Archives du Conseil de l'europe Archivage et ressources documentaires du Conseil de l'europe Tableau de gestion de la Direction Générale des Affaires Politiques (DGAP) Tableau de gestion Direction Générale des Affaires Politiques (DGAP) Ce tableau s applique, quels que soient leur support ou leur forme matérielle, aux documents créés ou stockés par le Service, au niveau individuel ou collectif. Il entrera en vigueur après validation par toutes les parties concernées. Le document original sera conservé aux Archives du Conseil de l'europe et le correspondant archives en gardera une copie. Les questions et commentaires relatifs à ce tableau doivent être adressés aux : Archives du Conseil de l'europe, Archives@coe.int, tel. 4377 L objet de ce tableau est de distinguer les documents qui doivent être conservés à titre définitif de ceux qui doivent être détruits après un certain temps. Accord Directeur Général DGAP Chef du Bureau Central Correspondant archives DGAP Chef de la Division de la Bibliothèque et des Archives Nom Signature Date K. SCHUMANN P. PALMIERI B. DUME E. SODOMOVA
2 Les tableaux de gestion facilitent le contrôle des documents d une organisation, permettent aux responsables des documents de les détruire rapidement une fois leur période de conservation expirée et assurent la conservation d un volume minimal de documents, dans une logique de gestion performante et rationnelle. Le stockage d un trop grand nombre de documents est coûteux en personnel, en temps, en espace et en équipement. Le correspondant archives de la DGAP, est chargé de veiller à ce que la mesure de gestion spécifiée dans le tableau soit appliquée et à ce que le tableau soit régulièrement contrôlé pour garantir sa mise à jour. Structure du tableau Le tableau de gestion fait la distinction entre les documents qui doivent être conservés à titre définitif et ceux qui doivent être détruits après un certain temps. Type de document La première colonne décrit les catégories de documents. DUA (Durée d utilité administrative) La seconde colonne indique, en années, la durée d utilité administrative des documents. Elle doit prendre en compte toute clause juridique relative à la conservation, ainsi que le temps durant lequel les documents doivent être conservés dans le service pour consultation. Action La troisième colonne indique les mesures de gestion qui doivent être appliquées à l issue de la DUA. Ces mesures sont de trois types: D S C T Destruction, après accord du responsable des Archives du Conseil de l'europe et du Directeur de la DGAP Conservation définitive à la DGAP Conservation définitive aux Archives du Conseil de l Europe Conservation partielle dans les Archives du Conseil de l Europe après sélection Notes La quatrième colonne fournit des informations pratiques sur la gestion des documents.
3 Tableau de gestion : Direction Générale des Affaires Politiques (DGAP) Activités concernées par ce tableau de gestion La Direction générale des Affaires politiques (DGAP) aide et conseille le Secrétaire Général, ainsi que les organes statutaires de l'organisation, ses autres organes et les services du Secrétariat, sur les questions politiques spécifiques liées au Conseil de l'europe et concernant les Etats membres, observateurs ou candidats, les Etats non membres et les organisations gouvernementales ou non gouvernementales. A cette fin elle fournit des analyses politiques et de propositions d actions. Typologie du document DUA 1 Sort Observations final 2 Général Documents référencés 5 C Dès la production 2 copies doivent être envoyées aux Archives Centrales Chronos 5 D Contient des copies de tous types de correspondance (SG, directeurs, union européenne) Directeurs Contributions visites SG Jusqu à D Concerne les visites du SG visite SG Ordres de mission directeur 3 D Agendas SG 1 D Finances, administration 10 D Unité financière Contributions volontaires 5 S Engagements et 10 D ordonnances de dépenses Dossiers bureaux d information 10 S Contiennent l histoire de la création des BICE Unité Union Européenne + Bureau Central Notes et Mémos 5 T Du Directeur général, du Bureau de Bruxelles, de la DGAP entre autre Dossiers réunions 3 D Contient les speaking notes, rapports, documents de l Assemblée parlementaire du CM, des autres directions, etc. Documentation externe 3 D Docs de l Union européenne utiles pour le travail quotidien ; docs de l UE distribués par la DGAP pour information (DGAP/PR/INF) 1 DUA durée d utilité administrative 2 C - conservation aux Archives Centrales ; D - destruction ; T Tri sélectif ; S Conservation dans le Service
4 Dossiers du personnel Jusqu au D départ de l agent Rapports d appréciation 5 D Descriptions de postes 2 D Formation agents 1 D Direction du Conseil Politique et de la Coopération Dossiers Missions Observations des élections 10 T Concerne tous types de missions d observations. Conserver tout sauf contrats et finances Dossiers Stability Pact 10 T Garder les rapports finaux Dossiers pays 10 D Dossiers visites 10 D Dossiers préparés par la DGAP pour les visites du SG, SGA et Président des Délégués des Ministres Dossiers Link Diversity 10 C Dossiers Ecole Politique 10 T Garder tout sauf organisation logistique (invitations, déjeuner) Dossiers Russian Federalism 10 T Garder programme, liste des participants et rapports finaux Bureaux et centres d information Dossiers Personnel «Field», Dossiers Personnel «Field», pour Bulgarie, Hongrie, Russie, Slovénie Dossiers Missions «Field», Dossiers Missions «Staff division» Dossiers «Field», 10 D Docs des agents internationaux et locaux sur le terrain (contrats, salaires, congés, formation ) 10 S 3 D Ordres de missions des agents sur le terrain 3 D 10 T Contient les contrats le locations, véhicules. Garder les arrangements, mémorandums of understanding 3 T Correspondances avec les Bureaux et avec les gouvernements hôtes Correspondances «Field», Dossiers visites d étude 5 D Demandes des gouvernements, CV, programmes Dossiers traductions «BICE» et «CID» 10 C Traductions de publications du COE, conventions dans les langues nonofficielles. Les traductions électroniques sont envoyées directement au chef de la DBA
5 Direction des Relation Extérieures Chronos 5 D Copies de courriers Dossiers centre Nord-Sud 5 D Le centre Nord-Sud conserve ses propres archives Dossiers Staff 10 D Dossiers pays 10 T Conserver les documents produits par la DGAP et les lettres d importance historique Dossiers organisations internationales Division des relations avec les organisations internationales et états nonmembres Dossiers réunions 10 D Rapports de missions 5 D Division des ONG et de la Société Civile Dossiers projets 10 T Correspondances 10 D 10 T Conserver les documents produits par la DGAP et les lettres d importance historique Dossiers sessions ONG 5 D Invitations, demandes, logistique Dossiers relations ONG 10 S Field : Bureaux politiques sur le terrain BICE : Bureaux d information du CdE CID : Centre d information du CdE DBA : Division de la Bibliothèque et des Archives