winoptics
Lancement de l'application Avant tout, nous allons démarrer le logiciel. Cela se fait comme habituellement dans Windows, en double-cliquant sur l'icône Winoptics dans l'écran du bureau.
Etape 1 - Démarrage Une fois le logiciel lancé, vous arrivez dans l'écran de base de l'application, le sélecteur de fichiers. C'est le fichier des clients qui s'ouvre par défaut. Une liste apparaît avec tous les noms triés par ordre alphabétique. Cette liste, comme toutes celles du programme, peut être triée et organisée comme bon vous semble.
Etape 2 - Recherche du client Nous allons commencer par rechercher notre client, monsieur "Dupont". Il suffit de taper les premières lettres du nom au clavier et l'ordinateur affiche directement l'écran de recherche. Vous pouvez taper simplement quelques lettres, le programme se positionnera dans la liste à l'endroit voulu. Il est possible d'effectuer une recherche sur n'importe quel critère (adresse, téléphone, no sécu, etc.)
Etape 3 - Fiche signalétique Une fois le client sélectionné, nous allons ouvrir sa fiche. Ceci est la fiche signalétique qui contient les coordonnées du client telles que le nom, l'adresse, le téléphone, etc. Nous vérifions rapidement si les données sont toujours d'actualité depuis la dernière visite de ce client. Si par exemple, il a changé de numéro de téléphone, il suffit de remplacer le numéro existant par le nouveau, les modifications seront prises en compte automatiquement.
Etape 4 - Nouvelle visite Après quoi, nous arrivons dans la fiche "optométrie". C'est ici que sont conservées toutes les visites du client. Nous voyons que M. Dupont était déjà venu le 14 novembre 2002, nous allons à présent ajouter une nouvelle visite, le logiciel nous propose la date du jour. Un écran similaire est disponible pour le gestion des lentilles de contact.
Etape 5 - Introduction des données Une nouvelle fiche de visite est créée, il nous suffit de compléter les données. Il est possible de reprendre celles de la dernière visite et/ou de les modifier. Dans notre exemple, nous allons introduire de nouvelles dioptries et sélectionner les verres correspondants.
Etape 6 - Sélection des verres sélectionner les verres, l'ordinateur vous Pour proposera toutes les combinaisons possibles sur base de votre tarif et des dioptries du client. Vous pouvez faire des recherches sur plusieurs critères (type, matière, indice, fournisseur etc.) et le programme vous proposera automatiquement les verres et les prix correspondants. Les tarifs actualisés de tous les fournisseurs sont disponibles dans la section "Tarifs fournisseurs" du site Internet.
Etape 7 - Sélection des traitements Une fois le verre sélectionné, ici un Asphor 1.5 de BBGR, vous pouvez décider d'y adjoindre des traitements ou suppléments. Là encore, le logiciel vous proposera les combinaisons possibles et calculera le prix final.
Etape 8 - Mise en commande Nous avons maintenant notre verre avec ses suppléments. Comme nous décidons de le commander, nous allons cocher la case correspondante. L'ordinateur affiche la référence fournisseur du verre et l'ajoute en commande
Etape 9 - Sélection de la monture Il nous reste à sélectionner la monture. Ici, nous la choisissons via notre liste stock mais en général, il suffit de taper le code de référence (qui sera imprimé par le logiciel sur l'étiquette de la monture) pour l'obtenir immédiatement ainsi que son prix.
Etape 10 - Récapitulatif de la vente Voilà, notre fiche est presque terminée et nous connaissons à présent le total de la vente Il est possible d'ajouter d'autre éléments (par exemple un étui) dans les cases "accessoires". Les articles qui seront commandés sont signalés en rouge. A ce stade, il est possible de faire une remise sur le montant total ou sur l'un ou l'autre des articles vendus.
Etape 11 - Tiers payant Si vous pratiquez le tiers payant, le montant des remboursements sera indiqué (part sécu et mutuelle) et déduit du total à payer par le client. Le suivi des remboursements se fait via un écran spécifique.
