ACTIVITE SUR LES BASES DES DONNEES LES BASES DE DONNEES AVEC ACCESS PHASE PRATIQUE Base de Données sur Access 1
Table des matières INTRODUCTION... 3 PRESENTATION DU LOGICIEL... 3 SGBDR... 3 STUCTURE... 4 QUI UTILISE ACCESS?... 6 CREATION ET GESTION DES BD... 7 Création d une base de données... 7 Créer une base de données entièrement nouvelle... 7 Ajouter une table à une base de données de bureau... 7 Créer une table dans une nouvelle base de données de bureau... 8 Créer une table dans une base de données existante... 8 GESTION DE LA BASE DE DONNEES... 8 Créer un formulaire Access... 8 Créer un formulaire à partir d une table ou d une requête existante... 9 ETABLIR UNE RELATION ENTRE LES TABLES... 9 Les types de relations ou la cardinalité... 9 relation un à un... 10 relation un à plusieurs... 10 relation plusieurs à plusieurs... 10 Ajouter une table... 11 établir les relations entre les tables.... 12 Appliquer l'intégrité référentielle... 13 L'option Mise à jour en cascade.... 14 L'option Effacer en cascade.... 14 Supprimer une relation.... 15 CONCLUSION... 17 ANNEXE... 18 Base de Données sur Access 2
INTRODUCTION De nos jours, les bases de données (BD) sont devenus indispensable quelques soit le domaine pratiqué. Il est donc important d avoir quelques notions de base. On distingue deux types de base de données à savoir les bases de données pour les applications Web et les bases de données pour les bureaux. Dans notre cas, nous allons travailler sur les BD pour bureau et le logiciel que nous allons utiliser est Microsoft Access I. PRESENTATION DU LOGICIEL SGBDR Access est un SGBDR (Système de Gestion de BBases de DDonnées Relationnelles). Access permet de ranger toutes ces données dans différentes tables, liées entre elles (d'où le terme "Relationnel"). Il s'agit donc bien d'un Système de gestion relationnelle. MS Access est un logiciel utilisant des fichiers au format Access (extension de fichier mdb pour Microsoft DataBase (extension *.accdb depuis la version 2007)) La capacité de données pouvant être gérées par MS Access est limitée à 2 Gb. Base de Données sur Access 3
STUCTURE Une base de données Access se compose de Tables, requêtes, formulaires, macros et modules. Un fichier de base de données Access se compose de : Tables Les tables stockent les données. Elles ne sont basées sur rien d'autre. Requêtes Les requêtes permettent de faire des filtres, tris et calculs. Elles permettent notamment de synthétiser les données en provenance de plusieurs tables liées. Une requête peut-être basée sur une table, ou sur une autre requête. On peut ainsi créer une requête basée sur une autre requête, basée sur encore une autre requête, finalement basée sur une table. Les requêtes permettent également d'effacer ou de modifier les données en masse et automatiquement. Formulaires Ce sont des masques de saisie. Bien qu'on puisse saisir des données directement dans les tables ou les requêtes, les formulaires permettent une saisie vraiment personnalisée et ultra-optimisée. Les formulaires se basent sur une requête ou une table, mais pas sur un état ni sur un autre formulaire. Etats Ce sont des aperçus avant impression. Bien qu'on puisse imprimer les formulaires, requêtes et tables, l'état propose une impression réellement plus puissante, plus personnalisée. On ne peut pas saisir des données dans un état. Un état se base sur une requête ou une table, mais pas sur un formulaire. Base de Données sur Access 4
Les états ne s'impriment pas forcément sur papier, mais peuvent être juste consultés à l'écran. Macros Ce sont des instructions qui permettent d'augmenter notablement la personnalisation de la base de données. Une macro peut s'exécuter indépendamment, ou être associée à un état, un formulaire. Depuis la version 2007, il est également possible d'associer des macros à des tables. Modules Les modules sont des sortes de macros, mais nettement plus évolués! Ils s'écrivent en Visual Basic, en anglais - alors que les macros s'écrivent en français. Les modules sont, pour l'immense majorité du temps, associés à des formulaires et à des états, bien qu'on puisse créer des fonctions personnalisées, utilisables dans les requêtes. Base de Données sur Access 5
QUI UTILISE ACCESS? Certains développeurs professionnels, mais aussi des utilisateurs "normaux", mais doués pour l'informatique. Access n'est jamais inclus dans les versions standards d'office, mais seulement dans les versions (évidemment plus coûteuses) Professionnel et Développeur. Base de Données sur Access 6
