LE SYSTÈME TÉLÉINFORMATION DE L INEM Par un collectif de l INEM Instituto National de Emples (Institut National de l Emploi), Madrid, Espagne L intégration des technologies dans la société de l information et leur évolution supposent des changements de toute nature chez les acteurs impliqués et pour les relations qu ils entretiennent entre eux. L information, l éducation, la formation et la promotion nous permettent de répondre aux besoins en ressources humaines adaptées à la nouvelle situation. Les structures organisatrices et productrices ont subi une profonde transformation. L apparition des nouvelles méthodes de production et d organisation du travail est associée à une mutation des emplois et des métiers. L information et la formation se sont imposées comme la réponse la plus appropriée face à l émergence des nouveaux profils professionnels requis par cette évolution. La formation professionnelle est un facteur essentiel pour le bon fonctionnement du marché du travail, la création d emploi et la promotion personnelle et professionnelle des travailleurs. En outre, elle est également fondamentale pour le développement effectif de l égalité des chances, de même que pour favoriser la compétitivité des entreprises et la qualité des produits et services. L intégration des systèmes télématiques dans les processus d information et de formation permet le dépassement des frontières spatio-temporelles et facilite l accès à des données, auparavant inaccessibles à cause de leur localisation dans l espace et le temps. Elle rend ainsi possible une plus grande offre effective. Ces dernières années, l offre de formation professionnelle a considérablement augmenté, du fait, entre autres, de la mise en œuvre de politiques actives de l emploi, de l évolution accomplie dans l utilisation des nouvelles technologies de l information, des emplois émergeants, de la recherche de gisements d emplois, des transferts en matière de formation vers les Régions autonomes et de la participation des acteurs sociaux à ce type d apprentissage. Cela rend difficile l obtention d une information globale, concrète, actualisée et fiable au sujet de l offre de formation existante. La grande majorité des institutions et des organisations impliquées ont chacune réalisé différentes études prospectives, lesquelles n ont, en général, pas été diffusées au public. C est donc une information perdue, ou bien très difficile d accès pour ces utilisateurs potentiels. Cependant, au moyen de la création d une base de données, toutes ces informations éparses peuvent être compilées, permettant alors une vision d ensemble de toutes les options existantes. Cela faciliterait la coordination des politiques de formation, l organisation d un répertoire des formations en cohérence avec le système des qualifications professionnelles, et finalement l adéquation de ces qualifications aux demandes du système productif. Avec l introduction des systèmes de téléinformation, les différents organismes acquièrent de nouvelles qualités, telles qu une plus grande flexibilité institutionnelle ou l extension des limites ou barrières organisationnelles. Cela peut avoir des conséquences sur l enrichissement des ressources d enseignement et d apprentissage, ainsi que sur la capacité d adaptation aux besoins d information de chaque apprenant, aussi spécifiques soient-ils. Le projet piloté par l Institut National de l Emploi (INEM) s inscrit dans le cadre de la création d un service d information qui recueille et fournit toute l information concrète, actualisée comme il se doit. Ce projet rentre dans le cadre de la deuxième phase de la mise en œuvre de l initiative communautaire ADAPT : actions d information, de diffusion et de sensibilisation, via la création et le développement de bases de données et d une information à caractère transnational, dans le domaine de l emploi et de la formation. Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 21
OBJECTIF L objectif poursuivi est de concevoir, créer et évaluer un service d informations multilingue sur le réseau Internet, qui accueille tous les éléments relatifs à la planification et au développement de la formation professionnelle, au moyen d une application s appuyant sur une base de données interactive. DESCRIPTION DU PROJET Dans ce projet, il s agit de développer, en appliquant une méthodologie de travail en groupe fondée sur les outils informatiques, un service qui apporte des prestations spécifiques en relation avec les activités de formation et canalise la demande vers différents domaines, comme l orientation et la formation. Les éléments réunis dans ce service sur la planification et le développement de la formation professionnelle doivent s organiser en base de données et utiliser le réseau Internet comme support de communication. Ce service inclut un outil de gestion des connaissances qui englobe un gestionnaire de formation à distance et un gestionnaire de l évaluation des compétences (diagnostic et orientation) et met à disposition de l utilisateur différentes sources de formations qui, associées au niveau de départ de la personne qui consulte ce service, permettront de projeter des itinéraires possibles de formation, favorisant ainsi le développement des capacités d auto-évaluation