Les bases de manuscrits dans le CCFr Florent Palluault Bibliothèque nationale de France (florent.palluault@bnf.fr) Journées des Pôles associés Strasbourg, 2008
Intégration des manuscrits dans le Catalogue Collectif de France 25 février 2008 : mise en ligne du portail Manuscrits du Catalogue Collectif de France Interrogation sur le résultat de 2 projets de (rétro)conversions en XML/EAD Répertoire des manusc. litt. français du XX e siècle (PALME) Catalogue général des manuscrits des bibl. publiques de France (CGM) : disponible en intégralité en avril/mai 2008 Bientôt, accès à deux autres catalogues via le CCFr Calames (ABES) BnF-Archives et Manuscrits
Projet PALME Historique et conversion Élaboration des descriptions Projet interministériel (1997-2005) : nécessité d un meilleur signalement des collections de manuscrits littéraires contemporains Campagnes de prospection et de catalogage 2001 : mise en ligne (Bn-Opaline) Résultat : 122 000 notices Conversion (2006) Fermeture de la base Opaline : choix d une conversion en XML/EAD et d une insertion dans le CCFr Structure hiérarchique : Institution / Auteur / Cadre de classement / Document
Projet CGM Historique et rétroconversion Élaboration des descriptions Publication à l initiative de l État : décrire les collections de manuscrits nées des confiscations révolutionnaires Travail de longue haleine : 1849-1993 106 tomes, 72 000 pages, près d 1 million d entrées d index. Conversion Projet interministériel de conversion : choix de l XML/EAD 2005 : Numérisation + rendu en mode texte 2005-2008 : Découpage des zones, traitement des index, correction des données et encodage (fin : avril 2008) Notices riches et hétérogènes : cahier des charges complexe Encodage légèrement plus détaillé pour les institutions de l Enseignement sup.
CGM imprimé Fichiers XML/EAD Notices InterMarc PALME Interface Manuscrits du CCFr
Hébergement et consultation Éclatement et union Hébergement : 3 dépôts distincts ABES : fichiers Enseignement supérieur BnF-DCO : fichiers concernant les collections propres à la BnF CCFr : tous les autres fichiers Consultation : 3 interfaces distinctes Calames (ABES) : fichiers Enseignement supérieur BnF Archives et Manuscrits : fichiers BnF Portail CCFr Manuscrits : Accès à l ensemble par interrogation directe ou distante Maintien d un accès unique à l ensemble du CGM et de PALME via le CCFr
Volumétrie et institutions Un véritable catalogue collectif des manuscrits Volumétrie PALME : 122 000 notices CGM : 182 000 notices Bientôt : 600 000 notices (?), après inclusion des manuscrits de la BnF et après mise à jour et enrichissements des divers catalogues Institutions concernées : environ 800 pour l instant Bibliothèques du réseau Culture (BM, bibl. d agglomérations) Bibliothèques du réseau SUDOC Bibliothèques d institutions nationales, ministères, etc. Bibliothèques d associations ouvertes au public Centres d archives Musées
Critères de recherche Elaboration de critères spécifiques à l'ead Certains critères du MARC (éditeur, etc.) inopérants Élaboration de critères en fonction des balises et attributs EAD présents dans les fichiers convertis et dans ceux qui seront créés à l avenir Critère fondamental pour les manuscrits : institution de conservation (+ cote), provenance Critères secondaires «Rôle» Langue : ajout de cette information lors de la correction Critères évolutifs Mise à jour en fonction des bases choisies Index fédérés complexes : contrainte de l'accès distant aux instances Sudoc concertation Culture/Ens. Sup.
Résultats de recherche Liste de résultats Reprise des éléments essentiels à l identification d un manuscrit (Titre, date, institution, cote) Tris possibles selon plusieurs critères Détail du résultat Arrivée sur l instrument de recherche au niveau pertinent Hiérarchie complète avec navigation à gauche Description détaillée à droite, avec rappel de la hiérarchie Affichage sous forme de tableau, plutôt que sous une forme textuelle comme la notice originelle
Résultats de recherche Liste de résultats Reprise des éléments essentiels à l identification d un manuscrit (Titre, date, institution, cote) Tris possibles selon plusieurs critères Détail du résultat Arrivée sur l instrument de recherche au niveau pertinent Hiérarchie complète avec navigation à gauche Description détaillée à droite, avec rappel de la hiérarchie Affichage sous forme de tableau, plutôt que sous une forme textuelle comme la notice originelle
Services complémentaires En cours d élaboration Aide contextuelle Panier de notices (récupérable à la session suivante) Impression de notices, envoi vers messagerie Lien vers un document PDF contenant la totalité des descriptions contenues dans un fichier XML Lien vers le Répertoire national des Bibliothèques et Centres de Documentation : informations sur l'institution de conservation et ses fonds Liens possibles entre description des fonds de manuscrits dans le RNBCD et le fichier EAD correspondant
Récupération et réutilisation des données Objectifs à long terme des deux projets de conversion Relancer la dynamique de signalement Permettre corrections, mises à jour et ajouts Résultat des conversions disponible pour chaque institution auprès du Service CCFr (ou de l'abes) Liberté entière de modification et enrichissement des descriptions de leurs collections par les institutions de conservation mais intérêt d envoyer les fichiers modifiés au CCFr (ou à l'abes) pour visibilité nationale dans le portail Manuscrits et donc nécessité de se conformer à certaines règles pour préserver l'homogénéité de l'ensemble
Corrections et mise à jour Enjeux et intérêt Particularités de l EAD Avantages et inconvénients de sa souplesse Diversité des pratiques existantes Utilisation légèrement différente si informatisation à partir du papier, conversion depuis le MARC, catalogage courant Nécessité d une coordination nationale Groupe national de réflexion sur l utilisation de l EAD dans les bibliothèques (en cours de création) Meilleure intégration, indexation et consultation des données dans les catalogues collectifs Intérêt du partage des données pour la création de fichiers inter-établissements (projets de recréation de bibliothèques personnelles disséminées, etc.)
Corrections et mise à jour Spécificités de PALME et du CGM CGM Description exhaustive des collections de manuscrits d'un établissement + notices souvent riches et complexes Respect des fonds et/ou classements thématiques ou chronologiques Naturellement vocation à être poursuivi tout en respectant la structure du fonds PALME Répertoire thématique qui a uniquement vocation à signaler des auteurs littéraires et leurs travaux Notices peu fournies (catalogage originel en MARC) Conversion : organisation par auteur et non par fonds Type d encodage moins intéressant à poursuivre
Corrections et mise à jour Organisation et modalités à définir Diverses solutions évolutives Modifications plus ou moins ambitieuses Signalement des fonds non catalogués (courte description et notice de fonds RNBCD) puis approfondissement ultérieur Travail par fonds : instrument de recherche spécifique fondu ensuite dans un inventaire plus large Rétro-conversions d'inventaires déjà prêts Organisation : le rôle du CCFr Corrections de masse et homogénéisation des fichiers Aide à la rétro-conversion (Modèle Base Patrimoine) : expertise + financement partiel sur crédits DLL (?)