Matinale Qualité OF Saint-Jean de Védas, 27 février 2018
Bienvenue au Fongecif Occitanie
Ordre du jour La Qualité OF - Nos obligations en qualité de financeur - Les obligations des OF - Méthodes d évaluation et de contrôle - Le catalogue de références version 2018
Rappel : Depuis 2017, les obligations des financeurs de formation Elles sont de 3 ordres : 1. S assurer, quand ils financent, de la qualité des prestations, en appliquant les exigences du Décret n 2015-790 : exigences réglementaires et/ou qualitatives. Les 2 dimensions sont inscrites dans la Loi. 2. Communiquer sur la démarche qualité OF, la méthodologie, les indicateurs et les outils utilisés. Assurer une équité et transparence dans la démarche. 3. Diffuser un Catalogue de référence, statuant sur les OF de qualité et axer les financements sur ces derniers. Financement = Qualité = Référencement.
L organisme de formation : Justifier de la qualité des actions financées Une démarche en 4 temps, Orientée sur les prestataires de formation Temporalité Nature des actions En amont du financement : Des formalités S enregistrer sur l outil www.data-dock.fr, présenter les éléments de preuves pour les 21 indicateurs et obtenir la validation. «Notion de référençabilité» Les membres du GIE DataDock s accordent de ne pas financer les organismes de formation qui n ont pas satisfait ce prérequis formalisé par le statut «Déclaré».
L organisme de formation : Justifier de la qualité des actions financées Constituer un Dossier de demande de financement, complet -> Volet «Organisme de formation» Les fameux «incontournables» : Programme Devis détaillé... Et... Positionnement* * mis en application au 1 er mars 2018 Article L. 6353-1 du Code du travail : Mentions obligatoires du programme «Les actions de formation professionnelle sont réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d'objectifs déterminés, précise le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation, les moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre son exécution et d'en apprécier les résultats» Ne pas confondre avec : la Fiche métier (Rome...), le Référentiel du diplôme, le Syllabus... Pour + d info : Modèle Fongecif Occitanie https://www.fongecif-occitanie.org/
L organisme de formation : Justifier de la qualité des actions financées Lors du financement : Bases du «contrat» de confiance «Obtenir» un accord de financement en Commission Paritaire S engager à délivrer une prestation de qualité : Adhérer à la Charte qualité OF Signer la Convention tripartite de financement Pendant et après : Validation des pratiques qualité Etre conforme à la réglementation en vigueur et aux engagements qualité pris. Respecter les conditions de mise en œuvre de l action de formation cohérentes et prévues ; Satisfaire les 6 critères qualité dans les processus de mise en œuvre. S assurer de la pertinence de la tarification proposée.
Au fur et à mesure des réalisations L organisme de formation : Justifier de la qualité des actions financées Facturer en toute transparence les actions effectivement réalisées. > Changement de process de facturation et rémunération des stagiaires dès mars 2018 : Adoption du Document Unique de facturation / rémunération. Il intègre désormais, sur les 2 sites, mensuellement : La traçabilité du suivi des stagiaires (Attestation de présence) en centre ; Les justificatifs de stage en entreprise d accueil ; La rémunération correspondante versée au stagiaire. Il responsabilise toutes les parties prenantes qui sont garantes des informations portées et attestées : Organisme de formation Stagiaire Entreprise d accueil Employeur Il implique de conserver et mettre à disposition tout élément de justification (Feuille d émargement et justificatif d assiduité éventuel) des actions de contrôles.
II. Le Financeur : S assurer de la qualité des actions financées 1. Un champ d action élargi depuis 2017 1. Un nouveau territoire : l espace Occitanie constitué de 13 départements. 2. Une nouvelle entité juridique, constituée de 2 «sites» d activité, des expériences en matière de qualité OF, diverses. 3. Un environnement «formation» redéfini : Des acteurs formation modifiés par la fusion territoriale. Des organismes de formations démultipliés, une variété plus importante : De 650* en ex Midi-Pyrénées en 2016 passage à 1100* en Occitanie en 2017 Comptabilisation des sites de formation Un cadre difficile à investir sans la mise en place d une stratégie qui permet de définir des priorités.
