MODULE MULTI-ACCUEIL

MODULE MULTI-ACCUEIL - 1 -

SOMMAIRE 1. PRINCIPES DE BASE... 4 2. AJOUT MODIFICATION D'INSCRIPTIONS... 6 a. Systèmes de recherche :... 7 b. Ajouter une famille :... 7 c. Consulter / modifier une fiche enfant :... 7 d. Onglet Informations générales :... 8 e. Onglet Multi-accueil :... 9 f. Onglet Impressions + Divers :... 11 g. Création d'inscription :... 17 h. Modifications :... 18 i. Création de Contrat :... 22 j. Génération d'inscription :... 30 3. PLANNING JOURNALIER... 31 4. INSCRIPTION / MODIFICATION JOUR... 37 5. PLANNING MENSUEL... 38 6. LISTES... 40 7. CAF... 49 8. PRE-INSCRIPTIONS... 49 a. Sélection du demandeur :... 50 b. Etat de la demande :... 51 c. Type d'accueil souhaité :... 52 d. Divers renseignements :... 52 9. ATTESTATIONS - ETIQUETTES... 54 10. SPECIFICITE MULTI-ACCUEIL... 55 11. STATISTIQUES... 59 a. Etat âge ou annuel :... 61 b. Etat par jour :... 61 c. Statistiques familles :... 62 d. Statistiques professions :... 62 e. Statistiques en présence hebdomadaire :... 62 12.2. ONGLET DIVERS... 63 12.2.1 MSA 4 ans en heures... 63 12.2.2. MSA -6 ans en heures... 64 12.2.3. MSA -3 ans en jour. ½ jour... 64 12.2.4. MSA -6 en jour. ½ jour.... 65 12.2.5. MSA permanent trimestre... 65 12.2.6. MSA Occasionnel trimestre... 66 12.2.7. Charges MSA... 66 12.2.8. Heures par communes... 67 12.2.9. Taux d occupation... 67 12.2.10. Heures / Trimestre... 68 12.2.11. Présences / période... 68 12.2.12. Jours / Trimestre... 69 12.2.13. Jours/Trimestre/Forfait... 69 12.2.14. Régie... 70 12.3 ONGLET RECAPITULATIF... 71 12.4. ONGLET RECAPITULATIFS... 72 12.4.1 Récapitulatif annuel... 73 12.4.2. Récapitulatif annuel + majoration PSU... 73-2 -

12.4.3. Récapitulatif par personnes... 74 12.4.4. Récapitulatif par enfants... 74 12.4.5. Récapitulatif par enfants + info... 75 12.4.6. Récapitulatif trimestre enfants M.S.A... 75 12.4.7. Récapitulatif trimestre vers EXCEL... 75 12.4.8. Récapitulatif journalier pour un mois... 76 12.4.9. Récapitulatif mensuel enfants + info... 76 12.4.10. Récapitulatif trimestre enfants + info... 77 12.4.11. Nb enfant / QF... 77 12.4.12. Excel + Etat... 78 12.4.13. Par semaines... 79-3 -

1. PRINCIPES DE BASE Lors de l installation du logiciel, différentes activités sont créées. Celles-ci sont rattachées à un type d activité nous permettant de faire des statistiques : Type d activité : MULTI-ACCUEIL Activités : MULTI-ACCUEIL Utilisée pour : Gérer les présences réelles Tarif : 0 MULTI-ACCUEIL OCASIONNEL Utilisée pour : Gérer les présences des enfants n ayant pas de contrat ainsi que ceux dépassant leur horaire prévisionnel Tarif : Nombre d heure * prix horaire de l enfant ADAPTATION Utilisée pour : Gérer la présence en adaptation de l enfant Tarif : 0 si gratuite sinon : Nombre d heures * prix horaire de l enfant ABSENCES REMBOURSEES Utilisée pour : Les enfants ayant un contrat pour leur déduire des heures d absences Tarif : nombre d heures * prix horaire de l enfant * -1 Type d activité : AUTRE Activités : FORFAIT MENSUEL Utilisée pour : Facturer mensuellement le forfait calculé par l assistant de création de contrat. Tarif : Nombre d heure du contrat * prix horaire de l enfant (Cette activité est ouverte un jour par mois de facturation) Les activités suivantes ne sont pas obligatoirement créées dans le logiciel, mais vous pouvez les créer si elles vous sont utiles ABSENCES NON REMBOURSEES Utilisée pour : Les enfants ayant un contrat Tarif : 0 CONGES : Utilisée pour : les enfants ayant un contrat REGULARISATION : Utilisée pour : Une clôture de contrat Tarif : à saisir + DIVERSES ACTIVITES Utilisées pour : Facturer une adhésion, Frais de dossier - 4 -

Création d un contrat le logiciel inscrit l enfant sur : FORFAIT MENSUEL Positionnera cette activité une fois par mois de facturation Total nombre d heures sur la durée du contrat / Nombre de jours d ouverture du FORFAIT (mois facturés) * prix de horaire de l enfant MULTI-ACCUEIL Tous les jours par rapport aux horaires prévisionnels de l enfant Si des jours d absences sont positionnés, il n inscrira pas l enfant sur ceux-ci Si des semaines sont positionné, il inscrira l enfant sur tous les jours mais ne comptabilisera pas dans le contrat le nombre de semaines Utilisation journalière : L enfant est en congé prévu dans le contrat On basculera sa présence MULTI-ACCUEIL en CONGES L enfant est absent ou malade (jours de carence) On basculera sa présence MULTI-ACCUEIL en ABSENCES NON REMBOURSEES L enfant est malade au-delà du nombre de jour de carence On basculera sa présence MULTI-ACCUEIL en ABSENCES REMBOURSEES L enfant Dépasse ses heures prévisionnelles On ajoutera une présence en MULTI-ACCUEIL OCCASIONNEL pour lui facturer un supplément Clôture ou modification d un contrat : (Œil sous tableau des contrats dans ajout/modification d inscription sur l onglet divers) Le logiciel calcule les montants facturés pour l enfant (par rapport à la date de début du contrat et à la date de clôture ou modification) Il en déduit le nombre d heures facturées Le logiciel calcule le nombre d heures effectuées par l enfant (par rapport à la date de début du contrat et à la date de clôture ou modification) Il en déduit le montant qui aurait du être facturé La différence entre les deux montants peut être facturée en utilisant l activité de REGULARISATION La clôture du contrat peut-être faite : (le logiciel supprime tous les FORFAITS MENSUELS et MULTI-ACCUEIL supérieurs à la date de clôture) Donc, si la partie utilisation journalière a été effectuée correctement, les jours fériés, congés, facturation sur 11 mois sont pris en compte par cette procédure. - 5 -

