RÉUNION DE C.A. 23 février 2015 Présents : Camille, Clément (arrivé au point Jeux du balcon), Damien, Étienne, Gaëlle, Grégoire, Thomas, Sébastien Excusé : Stéphane Invitée : Nathalie (employée) Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Signature du Compte-rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion Tâches en cours Point mensuel sur le budget et les adhésions Ouverture du local / implication des bénévoles Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Sinistre dans la réserve Carte de la triche 2015/2016 Les jeux du balcon Buvette (réflexion globale) Renouvellement du nom de domaine debitdejeux.fr FAJIRA - OctoGônes Tous en Jeux! : point sur la dissolution du collectif Budget ménage Éclairage du bar à changer Point sur les groupes de travail Répartition des tâches à effectuer Ordre du jour de la prochaine réunion bénévoles Désignation du secrétaire de séance Étienne se porte volontaire pour être secrétaire de séance. Réunion de CA 1/7 23/02/2015
Signature du Compte-rendu de la réunion précédente et rappel des décisions prises hors réunion Le compte-rendu de Janvier 2015 est signé par les différents administrateurs présents lors du dernier C.A. Il a été décidé de participer au forum des associations de Lyon 1er. Sébastien s'est porté volontaire pour cet événement. Fanny R. nous a fait parvenir une demande pour occuper le local le 25/02 après-midi pour s entraîner à expliquer certains jeux pour le festival de Cannes. Le CA s'est prononcé favorablement à sa requête. Il a été acté qu'une procuration de vote pour le CA peut être envoyée par mail. Ce dernier doit être envoyé à la mailing list «CA» au moins 24 h avant la date d'échéance. Tâches en cours Alarme [Camille] : L'alarme est achetée, il ne reste plus qu'à l installer près du bar. Étienne se porte volontaire pour le faire. Animation jeux pour les temps périscolaires [Thomas] : L école doit nous rappeler pour faire une animation vers la fin de l'année. Le CA décide de clore la tâche en attendant des nouvelles. Crédit Coopératif: procurations [Clément,Gaëlle] : Damien et Gaëlle ont signé les documents pour la procuration. Nathalie se charge d emmener les documents au crédit coopératif. Rangement de la clé du bureau [Thomas] : Le CA décide de faire faire un devis par un serrurier pour remplacer la serrure à clé par une serrure à code. Flyers pour les adhérents [Grégoire, Clément] : Grégoire a proposé une version sur le forum, tous les administrateurs doivent donner un dernier avis sur la question. Grégoire se charge de terminer la mise en page. Expertise du mur des jeux à deux [Thomas, Nath] : La tâche n'a pas avancé. Renouvellement du bail [Clément] : Il faut contacter un huissier afin de faire une injonction pour le renouvellement du bail. Clément se renseigne pour trouver un professionnel. Mise à jour du guide des bénévoles [Grégoire] : Le guide a été mis à jour, on attend de voir ce qu'on fait pour la clé du bureau avant de clore la tâche. Achat d'un bureau [Nath] : Étant donné le rangement en cours du bureau et la pose d'une nouvelle étagère murale, la tâche a provisoirement été mise en suspens. Fournisseur de Cidre [Nath] : Nathalie a trouvé un autre fournisseur mais celui ci n'a pas encore répondu malgré une sollicitation par mail et par téléphone. Une nouvelle livraison de cidre du fournisseur habituel est en cours. Il est décidé d'attendre de voir si le problème des bouteilles «explosives» se retrouve sur ce lot avant de statuer sur un changement de fournisseur. Litige Foncia [Stéphane] : Pas de nouvelles de Stéphane, Nathalie envoie un courrier avec accusé de réception pour s'opposer aux frais de quittances abusifs facturés malgré un envoi de ces dernières par e-mail. Volet qui ferme mal [Nath] : Le serrurier a été contacté et doit envoyer un devis dans la semaine. Nathalie se charge de le relancer si besoin. Réunion de CA 2/7 23/02/2015
