Institut Départemental pour la protection de l Enfance et l accompagnement des Familles de la Vienne FICHE DE POSTE RESPONSABLE DE L ADMINISTRATION Description du poste Affectation/service Service Administratif Positionnement Exerce ses fonctions sous l autorité hiérarchique de la Directrice de l Institut Départemental pour la protection de l Enfance et l accompagnement des Familles de la Vienne Cadre d emploi Corps des attachés d administration hospitalière : grade d attaché - Décret n 2001-1207 du 19 décembre 2001 modifié portant statut particulier du corps des attachés d administration hospitalière ; - Décret n 2007-1189 du 3 août 2007 relatif au classement indiciaire des attachés d administration hospitalière ; - Décret n 2007-961 du 15 mai 2007 fixant les dispositions statutaires communes applicables à certains corps de fonctionnaires de catégorie A de la fonction publique hospitalière ; - Décret n 2003-507 du 11 juin 2003 relatif à la compensation et à l'indemnisation du service d'astreinte dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière. Temps de travail A temps complet du lundi au vendredi. Participation aux astreintes administratives (en doublure de l astreinte éducative) Fonction et missions Poste d attaché d administration hospitalière au sein de l IDEF86, établissement public autonome intervenant dans le champ de la protection de l enfance. Cet établissement assure une mission d accueil d urgence et d accueil préparé (accueil observation orientation), une mission d aide éducative en milieu ouvert et une mission de soutien à la parentalité. Le responsable de l administration participe, sous l autorité de la Directrice de l établissement, à la conception, l élaboration, la mise en œuvre et l évaluation des décisions prises dans les domaines administratifs (finances, budget, achat et marché public, ressources humaines). Dans le cadre de ses fonctions, il est en lien avec la paierie départementale et le service de la tarification de la Direction Générale Adjointe aux Solidarités (Conseil Général). Il est le chef du service administratif composé du service Ressources Humaines (deux agents), du service Ressources Economiques et Financières (deux agents) et du service entretien du bâtiment administratif (un agent). Il réalise des astreintes administratives, en doublure de l astreinte éducative, une semaine sur trois environ. 1
L ensemble de ses missions doit être exercé dans une optique de continuité du service public, d égalité et de qualité d accueil et d accompagnement des professionnels et des personnes accueillies et/ou accompagnées. Modalités d'exercice des missions PARTICIPATION A LA POLITIQUE INSTITUTIONNELLE - Préparer tout dossier relevant de son secteur à la demande de la Direction ; - Analyser les documents, rapports et tableau de bord de suivi d activité des unités éducatives ; - Elaborer les documents présentés lors des instances : CA, CTE, CHSCT ; - Participer aux instances de l IDEF86 pour les dossiers qui le concerne ; - Répondre aux enquêtes diverses à la demande de la Direction ; - Participer, dans le cadre de la réunion de direction et d encadrement, à l élaboration de la politique institutionnelle ; - Réaliser la lettre mensuelle d information ; - Réaliser le tableau des astreintes mensuel ; - Suivre les renouvellements ou modifications des autorisations de fonctionnement ou des habilitations. ENCADREMENT ET MANAGEMENT DE L EQUIPE ADMINISTRATIVE - Assurer la gestion directe des agents du service de Ressources Humaines ; - Assurer la gestion directe des agents du service de Ressources Economiques et Financières ; - Assurer la gestion directe de l agent du service d entretien et d hygiène du bâtiment administratif ; - Elaborer et actualiser les fiches de poste en collaboration avec les professionnels concernés et communication à la Direction pour validation ; - Gérer des plannings des agents du service administratif ; - Réaliser les entretiens annuels des agents du service administratif, avec la définition des axes de travail et des vœux de formation pour l année à venir ; - Organiser les réunions mensuelles avec les agents du service administratif ; - Organiser, prioriser, réguler le travail des agents en fonction de l activité institutionnelle ; - Contrôler et former à l application des procédures et protocoles et des pratiques professionnelles des agents du service ; - Communiquer à la direction de toute proposition d amélioration de l organisation du service ; - Réaliser le rapport d activité du service. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET LA PAYE - Elaborer, mettre en œuvre, évaluer les actions de développement des ressources humaines en cohérence avec la politique RH de l établissement ; - Elaborer et mettre à jour le tableau des emplois permanents ; - Construire et mettre à jour des outils de projection des besoins en termes d emplois et de compétences (GPMC) ; - Recenser les vacances de poste à venir ; - Prévoir, gérer et évaluer la masse salariale ; 2