2. AJOUT MODIFICATION D'INSCRIPTIONS Ce module permet de gérer les différentes présences des enfants, modifier les absences, créer les contrats d'accueil avec les parents, ajouter ou modifier un dossier famille et éditer des fiches contenant les principaux renseignements. Ce bouton regroupe donc, en plus des systèmes d'inscription, les mêmes fonctions que le module famille. Cependant, les noms des enfants sont affichés dans le tableau et non le nom de famille. REMARQUE : Seuls les enfants dont la case "Multi-Accueil" est cochée dans l'onglet "Divers" de sa fiche est visible dans ce tableau. Si vous avez saisi la fiche d'un enfant dans le module "Famille" et que son nom n'apparaît pas ici, reportez-vous au manuel de base du logiciel au chapitre FAMILLE / FICHE FAMILLE / FICHE ENFANT / ONGLET DIVERS. a b c h j g i d e f - 6 -

a. Systèmes de recherche : Vous pouvez ici rechercher plus rapidement un enfant en fonction de son nom en saisissant le début de ce dernier. Le logiciel se déplace alors pour sélectionner l'enfant dont le nom est le plus proche de votre saisie. Vous pouvez également cliquer sur l'un des onglets alphabétiques pour voir afficher uniquement les enfants dont le nom commence par la lettre choisie. Pour afficher de nouveau la liste complète, cliquez dans la zone de recherche "Nom". REMARQUE : Il est également possible de trier la liste des enfants en cliquant sur le haut de la colonne (partie bleue) pour faire un tri par nom, par prénom ou par sexe. b. Ajouter une famille : Ce bouton permet de créer une nouvelle famille non présente dans le logiciel. Reportez-vous au chapitre FAMILLE du manuel de base pour plus de renseignements. Dans le cadre d'une modification de fiche, reportez-vous également au chapitre famille ou consultez le point suivant. c. Consulter / modifier une fiche enfant : Ceci est un raccourci vers la fiche de la famille. Vous avez donc accès directement aux données de l'enfant sans quitter le système des inscriptions. La fiche enfant faisant partie de la fiche famille, vous pouvez donc également utiliser ce bouton pour consulter ou modifier des renseignements concernant le responsable, le père, la mère ou un autre enfant de la famille. Vous pouvez également employer cette fonction pour ajouter un frère ou une sœur à l'enfant existant. Vous trouverez plus d'informations sur la création d'une fiche famille dans le chapitre FAMILLE du manuel de base. - 7 -

d. Onglet Informations générales : Vous retrouvez ici les principales informations concernant le responsable et l'enfant sélectionné dans le tableau supérieur. Vous retrouvez donc le nom de l'enfant, celui de son responsable, la date de naissance et l'âge de l'enfant, les ressources mensuelles de la famille (QF org. 1), le taux d'effort, le prix de l'heure, le nombre d'heures mensuelles du dernier contrat créé ainsi que les références CAF. Certains de ces éléments sont modifiables directement sans passer par la fiche de la famille. Une confirmation vous est ensuite demandée lorsque vous quittez la zone modifiée. REMARQUE : Le prix de l'heure affiché ici est la multiplication des ressources mensuelles par le taux d'effort de la famille, il ne tient pas compte des éventuelles augmentations appliquées par votre structure. Ces calculs seront réalisés lors de la saisie des présences ou la création du contrat. - 8 -

e. Onglet Multi-accueil : Permet de visualiser, ajouter ou modifier respectivement de gauche à droite les horaires prévisionnels, les vacances de l'enfant et les différents contrats réalisés à l'enfant depuis sa fréquentation de la structure. La case afficher les contrats permet de visualiser tous les contrats, quand elle est cochée sinon on a que les contrats encours. Horaires prévisionnels: en règle générale, la saisie de ces données se réalise depuis la création du contrat, vous trouverez donc le détail de l'utilisation de cette partie au chapitre traitant le fonctionnement de l'assistant de contrat PSU au point "i" ci-après. Vous pouvez toutefois effectuer des ajouts, des modifications ou des suppressions à l'aide du bouton futur contrat. en vue d'un ATTENTION: La modification des horaires prévisionnels ne modifie pas le contrat en cours. Pour ce faire, reportez-vous aux modifications d'inscription ou à la fonction Clôture de contrat détaillée ci après. Vacances: en règle générale, la saisie de ces données se réalise depuis la création du contrat, vous trouverez donc le détail de l'utilisation de cette partie au chapitre traitant le fonctionnement de l'assistant de contrat PSU au point "i" ci après. Vous pouvez toutefois effectuer des ajouts, des modifications ou des suppressions à l'aide des boutons vue d'un futur contrat. ATTENTION: La modification ou l'ajout de période de vacances ne modifie pas le contrat en cours. Pour ce faire, reportez-vous aux modifications d'inscription pour ajouter une absence. Liste des contrats: ce tableau regroupe l'historique de l'ensemble des contrats de l'enfant depuis sa fréquentation de la structure, avec pour chacun la date de réalisation et la période concernée. Vous pouvez supprimer un des contrats à l'aide du bouton pour l'annuler. Dans ce cas, une première confirmation vous est demandée, si vous répondez "Oui", le logiciel supprime le document "CONTRAT DE MENSUALISATION", puis vous devez répondre si vous voulez également supprimer les présences concernées par le contrat. Si vous répondez également "Oui", une ultime confirmation est demandée car dans ce cas le logiciel retire alors les présences et montants éventuellement dus. Enfin, si certaines présences ont déjà été facturées, il vous sera de nouveau demandé une confirmation pour une partie ou l'ensemble des lignes. D'autre part, vous pouvez imprimer le contrat à l'aide du bouton copie papier ou pour faire une copie de l'original aux parents. en pour en conserver une - 9 -

Le bouton vous permet de créer une régularisation lors de la fin d'un contrat, également pour vérifier la différence entre la facturation et les heures réalisées et vous offre la possibilité de clôturer un contrat en cas de départ prématuré. Vous obtenez alors la fenêtre précédente dans laquelle vous devez saisir la date de départ de l'enfant dans le champ "Fin". La date de début se place automatiquement en fonction du contrat choisi préalablement. Cliquez ensuite sur pour réaliser le calcul. Le logiciel affiche alors les heures facturées et réalisées ainsi que leur équivalence en montant. Un écart (positif ou négatif) en découle également dans la zone "Montant supplémentaire à facturer". Après ces calculs, deux opérations sont possibles : Dans un premier temps, le bouton applique le montant précédemment calculé à la prochaine facture de la famille. Vous devez au préalable avoir choisi l'activité à utiliser pour faire cette opération avec le bouton. REMARQUE : Le montant supplémentaire à facturer est modifiable avant de créer la régularisation en corrigeant directement manuellement dans la case. Dans un second temps, vous pouvez clôturer le contrat en cliquant sur le bouton afin de supprimer toutes les présences de l'enfant postérieures à la nouvelle date de fin de contrat. - 10 -

f. Onglet Impressions + Divers : Cet onglet vous donne accès aux principales éditions concernant l'enfant. Ces documents sont en partie accessibles depuis le module FAMILLE. Vous pouvez donc éditer la fiche de l'enfant (dossier), la fiche sanitaire et accéder aux informations du responsable. Pour ces trois points, vous trouverez des exemples dans la partie FAMILLE du manuel de base. Vous trouvez également ici la fiche d'inscription, modèle ci-dessous, dont les dates utilisées lors de l'édition sont modifiables depuis PARAMETRES / ONGLET LOGICIEL + ORGANISMES / PARAMETRAGE DU LOGICIEL ET DE LA STRUCTURE / ONGLET PARAMETRE (1). Exemple: - 11 -