et d auto-orientation. Ce système de téléinformation doit permettre à l utilisateur d interagir avec les données, dans un objectif distinct du but conceptuel du projet. En même temps qu il obtient l information, l utilisateur navigue dans une application qui propose différents programmes et parcours et définit une présentation visuelle standard dans laquelle s intègrent la plupart des applications du marché qui servent à générer des capacités de manipulation d autres données informatiques. La mise à disposition de différents types de données sur une interface modifiable est un moyen idéal pour développer les facultés méthodologiques de gestion de l information : recherche, assimilation et production d un matériel informatif adapté aux besoins de l individu. Pour une utilisation interne et externe, la base de données doit initialement prendre en compte l information relative aux rubriques décrites ci-après, sans préjuger de celles qui pourraient surgir comme résultats du développement du Programme National de Formation Professionnelle et sont susceptibles d être incorporées. Dans le but de recueillir le maximum d informations possible sur l ensemble du territoire espagnol, tous les niveaux de l INEM et tous les organismes qui le désirent, la possibilité d inclure leurs données dans les catégories présentées ci-après, même si l objectif prioritaire demeure, dans ce type de collaboration, l offre de formation. Études prospectives Observatoire de l emploi : marché du travail, contrats, insertion Étude des besoins de formation et de réadaptation professionnelle, dans les secteurs productifs qui connaissent des mutations. Études sectorielles. Entités qui exercent des activités liées à la formation professionnelle. Organisation de la formation continue Structure des familles professionnelles et relations entre les différentes catégories, par secteur productif. Décrets royaux relatifs aux certificats de professionnalité. Fiches résumées de ces certificats de professionnalité. Catalogue de parcours professionnels et formatifs. Catalogue de spécialités formatives : cours programmables. Programmation correspondant aux familles professionnelles. Programmes de formation professionnelle et continue. Plan de perfectionnement technique Fichier d experts. Fichiers de cours. 22 Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation
Offre de formation Offre de formation gérée par différentes administrations publiques, au niveau central, régional ou local et par différents acteurs sociaux. Cours de formation professionnelle. Cours de formation continue. Matériel didactique Critères pour l élaboration de matériel pédagogique. Méthodologie didactique. Cours d auto-formation. Autres sources d information Programmes et initiatives communautaires. Expériences développées dans le cadre de ces programmes et initiatives. Centres technologiques des organisations productives. Services dédiés aux structures éducatives. Réglementation et critères pour que les centres autorisés par les administrations éducatives dispensent de la formation continue. OBJECTIFS SPÉCIFIQUES Créer un service d information ouvert au public qui réunit toute l offre de formation fiable et correctement actualisée, d accès et de navigation faciles pour l utilisateur et grâce auquel on peut effectuer toutes sortes de consultation via Internet. Intégrer le maximum d informations possibles sur la formation professionnelle continue. Doter le système des capacités maximales d information et d interaction, de manière à inciter le plus grand nombre possible d organismes, d acteurs sociaux, d entreprises et de demandeurs de formation, à participer. Fournir l interface et les critères nécessaires pour faciliter chez l utilisateur le processus de prise de décisions, lorsqu il lui faut sélectionner l information au sujet de la formation professionnelle. Dans cette perspective, l établissement de canaux de navigation appropriés et d une méthodologie qui optimisent les ressources disponibles dans le système, semble nécessaire. Intégrer dans ce service de téléinformation, par l intermédiaire d un outil de gestion des connaissances, une fonctionnalité d évaluation des compétences qui opère un diagnostic, oriente l utilisateur au sujet de sa situation en termes de formation et propose une projection sur les métiers ou les actions de formation qu il peut envisager. Développer un gestionnaire d initiatives didactiques qui administre des actions de formation à distance. Utiliser une méthodologie fondée sur des techniques informatiques de travail de groupe, pour la conception, le développement et le suivi du service Téléinformation. CHAMPS D APPLICATION L ensemble des bénéficiaires est constitué de tout utilisateur, personne, entité ou institution, intéressé par la recherche, l étude et le développement de la formation professionnelle ou la connaissance de sa réalité professionnelle : - les élèves demandeurs de formation professionnelle ; les demandeurs d emploi dont l insertion ou la réinsertion réclame une qualification professionnelle ; - les travailleurs, dans un but de maintien de l emploi ou de l employabilité, ou encore dans un but de promotion professionnelle ; - les entreprises, en particulier les PME, dans le but de posséder les données nécessaires pour instrumenter leurs politiques de ressources humaines, qui incluent l adéquation correcte et spécifique des compétences au poste de travail ; - les centres de formation, afin de pouvoir informer et orienter efficacement les usagers individuels, ainsi que les entreprises locales ; Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 23