- Superviser la paie et bonne utilisation du logiciel de paie, capacité à procéder aux extractions de données pour la tenue des tableaux de bord RH et maitriser le logiciel des ressources humaines (Médiane) avec propositions d adaptation à la Direction ; - Assurer la veille règlementaire, qu elle concerne les impacts sur la fiche de paye ou les évolutions statutaires et contractuelles ; - Réaliser le bilan social annuel ; - Suivre les effectifs, organiser les publications de vacances de postes puis des concours ; - Organiser les recrutements du personnel de remplacement en lien avec les chefs de service et la direction ; - Participer à l élaboration de la politique de formation ; - Piloter l élaboration du plan de formation, sa mise en œuvre et son évaluation ; - Elaborer et mettre à jour les outils de suivi budgétaire du plan de formation ; - Suivre le dossier des assurances du personnel ; - Organiser les élections professionnelles ; - Etablir les dossiers de notation annuelle pour l envoi aux cadres et gérer les retours pour signature de la directrice et assurer la saisie pour la prime de service. GESTION DES RESSOURCES ECONOMIQUES ET FINANCIERES - Garantir le respect des procédures comptables et budgétaires ; - Piloter l élaboration et le suivi du budget de l établissement ; - Concevoir et mettre en place les outils et les tableaux de bord de suivi budgétaire ; - Réaliser l analyse financière ; - Réaliser le suivi des emprunts et des dépenses en matière d investissement ; - Réaliser les documents budgétaires : le budget prévisionnel et le compte administratif ; - Suivre le dossier des assurances et des contentieux/sinistres en lien avec le secrétariat (assurance civile, locative, des véhicules, etc.) ; - Préparer les propositions de décisions modificatives ; - Suivre le contrôle des dépenses et des recettes, engagement et dépassement ; - Assurer le rôle de correspondant auprès de la pairie départementale et de la DGAS ; - Suivre l exécution budgétaire au cours de l exercice sur le portail de la DGFIP ; - Réaliser le passage en PESV2 : dématérialisation des pièces comptables ; - Assurer la délégation de signature en termes d ordonnateur des dépenses en cas d absence de la Directrice et Directrice-adjointe ; - Suivre le tableau de bord du compte au Trésor Public. GESTION DES ACHATS ET DES MARCHES PUBLICS - Participer, avec le chef du service technique, à l élaboration et au renouvellement des marchés de téléphonie fixe et mobile ; - Participer, avec le chef de service technique, à l élaboration et au renouvellement des marchés du réseau informatique de l établissement ; - Etre le correspondant du fournisseur des logiciels utilisés dans le service administratif : mise à jour, maintenance, etc. ; - Préparer les pièces et documents pour les différents marchés publics : renouvellement ou création ; - Régler les litiges avec les fournisseurs, les services utilisateurs ; - Participer à l élaboration de la politique d achat de l établissement. 3
Compétences professionnelles requises Connaissances théoriques ou «savoir» Connaissances de l'environnement "Protection de l'enfance", des missions de l'idef86, et des textes réglementaires (loi 2002-2 et loi du 5 mars 2007) ; Maîtrise du Titre IV des statuts du personnel de la Fonction Publique Hospitalière et des règles en matière d agents contractuels publics ; Connaissances des services de l'idef, du fonctionnement de l'institution, de ses instances ; Connaissances des procédures et protocoles de l IDEF86 ; Connaissance de l'environnement Windows, maîtrise parfaite des logiciels de bureautique (Word et Excel), de messagerie, d'internet ; Connaissance du logiciel Médiane (plannings, paye, budget) ; Maîtrise des outils de communication ; Maîtrise de l expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel) ; Maîtrise des procédures et règles en matière d achat public et de marché public ; Maîtrise de la M22, de la procédure budgétaire dans un établissement public social/médicosocial. Connaissances techniques ou «savoir-faire» Capacité d apprentissage de nouveaux logiciels ; Capacité d anticiper et d alerter la Directrice sur les dysfonctionnements ; Capacité à gérer des urgences, à prioriser ; Capacité d adaptation et à apporter des réponses adaptées aux différents interlocuteurs ; Capacité d'écoute, de synthèse écrite et orale ; Capacité à élaborer des documents et procédures ; Capacité à manager une équipe ; Capacité à travailler selon la méthodologie «projet» ; Capacité à apporter conseil et aide à la Direction ; Capacité à concevoir, mettre en œuvre et évaluer un projet. Comportements attendus ou «savoir être» Savoir faire preuve d'autonomie et d'initiative, rendre compte à sa hiérarchie ; Savoir s adapter à différents interlocuteurs ; Gérer les situations de stress ; Savoir écouter et entretenir des relations respectueuses ; Savoir se remettre en question ; Être rigoureux ; Respecter les notions de confidentialité, discrétion et secret professionnel ; Savoir travailler seul ou en équipe ; Avoir le sens des responsabilités ; Savoir organiser, hiérarchiser et déléguer la charge de travail administratif. 4
Contexte du poste Organisation et fonctionnement : Un bureau au sein du service est mis à disposition du responsable administratif ainsi qu'un ordinateur portable et le matériel nécessaire à la tenue de son poste. Évaluation : L agent fera l objet d une évaluation professionnelle annuelle et d une notation par la Directrice de l IDEF86 Formation : L agent peut solliciter des formations afin de parfaire ses connaissances et ses pratiques, après validation et inscription au plan de formation de l institution. Date : Date : L Agent, La Directrice, La fiche de poste ne saurait être considérée comme exhaustive ou définitive. Elle établit un cadre aux fonctions des personnels auxquels elle fait référence. 5