Vous pouvez aussi utiliser le suivi d'activité qui vous permet de créer une fiche pour connaître l'avancement du dossier de l'enfant afin de savoir les éventuels documents manquants. Vous disposez d'un planning prévisionnel affichant les heures réalisées non prévues dans le contrat, les heures prévues réalisées et non réalisées. Ceci afin d'analyser si le contrat établi à l'enfant correspond à la réalité en vue d'un éventuel ajustement. - 12 -

Il est possible sur ce planning de changer le sélecteur situé en haut à droite de la fenêtre pour ne faire apparaître que les heures prévisionnelles ou les heures réalisées. Pour éditer ce document, cliquez sur le bouton. Vous disposez d'un planning semestriel affichant les heures réalisées. Il est possible de visualisé la liste des vaccinations de vos enfants pour savoir s ils sont à jours en cliquant sur listes de vaccination. - 13 -

Visualisation des modifications On peut visualiser ici les dates à laquelle on a modifié soit les quotients, soit le taux. Affiché prix activité, Quand vous cochez la case un autre onglet apparait, pour pouvoir visualiser les tarifs des activités de l enfant sélectionnés. - 14 -

Document diverses, vous permettra de connaitre et de visualiser les documents affectés à cet enfants. Lire écriture code barre, si vous avez un matériel pour scanner la présence des enfants, vous pouvez vider cet appareil en passant par ici, ce référer au manuel de base de votre logiciel. - 15 -

Visualisation des heures scannées, si vous avez un appareil pour scanner la présence des enfants, vous pourrez visualiser dans ce cas les heures de cet enfant. Inscription supprimé et modification des QF, vous aurez ici l historique des modifications effectuées que ce soit sur les présences ou pour les QF des familles. - 16 -

g. Création d'inscription : Ce système a pour but d'inscrire l'enfant à une ou plusieurs journées de présence. Il peut donc être utilisé pour les enfants occasionnels ou pour ajouter les dépassements de contrats aux enfants réguliers. Ces ajouts seront ensuite pris en compte sur les plannings et dans la facturation. Sélectionnez un enfant dans la liste puis cliquez sur le bouton, vous obtenez alors la fenêtre suivante: - 17 -

Deux possibilités de saisie : Entrez une date de début et de fin de période, décochez éventuellement les jours où l'enfant ne sera pas présent puis double-cliquez sur l accueil désiré. Les jours concernés sont alors inscrits dans le tableau inférieur, vous pouvez alors modifier les heures de début et de fin de chacune des journées. Vous pouvez également décocher une ou plusieurs journées en cliquant sur en ayant sélectionné le jour concerné pour ne plus la prendre en compte, ajouter ou enlever un repas (si proposé par la structure) en cliquant sur repas avec. Enfin validez votre saisie en cliquant sur. ou l'ensemble des REMARQUE : Il est possible également de modifier les heures de début et de fin dans le tableau de la liste des accueils pour qu'ils s'appliquent à vos journées avant de double-cliquer sur l'accueil choisi pour gagner du temps. La modification des heures reste possible par la suite pour chacune des journées. OU Sélectionnez l'accueil puis les jours dans le calendrier (ils s'inscrivent au fur et à mesure dans le tableau situé en haut à droite de la fenêtre). Il est possible de supprimer un jour avec ou toutes les journées avec ainsi que de sélectionner des dates sur des mois ou des années différentes. Puis validez-les avec le bouton. Vous pouvez ensuite procéder aux mêmes modifications que précédemment, n'oubliez pas de valider votre saisie finale avec le bouton. Ensuite trois solutions s offrent à vous : Soit vous facturez la réservation en cliquant sur. Soit vous effectuez une autre réservation (voir point précédent). Soit vous fermez la fenêtre. h. Modifications : Ce système a pour but d'inscrire l'enfant à une ou plusieurs journées de présence. Si vous avez un grand nombre de journées à ajouter, préférez utiliser le module CREATION D'INSCRIPTION. Il peut donc être utilisé pour les enfants occasionnels ou pour ajouter les dépassements de contrats aux enfants réguliers. Ces ajouts seront ensuite pris en compte sur les plannings et dans la facturation. Vous pouvez également modifier des heures de présence, positionner une absence ou tout simplement effectuer une recherche sur la fréquentation car ce module contient l'ensemble des lignes de réservation de l'enfant. - 18 -

Sélectionnez un enfant dans la liste puis cliquez sur le bouton, vous obtenez alors la fenêtre suivante: L'affichage par défaut des présences s'effectue mensuellement, réglez le mois et / ou l'année désiré(e) à l'aide des 2 sélecteurs situés au milieu en haut de la fenêtre. Il est également possible d'afficher toutes les réservations en cochant la case "Totalité" situé au dessous du mois. Dans ce cas de figure, des dates apparaissent vous permettant de délimiter une période précise. De plus, un sélecteur situé au dessus du tableau permet d'afficher toutes ou une seule activité, ceci pour faciliter vos recherches. Une recherche complémentaire vous permet l affichage complémentaire des réservations réglées ou non ou encore des non facturés. - 19 -

Manipulations possibles: Bouton = ajouter : Vous permet d ajouter une ligne de réservation, que ce soit de l'occasionnel, une absence justifiée ou non, un dépassement, etc. Lors d'un ajout, vous devez remplir le nom de l'activité, les heures de début et de fin de la présence ou de l'absence ainsi que le repas (suivant paramétrage) comme présenté dans la fenêtre suivante : Seul le nom de l'enfant n'est pas modifiable car il est choisi à l'origine. Dans le cas d'un dépassement de contrat, vous devez saisir uniquement la partie horaire supplémentaire en "Accueil occasionnel" ou sur une activité spécifique (selon paramétrage). Exemple: Si un enfant est sous contrat de 8h00 à 16h00 et quitte la structure à 17h00 vous devez seulement ajouter la partie de 16h00 à 17h00. Ce qui explique le fait d'avoir éventuellement plusieurs lignes de réservation sur une même journée. Bouton = modifier : Vous permet de modifier la ligne sélectionnée. Vous retrouverez alors la même fenêtre que précédemment avec la possibilité de changer l'activité, les heures ou la prise du repas. C'est ainsi que vous devez procéder pour permuter un accueil régulier vers une absence justifiée ou non. Cette même modification peut être effectuée depuis le planning journalier. Bouton = supprimer : Vous permet de supprimer le ou les jours sélectionnés. Pour ce faire double- cliquez sur un ou plusieurs jours afin d'afficher un signe devant la ou les lignes puis cliquez sur supprimer. Un message peut alors apparaître pour vous signaler que certaines lignes ont déjà été facturées. - 20 -

