Ville de Chambéry Bibliothèques municipales 05/06/2007 N 8 REMPLACE PAR LE DOCUMENT 28-02-1 Les fonds de conservation des bibliothèques municipales de Chambéry. 28 28- Redéfinition formelle (et progressive) des magasins de conservation. On distingue 3 types de conservation à JJR : Dénomination : Magasin de Magasin Magasin de prêt conservation intermédiaire indirect Concerne : Fonds patrimonial Retirés du fonds Fonds semi-patrimonial courant Cote : NFA PER SEM SAV RES INT PRI Anciennes cotes : INT + ZA, ZB GEN Dewey Date d édition des > 100 ans d âge et < 30 ans d âge >30 et <100 ans d âge ouvrages : sans limites de dates d édition Nouveau fonds ancien (fonds ouvert) Réserve (fds ouvert) Fonds Intermédiaire (après désherbage) ; Fonds Général > 30 Retirés du service Séminaires (fonds clos) ans (après public Contenu : Perpechon (fonds clos) Savoie (fonds ouvert) «Décantation» du fonds intermédiaire (ouvert) ; Pilots désherbage) Fonds montagne (arc alpin) «Décantation» du magasin de prêt indirect ; Pilots Fonds général < 30 ans (après désherbage) Observations : Budget d acquisition En consultation sur place Sans budget d acquisition En consultation sur place Voir avec les budgets des pôles pour compléter des collections Documents susceptibles d être prêtés Le magasin de conservation a, comme son nom l indique, mission de conservation sans limitation de durée des fonds clos et des fonds aux axes de conservation définis. Le magasin intermédiaire a comme mission de conserver momentanément des documents (éditions ayant entre 30 et 100 ans) (en consultation sur place) pour : Mettre en place une «soupape de sécurité» afin de définir la valeur patrimoniale des documents à travers les âges (!). Principe de «prolongation de vie». Alimenter le fonds Montagne en construction. Le magasin de prêt indirect a comme mission de conserver momentanément des documents (éditions de moins de 30 ans) (qui pourront être prêtés) pour : Désengorger les rayonnages dans les espaces de prêt et de cette manière contribuer à mettre en valeur un fonds par une présentation plus actuelle des Idées Rallonger la durée de vie de documents un peu moins consultés 1 01/03/13-17:03
Mettre en place une «soupape de sécurité» afin de définir la valeur patrimoniale des documents à travers les âges (!). Principe de «prolongation de vie». Idée de complémentarité du fonds en prêt direct (fonds courant). 2 01/03/13-17:03
ORGANISATION DU MAGASIN DE PRET INDIRECT Eléments de définition : C est un lieu de stockage temporaire, de documents, qui servent moins mais font l objet d une certaine demande, ou, qui pourraient être utilisés ultérieurement. TYPES DE DOCUMENTS - Monographies (les livres pour la jeunesse sont réorientés vers le pôle de conservation jeunesse de la ville d Annecy, sauf cas particuliers). - Vidéos et documents sonores sont intégrés dans les magasins de prêt indirect propres aux pôles (voir : 2-Collections / 29- Fonds semi-patrimoniaux). - Les périodiques sont exclus de ce magasin. CLASSEMENT DU MAGASIN DE PRET INDIRECT : Implique de toute façon une re-cotation globale (avec mention PRI). L indice Dewey est maintenu en 676. Mode de classement par numéro séquentiel et lettre de format (il n est pas nécessaire de mettre en place un cahier d inventaire, la recherche Aloès permettant de savoir où on en est facilement). Cote n 1 = PRI ; Cote n 2 = Lettre de format ; Cote n 3 = numéro d inventaire L ensemble des documents sont empruntables. Les documents en consultation sur place sont mis directement dans les magasins de conservation. LE LIEU DE STOCKAGE Le magasin de prêt indirect est installé au magasin Curial patrimoine. Nombre «maximum» de documents : Inventaire des étagères du magasin du 2 ème patrimoine : On a : 1 simple face de 7 travées de 4 tablettes (+1 en bas) de 120 cm de large 2 doubles face de 6 travées de 4 tablettes (+1 en bas) de 120 cm de large 1 double face de 3 travées de 4 tablettes (+1 en bas) de 120 cm de large. Soit 3360m + 11520m + 2880m : 17 m 760 d étagères. Soit 148 tablettes de 120cm. Soit une moyenne de 50 livres par tablettes, 148x50 = 7400 livres possibles. Remarque : on peut compter 37 tablettes supplémentaires (celles du bas des travées) soit 37x50 livres = 1850 livres de plus. Au total on peut envisager une moyenne de 9250 livres dans le magasin de diffusion. Cependant le pôle Mémoire Région a besoin d un «zone tampon» afin de recevoir d éventuels lots de dons extérieurs (à désinfecter) d une quantité évaluée à 2000 volumes. Ainsi il faut envisager un fonds de 7250 livres dans le magasin de prêt indirect. Remarque : Actuellement les tablettes sont espacées de 27 cm de hauteur. On peut sans problème élargir à 30 cm de hauteur (et accueillir ainsi les grands formats). 3 01/03/13-17:03
