CENTRE INRA PACA Site de Sophia Antipolis SERVICES DECONCENTRES D APPUI A LA RECHERCHE 400 route des Chappes BP167 06903 Sophia Antipolis Contrat d entretien des installations de climatisation et ventilation du Site de Sophia Antipolis CAHIER DES CHARGES valant Acte d Engagement Date de remise des offres Le 13/07/2012 à 16h maximum Marché à procédure adaptée de l article 28 du code des marchés publics.
1 Marché à Procédure Adaptée (MAPA) N... Entre INSTITUT NATIONAL DE LA RECHERCHE AGRONOMIQUE (INRA) Etablissement Public à caractère scientifique et technologique Centre de Recherche PACA Site de Sophia Antipolis 400 Routes des Chappes BP 167 06903 SOPHIA ANTIPOLIS Représenté par la Personne Responsable du Marché : Yves FOLL d'une part, Et :.. Adresse :..... SIRET : Représentée par, personne habilitée à engager la Société, ci après dénommée le «Titulaire» Il est convenu ce qui suit : d'autre part, Personne chargée du suivi technique du dossier : Secteur Patrimoine et Gestion immobilière, Philippe BORDON Tel : 04.92.38.65.13 Personne responsable du marché ou autorité compétente : Monsieur le Directeur des Services d Appui ou son représentant du Centre de Recherche I.N.R.A. PACA Personne habilitée à donner les renseignements prévus à l article 109 du code des marchés publics : Monsieur le Directeur des Services d Appui du Centre de Recherche PACA Ordonnateur : Monsieur le Directeur des Services d Appui du Centre de Recherche PACA Comptable public assignataire des paiements : M. l'agent Comptable Secondaire du Centre de Recherche PACA
2 ARTICLE 1 - OBJET DU CONTRAT L objet du présent marché est l établissement d un contrat pour l exécution d un service de maintenance, d entretien et de suivi des installations pour le Centre INRA PACA, site de Sophia Antipolis ainsi que de la fourniture complémentaire de certains articles et prestations relatif à ces systèmes. Il comprend l entretien de 3 bâtiments différents, dont 2 en option : Bâtiment Agrobiotech Bâtiment Entomopolis (option 1) Hangar vert (option 2) En cas de contradiction, les présentes Conditions Particulières prévalent sur les Conditions Générales du prestataire. Le prestataire déclare avoir pris connaissance et accepte sans réserve ce présent cahier des charges. ARTICLE 2 DUREE DU MARCHE Le présent marché est conclu pour la période de un (1) an. La date de début des prestations est fixée au 1 er octobre 2012. Il est reconduit tacitement annuellement sans que sa durée n excède 48 mois. L INRA devra informer le titulaire en cas de non reconduction du marché par lettre recommandée avec accusé de réception 3 mois au moins avant la fin de l annuité en cours. Le titulaire ne peut refuser la reconduction du marché. ARTICLE 3 - DEFINITION DES PRESTATIONS (voir annexe 2) La société assure l entretien, le dépannage et le maintien en bon état de fonctionnement du matériel défini en annexe 1. A charge du prestataire retenu d assurer la totalité de sa mission. Les candidats proposeront un montant forfaitaire pour les prestations de maintenance préventive (hormis les pièces climatiques pour les bâtiments et hangar): - bâtiment Agrobiotech - bâtiment Entomopolis - hangar vert Les candidats proposeront un montant forfaitaire pour les prestations de maintenance corrective : - bâtiment Agrobiotech (chaufferie, salle informatique et production d eau glacée) - bâtiment Entomopolis (production d eau glacée) - hangar vert (production d eau glacée) Le prix de ces prestations est forfaitaire et ne pourra donner lieu à aucune facturation supplémentaire. Les visites de maintenance et les interventions s effectueront tous les jours ouvrables de 8h00 à 17h00 ou ponctuellement suivant un horaire à aménager sur demande de l entreprise. Les entreprises ne pourront en aucun cas faire état d imprécisions ou d oublis concernant les prestations demandées.