Bouton = supprimer tout : Vous permet de supprimer toutes les réservations affichées dans le tableau. ATTENTION: Cette suppression est irréversible. Soyez donc prudent quand à l'affichage du tableau car si vous avez au préalable coché la case "Totalité", vous risquez d'enlever l'intégralité des présences de l'enfant depuis son premier jour de fréquentation. Bouton = réappliquer les tarifs : Vous permet de recalculer le tarif de toutes les réservations affichées dans le tableau en fonction des données actuelles de la famille (revenu mensuel et taux d'effort). Vous pouvez utiliser cette fonction dans le cadre d'une modification du taux d'effort de l'enfant suite à une naissance par exemple. Ceci vous évite de refaire un contrat et permet d'actualiser le prix utilisé lors de la facturation. ATTENTION: Cette modification est irréversible. Soyez donc prudent quand à l'affichage du tableau car si vous avez au préalable coché la case "Totalité", vous risquez de recalculer l'intégralité des présences de l'enfant depuis son premier jour de fréquentation et ainsi fausser la facturation. Bouton, permet de modifier la date de la ligne sélectionné. Bouton, permet d avoir la liste des modifications. - 21 -

i. Création de Contrat : Cet assistant est conçu uniquement pour les enfants soumis au système de contrat PSU de la CAF sur une durée plus ou moins longue. Il propose en 6 étapes l'inscription prévisionnelle de l'enfant sur des heures de présence ainsi que l'édition d'un contrat individuel. Durant ces étapes, vous avez la possibilité de contrôler et de modifier les principales informations relatives au responsable de famille ou à l'enfant. Les modifications des données sont répercutées sur la fiche originale de la personne ou de l'enfant et donc ne nécessite pas une autre saisie de votre part une fois le contrat terminé. Cliquez sur le bouton pour un enfant choisi dans la liste. Etape N 1: La première étape permet d'indiquer la période du contrat. Cette amplitude est totalement libre, cependant ces dates doivent inclure les jours d'application du forfait défini dans les dates d'ouvertures du paramétrage de l'activité "Forfait multi accueil". En règle générale, cette date est placée en fin de mois ce qui vous permet de débuter un contrat en cours de mois, mais devra se finir en fin de mois si vous désirez compter une mensualité. Concernant le taux d'effort de l'enfant et le quotient du responsable, vous pouvez les saisir ou les modifier s ils sont incorrects. Si le quotient est refusé par l'assistant, cela signifie que les bornes minimales et maximales paramétrées doivent êtres modifiées dans PARAMETRES / LOGICIEL + ORGANISMES / PARAMETRAGE DU LOGICIEL ET DE LA STRUCTURE / ONGLET MULTI ACCUEIL. Cliquez ensuite sur - 22 -

Etape N 2: A cette étape, vous devez contrôler les horaires prévisionnels de l'enfant qui seront par la suite utilisés pour le pré inscrire. Dans le cas où les horaires ne correspondent pas, vous pouvez les modifier, les créer ou les supprimer avec le bouton. Gestion des heures prévisionnelles: Pour créer les heures prévisionnelles, cliquez sur pour obtenir la fenêtre ci-après. Commencez par décocher les jours où l'enfant sera présent pour faire disparaître les zones de saisie. Ensuite, complétez les heures de début et de fin en précisant éventuellement si un repas doit être comptabilisé. Il est possible de saisir 3 horaires différents pour une même journée dans le cas où l'enfant entre et sort plusieurs fois de la structure (type périscolaire). Vous pouvez également copier les heures d'une journée vers les jours suivants s ils sont identiques à l'aide du bouton. Ces horaires sont modifiables même après les avoir copiés. Une symbolisation graphique se produit en temps réel pour mieux visualiser votre saisie. Dans le cas où l'enfant effectue un roulement de présence sur plusieurs semaines, vous pourrez saisir jusqu'à 12 semaines types. Ces semaines différentes vous sont proposées au fur et à mesure de l'enregistrement d'une semaine. REMARQUE : Pour ce cas de figure, vous devez vous assurer que la semaine numéro 1 correspond à la première semaine de présence de l'enfant dans le cadre du contrat à venir. - 23 -

Il est également possible d'utiliser l'option "Une semaine sur deux" située en haut à droite de la fenêtre pour faire en sorte que l'enfant ne soit pas inscrit toutes les deux semaines. Dans ce cas la même semaine type (semaine 1) est utilisée pour les présences. Cette option n'est pas cumulable avec les roulements. ATTENTION: N'oubliez pas de valider chaque semaine prévisionnelle avec le bouton de la disquette situé en haut à droite avant de saisir une autre semaine. Si votre système de gestion est basé sur le principe "l'heure entamée est due" cochez la case concernée et ainsi les heures prévisionnelles de l'enfant seront automatiquement arrondies. Exemple: Si les heures saisies sont 08h30 et 16h30, elles seront alors arrondies à 08h00 et 17h00 et seront utilisées lors de la création du contrat. N'utilisez pas cette option si vous considérez que l'heure entamée est due lors de la présence de l'enfant, ce réglage doit être fait lors de la création des activités dans le paramétrage. Pour plus de détails sur cette fonction, reportez-vous aux paramétrages spécifiques de ce même manuel. Cliquez ensuite sur. - 24 -

Etape N 3: Cette troisième étape concerne les périodes d'absences de l'enfant. Le but est de déduire du temps de présence dans le calcul du forfait mensuel. Dans le cas où les dates des absences sont connues à l'établissement du contrat, vous devez les saisir en indiquant une observation relative à cette période, puis cliquez sur "Disquette". Vous pouvez également modifier ou supprimer des périodes d'absences déjà enregistrées à l'aide des boutons et. Dans le cas où ces dates ne sont pas connues, il est également possible d'indiquer un nombre de semaines, d heures ou de journées à déduire. Pour savoir si vous êtes en heures, journée ou semaine, reportez-vous au manuel base, partie paramètre, logiciel et organisme, onglet multi-accueil. Ces deux systèmes sont compatibles et peuvent donc être utilisés en simultané pour un même contrat. REMARQUE : Dans le cas de l'utilisation de cette option, le calcul du forfait en fin de mois tiendra compte de cette absence, par contre l'enfant sera inscrit tous les jours sur le planning. Ce sera donc à vous de noter les absences au fur et à mesure lorsque les dates seront connues. Ces absences ne devront pas être déduites financièrement, étant donné que le prix en tient compte à la base. L'option "Non forfaitisé" permet de ne pas répartir la somme de la première mensualité du contrat. Cette option est généralement utilisée si le contrat débute en cours de mois pour éviter une première mensualité trop importante aux familles. Dans ce cas, un onglet supplémentaire apparaît à la dernière étape détaillant le calcul de cette première facture. Cliquez ensuite sur. - 25 -