II. CREATION ET GESTION DES BD 1. CREATION D UNE BASE DE DONNEES Les modèles Access comportent des tables, des requêtes, des formulaires et des états intégrés prêts à l emploi. Quand vous démarrez Access, vous avez le choix entre plusieurs modèles et vous pouvez en rechercher d autres en ligne. Créer une base de données entièrement nouvelle Si aucun modèle ne correspond à vos besoins, vous pouvez commencer avec une base de données vide. 1. À partir d Access, cliquez sur Nouveau > Base de données du Bureau vide. 2. Tapez un nom pour votre base de données dans la zone Nom de fichier. 3. Vous pouvez utiliser l emplacement par défaut affiché par Access dans la zone Nom de fichier ou cliquer sur l icône de dossier pour en choisir un. 4. Cliquez sur Créer. Ajouter une table à une base de données de bureau Créez une table si vous avez une nouvelle source de données qui ne convient à aucune de vos tables existantes. Plusieurs options vous permettent d ajouter une table à votre base de données Access, Base de Données sur Access 7
Créer une table dans une nouvelle base de données de bureau 1. Sous Fichier, cliquez sur Nouveau > Base de données du Bureau vide. 2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier pour la nouvelle base de données. 3. Pour enregistrer la base de données à un autre emplacement, cliquez sur l icône de dossier. 4. Cliquez sur Créer. La nouvelle base de données s ouvre avec une nouvelle table appelée Table1. Renommez la table en fonction du type de données qu elle stocke. Créer une table dans une base de données existante 1. Cliquez sur Fichier >Ouvrir, et cliquez sur la base de données si elle est répertoriée sous Récent. Dans le cas contraire, sélectionnez l une des options de navigation pour localiser la base de données. 2. Sous Créer, cliquez sur Table. Une nouvelle table est ajoutée et s ouvre en mode Feuille de données. 3. GESTION DE LA BASE DE DONNEES Créer un formulaire Access Il existe plusieurs moyens de créer un formulaire dans une base de données de bureau Access, cet article vous oriente vers les plus courants. Que voulez-vous faire? o Créer un formulaire à partir d une table ou d une requête existante o Créer un formulaire vierge o Créer un formulaire double affichage o Créer un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements o Créer un formulaire contenant un sous-formulaire o Créer un formulaire de navigation o Informations supplémentaires Base de Données sur Access 8
Créer un formulaire à partir d une table ou d une requête existante Pour créer un formulaire à partir d une table ou d une requête dans votre base de données, dans le volet de navigation, cliquez sur la table ou la requête contenant les données pour le formulaire, puis, sous l onglet Créer, cliquez sur Formulaire. Access crée un formulaire et l affiche en mode Page. Vous pouvez apporter des modifications de conception, comme ajuster la taille des zones de texte en fonction des données à afficher, si nécessaire. Etablir une relation entre les tables Les types de relations ou la cardinalité Il existe trois types de relations: un à un, un à plusieurs et plusieurs à plusieurs. Ce n'est pas toujours facile de déterminer quel genre de relation, aussi appelé cardinalité, qu'il y a entre deux tables. Il faut de la pratique. J'ai trouvé un petit truc pour déterminer quel genre de relation qu'il y a entre deux tables. Je l'ai trouvé par hasard en donnant mes démonstrations. Je ne sais pas jusqu'à quel point qu'il est efficace. Mais, il fonctionne très bien durant les démonstrations. Il s'agit de poser deux questions. 1- Pour 1(enregistrement de la première table), combien peut-il en avoir dans la seconde table? 2- Pour 1(enregistrement de la seconde table), combien peut-il en avoir dans la première table? Les deux questions commencent toujours par: "Pour 1 de ceci, combien de cela?" Les deux seules réponses acceptables sont soit un ou plusieurs. Une fois que vous avez les réponses, placez-les dans le petit tableau qui suit. Il faut inverser la question numéro deux pour l'entrer dans le tableau. Remplacez-les "?" par les résultats (un ou plusieurs). Déterminer le type de relation Base de Données sur Access 9
Table 1 Table 2 Q1: 1 ->? Q2:? <- 1 Max: Quelques exemples Relation un à un Ex.: Un homme est marié à une seule femme. Une femme est mariée à un seul homme. Dois-je vous rappeler que la bigamie est illégale! Du moins, au Canada. Relation un à plusieurs Ex.: Une personne peut posséder plusieurs motos. Une moto ne peut être possédée que par une seule personne. (On oublie les cas de copropriété). Relation plusieurs à plusieurs Ex: Un étudiant suit plusieurs cours. Un cours est suivi par plusieurs étudiants Base de Données sur Access 10
