Conditions d inscription par OPAN 1. Parties au contrat, association des services ambulatoires de la ville de Berne, Könizstrasse 60, case postale 450, CH-3000 Berne 5 ; ci-après «prestataire», ainsi que l organisation ou la personne privée inscrivant des patients, ci-après «prescripteur». 2. Objet et teneur Le prestataire met à disposition du prescripteur le système d inscription en ligne de patients OPAN conformément aux présentes conditions d inscription. 3. Validité et durée Les conditions d inscription s appliquent à la procédure d inscription à partir de la confirmation électronique des conditions d inscriptions par le prescripteur pour l ensemble de la procédure d inscription, c.-à-d. au moins jusqu à la première modification de statut de l inscription du patient ou jusqu à ce que l organisation Spitex compétente (destinataire) confirme la réception de l inscription. Les conditions d inscription doivent être reconfirmées à chaque nouvelle inscription. 4. Fonctionnalités, exigences techniques OPAN permet une inscription simple, rapide et sûre de patients à des organisations Spitex. On trouvera la description détaillée de l utilisation et de ses possibilités dans les documents à télécharger mis à disposition sur le site Internet. Exigences techniques OPAN est une application Internet et peut être utilisée au moyen d un navigateur Internet. L application est compatible avec les navigateurs suivants: Internet Explorer (versions 8, 9, 10, 11) Firefox (à partir de la version 3.5) Chrome (toutes les versions) Pour une utilisation optimale, nous recommandons des navigateurs modernes (versions publiées en 2012 ou plus récentes). Nous recommandons également l utilisation d applications Office modernes telles que MS Word, MS Excel ainsi qu un lecteur PDF usuel afin de pouvoir traiter correctement les fichiers attachés. L utilisation d OPAN est libre de toute licence et ne requiert donc aucun logiciel spécifique, hormis les navigateurs ci-dessus. Conditions d inscription par OPAN 28.1.2015 Seite 1/5
5. Prestations Le prestataire met à disposition du prescripteur un système basé sur Internet pour l inscription en ligne de patients à des organisations Spitex. Le prestataire fournit les prestations au moyen d une infrastructure informatique de disponibilité élevée et à la pointe du progrès, ainsi qu avec un personnel qualifié et le tout le soin nécessaire. Les prestations centrales du fournisseur sont les suivantes: Exploitation du système OPAN est disponible de 0h00 à 24h00, 365 jours par an, avec une disponibilité de 99,5% en moyenne mensuelle. Le prestataire est responsable de l exploitation du serveur OPAN et de la sauvegarde régulière des données ainsi que d un snapshot pour la réinstallation du système en cours d année. Le système comprend également un outil de surveillance général, qui teste chaque minute la disponibilité du site Internet. S il n est pas disponible pendant plus de 10 minutes d affilée, un collaborateur du partenaire informatique est automatiquement alerté. Cet outil permet de mesurer le temps de disponibilité total du site Internet et de l évaluer sur des jours, des mois et des années. Des détails supplémentaires sont proposés dans la description du système. Validation de l inscription L équipe centrale de validation du prestataire contrôle les données d inscription administratives quant à leur plausibilité et complète ou corrige, si nécessaire, les données indispensables du patient. L équipe de validation n a pas accès aux données médicales, c.-à-d. à toutes les données introduites et transmises dans l étape 3 de la procédure d inscription. Après cela, l inscription est immédiatement transmise à l organisation Spitex concernée (destinataire). L équipe de validation surveille le temps de réaction du destinataire et intervient, si nécessaire, de manière à ne pas dépasser les 2 heures convenues entre l inscription et la première réaction / prise de contact ou confirmation du destinataire. Assistance (niveau 1) La joignabilité par téléphone du prestataire en matière d assistance est assurée du lundi au vendredi, de 7h00 à 18h00. Des heures de présence différentes avant et pendant les jours fériés sont, en règle générale, publiées quelques jours à l avance sur la page d accueil d OPAN. La joignabilité étendue par courriel en dehors des heures de présence normales ne s applique qu aux pannes système critiques ne permettant plus aux prescripteurs de travailler. Si l utilisation d OPAN devait s avérer impossible de manière imprévue et pendant une longue période ou pendant une courte période, par exemple lors d un changement de