Etape N 4: Cette étape permet de contrôler les dates d'éventuelles périodes de fermeture de la structure pour également les déduire du temps de présence de l'enfant. En revanche, les jours fériés doivent être renseignés pour obtenir un calcul le plus précis possible du nombre d'heures à prendre en compte. Ces renseignements peuvent êtres saisis depuis PARAMETRES / FICHIERS DE BASE / JOURS FERIES ou FERMETURE, mais peuvent aussi êtres saisis à cette étape à l'aide des boutons pour ajouter pour modifier et pour supprimer car dans les deux cas les données sont utilisées pour tous les enfants. Cliquez ensuite sur. - 26 -

Etape N 5: Cette étape est utilisée pour paramétrer l'assistant de création des contrats. Les activités à utiliser sont réglées lors de l'installation du logiciel, vous n'avez pas à les modifier sauf si elles ne sont plus affichées. La première activité doit être "Multi accueil" ou "Multi accueil régulier" et la seconde "Forfait mensuel" ou "Mensualisation" selon les noms définis en paramètres. Dans le cas où votre gestion inclue une facturation du repas, il est possible d'ajouter une activité supplémentaire à l'aide du dernier bouton. Cliquez ensuite sur. - 27 -

Etape N 6: La sixième et dernière étape affiche le résultat de toutes les étapes précédentes. Le tableau de gauche affiche les jours de présence de l'enfant sur la durée complète du contrat. Vous pouvez supprimer une ou plusieurs journées en double-cliquant sur les dates, le calcul est alors réactualisé. Il est également possible d'ajouter des jours à l'aide du prévisionnelles et de saisir les heures prévisionnelles de ces journées. de présences Le tableau de droite affiche les mois de facturation et leurs montants. Si vous voulez réduire le nombre de mensualités (pour les enseignants par exemple), double-cliquez sur le mois à supprimer et l'assistant réparti automatiquement le montant total du contrat sur les mois restants. Il est également possible d'ajouter des mensualités à l'aide du de mensualisation et de choisir un jour sur lequel sera placé la mensualité supplémentaire. Un calcul de la globalité du contrat apparaît en haut à droite de la fenêtre qui s'actualise à chaque modification. - 28 -

Si votre système de gestion inclus une caution ou des frais, vous trouverez des options dans un onglet "Caution / Frais ". Vous pouvez sélectionner l'option concernée. Par défaut le montant de la caution ou des frais de dossier est le montant d'une mensualité mais il peut être modifié directement en saisie dans le champ approprié. La sélection d'une activité permet de choisir une activité dont les paramètres calculeront un tarif. L'onglet "Premier mois" affiche le détail du calcul du premier mois de facturation si l'option "Non forfaitisé" est utilisée à l'étape numéro 3. Vous pouvez maintenant cliquer sur le symbole de l'imprimante afin d'éditer le contrat destiné aux parents mais sans pour autant valider le contrat. Pour valider le contrat, cliquez sur le bouton pour que l'assistant applique les jours de présence de l'enfant ainsi que ses mensualités. Il vous sera également proposé d'éditer le contrat. ATTENTION: N'oubliez pas de cliquer sur le bouton de génération à la fin du contrat dans le cas contraire aucune donnée ne serait enregistrée. Attendez maintenant que la barre de progression soit à 100%, puis l'assistant se ferme automatiquement. REMARQUE : Vous pouvez à tout moment utiliser le bouton pour revenir sur une autre étape dans le but de changer un critère et revenir à la dernière étape pour voir les changements afin de faire des simulations. - 29 -

j. Génération d'inscription : Le bouton est une forme d'inscription. Il a pour but de faire référence aux horaires prévisionnels. Ils seront donc appliqués à l'activité sélectionnée. Vous devez pour cela avoir saisi les heures prévisionnelles de l'enfant au préalable. Vous pouvez utiliser ce système pour des enfants n'ayant pas de contrat et pour lesquels les présences sont relativement régulières. Les horaires prévisionnels de l'enfant apparaissent dans le tableau en haut à gauche. Saisissez une date de début et de fin selon la période à inscrire puis double-cliquez sur l'activité concernée et répondez "Oui" à la demande de confirmation. Les jours de présence apparaissent alors dans le tableau de droite. En cas d'erreur, vous pouvez annuler la réservation en cliquant sur le bouton, sinon fermez la fenêtre. - 30 -

3. PLANNING JOURNALIER Ce module vous permet d avoir un aperçu des présences via des barres de couleurs relatives aux activités de la journée et de pouvoir inscrire un enfant non prévu ainsi que de modifier des présences existantes. Le découpage de ce planning s'effectue en ¼ d'heure. Modification du jour affiché: Vous pouvez changer la date soit en la saisissant dans la zone de date en haut à gauche, soit en cliquant sur le bouton pour accéder au jour précédent ou sur le bouton pour le jour suivant, soit en utilisant le bouton pour accéder directement au calendrier afin de choisir la date désirée, soit enfin en utilisant les onglets des jours situés au dessus du planning. Accès: Le planning permet d'accéder via des raccourcis directement aux activités à l'aide du bouton, au personnel à l'aide du bouton ou encore aux familles avec le bouton. Reportezvous au manuel de base pour plus de détails sur le fonctionnement de ces modules. Sélection / Gestion de l'affichage: Les présences affichées dans le planning peuvent variées selon certains réglages. Par défaut, toutes les présences sont affichées lors de l'ouverture. Vous pouvez cependant double cliquer sur une des activités situées dans le tableau en haut à droite de la fenêtre pour n'afficher que celles-ci. Cliquez ensuite sur le bouton pour afficher de nouveau l'ensemble des activités. Vous pouvez également cocher l'option regroupement d'activité pour faire apparaître toutes les activités d'un même groupe. Vous devez pour cela double-cliquez sur une des activités du groupe après avoir activé l'option. De plus, les activités de type "Autre" telles que les suppléments, absences, congés, ne sont pas affichées par défaut et peuvent l'être en activant l'option "Affiche congés, absences ". - 31 -