3 3.1 - Maintenance préventive Le prestataire s engagera sur la maintenance préventive du matériel, en détaillant la liste des prestations permettant d assurer le fonctionnement normal et régulier des équipements concernés par le marché. La société assurera les visites de façon semestrielle (deux visites par an). Cas particulier des groupes froids de marque Trane : Deux visites de maintenance seront réalisées par le constructeur. Le prestataire fera le nécessaire auprès du constructeur pour réaliser celles-ci et l accompagnera. Le montant est forfaitaire s agissant: - du bâtiment Agrobiotech (hormis pièces climatiques) - du bâtiment Entomopolis (hormis pièces climatiques) - du hangar vert (hormis pièces climatiques) et ne pourra donner lieu à aucune facturation supplémentaire (cf. annexe 1). Le prestataire assume la responsabilité de la maintenance des équipements qui sont définis dans l annexe 1 et ceux acquis durant l année, et s engage à y affecter des techniciens aptes à assurer le niveau de qualité de service requis. 3.1.1 -Dates et heures Le prestataire planifiera et organisera cette maintenance en tenant compte des contraintes d utilisation des équipements. Le planning des interventions sera déposé, auprès de MM. BIGI ou MANSOUR, selon une périodicité définie. A défaut de cet accord, le titulaire donne au responsable un préavis d intervention, pour chaque visite, d au moins 15 jours. Si l une des deux parties désire déplacer une visite, elle en informe l autre au moins 4 jours avant la date prévue. Les visites systématiques peuvent être effectuées en même temps que les dépannages et réparations. 3.1.2 -Rapport de visite A chaque visite le personnel d intervention établit un rapport de maintenance détaillé dans un délai de 15 jours et un bon d intervention sur lequel il atteste que les opérations, prévues dans le présent marché, ont bien été effectuées. Il signale les interventions effectuées à son initiative ainsi que les dates et heures de début et de fin de ces interventions. Dans ce rapport, il sera précisé des informations telles que : anomalies constatées, usures de certains organes, risques de détérioration.
4 3.2- Maintenance corrective L entreprise s engage à intervenir sur simple appel téléphonique du client pour vérifier ainsi que pour remettre en état si possible les équipements (indiqués en annexe 1) qui ne fonctionneraient pas normalement. Le montant est forfaitaire s agissant : - du bâtiment Agrobiotech (chaufferie, salle informatique et production d eau glacée) - du bâtiment Entomopolis (production d eau glacée) - du hangar vert (production d eau glacée) Le forfait annuel inclut la main-d œuvre de réparation et les déplacements sur le site selon le matériel défini en annexe 1. 3.2.1 - Initiative des hors forfait annuel - Accord de l acheteur Les interventions ne pourront être effectuées qu après signature du devis et l envoi du bon de commande par l INRA selon l importance ou l urgence. L entreprise facturera au contractant les matériels remplacés utilisées lors des interventions. Elle fournira les justificatifs nécessaires de ces fournitures (bon de livraison, factures). Le devis sera envoyé au plus tard 2 jours suivant l intervention, en cas de pièces à remplacer. 3.2.2- Programme d exécution Sur demande de l une ou l autre des parties, un programme d exécution est établi en commun. Par ailleurs, toute intervention pourra, à l initiative du titulaire et en accord avec l INRA, être commencée et/ou poursuivie en dehors de la période d intervention, jusqu à la correction ou l élimination du problème. Dans ce cas, aucun supplément de prix ne pourra être facturé par le titulaire. 3.2.3 - Compte rendu d intervention L ensemble des interventions donne lieu à l établissement par le titulaire d un compte rendu, à l occasion duquel des propositions d interventions supplémentaires sont faites, si nécessaire, au responsable du service. ARTICLE 4 CONTROLE DES VISITES La société tiendra à jour un dossier de maintenance et un livret d'entretien (liste des interventions et réparations). ARTICLE 5 SOUS TRAITANCE Le titulaire du marché peut sous traiter l exécution de certaines prestations. Il devra être présent au début et à la réception de l intervention.
