CONTRAT DE LOCATION SALLE CULTURELLE Entre : La commune de Cénac, représentée par son Maire Catherine VEYSSY D une part, Et le demandeur Monsieur ou Madame demeurant à (Fournir un justificatif de domicile) D autre part, Il est arrêté et convenu ce qui suit : Article 1- Objet Le présent contrat a pour objet la location de la salle culturelle de la commune de Cénac selon les modalités qui seront définies dans les articles suivants. Cette location est prévue pour un usage privé à but non lucratif. Elle a pour objet l'organisation de...(à préciser). La durée de ce contrat est limitée à la période suivante: du à heures au à heures. Article 2- Tarif et caution Les tarifs d occupation sont fixés forfaitairement pour la durée d occupation indiquée à l article 1 : - Pour les demandeurs domiciliés à Cénac et pour leurs ascendants et descendants directs: le tarif est de 400 - Pour les personnes extérieures à la Commune, le tarif est de 1000 euros: Une caution de 1500 euros (2500 euros, dans le cas où le demandeur fait appel à des professionnels (traiteur, autres...) sera exigée au moment de la signature du contrat. Sa restitution, selon des modalités particulières décrites en article 5 sera liée aux respects du règlement décrit dans l'article 3. Le paiement de la location et la caution devront être établis par chèque différent à l'ordre du TRESOR PUBLIC au moment de la signature du contrat de location. Article 3 État des lieux à l'entrée et engagement de la commune de Cénac La commune s engage à louer le bâtiment et ses équipements définis dans l annexe 1 en bon état de fonctionnement. Un état des lieux préalable (en présence du demandeur) permettra de vérifier la conformité de la salle culturelle aux attentes du demandeur: - propreté de la salle et des extérieurs de la salle (présence des poubelles à utiliser au moment du nettoyage de la salle et des extérieurs). À ce propos, la commune devra donner aux
demandeur toutes les informations nécessaires concernant, en particulier, la localisation des points de collecte des poubelles. - mobilier et équipements disponibles et à disposition. Le matériel scénique (son et lumière) est exclu du présent contrat. - mise à disposition de petits matériels (balais, 10 poches poubelle) pour le nettoyage de la salle à réaliser avant l'état des lieux final. - état de fonctionnement du système électrique, du chauffage et de la ventilation Le jour ouvré précédant la location de la salle, un état des lieux sera effectué (document en annexe 3). Une fois cet état des lieux accepté par les deux parties, le dit - document sera signé. Ceci permettra de réaliser, dans les meilleures conditions possibles, l'état des lieux final. C'est lors de cette signature et une fois que le demandeur aura fourni l'ensemble des documents nécessaires à la validation du contrat(cf article 4) que lui seront remises les clés de la salle culturelle. Article 4- Obligations du demandeur (règlement intérieur) et état des lieux final - Il est rappeler qu' en vertu des articles L2212-1 et L2212-2 du code général des collectivités territoriales, le Maire de la commune sera en mesure de faire cesser toute festivité si l'ordre public, le bon ordre, la sécurité et la salubrité ne sont pas maintenues. Plus précisément, le demandeur s engage à prendre le plus grand soin des locaux et du matériel désignés dans l annexe 1 et à respecter les différents points de règlement suivants. - Le demandeur atteste avoir pris connaissance des conditions d accès à la salle (capacité limitée à 220 personnes). Il atteste qu'il a bien pris connaissance des règles de sécurité entourant cette salle (électricité, évacuation des fumées, extincteurs, etc...) et des règles d'utilisation. Il garantit avoir souscrit une assurance couvrant les éventuels dommages matériels et/ou corporels liés à l' organisation des festivités prévues par ce contrat. Une attestation d'assurance et de responsabilité civile devra être fournie au moment de la signature du contrat. Il est important de rappeler que l'entrée, la surveillance, la sortie des enfants et des personnes participantes relèvent de la seule responsabilité du demandeur. - Dans le cas où le demandeur fait appel à des professionnels (traiteur, autres), il doit s'engager à fournir, au moment de la signature du contrat, les documents nécessaires (et, notamment une RCP) prouvant que ces professionnels ont toutes les assurances nécessaires en cas de problème concernant l'exercice de leur activité. - Toute préparation culinaire sur site est interdite. Pour autant des repas peuvent être organisés. - Certaines festivités (vins d honneur par exemple) sont autorisées à l extérieur de la salle, mais sous deux conditions. Il est, premièrement, formellement interdit de monter des structures mêmes légères (barnum, chapiteau, structures gonflables etc...). D'autre part, pour éviter de déranger le voisinage, toute festivité extérieure doit cesser après 21h00. L installation du mobilier est à la charge du demandeur. Celui ci devra connaitre et scrupuleusement respecter les zones de circulation et de sécurité (voir plan en annexe). D'autre part, en cas de décoration de la salle culturelle, le demandeur s'engage à utiliser des matériaux qui respectent la réglementation liée, notamment, à la résistance au feu. Toute transformation ou modification des locaux ne sera autorisée qu' après accord écrit du Maire.