Un autre tri peut être mis en place avec le bouton pour voir uniquement les enfants appartenant à un groupe. Cette option fonctionne uniquement si vous avez précisé un groupe dans la fiche enfant. Pour mettre en place cette option, reportez-vous au manuel de base du logiciel. Enfin, vous pouvez décider d'afficher les présences du personnel en activant l'option "Affiche Assistantes" située en bas de l onglet semaine. De ce fait, le logiciel ajoute plusieurs lignes au dessus des présences des enfants si toutefois des présences du personnel sont enregistrées pour des personnes ayant l'option "Affichage dans le planning" activée dans leur fiche. Cette partie supplémentaire affiche donc le nombre d'enfants qui marchent ou non ainsi donc que le nombre d'assistantes nécessaires et présentes. Cette dernière ligne est de couleur verte si le nombre d'assistantes présentes est suffisant ou rouge dans le cas contraire, ce qui vous permet de contrôler la situation de la structure en effectif. Pensez à vérifier et faire évoluer régulièrement l'état des enfants qui marchent ou non sur leur fiche. Nous connaissons également le nombre d enfant présent ainsi que le nombre de place disponible ¼ heure par ¼ heures. Divers: La partie inférieure du planning journalier affiche le nombre d'heures réalisées, la capacité d'accueil (égale à l'amplitude horaire de la structure multipliée par la capacité d'accueil). On obtient donc le calcul journalier du taux d'occupation. Vous trouverez également le nombre de repas de la journée en haut de la fenêtre symbolisée également par un sur chacune des lignes de présence des enfants ayant un repas pour cette journée. - 32 -

Gestion des présences: Ajout de présence: Vous pouvez ajouter une présence d'un enfant en cliquant sur le bouton partie ajouter nouvelle inscription. Vous obtenez alors la fenêtre suivante: de la Sélectionnez alors le nom de l'enfant concerné à l'aide du premier bouton et l'activité à l aide du deuxième puis complétez les heures de début et de fin de la présence. Dans le cas de l'ajout d'un dépassement pour un enfant régulier, il vous faut ajouter uniquement le temps de dépassement. Si votre gestion inclus le repas, vous pouvez cocher la case correspondante. Le prix s'affiche alors en bas à droite en fonction de l'activité choisie. REMARQUE : Vous devez compléter une présence régulière par une présence occasionnelle en cas de dépassement du contrat si vous voulez que ce supplément intègre la facturation. L'enfant peut donc avoir plusieurs couleurs sur une même ligne. Modification d'une présence: Sélectionnez l enfant dans le planning, puis effectuez un double-clic dans la plage horaire de l enfant. Attention veillez à cliquez sur la bonne zone de couleur dans le cas où l'enfant possède plusieurs types de présence et donc plusieurs couleurs sur une même ligne. Apportez les modifications nécessaires et validez votre saisie en cliquant sur le bouton de la disquette. Cette manipulation est prévue pour un changement d'horaire principalement car pour un changement d'activité, un ajout de repas ou une suppression de présence, il est préférable de faire un clic droit sur la zone colorée pour afficher un menu déroulant permettant de changer rapidement le type de présence tel que présenté ci-dessous: - 33 -

Sélectionnez alors dans ce dernier, l'activité de remplacement ou cliquez sur le repas ou encore cliquez sur pour supprimer la présence. pour ajouter REMARQUE : Dans tous les cas, les modifications de présences sont désactivées si la présence de l'enfant est facturée. Pour supprimer une présence vous pouvez également mettre les heures de début et de fin à 00h00. Impressions: Quatre impressions sont disponibles depuis le planning journalier et se situent en bas de la fenêtre. Planning journalier 1: Planning journalier 2: - 34 -

Planning semaine: Pour ce planning deux éditions sont possibles: Planning journalier 3: Pour ce planning vous pouvez choisir un regroupement d'activités si cela est mis en place dans votre paramétrage. - 35 -

En sortie de cette édition, il vous est également proposé d'imprimer la liste des observations: Le planning journalier possède également un planning hebdomadaire pour avoir une vue d'ensemble de la semaine aussi bien concernant le nombre d'heures que le nombre d'enfants: - 36 -

4. INSCRIPTION / MODIFICATION JOUR Ce module permet de gérer les présences en ajout en modification ou en suppression au même titre que le planning journalier. La présentation diffère cependant et les présences des enfants ne sont plus représentées par des barres de couleur. L'affichage de ce système peut varier de 1 à 3 activités (réglage disponible depuis PARAMETRE / ONGLET LOGICIEL + ORGANISMES / PARAMETRAGE DU LOGICIEL ET DE LA STRUCTURE / ONGLET PARAMETRE 1). La modification du jour affiché se produit de la même manière que dans le planning journalier. Il en est de même pour l'affichage d'un groupe d'enfants ou du nombre de repas. La différence est que la gestion hebdomadaire n'est pas possible et que tous les enfants pouvant fréquenter la structure sont affichés. Vous pouvez donc faire n'importe quelle modification soit en sélectionnant une activité parmi la liste proposée d'un enfant mis en surbrillance. Si cette activité possède l'option du repas, le logiciel vous demande alors s il doit être ajouté. Soit vous pouvez saisir ou corriger les heures de début et celles de fin, et ce, sur les 3 activités maximums disponibles. Soit enfin supprimé une présence d'un enfant en saisissant en heure de début et de fin 00h00. Une option "Hor.=Hor. Activité" vous permet d'afficher par défaut les heures paramétrées de l'activité lors de l'ajout d'une présence. Elles pourront ensuite êtres modifiées. En fin de saisie, cliquez sur la disquette pour enregistrer votre saisie. Si certaines réservations ont déjà été facturées, un message de confirmation vous propose de choisir si la modification doit être faite ou non. - 37 -

5. PLANNING MENSUEL Ce module vous permet d avoir un planning visuel des activités pour un mois donné. Vous l obtiendrez en cliquant sur le bouton "Planning mensuel" du menu principal. Ce planning affiche tous les enfants d'un mois avec le nombre d'heures jour par jour. Vous trouverez également une ligne en fin de tableau totalisant les nombres d'heures, de jours ainsi que le prix (ce montant ne tient pas compte du forfait pour les enfants réguliers). Il est à noter que les couleurs utilisées dans ce planning sont celles des activités définies en paramètre. La couleur grise représente le fait d'avoir deux types d'accueil différent sur une même journée. Exemple: un enfant ayant à la fois un accueil régulier et un dépassement ou une absence et un accueil régulier. Le logiciel calcul également le nombre d'heures réalisées, indique la capacité d'accueil (en heure) et en déduit donc le taux d'occupation en fonction des enfants affichés. Ce planning s'affiche mensuellement, vous pouvez faire varier le mois ou l'année affichée en haut à gauche puis vous devez cliquer sur pour lancer le traitement et rafraîchir le tableau. Comme pour le planning journalier vous pouvez visualiser une seule activité en double-cliquant dessus, dans le tableau de légende en haut à droite. Pour re-visualiser toutes les activités, cliquez sur le bouton. Vous trouvez également des systèmes de tri sur l'ensemble des activités d'un même regroupement, sur l'âge de l'enfant, sur le régime des responsables ou encore sur le groupe de l'enfant à l'aide du bouton. - 38 -