Chaudière et extincteurs [Nath] : Un rendez-vous a été pris avec Technifeu le 03\03 pour la maintenance des extincteurs. Le contrat d'entretien avait été rompu sans raison de leur part. On attend également leur réponse sur la possibilité de faire faire un plan d évacuation. Pour la chaudière, on a reçu une proposition de contrat de 150 annuel pour l'entretien et l'intervention en cas de panne avec Atout gaz. Il est décidé de demander d'autres devis pour essayer de réduire les coûts. Éthylotests [Camille + Nath] : Les éthylotests sont commandés et doivent arriver prochainement. La livraison a été retardée suite à une rupture de stock. Approvisionnement en bière : Il est décidé de créer un document pour tracer les problèmes d approvisionnement en bière. Thomas R s'occupe de le créer. Boite à clés dans le bureau [Sébastien] : La boite à clés a été achetée. Il est décider d'attendre la fin de la réorganisation du bureau pour la fixer. Ébauche d'un modèle de compte-rendu d'activité [Gaëlle] : La tâche n'a pas avancé. Émission de radio : Clément passera à la radio TrENSistor le mercredi 24/02 de 16 à 17h afin de présenter l'association. Instabilité du sol au niveau des jeux XS [Sébastien] : La tâche n'a pas avancé. Devanture [Nath, entre autres] : Une réunion est prévue la semaine prochaine avec Étienne, Thomas R. et Pauline. Le dossier pour les bâtiments de France a l'air assez compliqué. La question se pose de le faire faire par un spécialiste. Guide des outils d'administration [Clément] : La tâche n'a pas avancé. Point mensuel sur le budget et les adhésions Il y a une baisse minime de 1 % du chiffre d'affaire journalier moyen du mois de février par rapport à l'an dernier. Il y a un déficit de 1500 de chiffre d'affaire en cumul sur l'année par rapport à 2014 et on a dépassé la barre des 3000 adhérents. Ouverture du local / implication des bénévoles Il y a eu une fermeture un jeudi et une permanence en solitaire alors qu'il y a désormais 80 bénévoles. Par conséquent l'implication des bénévoles n'est pas mauvaise mais pourrait être améliorer. Point mensuel sur les missions et les heures de Nathalie Nathalie était malade une semaine ce mois ci. Elle a eu pas mal de travail lors de son retour avec notamment les différents rendez-vous avec le plombier, l électricien, le serrurier, le chauffagiste et Technifeu. A noter que les jeux n'ont pas été rangés par Nathalie cette semaine afin d'inciter d'avantage les bénévoles à faire ce travail. Sinistre dans la réserve Suite à une fuite dans la réserve, le plombier a envoyé un devis de 300 pour casser la dalle de béton, changer le tuyau dégradé et couler une nouvelle dalle. Les frais sont à la charge de la Triche vu qu'il s'agit de partie privative. Le CA décide de valider le devis. Nathalie s'occupe de recontacter le plombier et s'assure que la réfection de la dalle soit bien comprise dans le prix. Réunion de CA 3/7 23/02/2015
Carte de la triche 2015/2016 La proposition de carte est validée par le CA. Camille envoie rapidement un retour à Christelle avec les améliorations à apporter. Les jeux du balcon Il y a trop de jeux stockés sur le balcon, par conséquent, le groupe jeux nous fait part de son objectif d éliminer 20 % des ce stock. Plusieurs propositions sont évoquées comme le don aux adhérents, le don aux bénévoles, en garder pour des lots lors d'animations, faire un événement spécial de déstockage. Une proposition doit être construite et soumise par les groupes jeux et événements. Buvette (réflexion globale) Il est décidé de ne pas introduire le vin à la Triche, ce dernier pose des problèmes de conservation une fois ouvert et tache facilement les jeux et les tables. Il est décidé de ne pas prendre de dosette de lait pour accompagner thés et/ou cafés pour des questions pratiques et de conservation. Il est décidé de garder le Perrier, il apporte une réponse différente aux besoins des consommateurs malgré sa faible rotation. Le CA décide de mettre en vente du Pulco en canette à partir de la réunion bénévole de juin. Renouvellement du nom de domaine debitdejeux.fr Le CA décide à l'unanimité de renouveler le nom de domaine debitdejeux.fr FAJIRA - OctoGônes Le CA décide de renouveler l'inscription à la FAJIRA et vote pour une cotisation d'un montant s'élevant à 500. L'AG de la FAJIRA aura lieu le 12 ou le 19 mars 2015 (dates pas encore confirmées). En ce qui concerne OctoGônes, l'organisation semble un peu plus compliquée avec notamment le déménagement au Double Mixte. Un budget prévisionnel à l équilibre est prévu pour cette année et les affiches sont en cours d'impression. Tous en Jeux! : point sur la dissolution du collectif La Triche n'a malheureusement pas pu être représentée à l'ag de Tous en Jeux suite à un changement de date dont le CA n'a pas été informé. L'erreur viendrait d'un problème de mailing list du coté de Tous en Jeux. La dissolution du collectif a été voté lors de cette AG. Le CA de Tous en Jeux va faire une estimation des biens, et ces derniers vont être répartis entre les différents membres en fonction de leur implication lors des années précédentes. Les principaux biens sont des tables, des parasols et du numéraire. Clément envoie un mail pour exprimer notre déception à l'idée ne pas avoir pu participer à cette dernière AG et demande à récupérer 15 tables et éventuellement du numéraire. Réunion de CA 4/7 23/02/2015