Etape 11 bis - Sélection des codes INAMI Pour la Belgique, vous avez la possibilité de sélectionner les codes INAMI correspondant aux produits vendus. Le logiciel calculera le montant des remboursements selon le code Z en vigueur. Les codes peuvent être paramétrés et ordonnés en fonction de votre utilisation.
Etape 12 - Devis et Feuille de soins Il est ensuite possible d'imprimer un devis ou une demande de prise en charge pour la mutuelle ainsi que la feuille de soins (formulaire CERFA).
Etape 12 bis - Attestation INAMI Une fois la sélection des codes effectuée, vous pouvez imprimer une attestation de fourniture INAMI officielle (Annexe 13Z).
Etape 13 - Fiche atelier Nous allons maintenant imprimer la fiche atelier ainsi qu'un reçu pour le client. Différents types de documents sont possibles.
Etape 14 - Impression Nous vérifions à l'écran le résultat avant de l'imprimer. La fiche atelier sera imprimée au format A5 (demi page) pour plus de facilité.
Etape 15 - Encaissement Il nous reste à encaisser le montant de la vente. Dans notre cas, nous allons simplement encaisser un acompte de 500dh, le client paiera le reste lorsqu'il viendra chercher sa monture. A ce stade, les articles vendus seront automatiquement décomptés du stock. Le fichier des ventes et le journal de caisse seront eux aussi mis à jour.
Etape 16 - Prise de rendez-vous Retour à la fiche de visite, la vente est terminée. Nous prenons encore rendez-vous avec le client pour la livraison de ses montures, la date est ajoutée dans l'agenda.
Etape 17 - Consultation de l'agenda L'agenda est consultable à tout moment et servira à planifier au mieux vos rendez-vous.
Etape 18 - Sélection des commandes A la fin de la journée, nous pouvons imprimer ou faxer les différents bons de commandes pour chaque fournisseur. Nous retrouvons la commande faite pour les verres de notre client.
Etape 19 - Commandes par fax Le bon de commande est automatiquement créé. Si l'ordinateur est équipé d'un fax/modem, il peut être directement envoyé au fournisseur concerné. Les commandes envoyées peuvent être archivées et consultées ultérieurement.
Etape 20 - Commandes par Internet Si vous êtes inscrit au service EDI, vous aurez la possibilité de gérer vos commandes via Internet et de dispatcher automatiquement toutes les commandes aux différents fournisseurs en un seul clic!
Modules optionnels Module Opsys Web Le module Opsys Web permet d'envoyer toutes les données client et optique d'un dossier au logiciel Opsys Web. Ensuite, vous pouvez optimiser, palper ou changer de verres dans Opsys Web. Une fois toutes les opérations terminées, il ne vous reste plus qu'à calculer et sauvegarder le dossier dans Opsys Web. Winoptics vous propose alors de récupérer toutes les informations nécessaires à la commande des verres sélectionnés. Vous gagnez du temps en ne saisissant qu'une seul fois les informations et vous n'utilisez plus qu'un seul logiciel pour passer et gérer vos commandes verres. Vous devez posséder au minimum la version 6.8.860 de Winoptics pour utiliser cette interface.
Le module Opsys Web est disponible dans votre espace personnel dans la rubrique Liste de vos modules.
Module RVT/CEN Le module RVT/CEN vous permet de récupérer les mesures effectuées avec le RVT/CEN de Zeiss (écarts, hauteurs, boxing, angle pantoscopique, angle de courbure, distance verre-oeil,...). Vous devez posséder au minimum la version 6.8.846 de Winoptics pour utiliser cette interface. Le module RVT/CEN est disponible dans votre espace personnel dans la rubrique Liste de vos modules.
Module audiométrie Le module audiométrie gère la vente d'appareils auditifs de la même manière que des accessoires (stock, facturation,...). Il permet également de saisir les informations techniques et médicales. La télétransmission est gérée via Area Santé. Vous devez posséder au minimum la version 6.8.800 de Winoptics pour utiliser cette interface. Ecran de visite et de vente.
Ecran d'otoscopie
Ecran d'audiométrie tonale.
