Congé de maternité Information pour les personnels cadre, professionnel, soutien Document rédigé par Linda Chagnon et Lucie Sauvageau Direction du service des ressources humaines 2013-03-27 Page 1 sur 6
GUIDE PENDANT LA DURÉE DU CONGÉ DE MATERNITÉ 1. Quand et comment faire votre demande à la Commission scolaire pour débuter votre congé de maternité Si vous êtes en retrait préventif ou en invalidité pour complication de grossesse : La date de maternité devra commencer, un mois avant votre date prévue d accouchement qui est inscrite sur le certificat médical que vous avez déjà envoyé. Si votre date prévue d accouchement changeait, il faudrait nous fournir un nouveau document pour que nous puissions commencer votre maternité dans le webcongé à la bonne date et ainsi vous confirmer ce congé de maternité par lettre officielle. Si vous êtes au travail : La répartition du congé de maternité avant et après l accouchement appartient à l employée et comprend le jour de l accouchement. Par contre, le Régime québécois d assurance parentale (RQAP) ne pourra traiter votre demande si elle est plus de 16 semaines avant votre date prévue d accouchement. Il faudra faire votre «demande de congé de maternité», au moins 2 semaines avant la date de début du congé et selon la procédure suivante : en accédant au bureau virtuel de la Commission scolaire, inscrire votre code d accès (code _BV) et votre mot de passe, choisir les Services RH en ligne, sélectionner webcongé et cliquer sur initier une demande en suivant les étapes. De plus, vous devrez nous acheminer un certificat médical attestant de la date prévue d accouchement si ce n est pas déjà fait. Date choisie pour commencer votre demande de congé de maternité et choix du régime : Veuillez noter que le RQAP traitera des semaines complètes seulement. Par exemple, si vous demandez de commencer un congé de maternité un jeudi, actuellement, le RQAP traite la demande de prestations à compter du lundi. 2. Accuser réception de votre demande de congé de maternité ainsi que quand et comment faire votre demande de prestations au RQAP Dès que nous recevons votre demande, nous confirmons par lettre, les dates de votre congé de maternité de 21 semaines ou moins selon votre statut d emploi. Vous pourrez faire votre demande au RQAP avec la date de début du congé par Internet www.rqap.gouv.qc.ca ou par téléphone 1-888-610-7727. Actuellement, il est impossible de faire une demande anticipée (avant la date de début du congé). De plus, il faudra mentionner au RQAP de récupérer votre relevé d emploi qui sera envoyé par courrier électronique sur le Web selon votre dernière journée rémunérée ou votre dernière journée travaillée. Votre relevé d emploi est disponible sur le site Web de Service Canada dans la section mon dossier. Votre Page 2 sur 6
admissibilité au RQAP pourra être considérée, et ce, jusqu à 104 semaines en arrière dans le cas d une deuxième maternité sans qu il y ait eu de retour au travail. Avec notre lettre, nous confirmons vos 21 semaines en congé de maternité en indiquant votre date prévue de retour au travail ou de prolongation de congé sans traitement reliée à votre maternité. Si vous faites le choix de prolonger en congé sans traitement, vous devrez nous informer au moins 1 mois avant la date prévue du retour (même si la convention stipule 2 semaines, c est pour nous aider à traiter votre paie adéquatement ainsi que celle du remplaçant). Cette demande de prolongation devra être faite par le webcongé. De plus, avec notre lettre nous annexons un tableau explicatif de votre rémunération, d un exemple d une de vos paies pendant la durée du congé de maternité. Vous noterez également que nous estimons la prestation que vous versera le RQAP et c est important de nous fournir les pièces demandées dans notre lettre (lettre du RQAP avec l état de calcul des prestations (dès que vous les recevez) et par la suite, l acte de naissance de votre enfant). Ces documents peuvent être acheminés par télécopieur, courriel, courrier postal, courrier interne (si près d une école de la Commission scolaire ou en personne. À la réception, de l état de calcul des prestations, nous corrigerons rétroactivement, s il y a lieu, notre montant estimé. Toutes les modifications de la part du RQAP concernant votre dossier doivent être acheminées à l employeur. 