Budget ménage Il est décidé d'acheter un aspirateur nettoyeur vapeur pour un budget maximum de 700. Avant achat, Nathalie nous soumet le modèle qu'elle désire pour validation. Éclairage du bar à changer L électricien propose d'installer les luminaires que l'on décide d'acheter pour remplacer ceux défectueux au dessus du bar. Étienne se charge de trouver des luminaires adaptés. Point sur les groupes de travail Groupe communication Une nouvelle réunion est prévu prochainement. Thomas fait un mail pour les féliciter pour le travail accompli notamment sur le site internet. Groupe Binouz Yann est très motivé pour mettre en place la bière du moment mais la précédente commande de bière effectuée reste en attente de livraison et bloque la mise en place. Il est décidé d'annuler cette commande afin de débloquer la situation et de permettre à Yann d'en faire une nouvelle. Groupe événements Le groupe est en baisse de motivation par conséquent le CA décide de faire un appel à bénévoles pour relancer les animations. L'animation de remise des Triches d'or et Tournoi de Croquinole le dimanche soir n'a pas trouvé son public avec 4 personnes présentes. Cette déconvenue est en partie lié à un manque de communication. Le groupe événements a recruté un organisateur de Loups Garous. A cette occasion une animation spéciale est prévu un dimanche soir prochain. Groupe jeux Il y aura des vieux jeux de la Triche offerts aux bénévoles lors de la prochaine réunion bénévoles. On a également reçu le nouveau pack Gigamic, et fini de mettre les jeux Iello en nouveautés. Les nouveautés du mois sont : ELAN Dons Iello : La rose noir, Robin, Konito Music, Theseus, Kaboum Dons Gigamic : Tutti Fruti, Gloobz, Differences, Animal Suspect Don adhérents : Love Letter (remplacement) Achats : Dead of Winter, Pandémie (remplacement) La Triche a été contactée pour participer aux rencontres ludiques d'ammarange, un événement sur le jeu qui se déroule les 14 et 15 mars prochain dans le vieux Lyon. Le CA décide d'envoyer une équipe pour donner un coup de main. Fanny M. fera un appel à bénévoles dès que l'on aura plus d'informations sur les missions concrètes et le nombre de bénévoles à recruter. Réunion de CA 5/7 23/02/2015
Colbert : Florian s'est proposé pour aider Thomas. Il est décidé de ne plus faire de contrat pour les bénévoles, ces derniers étant chronophages et demandent une bonne organisation. Il est toutefois décidé de marquer officiellement sur le wiki et/ou le forum les différents bénévoles inscrits pour chaque date. CERF Il y a eu une réunion dernièrement, les choses avancent mais il manque un peu d'élan pour lancer l'ouverture des inscriptions. Thomas envoie un mail pour que ce soit fait rapidement. Réseau des cafés ludiques Le CA décide de nommer «cafés ludiques» le groupe chargé de l'implication dans le réseau des cafés ludiques. Thomas s'occupe de créer la mailinglist. Les membre du groupe sont Vincent, Damien, Clément, Thomas et Grégoire. Thomas R. et Christine sont intéressés par participer à la tenue d'une buvette lors du festival de Cannes avec les autres cafés ludiques. Répartition des tâches à effectuer Étienne se porte volontaire pour fixer l'alarme. Nathalie se charge d emmener les documents au crédit coopératif. Nathalie fait faire un devis par un serrurier pour changer la serrure du bureau. Grégoire se charge de terminer la mise en page du flyer. Clément se renseigne pour trouver un huissier. Nathalie envoie un courrier pour s'opposer aux frais de quittances abusifs. Nathalie s'occupe de recontacter les différents corps de métiers qui doivent intervenir. Camille envoie la réponse pour la carte d'adhérents. Clément envoie un mail à Tous en Jeux Étienne se charge de trouver des luminaires pour le bar. Thomas envoie un mail pour relancer le CERF et féliciter le groupe Comm Nathalie annule la commande de bières du moment en attente Thomas s'occupe de créer la mailinglist «cafés ludiques» Ordre du jour de la prochaine réunion bénévoles Appel à bénévole pour le groupe événements Appel à bénévole pour les rencontres ludiques d'ammarange Sinistre dans la réserve Don des jeux de la vitrine Rappel sur l'importance de ramener les clés Dissolution de Tous en Jeux! Passage de Clément à la radio Réunion de CA 6/7 23/02/2015
Prochaine réunion de CA : 30 mars 2015 Réunion de CA 7/7 23/02/2015