version, il est toujours possible de joindre l organisation Spitex compétente par téléphone ou par courriel, en fonction de sa joignabilité. Une assistance sur site (niveau 2 ou 3) doit être convenue de cas en cas. Les assistances sur site (niveau 2 ou 3) qui résultent d erreurs de manipulation du prescripteur ou de défauts techniques de l infrastructure informatique du prescripteur sont facturées selon frais effectifs, conformément au ch. 6. Maintenance Le système et les applications font l objet d une maintenance permanente et sont régulièrement optimisés. De petites améliorations comme l adjonction de champs de données dans le formulaire d inscription ou d autres modifications techniques mineures sont communiquées et documentées par lettre d information ou fichiers à télécharger. Les modifications majeures de l application ainsi que de nouvelles fonctionnalités entraînant une modification importante du processus sont communiquées assez tôt et de manière appropriée au prescripteur. Conditions d inscription par OPAN 28.1.2015 Seite 2/5
6. Rémunération OPAN est mis ment à disposition du prescripteur sans utilisation d interfaces ou d autres extensions techniques (voir ci-après), y compris une assistance de niveau 1. L installation et l utilisation, par exemple, d une interface pour l échange automatique de données ou le complètement automatique de données d inscription dans le formulaire correspondant sont en revanche payants. Les détails techniques et commerciaux d une telle utilisation sont réglés dans une convention séparée. Les prix ci-après s entendent hors TVA et s appliquent à OPAN version 2.1. Prestations Forfait d exploitation Exploitation et maintenance Validation Assistance niveau 1 Prestations supplémentaires Première introduction et formation des utilisateurs Documentation et matériel de marketing Assistance de niveau 2 (chef de produit) Assistance de niveau 3 (informaticien) Prix, dans une étendue appropriée, dans une étendue appropriée CHF 130.00 / heure y c. temps de déplacement CHF 170.00 / heure y c. temps de déplacement (selon accord préalable en dehors des heures de bureau). 7. Protection des données et sécurité des données Le prestataire s engage à conserver le secret sur toutes les informations et données du prescripteur ainsi que les données de patients reçues par le système, c.-à-d. de ne pas les rendre accessibles à des tiers non autorisés et à les protéger contre des accès non autorisés. Le prestataire s engage à respecter intégralement la protection des données et en particulier à conserver le secret des patients et à ne pas utiliser les données de patient contenues dans le système à d autres fins que celle de l inscription des patients auprès du fournisseur de prestations souhaité. Diverses mesures dans le domaine de la sécurité physique et électronique des données ont été prises pour protéger les données contre des accès non autorisés. Ces engagements persistent également au-delà de l échéance du contrat, si le prestataire reste en possession des données correspondantes. Des détails complémentaires sont donnés dans le document «OPAN déclaration de protection des données / concept de sécurité». Les systèmes de sécurité sont régulièrement actualisés en fonction de l état de la technique dans le secteur de la santé. OPAN a été déclaré au Bureau pour la surveillance de la protection des données du canton de Berne. Celui-ci a terminé le contrôle préalable avec une décision positive et ainsi confirmé la conformité du système avec la législation relative à la protection des données. Si le destinataire a son siège en dehors du canton de Berne, le prestataire déclare le système au service de la protection des données du canton concerné et assure la conformité avec les éventuelles dispositions cantonales. OPAN ne comprend pas de systèmes actifs (mouchards) destinés à collecter des informations sur les utilisateurs d OPAN autres que celles transmises par le prescripteur. Les informations obtenues de manière passive sur les utilisateurs du site Internet sont traitées de manière confidentielle par le Conditions d inscription par OPAN 28.1.2015 Seite 3/5