La case à cocher "Que les non facturées" permet de ne visualiser que les enfants qui n ont pas été facturés. Ceci est utilisé avant d'effectuer une facturation de fin de mois pour contrôler les inscriptions antérieures. Le bouton permet de visualiser le détail des présences de l'enfant sélectionné. Vous pouvez ensuite apporter les modifications voulues (pour ce faire reportez-vous au module "Modification/Inscription"). Deux éditions sont possibles de ce planning mensuel: Bouton : Ce planning indique le nombre d'heures enfant par enfant et jour par jour avec des totaux. Bouton : Ce planning indique le nombre d'enfants par tranche horaire jour par jour. - 39 -

6. LISTES Quel que soit le traitement que vous souhaitez effectuer, il sera basé sur une sélection que vous devez réaliser via le premier onglet. Seules les dates sont obligatoires, les autres critères sont libres. Si aucune sélection n'est mise en place alors la liste ou statistique sera établie sur la totalité des groupes d'accueils, des accueils, des organismes, des villes, des groupes d'enfants ou d'âges. Pour éditer une liste, vous devez la sélectionner puis cliquer sur le bouton. Selon la liste, vous devez vous assurer que les dates choisies correspondent aux listes journées, semaines ou mensuelles. Seules les listes périodes n'ont pas de restrictions. Exemples de listes: - 40 -

01 - Liste semaine vierge (enfants inscrits) La sélection d'une activité est obligatoire pour cette édition. Seuls les enfants participant à cette activité seront présents sur la liste. Les observations utilisées sont celles de la fiche enfant. 02 - Liste semaine vierge Edition identique à la précédente à la différence qu'aucune sélection d'activité n'est nécessaire. L'ensemble des enfants dont l'accès au module multi accueil est activé dans sa fiche sur l'onglet divers sera édité sur la liste. - 41 -

03 - Liste semaine vierge (portrait) Edition identique à la liste (2) avec une présentation de la feuille en portrait et non en paysage. 04 - Liste mois vierge enfants 05 - Liste période vierge activité Cette liste requière une sélection d'une activité. Malgré une sélection de date, la liste affiche 33 jours ouvrés en permanence. - 42 -

06 - Liste des enfants présents 07 - Liste présence des enfants Cette liste requière une sélection d'une activité. Malgré une sélection de date, la liste affiche 33 jours ouvrés en permanence. 08 - Liste des repas pour les enfants ou adultes journées 09 - Liste des repas pour les enfants ou adultes période - 43 -

10 - Nombre de repas par type 11 - Création de liste enfant Cette liste particulière ouvre une fenêtre vous présentant tous les enfants inscrits sur la journée tous types d'accueil confondus. Vous pouvez ensuite double-cliquer sur certains enfants pour les extraire de la liste principale afin d'obtenir un document pour une partie des enfants. Ceci vous permet donc d'éditer une liste avec vos propres critères de choix et ainsi répartir les enfants sur plusieurs activités. La sélection peut cependant être automatique si vous utilisez le bouton les enfants d'un même groupe. Saisissez ensuite le nom de l'activité et la date et cliquez ensuite sur ci-après). qui vous permet de choisir pour éditer la liste (exemple Puis cliquez sur pour vider la liste et en préparer une autre avec les enfants non encore utilisés. Vous pouvez répéter autant de fois que voulu cette opération. - 44 -

12 - Fiche vierge horaire 13 - Planning semaine Planning identique à celui proposé depuis le module du "Planning journalier" du menu principal. 14 - Planning journée par activité - 45 -

15 - Planning journée regroupée 16 - Liste période Cette liste requière une sélection d'une activité. 17 -Liste émargement 18 - Fichier texte Aucun aperçu disponible. - 46 -

19 - Récapitulatif annuel par journée Après édition, un export vers le logiciel Excel vous est proposé. 20 - Récapitulatif annuel par heure Après édition, un export vers le logiciel Excel vous est proposé. 21 - Prévisionnel Pour obtenir ce document, vous devez renseigner une date de sortie dans l'onglet multi accueil de la fiche de l'enfant. Cette date influence uniquement ce document et peut donc être estimée même si les parents ne peuvent la définir. - 47 -

22 - Liste information tarif 23 Liste des contrats On obtiendra la liste des contrats encours, ou a venir ou terminer 24 Liste des congés La liste des personnes qui ont des pris des congés ainsi que les dates - 48 -

7. CAF Pour plus de détail sur le fonctionnement du module de la caisse d'allocation familiale, reportez-vous au manuel de base du logiciel. 8. PRE-INSCRIPTIONS Ce module permet de gérer vos listes d'attente pour entrer dans la structure. Vous pouvez donc saisir ici les familles faisant une demande pour ensuite en assurer le suivi. Le tableau présente par défaut la liste de toutes les demandes. Vous pouvez effectuer un tri sur les dates d'admission ou sur les âges à l'aide des zones situées au dessus du tableau puis en cliquant sur le bouton de traitement correspondant. Vous pouvez également faire un tri sur un numéro de liste (de 1 à 5) définies selon votre fonctionnement, sur l'état des demandes (toutes, en cours, refusées ou admises) ou sur les organismes ayant déposé une pré inscription. Pour ajouter une demande, cliquez sur, la modifier sur ou la supprimer sur. - 49 -

Fiche d'une demande de pré-inscription: b a d c a. Sélection du demandeur : Vous pouvez ici choisir la personne en charge de la demande. Deux possibilités s'offrent à vous: Utilisez le bouton pour créer une personne n'ayant jamais eu d'enfant dans la structure. Cette fonction permet de saisir une fiche qui ne sera pas intégrée à votre liste de familles existantes dans le cas où la demande n'aboutie pas. - 50 -

