stocks. La session de formation est réalisée dans l optique de renforcer le pouvoir décisionnel de tous les participants en leur donnant les outils et méthodes essentielles facilement adaptables à leur quotidien. Ainsi, chaque participant a pu s approprier, tout au long de la formation, des méthodes et outils simples pour leur gestion quotidienne. Gestion des stocks // Togo // 2015-08 2/5
4. PERTINENCE DES CONTENUS ET DES DIFFERENTES SEQUENCES DE FORMATION PROPOSEES Les contenus ont déjà faits leurs preuves dans d autres contextes (Ebola en Guinée ou développement des capacités au Burkina) La formation se déroule sur cinq (5) jours (35 heures en tout) répartis comme suit : a. 3.5 h sur l introduction à la formation b. 3.5 h sur les bases théoriques de l entreposage c. 7.0 h sur le suivi des produits au sein d un entrepôt d. 7.0 h sur le rangement des marchandises e. 10,5 h sur le calcul des niveaux de stocks et la mise en pratique. f. 3,5 h sur la revue d apprentissage et le bilan de la formation Les contenus sont à mon sens en totale adéquation avec les attentes des apprenants. En effet, les participants sont maintenant en mesure de passer une commande en fonction des besoins. 5. PERSPECTIVES ET AXES DE TRAVAIL IDENTIFIES Plusieurs axes de travail sont envisageables pour renforcer l impact de la formation : 1. Elaborer un test en fin de formation sur les essentiels pour acquisition du certificat ; 2. Elaborer un suivi de la formation à un mois, trois mois, six mois ; 3. Prévoir une formation niveau avancé pour les gestionnaires de stocks ; 4. Prévoir une formation similaire à refaire pour tout le personnel ayant un lien avec un stock de marchandises. 6. ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET LOGISTIQUE DE LA FORMATION L organisation logistique et administrative fût bonne. L essentiel était prêt à temps ; quelques détails furent réglés sur place (adapter la simulation au secteur du handicap). La salle de formation fut préparée à temps et fonctionnelle. Dix-huit participants sont néanmoins un maximum pour le cet espace. Gestion des stocks // Togo // 2015-08 3/5
7. PPRECIATION DE LA FORMATION PAR LES PARTICIPANTS Chaque participant a rempli un formulaire d évaluation de la formation lors de la dernière session avant la clôture. Les appréciations sont résumées dans le graphique ci-dessous : Auto-évaluation des compétences Avant et Après la formation 5,00 4,50 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 4,17 Dimensionner, choisir et maintenir un entrepôt 4,39 2,72 2,56 1,44 1,83 Définir les notions de bases de la gestion des stocks 4,00 4,11 4,17 4,17 3,11 0,89 Connaître et Lister, faire appliquer commenter et les règles de améliorer les bases de sureté documents et de sécurité nécessaires à la dans l'entrepôt gestion des stocks Avant Après Ecart 2,67 2,83 2,78 1,44 1,33 1,39 Définir et mettre en œuvre une stratégie de stockage et le contrôle d'inventaire adapté Moyenne des évaluations avant-après Appréciations de la formation 4,00 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 3,83 3,83 3,83 3,72 Appréciation générale du module Pertinence du contenu Animation Méthode pédagogique 3,28 Conditions matérielles de réalisation de la formation 3,50 3,61 3,66 Qualité des informations préalables à la formation (processus d information, présentation du contenu) Transposition possible à votre activité professionnelle Moyenne des appréciations Gestion des stocks // Togo // 2015-08 4/5
Commentaires des participants : 1. J aimerais que cette formation soit refaite dans l avenir ; 2. La formation s est bien déroulée grace à la compétence, la disponibilité et la rigueur du formateur ; 3. La formation me permet d avoir une idée sur l aménagement de mon entrepôt ainsi que l importance du travail en équipe ; 4. A partir de maintenant, je ne vais plus commander au hasard ; 5. Cette formation m a permis de mieux comprendre les contraintes logistiques et de travailler en équipe avec le magasinier ; 6. Cette formation m encourage à devenir gestionnaire de stocks et logisticienne ; 7. Continuer cette formation pour que les autres acteurs en bénéficient ; 8. D autres formations sont nécessaires en ressources humaines ; 9. J aimerais que OADCPH se mette en relation avec nos supérieurs pour faciliter la mise en place des points abordés durant la formation ; 10. Cette formation va nous permettre de changer nos vieilles habitudes en vue de mieux satisfaire nos clients. 11. Il serait préférable d avoir le support des cours avant le début de la formation ; 12. A l avenir, tenir compte de l âge adulte des participants ; 13. Une formation de deux semaines permettrait aux participants d assimiler le contenu à leur rythme ; 14. Revoir le rythme de la formation à la baisse ; 15. Améliorer le cadre de la formation (salle de cours); 16. Formation qui est à la fois théorique et pratique ; 17. Cette formation va réellement permettre d améliorer de façon significative ma manière de travailler et de prendre des décisions ; 8. CONCLUSION La formation telle qu elle s est déroulée est un succès sur plusieurs aspects. En effet, le résultat obtenu est à mon sens très satisfaisant et les objectifs sont adaptés aux attentes et contraintes des participants. De plus, l impact immédiat est grand : des améliorations sont visibles sur les pratiques de stockage et de réapprovisionnement pendant les cinq jours de formation. Enfin, l enthousiasme des participants en fin de formation ainsi que quelques échanges informels m indiquent qu il existe un besoin important de développer ce genre de formation pour opérationnaliser tous les acteurs de la gestion des stocks : médicaux, para médicaux, logistiques et administratifs. Sincères remerciements à Masse Niang pour l organisation générale de la formation, sa disponibilité et sa confiance apportée pour une première collaboration ; à Sylvie pour sa gestion exemplaire de l administration et de la logistique ; à Sei pour nous avoir ouvert les portes de l entrepôt qu il a en gestion et à Yves Mazard pour la mise en relation prolifique. A très bientôt j espère pour de nouvelles collaborations. Documents à joindre en annexe : - Profil des participants ; - Objectifs formation ; - Fiche de présence ; - Appréciations des apprenants. Gestion des stocks // Togo // 2015-08 5/5