Dimanche le 30 décembre 2011 Comité provisoire de la CMPQ Avis de convocation Réunion virtuelle no. 2 à 09 :30 Ordre du jour 1. Ouverture de la réunion 2. Adoption de l ordre du jour 3. Règlements généraux 4. GoToMeeting/GoToWebinar/Spike 5. Assurance professionnelle administrateurs 6. Immatriculation Registre des entreprises du Québec 7. Ordre du jour Assemblée générale annuelle 8. Signataires et banque 9. Compétition 2012 10. Fin de la réunion Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 1
Procès-verbal de la réunion no. 2 du comité provisoire Réunion virtuelle du 30 décembre 2011 1. Ouverture de la réunion : La réunion est ouverte à 09 :45. 2. Adoption de l avis de convocation de l ordre du jour : L avis de convocation et l ordre du jour est adopté tel que présentée. Proposé : Renay Secondé : Christine 3. Lecture et adoption du dernier procès-verbal. Les membres ont lus le dernier procès-verbal no. 1 et acceptent la modification, soit les 2 factures de Me Berthelot qui ont été acceptés par le comité pour fin de paiement. Proposé : Michaël Secondé : Renay 4. Quorum : Présents : Michaël Drapeau Nathalie Mathieu (jusqu à 10 :20) Alain Coulombe Renay Lavoie Stéphane Larivière Claude Mazerolle Christine Giroux 5. Congrès 2012 : Formule à étudier pour augmenter la participation des membres et non membres au congrès par le tirage d un congrès gratuit aux membres qui apporte un non membre au congrès et que celui-ci deviennent membre CMPQ. Le comité congrès va nous apporter une proposition ferme. Divers noms suggérés pour représenter le congrès : f stop, projection, rencontre des photographes professionnels, grand séminaire. Le CA accorde le plein mandat au comité congrès pour le nom marketing du congrès. Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 2
Stéphane s occupe du site Internet pour la publicité du congrès 2012. Une dépense d environ 125$ est accordée par le CA pour ce site. Stéphane et Michaël s occupent de régulariser le compte Paypal pour le paiement en ligne du congrès et des adhésions. 6. Règlements généraux : Les administrateurs vont lire et effectuer leurs corrections au besoin. Remettre le tout à Alain. Ce dernier échangera avec Claude. Le président soumettra le tout à Me Poulin pour une réponse le 25 janvier 2012. Dans l avis de convocation inclura une note stipulant que des modifications aux règlements généraux seront soumises ultérieurement. Un OSBL n a pas l obligation de suivre le Code Morin. Me Poulin devra voir à simplifier nos processus. Proposition 1 : Il est proposé que le CA accorde un montant d environ 1000$ pour faire réviser nos Règlements généraux. Proposé par : Alain Secondé par : Christine Accepté à l unanimité. 3. GoToMeeting / GoToWebinar / Spike: GoToMeeting : pour conférence (jusqu à 15 personnes) GoToWebinar : séminaire en ligne. Un traducteur serait requis si on utilise des vidéos existantes. GoToTraining : pour l enregistrement et la vente. a) GoTo Meeting : 498$/an (économie de 120$) ou 49$/mois b) GoTo Webinar + GoTo Meeting : 949$/an c) GoTo Training (enregistrer et vendre) + GoTo Meeting : 1500$/an Choix des conférenciers : voir auprès de Liette des suggestions de noms. Webinars à chaque mois si possible. Wisibility : sites en français pour donner des cours en ligne. Renay va regarder pour vérifier ce qui est déjà prêt pour usage immédiat. Adobe TV : tutoriels de formation disponibles en anglais seulement. You Tube : Claude, Renay et Michaël : Partenariat à faire avec les écoles et les compagnies pour connaître leurs méthodes de diffusion de formations en ligne. Envois pour information immédiate : une fois par semaine environ aux membres. Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 3