Dans ce cas de figure, vous devrez saisir la fiche ci-après: Les boutons vous permettent de recopier dans les cadres "Mère" et / ou "Père" les éléments déjà saisis dans la partie supérieure de la fenêtre. Commencez donc votre saisie par le haut de la fiche pour ensuite faire des copies pour enfin compléter les éléments "profession", "lieu de travail" et "téléphone professionnel". Terminez votre saisie en cliquant sur le bouton valider votre fiche. La fiche de pré inscription est alors complétée à l'aide des renseignements fournis. Il est également possible de sélectionner le demandeur parmi la liste des familles existantes ayant déjà un enfant fréquentant la structure. Cliquez alors sur le bouton pour atteindre la liste des familles et faire votre choix. La fiche de pré inscription est alors complétée à l'aide des renseignements de la fiche famille. b. Etat de la demande : A l'aide de ces deux sélecteurs, vous pouvez positionner puis modifier par la suite l'avancement de la demande. Elle peut donc être placée sur "En cours" lors de sa création puis sur "Annulé", "Refusé" ou "Admis" par la suite. Les différentes listes (de 1 à 5) permettent de placer la demande selon un critère de votre choix. Exemple: utilisez la liste 1 pour les demandes des personnes de la commune et la liste 2 pour les extérieurs. Il est également possible de définir ces numéros comme des critères de priorité. pour - 51 -

c. Type d'accueil souhaité : Cliquez sur le bouton pour choisir le type d'accueil correspondant à la demande. Ce type est en relation avec les jours et heures demandés. Vous pouvez créer ceux correspondant à votre fonctionnement sans limitation de nombre. Ils sont par la suite modifiables depuis PARAMETRES / FICHIERS DE BASE / TYPES DE GARDE SOUHAITE. Exemple: Créer un accueil "régulier matin", un "régulier après midi" et un autre "régulier journée", ou uniquement "régulier" et "occasionnel" ou encore "Lundi journée complète" d. Divers renseignements : Vous pouvez enfin saisir les autres renseignements tels que les motivations, le mode de garde actuelle, la date de naissance ou d'accouchement, les jours de travail des parents, las âges des frères et sœurs ainsi que les horaires souhaités. - 52 -

Edition de fiche ou de liste: A l'issue de vos saisies, deux types d'édition sont disponibles. Le bouton vous permet d'éditer la liste des pré-inscriptions selon les critères de choix situés au dessus du tableau. Liste non détaillée : Liste détaillée : Il est également possible d'éditer la fiche d'une des demandes de la liste. Pour cela, cliquez sur la demande concernée puis sur le bouton. - 53 -

Fiche vierge ou saisie : 9. ATTESTATIONS - ETIQUETTES Pour plus de détails, sur le fonctionnement du module des attestations et des étiquettes, reportez-vous au manuel de base du logiciel. - 54 -

10. SPECIFICITE MULTI-ACCUEIL Vis-à-vis du paramétrage des activités, le module multi-accueil possède un assistant pour créer les différents types d'accueil gérés par la structure. Cette fonction représentée par le bouton est disponible depuis PARAMETRES / ACTIVITE / ACTIVITES. La création des différents accueils est faite lors de la formation, vous pouvez cependant l'utiliser pour ajouter de nouveaux accueils. Sélectionnez les activités désirées dans la liste, vous trouverez le détail de leur fonction dans le premier chapitre intitulé "Principes de base" de ce manuel. En ce qui concerne la date de début, elle doit être au moins égale à la date d'ouverture de la structure, pour la date de fin utilisez une date éloignée comme dans l'exemple ci-dessus. - 55 -

Cliquez ensuite sur le bouton pour passer à l'étape suivante. Cette étape permet de contrôler les périodes de fermeture de la structure ainsi que de les actualiser. Pour ajouter une période, saisissez vos dates de début et de fin ainsi qu'un intitulé puis valider en cliquant sur la disquette. Pour modifier une période de fermeture existante, reportez-vous au chapitre FERMETURE DE LA STRUCTURE du manuel de base de votre logiciel. Cliquez ensuite sur le bouton pour passer à l'étape suivante. - 56 -

Cette étape permet de contrôler les jours fériés de la structure ainsi que de les actualiser. Pour ajouter un jour férié, faites varier le mois ou l'année situés au dessus du calendrier puis cliquez sur le jour concerné. Il s'ajoute alors dans la liste à droite et peut être supprimé à l'aide du bouton. Pour modifier un jour férié existant, reportez-vous au chapitre JOURS FERIES du manuel de base de votre logiciel. Cliquez ensuite sur le bouton pour passer à l'étape suivante. Cette étape permet de choisir sur quelle date sera appliquée le forfait mensuel et n'est pas forcément en lien avec votre date de facturation. Il est fortement conseillé d'utiliser le dernier jour du mois pour vous permettre d'effectuer des contrats dont la date de début est située en milieu de mois. Cliquez alors sur la date choisie et patientez le temps que le logiciel calcule les dates. Vous pouvez ensuite supprimer des dates si votre structure calcule les mensualités sur 10 ou 11 mois. Dans ce cas, retirez tous les mois jusqu'à la date de fin. - 57 -

Cliquez ensuite sur le bouton pour passer à l'étape suivante. Vous pouvez ici nommer les accueils selon votre convenance ainsi que régler les âges concernés, les heures d'ouverture, le type de tarification, le montant de l'adhésion si besoin. Cochez "Gratuite" si vous souhaitez que l'adaptation ne soit pas facturée. Reportez vous aux principes de base située au début de ce manuel pour connaître la fonction de ces différents accueils. Cliquez ensuite sur le bouton pour créer le ou les accueils. - 58 -

11. STATISTIQUES - 59 -

11.1. MULTI-ACCUEIL a b c d e Il existe 4 types de statistiques bien distinctes réparties dans des encadrés bleus. Pour chacune d'entres elles, il est possible de choisir l'unité à utiliser (enfants, journées, présences ou heures) et de trier par âge, commune, quartier, groupe, régime, Enfin le résultat peut être interprété sous forme de tableau. - 60 -

a. Etat âge ou annuel : Il n'y à pas de limitation de durée pour cette statistique. Par âge: Annuel: b. Etat par jour : Cette statistique est limitée à une durée de 25 jours. - 61 -

c. Statistiques familles : d. Statistiques professions : e. Statistiques en présence hebdomadaire : - 62 -

12.2. ONGLET DIVERS 12.2.1 MSA 4 ans en heures - 63 -

12.2.2. MSA -6 ans en heures 12.2.3. MSA -3 ans en jour. ½ jour. - 64 -

12.2.4. MSA -6 en jour. ½ jour. 12.2.5. MSA permanent trimestre - 65 -

12.2.6. MSA Occasionnel trimestre 12.2.7. Charges MSA - 66 -

12.2.8. Heures par communes 12.2.9. Taux d occupation Pour cette édition, vous devez saisir les renseignements amplitude journalière, capacité d'accueil ainsi que les heures d'ouverture de la structure situés dans la fenêtre au dessus du bouton. Après l'édition le logiciel indique également un nombre d'heures d'ouverture, un nombre d'heures réalisées ainsi qu'un taux d'occupation sur l'ensemble de la période en dessous du bouton. - 67 -

12.2.10. Heures / Trimestre Cette édition nécessite des dates sur un trimestre et peut comptabiliser des heures ou des ¼ d'heures. 12.2.11. Présences / période Cette édition indique dans chacune des cases le nombre de fois où l'enfant est venu un nombre d'heures compris entre 1 et 9. Ce document a pour but d'analyser si l'amplitude de présence est plus ou moins importante. - 68 -

12.2.12. Jours / Trimestre Cette édition nécessite des dates sur un trimestre. 12.2.13. Jours/Trimestre/Forfait Cette édition nécessite des dates sur un trimestre. - 69 -