ENTREES DES OUVRAGES : Les livres qui arrivent dans le magasin de prêt indirect auront en moyenne déjà 10 ans d âge. Ils devront donc y rester 20 ans. Si on compte 7000 places à pourvoir sur 20 ans (les ouvrages entrant ayant en moyenne 10 ans d âge) on peut envisager l entrée de 350 ouvrages en moyenne par an. Cela équivaut donc à 3% du nombre des acquisitions effectuées pour le fonds courant (11324 livres en 2003) Cependant il s agit d intégrer aussi les livres du fonds G de 20 ans et moins (Z:\ 2-Collections \ 29- Réserves actives \ 29-0-ter Critères d intégration aux PRI et INT) DESELECTIONS DU MAGASIN DE PRET INDIRECT Il faut compter sur les éliminations liées aux statistiques de communication des documents qui sont dans le magasin de PRET INDIRECT. A savoir : - tout document utilisé plus de 2 fois en 1 an réintègrera le libre accès (Il faudra peut-être adapter ce critère aux différentes cotes Dewey comme pour le désherbage des fonds courants, chaque ouvrage ayant une spécificité d usage) - élimination des documents non demandés depuis 10 ans (à réévaluer ultérieurement) sauf s ils font l objet d 1 critère de conservation particulier (fonds spécialisé) Les documents à désherber seront repérés par l interrogation du champ 948 Confirmation du prêt indirect, indiquant la date d entrée en magasin avec un croisement sur la date d édition du document et les statistiques d emprunts habituels. 4 01/03/13-17:03
ORGANISATION DU MAGASIN INTERMEDIAIRE TYPES DE DOCUMENTS - monographies - K7 mère des premiers romans - Diapositives, CD numérisés - Périodiques CLASSEMENT DU MAGASIN INTERMEDIAIRE Re-cotation globale avec INT Cependant la re-cotation sera progressive et liée au désherbage du fonds G et à la saisie des romans de la bibliothèque populaire. Ainsi on met en place une cotation provisoire puis l on fera une modification en série pour harmoniser en INT Cote provisoire : INT BIS + format + n série (information précisée uniquement sur l exemplaire, les documents ayant la mention physique INT) Chaque format débute à 1 Une pastille rouge est collée sur l étiquette de la cote pour identifier les documents re-cotés. (Voir Z:/ Pole et services/ Coll-Conservation/en cours/mag-4/fiche technique pour le catalogage des pilots) LE LIEU DE STOCKAGE 4 ème étage. Emilie se charge de déterminer quelle place est disponible globalement dans le magasin du 4 ème pour les livres c est à dire le nombre «maximum d ouvrages» qu il est possible d intégrer sur les travées (indépendamment de l existant). En effet il est intéressant de partir d une évaluation «vierge» pour déterminer la capacité du magasin et sa place effective afin ensuite d envisager son taux d accroissement. Quelle place disponible actuellement? ENTREE DES OUVRAGES Les monographies de moins de 30 ans étant destinées au magasin de prêt indirect et les monographies de plus de 100 ans étant destinées au magasin de conservation, on peut estimer entre 30 et 95 ans (pour laisser une marge d estimation) l âge des monographies destinées au magasin Intermédiaire. Proviennent : - du fonds intermédiaire actuel désherbé (c est-à-dire dont on a ôté tous les documents n entrant pas dans le cadre de conservation de la Médiathèque, les livres de plus de 100 ans, les doublons ) - du fonds général désherbé (c est-à-dire dont on a ôté tous les documents n entrant pas dans le cadre de conservation de la Médiathèque, les livres de moins de 30 ans, les doublons ) (Voir : Z:\2-Collections/ 29-Réserves actives/29-0-ter Critères d'intégration aux PRI et INT.doc) DESELECTIONS DU MAGASIN INTERMEDIAIRE (après 100 ans) Procédure à déterminer Mise en place du champ 948 Prêt indirect sous-champ INT (magasin intermédiaire) en mai 2007 5 01/03/13-17:03