Formatrice : Anne Pletinckx (archiviste - records manager de l Université de La Réunion) Objectif : - Connaître l environnement légal et règlementaire relatif aux documents publics - Savoir organiser et classer ses documents et dossiers dans son espace de travail pour permettre une gestion collective de service - Savoir organiser la circulation et la disponibilité de l information dans le service - Savoir décliner et mettre en œuvre une politique de gestion des documents d activité dans les services administratifs producteurs de documents Contenu : - Définitions et principes de base de la gestion des documents d activité / cadre législatif et règlementaire et obligations des personnes publiques - Méthodologie et outils en matière de création, de gestion et de classement des dossiers et documents, pré-archivage et archivage - Le traitement des documents d activité et sa déclinaison partagée dans un service - La formulation auprès du responsable du service, de recommandations concernant l optimisation des locaux, des matériels et méthodes pour garantir une gestion et un archivage efficients des documents d activité / archives publiques.
Les Documents d activité / Documents publics / Archives publiques L objet Qu est-ce qu un document / une archive publique? Qu est-ce que le cycle de vie des archives? Qu est-ce que la Durée d Utilité Administrative? Pourquoi conserve-t-on les documents d activité / archives publiques Savoir faire la différence entre «archives», «documentation» et «information» La règlementation en matière de documents d activité / archives publiques Connaître les textes Connaître les rôles et responsabilités des Personnes publiques / connaître ses obligations en tant qu agent public Le Contrôle scientifique et technique de l Etat sur les archives publiques
Organiser, ranger et archiver ses dossiers et documents Constituer et identifier ses dossiers Organiser et ranger ses documents / savoir constituer et tenir en ordre ses dossiers Connaître la méthodologie d identification des dossiers Savoir enregistrer des documents et dossiers / savoir classer ses dossiers Pré-archivage et archivage des dossiers Savoir mettre en œuvre un pré-archivage des dossiers dans le service Savoir préparer les dossiers à l archivage Savoir mettre en œuvre un versement d archives dans un service d archives L élimination des documents publics / la conservation des documents publics
Organiser un système de gestion des documents d activité dans le service Savoir construire un système de gestion des documents et dossiers adapté à la situation du service, comme outil commun d organisation Définir les besoins du service et le niveau d organisation adapté Savoir évaluer les besoins Connaître les méthodes d évaluation et de sélection des documents Les outils structurants d un système de gestion des documents d activité Savoir décrire un processus-métier, une procédure administrative / savoir identifier les dossiers et documents produits ou reçus dans le cadre du traitement d une affaire, et identifier les intervenants et responsabilités engagées Savoir élaborer et utiliser un plan de classement Comprendre et savoir utiliser un tableau de gestion d archives
Données, documents et archives électroniques / Archivage électronique Que sont les données, documents et archives électroniques? Gère-t-on différemment les documents et archives électroniques des documents et archives papier? Connaître les impératifs, moyens et méthodes qui s appliquent indifféremment aux environnements de production papier et électronique Connaître les spécificités de l environnement électronique et les adaptations induites SGDAE : système de gestion des documents d activité électroniques SAE : système d archivage électronique La réglementation spécifique