Ecran d'audiométrie vocale
Ecran de tympanométrie.
Ecran des antécédents.
La liaison vous permet de passer vos commandes verre HOYA via Hoyalog sans ressaisir le dossier. Les informations concernant le client (nom, prénom, numéro de dossier) et les verres (corrections, références, teintes, suppléments) sont directement transmisses et peuvent être modifiées dans Hoyalog. Vous devez posséder la version 650 de Hoyalog et au minimun la version 6.8.780 de Winoptics pour utiliser cette interface. Génération du fichier avant ouverture automatique de Hoyalog.
L'interface permet d'envoyer toutes les données client et optique d'un dossier au logiciel Opsys. Ensuite, vous pouvez optimiser, palper ou changer de verres danopsys. Une fois toutes les opérations terminées, il ne vous reste plus qu'à enregistrer le dossier dans Opsys. Winoptics vous propose alors de récupérer toutes les informations nécessaires à la commande des verres sélectionnés. Vous gagnez du temps en ne saisissant qu'une seul fois les informations et vous n'utilisez plus qu'un seul logiciel pour passer et gérer vos commandes verres. Sélection de l'équipement à envoyer dans Opsys.
Récupération des informations dans Winoptics.
Modules douchette d inventaire Description: Le module douchettes d'inventaire permet à Winoptics de lire les code-barres stockés dans ces lecteurs portables et très pratiques. Pour faire les inventaires, un lecteur de code-barres permet un gain de temps conséquent. les avantages d un lecteur sans-fil sont nombreux: -les articles n ont plus besoin d être amenés jusqu au lecteur et peuvent donc être lus directement sur les présentoirs -l inventaire peut être effectué même si tous les ordinateurs sont utilisés - le lecteur peut être rangé dans la réserve et ne plus encombrer le comptoir de vente.
Pour lire les code-barres contenus dans ces douchettes, il faut utiliser un module additionnel de Winoptics. Ce module permet de faire l'interface entre les lecteurs et Winoptics. Le module est téléchargé depuis votre espace client et doit être activé par un code fourni lors du téléchargement du module. Les pilotes et manuels d'installation et d'utilisation sont téléchargeables dans votre espace client.
Utilisation du programme: 1-Après avoir lu plusieurs articles avec le lecteur code-barres, il faut connecter ce dernier à un ordinateur via le câble USB fourni. 2-le lancement de Winoptics se fait en double-cliquant sur l icône se situe sur le bureau Windows. 3-Pour récupérer les code-barres, il faut cliquer sur le bouton Récupérer puis attendre que le programme trouve le lecteur et enfin les stocks sur l ordinateur.
Récupération des code-barres de la douchette
4-Une fois les codes-barres récupérés, les données sont automatiquement effacées de la douchette et permet ainsi de continuer à lire les articles en stock. 5-Le programme peut être fermé en cliquant sur le bouton Quitter
Importation dans Winoptics 1- Pour utiliser les code-barres de la douchette, il faut aller dans le menu Stock puis Contrôle d inventaire. 2-la récupération des données crées par la douchette se fait en cliquant sur Récupérer codes à barres puis Importer codes à barres dans la fenêtre qui vient d apparaître. Le résultat obtenu est le même que pour l utilisation d une douchette classique avec l option Validation automatique +1 de cochée.
Intégration des code-barres dans l'inventaire
Installation d'une imprimante PDF Peut-être avez-vous déjà été confronté au problème d'un client qui vous demande de lui faire parvenir une copie de facture ou un autre document par mail. Le problème est que vous pouvez imprimer ce document mais pas le transformer en pièce jointe. La solution est d'utiliser une imprimante PDF. Vous connaissez probablement le format PDF qui est de plus en plus utilisé (le manuel et d'autres documents que vous pouvez trouver sur ce site sont par exemple en PDF). Le principe est qu'une fois le driver installé, vous disposerez d'une "imprimante" supplémentaire qui, lorsqu'elle sera utilisée, convertira votre impression en un fichier PDF que vous pouvez alors envoyer par mail ou stocker sur votre disque. Le fonctionnement est universel, c'est à dire que vous pourrez convertir n'importe quel document à imprimer en PDF (pas seulement ceux de WinOptics!). Un autre avantage du format PDF, outre son universalité (lisible aussi bien sur PC que sur Mac ou d'autres systèmes), c'est que le fichier ne peut pas être modifié par le destinataire, il convient donc tout particulièrement bien à l'envoi de documents légaux.