- Pour éviter toute nuisance sonore, les portes extérieures de la salle culturelle devront rester impérativement fermées à partir de 21h00. - Il est interdit de fumer dans la salle culturelle. - Pour des raisons de sécurité, les portes "issues de secours" doivent impérativement rester accessibles. Elles ne doivent être ouvertes qu'en cas d' urgence. - Le demandeur devra remettre en état la salle culturelle et les extérieurs après utilisation. Il devra utiliser les sacs poubelles mis à disposition au moment de l'état des lieux initial et devra stocker les déchets dans les conteneurs prévus à cet effet en respectant le tri sélectif. - Le demandeur devra éteindre tous les éclairages et devra vérifier la fermeture de toutes les issues de la salle culturelle après utilisation Lors de l'état des lieux final (document annexe 2), les deux parties vérifieront ensemble la conformité de la salle et des extérieurs avec l'état des lieux initial tel qu'il était décrit. Le document sera signé par les deux parties. Le demandeur, devra, alors, remettre au représentant de la Mairie présent le jeu de clés de la salle culturelle. Article 5: Restitution de la caution La caution sera restituée, dans son intégralité, au demandeur 10 jours après l'état des lieux final si et seulement si l'ensemble des points du règlement a été respecté. Dans le cas où le règlement de l'article 3 du dit contrat n'aurait pas été respecté: - S'agissant de dommages matériels: la caution sera bloquée jusqu'à ce qu'une première évaluation des dommages soit réalisée et que les réparations soient engagées. Les frais de remise en état seront déduits du montant de la caution à remettre. Si ces frais venaient à dépasser le montant de la caution, la Mairie de Cénac se réserve le droit d engager une action contentieuse contre le demandeur. - S agissant du non-respect de la remise en état de la salle culturelle ou du tri sélectif, un forfait de 300 euros sera retenu sur la caution. - S'agissant de nuisances sonores ou de non respect de règles d'utilisation de la salle culturelle, la mairie de Cénac se réserve le droit de conserver l'ensemble de la caution dans la mesure où ce non-respect aura été constaté par les forces de l'ordre ou l'élu d'astreinte le jour des festivités. - un forfait journalier de 300 euros sera retenu de la caution dans l'hypothèse où la salle culturelle serait rendue inutilisable et sujette à une remise en état justifiant son immobilité.
Pour la commune, Son représentant Le demandeur, ANNEXE 1 DESIGNATION Salle culturelle : grande salle, scène, loge, salle annexe, sanitaires, hall d entrée, local rangement, local traiteur. Equipements : chauffage, éclairage, équipement traiteur (évier, hotte aspirante), rideaux de scène, alarme, Mobilier : Tables et chaises pour personnes ANNEXE 2 ETAT DES LIEUX Etat des lieux dressé contradictoirement le Monsieur ou Madame reconnaît recevoir
- Un exemplaire du présent état - Un jeu de clés avec badge alarme Signature