L organisme de formation : S assurer de la qualité des actions financées 2. Eléments de stratégie Tableau : CATEGORISATION Poids relatif DES STRUCTURES des categories EN FONCTION (volume DES DOSSIERS dossiers / et FINANCEMENTS financement) PERCUS 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 17,18% 22,03% 21,29% 18,43% 0,99% 2,40% 11,97% 12,40% 11,72% 12,98% 3,53% 4,94% 22,77% 22,24% 32,86% 13,66% 13,35% 55,29% 100 100 100 % OF % DOSSIERS % FINANCE-MENT
Méthodes d évaluation et de contrôle des OF 1. Mieux connaitre les OF et ce qu ils font en matière de qualité et insuffler une dynamique. Les rencontres collectives Les Face à face Les conférences Qualité OF, Les Matinales Les Rendez-bilan au Fongecif Occitanie : Dresser une rétrospective de la collaboration sur les dernières années. Bilan et échanges sur des axes de progrès....sur Site Les rencontres au sein de l OF : Occasion pour l OF de présenter au financeur une spécificité (Parcours, technique pédagogique...).
Méthodes d évaluation et de contrôle des OF 2. Identifier et «corriger» les signes de la «non qualité» des OF Le contrôle interne Les alertes des bénéficiaires L analyse des dossiers gérés en interne et des pièces qui le composent : le contrôle interne > Dossiers déposés > Eléments de facturation La prise en compte de remontées d insatisfactions de la part des bénéficiaires (notamment dans le cadre du CEP) : > Avant Pendant - Après la formation Les alertes des acteurs internes et externes L identification de non-conformités dans les dossiers gérés, source d information inépuisable...
Méthodes d évaluation et de contrôle des OF 3. Conforter le niveau de connaissance par des actions spécifiques Enquêtes stagiaires axées sur : - un OF en particulier, - une typologie d actions, - une pratique particulière... Investigations sur les OF : - site internet, Datadock... - partage d information avec d autres financeurs / partenaires Elles peuvent servir autant à développer la connaissance d un organisme de formation en matière de pratiques Qualité, qu à étayer une présomption de problématique avant d organiser un contrôle. Celui-ci pourra alors se baser sur des éléments tangibles voire des indicateurs objectifs.
Méthodes d évaluation et de contrôle des OF Les audits : Le Fongecif Occitanie distingue deux types d audits en fonction du contexte et de la finalité. L audit d évaluation qualité Décidé en fonction de critères de ciblage définis et validés en CA (nb de dossiers financés, remontées et problématiques identifiées,...mais aussi critère aléatoire). Large, il a pour objectif d évaluer le niveau de maitrise qualité au regard des 6 critères et des 21 indicateurs. Tableau à la fois global et précis des forces et des faiblesses de l organisme. Le plan d action : corriger les faiblesses pour consolider l ensemble. L audit de contrôle Déclenché par une alerte, il est plus particulièrement centré sur une ou plusieurs problématique(s) et peut donc ne concerner qu un sous-ensemble. L objectif est de résoudre dans des délais souvent contraints une problématique «urgente» en mettant en place un plan correctif très opérationnel. L ensemble de ces interventions est présenté pour validation et suivi en Commission paritaire de financement et validé en CA.
Le catalogue de références : le cadre Quel but? Quel contenu? Conditions? Quand? Constituer et diffuser la liste des OF financés dont les prestations répondent aux exigences qualité, afin d éclairer les choix du «client» potentiel. OF financés par le Fongecif Occitanie Et OF évalués ou bénéficiant d un label / certification qualité. Identification à partir du SIREN + Numéro de Déclaration d Activité Par une procédure d évaluation définie par le financeur. Celle-ci doit intervenir dès l amont de la décision de financement, ou tout au moins avant tout versement financier. A partir du 1 er juillet 2017, date de fin de période dérogatoire. Quelle forme? En communiquant sur le(s) site(s) internet, le catalogue de référence ainsi que les «règles» qui ont présidé à sa constitution.
Le catalogue de références : Les choix du Fongecif Identification des OF La durée Le déréférencement La validation / suivi du catalogue SIREN + Numéro de Déclaration d Activité. Plus de détail en 2018 pour plus d opérationnalité. Intégration du SIRET et du site de rattachement Sans limitation temporelle si actions financées. OF non financés sur un délai de 2 années consécutives. OF ayant fait défaut de manière significative à la réglementation et /ou aux exigences qualité. Validation par le CA (référencement et déréférencement). Suivi du catalogue par la CPFR. Actualisation Trimestrielle, en fonction des commissions de financement.
Pour nous contacter... Vous retrouverez ces informations et bien d autres sur le site www.fongecif-occitanie.org Site de Ramonville St Agne 05 62 26 87 87 - option 1 Site de Saint-Jean de Vedas 0800 00 74 74 infos@fongecif-occitanie.org contacts@fongecif-occitanie.org 4 rue Giotto, Parc Technologique du Canal 31522 RAMONVILLE SAINT-AGNE Cedex 10 rue Robert Schuman 34430 SAINT-JEAN DE VEDAS qualite@fongecif-occitanie.org
Questions - Réponses
Merci pour votre attention