Solution proposée Le logiciel que nous vous proposons d'installer est entièrement gratuit et très simple d'emploi. Par contre le programme d'installation est en anglais mais si vous suivez les instructions ci-dessous, il ne devrait pas y avoir de problème. Installation Téléchargez tout d'abord le fichier d'installation ci-dessous. Vous pouvez au préalable le sauver sur votre disque dur ou l'exécuter directement.
Lorsque vous exécuter le programme, vous obtenez ce premier écran, cliquez simplement sur Suivant.
Cochez Je comprends et j'accepte les termes du contrat de licence, puis cliquez sur Suivant.
Laisser le choix par défaut, puis cliquez sur Suivant.
Vous pouvez modifier ici le nom de l'imprimante PDF, cliquez sur Suivant.
Laisser le choix par défaut, puis cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant.
Vous pouvez modifier ici le nom du dossier du programme PDFCreator, cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Suivant.
Cliquez sur Installer.
Lors de l'installation, vous verrez l'écran ci-dessous.
L'installation est maintenant finie, vous devez cliquer sur Terminer.
Utilisation de l'imprimante PDF A présent, lorsque vous décidez d'imprimer un document, une nouvelle icône vous est proposée dans la liste des imprimantes disponibles :
Sélectionnez PDFCreator et cliquez sur Imprimer (l'image ci-dessus peut varier selon votre système d'exploitation et le logiciel utilisé). Sur l'écran suivant, cliquez simplement sur Enregistrer.
Choisissez ensuite l'emplacement où sauver le fichier et donnez-lui un nom et puis cliquez sur Enregistrer.
Récupération de données Introduction Nous savons le travail et la valeur que constitue la saisie de votre fichier client et de votre stock. C'est pourquoi nous vous proposons des solutions de récupération de données qui vous garantiront de pouvoir continuer à travailler sans perte de temps ni d'argent. Marche à suivre 1.Il est nécessaire de nous envoyer une sauvegarde complète de vos données, soit par Internet en joignant vos données à un e-mail ou en utilisant le lien ci-dessous, soit par voie postale sur support amovible (nous acceptons les cd-rom, les Zip Iomega ou les disquettes), à l'adresse suivante :
Envoi de fichiers 2. Nous procédons à une analyse rapide de vos données et vous informons si la récupération est envisageable (95% des cas). 3. Si la récupération est possible, nous convertissons vos données au format Winoptics. Délais La durée d'exécution peut varier de un à quelques jours.
Logiciels et formats de fichiers Les fichiers enregistrés dans des formats standards tels que dbase, Access, Excel, Texte délimité, etc. sont en principe récupérables dans Winoptics. Après étude de vos données, un devis vous sera envoyé. Nous avons également développé des outils spécifiques pour la récupérationde données provenant des logiciels opticiens les plus répandus. Dans la plupart des cas, ces données peuvent donc être récupérées sans problèmes :
ALPHA VISON,Atol Soft, B'OPTIC,CACTUS, Carrefour Optique (Magic),CRIP CRISTALLIN, INFOPTIC, IRRIS, IvoirNet, Krys LG3/LGLF, Léonard, LIO (Aspe), Mémorys (Opto-jet), OPIUM,OPTICEYES OptikLeader, OptikLight, OPTIMAG (Polylogique), OPTIMUM, PRISME, PVO (Optic 2000),Synergie, SYNOPTIC,VISION Manager, VR Soft WINBICS, WINIPRO. Attention : Si vous utilisez un système d'exploitation autre que Windows (Mac, Linux, Prologue, etc.), il faut d'abord transférer les données sur un support au format DOS/Windows avant de nous les envoyer.