3. Information générale sur la rémunération Si vous êtes admissible au RQAP, en considérant que le calcul des sommes peut être effectué jusqu à 104 semaines, et ce, à compter de la date de la dernière journée rémunérée, nous commencerons à récupérer le montant que vous recevrez du RQAP dans le code 203501, de la date de début du congé de maternité et jusqu à la date de fin indiquée sur notre tableau explicatif de la rémunération. Votre rémunération totale pendant toute la durée du congé de maternité, Commission scolaire et RQAP sera au maximum 93% de votre rémunération brute. Par contre, si le RQAP vous donne plus de 70%, ou plus de 75% de votre rémunération brute, cela aura pour effet de diminuer la rémunération que la Commission scolaire vous versera. Voici un exemple de rémunération à ce sujet: L employée reçoit un salaire annuel de 48 217,00 $ divisé par 26 paies = 1 854,50 $ brut moins les absences (coupure de 7% pour payer à 93%) 48 217 $ divisé par 260* jours = 185,45 $ /jour x 7% de coupure = 12,98 $ * Certaines années scolaires peuvent être 261 jours ou 262 jours et pour les professionnelles 260.9 jours. Pour le personnel de soutien le salaire annuel sera remplacé par du taux horaire. Paie brute pour 10 jours de rémunération 1 854,50 $ Absences = coupure de 7% : 10 jours x 12.98 $ (129,80) Moins RQAP selon état de prestations de calcul 794,22 $ x 2 = (1 588,44) Paie brute à recevoir de la Commission scolaire 136,26 $ Si vous êtes une employée qui a des assurances collectives dont le montant est plus élevé que la paie brute, nous devrons demander à l assureur de vous facturer directement. Page 3 sur 6
Le RQAP a établi le maximum de la rémunération à 67 500, 00 $ au 1 er janvier 2013 Régime de base : maternité 18 semaines à 70% plus parental 7 semaines à 70% Maternité et parental 67 500,00 $ divisé par 52 semaines = 1 298,08 $ x 70% = 908,65 $ = 50 semaines Parental 25 semaines à 55% = 713,94 $ Régime particulier : maternité 15 semaines à 75% plus parental 25 semaines à 75% Maternité et parental 67 500,00 $ divisé par 52 semaines = 1 298,08 $ x 75% = 973,55 $ = 40 semaines N.B. Il est possible d utiliser le simulateur de calcul de prestations en allant sur le site Web du RQAP à la page accueil : Faites l essai du simulateur de calcul de prestations. 4. Prolongation du congé de maternité assurances collectives et rachat de la caisse de retraite Prolongation du congé de maternité à demander par le webcongé au moins 1 mois avant la date prévue de retour : Si vous faites le choix de prolonger en congé sans traitement à la Commission scolaire après les 21 semaines, vous devrez nous informer au moins 1 mois avant la date prévue du retour (même si la convention stipule 2 semaines, c est pour nous aider à traiter votre paie adéquatement ainsi que celle du remplaçant). Au moment de la prolongation, vous serez rémunérée uniquement par le RQAP. Pour nous informer, il faudra compléter la demande de prolongation sur Internet avec le webcongé. N.B. Il est possible de modifier votre date de retour, mais il faudrait nous aviser au moins 30 jours avant la date prévue du retour en nous contactant au préalable pour modifier votre demande initiale par le webcongé. Assurances collectives Quand votre rémunération est arrêtée, l assureur ne peut plus prélever les montants d assurances selon vos protections. Toutefois, après la fermeture de la paie où le congé sans traitement a débuté, l assureur recevra l information et sera en mesure de vous écrire pour vous demander si vous désirez maintenir vos protections en vous donnant les montants pour que vous puissiez faire vos chèques à ce sujet (N.B. : le plan de base est obligatoire). Rachat de votre caisse de retraite Pour les personnes qui, lors d un congé sans traitement ou d un congé partiel sans traitement de plus de 20%, désirent faire un rachat de caisse de retraite, vous devez remplir le formulaire numéro 727 que vous trouverez sur le site Internet de la CARRA au www.carra.gouv.qc.ca. Si vous désirez bénéficier du taux le plus avantageux, votre demande de rachat doit être acheminée, aux services des ressources humaines, le plus tôt possible après votre retour au travail afin de respecter le délai de six mois de la CARRA. N.B. Il n y a pas de rachat CARRA à effectuer pour les périodes suivantes : retrait préventif et congé de maternité de 21 semaines. Page 4 sur 6