- les groupes les plus défavorisés, pour informer sur l offre spécifique de modules professionnels de formation, conduisant à l acquisition de différentes unités de compétences et certificats professionnels ; - enfin, la société en général, intéressée par une connaissance apportée par une information opportune. Le projet doit prendre en compte tous les secteurs et groupes d activités économiques, structurés, conformément à la classification de l INEM, en familles professionnelles ou domaines de formation. CADRE INSTITUTIONNEL : POLITIQUE DE L INEM ET RÉGLEMENTATION Le cadre réglementaire dans lequel s incère le projet téléinformation est défini par le Plan national de formation et d insertion professionnelle et le Programme national de formation professionnelle. Première ligne d action : définition des contenus Définition du cadre territorial et sectoriel sur lequel l expérience pilote sera mise en œuvre, en incluant la possibilité de coopération avec d autres administrations qui apportent leurs connaissances spécifiques locales. Planification du recueil d information : processus, phases, procédures, conception et production de supports pour le recueil de données Recueil de l information en fonction des critères préalablement définis. Deuxième ligne d action : définition de la méthodologie La conception de la structure de base des données comprend deux aspects : - l analyse des logiciels susceptibles d être utilisés ; - la définition des différents scénarios qui vont intégrer les données, après avoir établi des niveaux de hiérarchisation et des programmes de communication, de manière à faire émerger des voies d accès et des parcours et de fournir aux usagers un niveau d accès optimal à l information. Définition de la méthode de traitement de l information, en se référant à la forme que prennent les différents scénarios et aux possibilités de naviguer entre eux, garantie par la connaissance des capacités procédurales de gestion de l information, des processus de manipulation des données et des capacités à résoudre les problèmes. Conception de pages Web, incluant des éléments graphiques supports de la présentation des données, garantissant l expression visuelle des contenus et les possibilités de navigation requises par les exigences de communication entre les scénarios et incluant également la présence virtuelle des acteurs de l interaction. Troisième ligne d action : service d orientation et de diagnostic Recherche d un système informatique intégré pour la gestion et le développement des ressources humaines, qui englobe un gestionnaire de formation à distance et un gestionnaire d évaluation des compétences (diagnostic et orientation). Ce système met à disposition de l usager différents référentiels de formation qui, en tenant compte du niveau initial de l usager, permettent de projeter différents itinéraires de formation qu il peut choisir, favorisant ainsi la capacité d auto-évaluation et d auto-orientation. Alimentation des bases de données qui se conforment à la structure du système informatique et définition des champs qui servent de critères pour déterminer les programmes d information. Réalisation de tests pour vérifier son fonctionnement correct, à travers des essais correspondant à des demandes spécifiques. Mise en œuvre du service d orientation et de diagnostic au sein du système téléinformation, comme un outil indépendant du point de vue fonctionnel. Quatrième ligne d action : système de téléinformation Conception et définition des fonctions, de la configuration et des conditions requises par le système de téléinformation, déterminant ainsi la personnalité de l outil support des lignes d action précédentes. 24 Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation
Étude des protocoles de communication à établir avec différents réseaux, qui servent de supports à la transmission de l information, tels qu Internet et le propre réseau de l INEM. Développement et mise en œuvre du système téléinformation, en fonction des paramètres du système d information et de communication défini. Formation des administrateurs du système, en tant que responsables du travail de maintenance et de l intégration, la vérification et la validation des données. Réalisation de tests pilotes relatifs au fonctionnement et à la compatibilité du système et des logiciels installés. Évaluation impartiale, dans le but d obtenir une définition des améliorations à inclure. Analyse et définition des paramètres à prendre impérativement en compte pour l éventuelle mise en œuvre de cette expérience dans d autres Régions autonomes. Diffusion du service, avec l objectif de couvrir les besoins de deux types d usagers de l information : les demandeurs et les offreurs. Cinquième ligne d action : méthodologie de travail pour l exécution du projet Définition d une méthodologie du travail en groupe, comme manière de procéder pour la planification, le