5 ARTICLE 6 - MODALITES D EXECUTION Lors des visites de maintenance, les équipes d intervention seront en qualité et quantités suffisantes pour mener à bien l ensemble des prestations. Il sera nommé un responsable de site. Le prestataire utilise son propre matériel et ses instruments de mesure et dispose de son magasin central pour s approvisionner sur le champ en petites pièces détachées incluses dans le marché. ARTICLE 7 - OPERATIONS PERIODIQUES La fourniture de produits, petites pièces détachées, ingrédients (graisses, chiffons, visserie, lampes de signalisation des tableaux, fusibles ) disconnecteurs non contrôlables sont à la charge de l entreprise. Le prestataire fournira les filtres deux fois par an suivant le tableau en annexe 1 (B/ filtres à commander). S agissant des pré-filtres des CTA un jeu complet sera fourni par le prestataire et ceux-ci seront remplacés par les services techniques de l INRA (inclus dans l annexe 1 B/ filtres à commander).ils seront livrés à la première visite de maintenance. Les équipements pour lesquels l entretien doit être assuré sont listés dans l annexe 1. L annexe 2 précise les prestations à réaliser pour ces équipements. L entreprise devra fournir un planning d intervention annuel. Chaque visite de maintenance fera l objet d un compte rendu. Un cahier de bord, fourni par le titulaire, devra être mis en place et renseigné à chaque visite, ce cahier restera consigné sur le site. Après intervention, l entreprise devra délivrer un bon pour chaque intervention. Il mentionnera la date d'intervention, sa durée, le nom de l'intervenant, la nature des opérations, des remarques éventuelles sur l'état de l'installation. ARTICLE 8 RECEPTION MATERIEL Toute livraison de matériel sur le site INRA de Sophia-Antipolis commandé par le prestataire pour les différentes maintenances devra être réceptionné par ce dernier. A défaut, il sera refusé. ARTICLE 9 DELAI D INTERVENTION/ ASTREINTE Le délai d intervention pour dépannage sera au plus tard dans les 4 heures qui suivront l appel téléphonique, 24 heures sur 24, 365 jours par an y compris les dimanches et jours fériés pour la production chaud, froid et la salle informatique (Bâtiments Agrobiotech, Entomopolis, Hangar vert). La main-d œuvre de réparation et les déplacements sur le site sont pris en compte dans le cadre de l astreinte. Un numéro de téléphone sera communiqué au prestataire pour faciliter les interventions hors heures et jours ouvrés. Le délai d intervention pour dépannage sera de 8 heures (heures ouvrées) pour les centrales d air, ventilo-convecteurs et pièces clim) hors week-end et jours fériés (Bâtiments Agrobiotech, Entomopolis, Hangar vert).
6 Les réparations sont effectuées dans un délai maximal de 3 jours ouvrés qui suivront l envoi du bon de commande. ARTICLE 10 TRAITEMENT DE L EAU L appoint d eau des réseaux chaud et froid sont traités par adoucissement et injection de produit anticorrosion. Les analyses et l ajout de produit de traitement d eau ne sont pas à la charge du prestataire. En tant que professionnel qualifié l entreprise devra apporter un rôle de conseil envers l INRA. ARTICLE 11 - PRESTATIONS HORS FORFAIT Les prestations complémentaires qui pourront être fournies par le titulaire dans le cadre du présent contrat devront faire l objet d un devis suivant le bordereau des prix unitaires. Le prestataire devra indiquer également le coût horaire et le coût de déplacement d un technicien qui seront pratiqués pour toutes demandes d interventions sur les différentes installations. Le titulaire du présent marché devra assurer la maintenance de tous matériels nouvellement installés (avenant au présent contrat de maintenance), même si celui-ci n a pas réalisé l installation. ARTICLE 12 - QUALIFICATIONS REQUISES Les entreprises soumissionnaires devront fournir une attestation portant mention des spécialités pour lesquelles elle est qualifiée et reconnue comme telle par l organisme professionnel auquel est rattaché sa profession. ARICLE 13 HYGIENE ET SECURITE, QUALITE, DEVELLOPEMENT DURABLE 13.1 - Plan de prévention Le titulaire s engage à respecter le ou les règlement(s) intérieur(s) en vigueur au sein de l INRA, ainsi que les dispositions légales en vigueur relatives à l hygiène et à la sécurité. A la signature du contrat un plan de prévention sera établi pour une (1) année. Celui-ci sera réactualisé chaque année à la date anniversaire du contrat. 13.2 - Qualité La propreté des locaux incombent au titulaire du présent marché au fil de ses interventions, à savoir : - Le titulaire doit laisser les locaux propres et libres de tous déchets pendant et après l exécution de ses travaux et interventions dont il est chargé - Le titulaire a la charge du nettoyage, de la réparation et de la remise en état des installations qu il a salies ou détériorées En cas de non respect de ces exigences, l INRA se réserve la possibilité, après simple demande non suivie d effet dans la semaine suivante, de faire intervenir, aux frais du titulaire, une entreprise de nettoyage extérieure. Le titulaire a la charge de l enlèvement de ses déblais et de leur transport jusqu aux installations d élimination ou de tri sélectif des déchets, selon la règlementation en vigueur. Concernant les fluides récupérés et détruits ceux ci devront faire l objet d un Borderau de Suivi des Déchets.