prestataire et ne sont pas transmises à des tiers, à l exception de la transmission de données à des autorités judiciaires en cas d actions délictueuses. Le prestataire se réserve le droit de conserver des enregistrements limités sur l utilisation du site Internet, à des fins de sécurité ou d analyse statistique. 8. Interlocuteurs / personnes clé Les interlocuteurs pour le prescripteur sont en premier lieu : les collaborateurs du service de validation (assistance de niveau 1), tél.: 031 388 50 25 les responsables du management des produits OPAN (assistance de niveau 2), courriel: support@opanspitex.ch 9. Fenêtre de maintenance, changement de version Une fenêtre de maintenance est convenue pour les travaux de maintenance périodiques, prévus ou imprévus, sur les systèmes du prestataire et de ses fournisseurs, qui sont nécessaires pour le maintien et la sécurité de l exploitation et la réalisation des mises à jour / changements de version d OPAN. Les éventuelles limitations de la disponibilité liées à ces travaux ne sont pas considérées comme des temps de panne, mais comme temps de maintenance. En règle générale, une maintenance du système est réalisée en dehors des heures d ouverture régulières du prescripteur. Exceptionnellement, une maintenance du système peut également être réalisée à tout moment, en s efforçant de limiter autant que possible la restriction de l exploitation. Si l utilisation du système est momentanément restreinte, le prescripteur en est informé de manière appropriée par le prestataire. 10. Modifications Le prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment une ou plusieurs fonctionnalités et prestations d OPAN au moyen d un changement de version. Le prescripteur a la possibilité de se faire informer en temps utile au moyen de la lettre d information. 11. Exclusion de responsabilité et de garantie OPAN est un simple système d inscription et ne donne aucune garantie concernant la réalisation par le destinataire (p.ex. organisation Spitex) des prestations souhaitées par le prescripteur ou le patient. Les prestations à fournir au prescripteur ou au patient par le destinataire des données doivent être réglées séparément et ne font pas partie du présent contrat. Si le prescripteur ne reçoit pas de confirmation de réception des données d inscription de la part du destinataire prévu, il faut partir du principe que les données d inscription n ont pas été transmises. Dans ce cas, c est au prescripteur de répéter l inscription via OPAN jusqu à réception d une confirmation correspondante ou de procéder à l inscription directement par un autre moyen en dehors d OPAN (téléphone, courriel). Dans le cadre de ce contrat, le prestataire ne donne aucune garantie concernant la disponibilité permanente d OPAN. En tant que solution basée sur Internet, OPAN dépend notamment du bon fonctionnement de l infrastructure de transmission des données, sur laquelle le prestataire n a aucune influence. C est au prescripteur de prévoir des voies d inscription redondantes (p.ex. par téléphone), Conditions d inscription par OPAN 28.1.2015 Seite 4/5
dans le cas où l internet serait hors service ou que la possibilité d inscription par OPAN serait indisponible. Malgré des contrôles de plausibilité inhérents au système, le prestataire ne donne aucune garantie quant à l exactitude ni à l intégralité des données transmises par OPAN. Le contrôle des données transmises relève de la responsabilité du prescripteur et du destinataire. De même, un éventuel archivage des données transmises par OPAN est de la responsabilité du prescripteur et du destinataire, à moins qu une fonction de sauvegarde et d archivage aient été expressément assurées dans le cadre des prestations décrites au ch. 5. Dans toute la mesure autorisée par la loi, le prestataire se dégage de toute responsabilité et garantie envers le prescripteur, concernant l utilisation du système OPAN. 12. Droits de propriété intellectuelle Dans le cadre des présentes conditions d inscription, seuls les droits contractuels pour l utilisation du système d inscription en ligne de patients OPAN sont accordés au prescripteur, mais aucun droit de propriété intellectuelle ou autres droits d utilisation de biens immatériels. Tous les droits au portail Internet OPAN, à ses interfaces utilisateurs, aux logiciels correspondants, aux composants du système et à la marque déposée «OPAN» sont réservés exclusivement au prestataire. Tout dépôt de propres droits ou de noms de domaines comprenant «OPAN» par le prescripteur est inadmissible, sauf accord écrit exprès du prestataire. 13. Dispositions finales Par la confirmation électronique des présentes conditions d inscription, le prescripteur confirme avoir pris connaissance de leur contenu et l approuver. Toute modification de la relation contractuelle résultant des présentes conditions d inscription requiert la forme écrite. Ce contrat est soumis exclusivement au droit suisse. Le for juridique exclusif pour tout litige résultant de ce contrat et ses éventuels avenants est à Berne, Suisse. Conditions d inscription par OPAN 28.1.2015 Seite 5/5