développement et le suivi du projet. Une telle façon de procéder garantit : - la définition des compétences de chacun des professionnels intervenant dans le dispositif, qui contient des indications sur le détail des tâches, le volume de travail et sa répartition dans le temps, sans qu à aucun moment l on perde de vue le travail d équipe ; - la canalisation des processus d échanges d information, tant au niveau des processus d élaboration du service que pour les activités formatives, au sein desquels la dynamique de groupe est un axe fondamental. Sélection, par les experts concernés, des logiciels à utiliser comme outils informatiques pour le travail en groupe. Application de la méthode proposée. ÉLÉMENTS NOVATEURS Ce projet à caractère expérimental est considéré comme novateur à plusieurs titres. Création d un service d information dans le domaine de la formation professionnelle sur les réseaux Internet. Utilisation des systèmes télématiques pour accéder à ce service. Intégration de logiciels spécifiques, qui contiennent toutes les fonctions basiques utiles à la gestion de l organisation et des ressources humaines, à travers différents dispositifs d évaluation, de formation, de recrutement et de sélection. S appuyer sur des méthodes de traitement de l information ouvertes et flexibles. Utiliser une méthodologie de travail en groupe sur informatique. Recueil d information, sur des thèmes liés à tous les aspects de la formation professionnelle, dans un service unique et global. Obtenir, échanger de l information, sur les expériences à l échelle européenne et converger vers des solutions communes grâce à la collaboration avec des partenaires transnationaux. TRAITEMENT DE L INFORMATION Les données présentes sur ce service se fondent sur le Programme national de formation professionnelle et sont définies par différents critères méthodologiques. Etre le reflet des besoins de qualifications des systèmes de production de biens et de services sur l ensemble du territoire national, et constituer un élément d analyse du système productif et de son évolution. Servir de cadre de référence pour l actualisation permanente des offres de formation professionnelle continue de toute nature et pour jeter les bases des systèmes d accréditation et de qualité. Orienter, dans une perspective de qualification professionnelle des demandeurs d emploi. Favoriser la transparence du marché du travail, de manière à ce que les qualifications reconnues par un titre ou un diplôme soient identifiées par les employeurs et les salariés, optimisant ainsi la rencontre entre l offre et la demande d emploi. Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation 25
INTÉGRATION DE L INFORMATION Les informations, sur lesquelles se fonde la base de données, émanent de différentes structures. L INEM qui mobilise son réseau de Centres nationaux de formation professionnelle comme éléments canalisateurs des flux de données à intégrer au système téléinformation. L établissement de processus et d accords nécessaires assure la coopération entre les différentes structures qui offrent des données susceptibles d être intégrées et un flux réciproque de données. L interconnexion entre différents services et institutions en lien avec les domaines de l information, l orientation et la formation professionnelle. RESSOURCES HUMAINES Initialement, le développement du projet n incluait pas la totalité des activités économiques présentes sur le territoire national, mais il a commencé par quelques-unes des plus représentatives et s est poursuivi, de manière progressive, jusqu à une couverture totale. Le personnel qui est intervenu sur les activités de planification, d implantation et de maintenance du projet, se répartit sur les structures suivantes : - la sous-direction générale Informatique et Statistique et la direction des programmes Nouvelles Technologies de la sous-direction générale de la gestion de la formation professionnelle, chargées des travaux de coordination du projet ; - d autres unités techniques qui fournissent une information qui sert de point de départ dans la phase d analyse et d investigation ; - des entreprises du secteur qui, avec un financement public, effectuent le développement de l application (la base de données) qui approvisionne le service Téléinformation. RESSOURCES MATÉRIELLES Pour le développement et la mise en fonctionnement du système Téléinformation, différents équipements ont été nécessaires. L équipement existant à l époque du démarrage du projet, à la sous-direction générale Informatique et Statistique et à la direction des programmes Nouvelles Technologies a été mobilisé. Des équipements affichant les caractéristiques techniques nécessaires pour assumer l ensemble des fonctions de serveur d informations ont été connectés au réseau de l INEM, permettant ainsi la navigabilité à travers Internet. Les centres nationaux ont dédié au moins un ordinateur à l accès au réseau de l INEM, via Internet, qui offre des fonctions de transmission de l information et de développement des activités grâce à un outil informatique de travail en groupe. Article collectif de l INEM Site Web : www.inem.es E-mail : nuevas.tecnologias@inem.es 26 Sept. 2001 - PROJET ADAPT BIS Internet : nouveaux horizons pour la formation