4. Assurance responsabilités professionnelle administrateurs: Assurance AXA à Drummondville : assure lorsque la situation ne comporte aucun risque! L assureur désire attendre qu il y ait un CA en vigueur. Assurance AON : résultats à fournir par Claude 5. Immatriculation Registre des entreprises du Québec: Raison sociale : CMPQ, PPDQ et CPPQ. Noms de domaine disponibles enregistrés: CMPQ.qc.ca photographesprofessionnelsduquébec.com PPDQ.ca photographesprofessionnelsduquébec.ca photographesprofessionnelsduquébec.net Noms de domaine non disponibles: CPPQ PPQ PPDQ.com À remplacer éventuellement les gabarits existants CMPQ pour CPPQ. Tous les membres du comité sont en accord à l unanimité avec les nouvelles inscriptions des noms de domaine et des raisons sociales et les coûts afférents. Cotisations annuelles CMPQ : Membre en règle 2011 : 150$ + taxes pour le reste de l année Anciens membres : 150$ + taxes pour le reste de l année Nouveaux membres : maintien de la cotisation annuelle régulière et activités gratuites pour la première année, sauf le congrès et le Symposium. Incitatifs pour les nouveaux membres : Réactiver les rabais aux membres (ex : Lozeau). Stéphane suggère Renay et être présent à leur Salon photographique. Assurances (ex : La Capitale : médicaments, responsabilité professionnelle, etc.). Resp. Renay. Autres Plan ferme à fournir à l Assemblée générale pour acceptation. Finance : Finance au 30 novembre 2011 : 28 294$ en banque (20,000$ + 15 000$ exclus, placés pour 2 ans). Tenue de livres (2005 à 2010) : 1. Communiquer avec Jean-Jacques Léger (418 871-5445) Léger & Roy Comptable et donner une date limite pour fournir les rapports. Resp. Claude Mazerolle Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 4
2. Tenue de livre à finaliser par la trésorière si disponibilité ou à soumettre à une technicienne en comptabilité. 3. Soumettre le tout à Revenu Québec avec autres documents des pouvoirs du CA. 6. Signataires et banque: Claude a reçu les documents. Le tout sera signé et posté avant le 1 janvier. 7. Compétition 2012 : Album virtuel : Plateforme informatique standard pour chaque membre. Présentation diaporama semblable (ex : séquence des changements de pages) Renay va voir s il peut aider Alain en ce sens. Spécialiste de l année : Les idées suivantes sont soumises : La CMPQ doit imposer des critères de qualité et d exigences techniques, Bloc distinct Retouches numériques. Ex : retouches imposées et libres Les participants ne doivent pas accumuler les points photos. Nombre minimum de 3 photos dans le bloc retouche pour obtenir le titre. La retouche comporterait une valise à part comme les albums, Retirer les points photos sur les catégories retouches. Un (1) seul trophée pour le bloc retouche. Pas de trophées à chaque catégorie. Le trophée peut ne pas être accordé si les juges en décident. Catégorie «Fine Art» (ex : Painter) pour 2013. Solution convenue pour 2012 : Pas de points photos. Un (1) seul trophée pour le Bloc. Pas de trophée par catégories distinctes. Juge en chef : Noms suggérés : Vicky Bombardier, Visionnement du jugement via Internet : Plusieurs commentaires négatifs reçus en 2011. Cependant, très bon outil pour les personnes ne pouvant être présentes. Manuels d André Amyot : Les 50 manuels sont déjà payés. À vérifier : quelles sont les conditions de l achat des manuels. Il semble qu il y ait eu qu une entente verbale. Le comité convient de conserver ses manuels et de les rendre disponibles à la vente et comme prix de présence. Points mérites et services accumulés en 2011 : Alain s en occupe. Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 5
Nouveau site Internet CMPQ : Stéphane, nouvel administrateur du site Internet, a demandé une soumission pour créer un nouveau site Internet CMPQ, la plateforme actuelle ne pouvant pas être développé davantage. Le prix soumissionné est de 6 000$, clé en main. Services inclus : Paiement Paypal, Inscriptions, Soumissions photo compétition, Formulaires en ligne, Services automatisés, WordPress, Codes pour Plug In, Etc. Cahier de charge requis. Michaël va me l acheminer. Autres soumissions requises à venir. Concepteur au Québec. Renay en connaît une à Sherbrooke (Sher Web). Renay va demander une soumission. Créative live : conception de sites Internet pour les membres. 8. Fin de la réunion : Prochaine réunion : à déterminer après le 10 janvier, au retour de Claude. La réunion est fermée à 13 :36 Procès-verbal - réunion no. 2 du comité provisoire, le 30 décembre 2011 Page 6