Il est avantageux de relier des tables dans la requête pour accéder à de l'information qu'aucune des tables prises seules ne possède. Le problème avec cette technique est qu'il faut refaire les relations à chaque fois que vous faites une nouvelle requête. Access vous offre une manière de créer des relations plus " permanentes " entre les tables de votre base de données. Elle a aussi l'avantage de vérifier "l'intégrité" des relations entre les tables. À partir du menu principal, il est possible d'accéder à la partie des relations. Appuyez sur le bouton. OU Du menu Outils, sélectionnez l'option Relation. C'est dans cette fenêtre que vous allez créer les relations entre les tables. Lorsque vous ouvrez cette section pour la première fois, il n'y a pas de tables; seulement un grand espace vide. Il faut premièrement ajouter les tables ou les requêtes sur lesquelles vous voulez relier. Pour accélérer la démonstration, j'ai déjà mis pour vous toutes les tables qui seront nécessaires pour les relations sauf la table Clients. Ajouter une table Lorsque vous allez ouvrir la zone des relations pour la première fois, elle devrait être vide. Il faut que vous ajoutez les tables ou les requêtes que vous voulez relier avant d'établir les relations. Base de Données sur Access 11
Du menu Relations, sélectionnez l'option Afficher la table. OU Appuyez sur le bouton. OU Placez le pointeur de la souris dans la zone des relations. Appuyez sur le bouton droit de la souris. Du menu contextuel, sélectionnez l'option Afficher la table.la fenêtre suivante va apparaître. Avec Access, il est possible de relier des tables ou des requêtes si elles ont un champ en commun. Sélectionnez l'onglet Tables. Ensuite, sélectionnez les tables dont vous voulez relier. Pour la démonstration, Sélectionnez la table Clients et appuyez sur le bouton Ajouter. Puisqu'il n'y a plus d'autres tables à ajouter, appuyez sur le bouton Fermer. Établir les relations entre les tables. Placez le pointeur par-dessus le champ Numéro de client de la table Clients. Cliquez sur le bouton gauche de la souris pour sélectionner le champ. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur par- Base de Données sur Access 12
dessus le champ Code client. Relâchez ensuite le bouton de la souris. Une fois que vous aurez fait la relation, l'écran suivant va apparaître. Appliquer l'intégrité référentielle Cette option est nécessaire pour établir une relation que j'appelle " forte ". C'est une relation qui s'assure qu'il existe une valeur dans l'autre table reliée. En activant l'option "appliquer l'intégrité référentielle", Access s'assure que certaines règles d'intégrité d'une relation soient respectées. C'est pour que les relations entre les tables reliées soient toujours bonnes. Aucune information ne peut être "perdu" en laissant Access le droit de valider ces règles. Access peut refuser de créer une relation avec intégrité référentiel pour ces raisons : La table qui contient l'enregistrement unique n'a pas l'option d'index sans doublons ou clé primaire. La table qui contient l'enregistrement unique a des doublons. Ex. : plusieurs produits ont le même numéro de produit. L'un des enregistrements de l'une des tables reliées à un des champs communs vide. Il faut toujours que les champs en commun des deux tables aient de l'information dans l'autre table. La valeur écrite dans la table qui peut contenir plusieurs fois la même valeur dans le champ en commun n'a pas d'équivalent dans l'autre table. Ex. : L'un des enregistrements contient le numéro de produit numéro 5 bien qu'il y ait seulement quatre produits, de 1 à 4, de disponible. Une autre raison est que l'une des tables est "ouverte" ou affichée. Il faut fermer toutes tables, requêtes, états et formulaires avant de créer les relations Base de Données sur Access 13
entre les tables. Voici la procédure à suivre pour fermer des objets qui seraient resté ouvert. Fermez la fenêtre des relations. Du menu Fenêtre, sélectionnez l'objet (table, requête...) qui est resté ouvert. L'option du menu ouvert vous permet de passer facilement d'un objet à un autre. Dans ce cas, c'est pour fermer tous les objets ouverts sauf la base de données et l'écran des relations. Fermez l'objet. Si d'autres objets sont ouverts, sauf pour la base de données et l'écran des relations, répétez les opérations précédentes pour fermer ces objets. Vous pourrez ensuite réessayer de créer des relations entre les tables. L'option Mise à jour en cascade. Met à jour dans la ou les autres tables qui sont reliées. Si vous changez le numéro de client, tous les enregistrements des autres tables reliées dont le code client est identique vont aussi être modifiés. Ex.: Si vous changez la valeur du champ No Client de la table Clients, Access va la changer pour tous les champs en commun des tables reliées. Dans ce cas, se serait seulement le champ Code Client de la table Facture. L'option Effacer en cascade. Cette option efface les enregistrements de l'autre table qui ont le même champ en commun que l'enregistrement supprimé. Quand doit-on activer cette option? Cela dépend du contenu des tables. Dans ce cas, pour des raisons fiscales, il serait préférable de conserver les données même si le client part. Mais pour une autre base de données, pour des réservations par exemple, il serait préférable d'enlever les options en même temps qu'une réservation. Voici un graphique avec une représentation des tables et des relations entre elles. Un peu plus tard, on vous demandera de créer toutes les relations entre ces tables. Pour le moment, lisez les autres options possibles sur les relations. Base de Données sur Access 14