7 13.3 - Développement Durable Dans le cadre de la mise en place d une démarche de développement durable et de critères d «éco responsabilité», l INRA souhaite que les entreprises s impliquent également dans ce contexte. Le titulaire indiquera, si c est le cas, les dispositions misent en œuvre concernant: - Le respect de l environnement (par exemple : produits employés (écolabels), techniques utilisées, organisation du travail, tri et valorisation des déchets pouvant faire l objet d un recyclage, ) - L insertion professionnelle des publics en difficultés. ARTICLE 14 MODALITES DE FACTURATION ET DE REGLEMENT Les prix sont fermes et définitifs la première année et ajustable selon le barème du titulaire les années suivantes. Clause de sauvegarde : L INRA se réserve la possibilité de résilier le marché si une augmentation du prix forfaitaire supérieure à 3% par an est constatée. Le prestataire émet une facture à chaque intervention réalisée. Les factures devront être adressées en 2 exemplaires à l adresse suivante : INRA Centre de Recherche PACA Site de Sophia Antipolis Secteur Patrimoine Gestion Immobilière 400 Route des Chappes BP 167 06903 SOPHIA ANTIPOLIS L ordonnateur en charge de la liquidation de la dépense est le directeur des services d appui du centre de Recherche INRA PACA Site d Avignon Domaine St Paul Site Agroparc - 84914 AVIGNON Cedex 9 L agent comptable chargé d exécuter le règlement est : Mr l Agent Comptable Secondaire du centre de Recherche INRA PACA Site d Avignon Domaine St Paul Site Agroparc - 84914 AVIGNON Cedex 9 Le paiement sera effectué par virement administratif au compte indiqué par le titulaire cidessous (fournir un RIB) : Banque :.. Code Banque : Code Guichet :.. Compte n :. Clé :..
8 Par application de l'article 98-1 du Code des Marché Publics modifié, le délai global de paiement est de 30 jours maximum à compter de la réception de la facture dans les formes prescrites. Le taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêt de la principale facilité de refinancement appliquée par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement principal la plus récente effectuée avant le premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à courir, majoré de sept points. ARTICLE 15 - RESILIATION DU CONTRAT Tout manquement constaté dans ses obligations telles que décrites au présent contrat sera notifié au prestataire par courrier recommandé avec accusé de réception. Si le prestataire ne les a pas remplies dans les quinze jours suivant la réception de la lettre recommandée, l Inra pourra résilier le contrat de plein droit aux torts du prestataire. En cas de résiliation du marché par l Inra, le prestataire sera rémunéré des prestations terminées et admises et, d autre part, des prestations en cours d exécution dont l Inra accepte l achèvement. ARTICLE 16 CLAUSE ATTRIBUTIVE DE JURIDICTION Toute contestation entre les parties relative à l exécution de la commande relèvera de la compétence exclusive du Tribunal Administratif. ARTICLE 17 - PENALITES DE RETARD En cas de dépannage si l entreprise n est pas intervenue dans les délais mentionnés à l article 7, une pénalité de 50 euros HT par heure de retard lui sera appliquée, par dérogation à l article 14.1 du CCAG-FCS du 9 octobre 2009. Concernant les réparations la pénalité sera de 50 euros HT par jour de retard. ARTICLE 18 - ANNEXES Annexe 1 : Liste des équipements installés Annexe 2 : Prestations à réaliser Annexe 3 : Bordereau des prix Fait en deux exemplaires originaux A Sophia Antipolis, le POUR LE CLIENT POUR LE PRESTATAIRE Mention Manuscrite «lu et approuvé»