Particularités : Durée de la prolongation du congé de maternité Vous pourriez avoir droit à une prolongation pour un maximum de deux années (congé sans traitement et/ou congé partiel) selon la date du début du congé sans traitement. Voici un exemple : la prolongation du congé sans traitement a débuté le 24 septembre 2011, elle pourrait se terminer au plus tard le 24 septembre 2013. 5. EMPLOYÉES NON ADMISSIBLES AU RQAP POUR LE CONGÉ DE MATERNITÉ La Commission scolaire vous paiera 12 semaines à 93% de votre rémunération brute. Ces 12 semaines seront assurables et elles vous permettront de faire une demande au RQAP pour recevoir du congé parental et/ou maternité. À cet effet, après la dernière journée payée, nous émettrons le relevé d emploi pour que vous puissiez faire votre demande au RQAP. Par la suite, il faudra nous fournir la lettre ainsi que l état de prestations du calcul du RQAP. 6. INFORMATION GENERALE Rémunération supplémentaire pendant que vous recevez des prestations du RQAP : Il est de votre responsabilité de déclarer au RQAP tous les montants supplémentaires payés comme remboursement de banque maladie monnayable, etc.. Ancienneté : L employée continue de cumuler son ancienneté pendant toute la période des avantages reliés au congé de maternité (maternité et prolongation). Expérience : L employée continue de cumuler son expérience (pour avancement salarial) jusqu à concurrence des cinquante-deux premières semaines d un congé sans traitement, d un congé partiel sans traitement ou d un congé sans traitement pour une partie d année. Banques de congés : Les banques de congés de maladie et vacances sont réduites en fonction du congé sans traitement en prolongation de maternité. Message sur talon de paie : Nous pouvons vous écrire, un message personnalisé, sur un talon de paie. Par exemple, si nous apportons des ajustements pour la récupération du RQAP ou si nous vous demandons des pièces comme l état des prestations du RQAP, l acte de naissance, etc.. Allocation du gouvernement du Canada : Vous pourriez avoir droit à 100 $ par mois pour chaque enfant de moins de six ans. Pour des informations supplémentaires http://www.rhdcc.gc.ca/fra/famille/plan _universel_pour_garde_enfants/index.shtml ou 1-800-387-1193. Page 5 sur 6
RÉSUMÉ DES ÉTAPES À SUIVRE POUR L EMPLOYÉE QUI SERA EN CONGÉ DE MATERNITÉ Faire sa demande de congé de maternité au moins 2 semaines avant la date de début du congé et selon la procédure suivante : en accédant au bureau virtuel de la Commission scolaire, inscrire votre code d accès (code _BV) et votre mot de passe, choisir les Services RH en ligne, sélectionner webcongé et cliquer sur initier une demande en suivant les étapes. Faire sa demande au RQAP à la date de début du congé de maternité. Actuellement, le RQAP ne permet pas de faire sa demande à l avance (le plus tôt sera la veille du congé, le dimanche). La prestation que vous recevrez du RQAP est établie selon le relevé d emploi qui devra être récupéré par le RQAP sur le Web de l assurance emploi (dans certains cas, les prestations peuvent être établies en fonction de plusieurs relevés d emploi). Par Internet www.rqap.gouv.qc.ca ou par téléphone 1-888-610-7727 Faire parvenir vos documents suivants par courriel, courrier postal, courrier interne ou en personne : lettre et l état de prestations du calcul (c est de votre responsabilité de faire la demande pour obtenir ces documents) et de nous acheminer toutes les modifications concernant vos prestations, acte de naissance de votre enfant. Faire votre demande de prolongation du congé sans traitement reliée à votre maternité : au moins 30 jours avant la date prévue du retour en accédant au bureau virtuel de la Commission scolaire, aux Services RH en ligne, à webcongé. Faire parvenir vos documents à la Direction du service des ressources humaines : Linda Chagnon (lettres A à K) 450-974-7000 poste 2807 Lucie Sauvageau (lettres L à Z) 450-974-7000 poste 2806 =================================================================== Faire parvenir les chèques à l assureur si vous désirez maintenir vos protections d assurances collectives, attendre la facturation de l assureur qui peut prendre de 4 à 8 semaines, à la suite de la date de transmission de votre congé sans traitement. De plus, si vous désirez modifier vos protections d assurances du régime individuel à familial, il faudra demander les formulaires à Lucie Sauvageau ou Hélène Demers (voir en bas). Faire le rachat de votre caisse de retraite pour le congé sans traitement ou le congé partiel sans traitement de plus de 20%, le plus tôt possible après votre retour au travail afin de respecter le délai de six mois de la CARRA et ainsi pouvoir bénéficier du taux le plus avantageux. À cet effet, vous devez compléter le formulaire numéro 727 que vous trouverez sur le site Internet de la CARRA au www.carra.gouv.qc.ca et l acheminer à la Direction du service des ressources humaines : Pour des informations concernant les assurances collectives ou le fonds de pension à la Direction du service des ressources humaines : Caroline Lemieux (lettre A à K) 450-974-7000 poste 2809 Hélène Demers (lettre L à Z) 450-974-7000 poste 2880 Secteur des avantages sociaux - Direction du service des ressources humaines Page 6 sur 6