Supprimer une relation. Il est possible de retirer une relation entre des tables. Il existe quelques raisons pour retirer une relation entre des tables ou des requêtes. La première est que vous avez commis une erreur au moment de la création de la relation. Vous avez accidentellement choisi le mauvais champ au moment de la création de la relation. Ou, après une analyse plus approfondie, vous changez les relations entre les tables. Aussi, pour vous permettre de modifier la structure d'une table reliée, il peut être nécessaire auparavant de retirer une relation. Access va vous le dira si c'est le cas. Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables. Du menu Édition, sélectionnez l'option Supprimer. OU Appuyez sur la touche supprime du clavier. Modifier les options d'une relation. Cliquez sur la ligne qui relie les deux tables. Double-cliquez sur cette ligne. OU Du menu Relations, sélectionnez l'option Modifier une relation. Les options de la relation vont ensuite apparaître. Vous pourrez les modifier et ensuite appuyer sur le bouton créer pour conserver ces modifications. Il est maintenant temps de créer les relations entre les tables. Voici un cas particulier qui pourrait bien vous arriver au moment de la création de relations entre les tables de votre base de données. Création d'une relation entre les tables Facture et Employés. Base de Données sur Access 15
Il faut premièrement déterminer quel type de relation qu'il s'agit ou sa cardinalité. 1 facture est générée par un seul vendeur. 1 vendeur peut générer plusieurs factures. Il s'agit d'une relation de type 1 à plusieurs. Il faut maintenant créer la relation entre les tables Employé et Facture sur leur champ en commun. Placez le pointeur par-dessus le champ Numéro de poste de la table Employé. Cliquez sur le bouton gauche de la souris pour sélectionner le champ. En gardant un doigt sur le bouton gauche de la souris, déplacez le pointeur par-dessus le champ No vendeur. Relâchez ensuite le bouton de la souris. Il faut maintenant choisir les options. Activez l'option Appliquer l'intégrité référentielle. Assurez-vous que la relation est de 1 à plusieurs. Appuyez sur le bouton Créer. Création d une requête Il existe plusieurs types de requêtes à savoir : Ici, nous allons faire une requête de sélection avec assistant. Pour commencer, vous allez utiliser un Assistant pour créer la requête, en fonction de l'exemple de table que vous venez de créer. Vous allez ensuite l'améliorer en mode Création. Vous pouvez vérifier l'instruction SQL générée automatiquement au fur et à mesure de chaque étape. 1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Assistant Requête. Base de Données sur Access 16
2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle requête, cliquez sur Assistant Requête simple, puis sur OK. 3. Sous Tables/Requêtes, cliquez sur la table contenant les données à utiliser. Dans cet exemple, cliquez sur Table : Clients. Une requête peut également utiliser une autre requête comme source d'enregistrement. 4. Sous Champs disponibles, double-cliquez sur les champs Contact, Adresse, Téléphone et Ville. C'est ainsi que vous les ajoutez à la liste Champs sélectionnés. Une fois les quatre champs ajoutés, cliquez sur Suivant. 5. Nommez la requête par exemple«contacts à Paris», puis cliquez sur Terminer. Access affiche tous les enregistrements de contact en mode Feuille de données. Les résultats affichent tous les enregistrements, mais uniquement les quatre champs que vous avez spécifiés dans l'assistant de requête. Vérifiez l'instruction SQL d'origine Dans la barre d'état Access, cliquez sur Mode SQL ou cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de l'objet de requête, puis cliquez sur Mode SQL. Access ouvre la requête en mode SQL et affiche ce qui suit : SELECT Customers.[Contact], Customers.[Address], Customers.[Phone], Customers.[City] FROM Customers; CONCLUSION Il était question pour nous de mettre en pratique les enseignements théorique que nous avons reçu dernièrement. Pour ce faire, nous avons d abord présenté l environnement c est-à-dire Ms-Access ensuite nous avons créé une base de donnée puis géré en créant des tables, des formulaires, des relations entre les tables et en fin des requêtes. Base de Données sur Access 17
ANNEXE Table personne&projet Table personne Base de Données sur Access 18
Table projet Base de Données sur Access 19