LA GESTION DE PROJET INFORMATIQUE Lorraine Structurer, assurer et optimiser le bon déroulement d un projet implique la maîtrise des besoins, des objectifs, des ressources, des coûts et des délais. Dans le cadre de la gestion d un projet informatique s ajoutent des contraintes inhérentes au système d information d une entreprise ; en premier lieu, les exigences accrues des utilisateurs, notamment en matière d ergonomie. En constante évolution, les technologies informatiques apportent elles aussi leur lot de difficultés supplémentaires. Enfin, un projet informatique est soumis à un impératif de pérennité : un logiciel doit être capable d évoluer lorsque les processus de l entreprise changent. Cette notice aborde les aspects méthodologiques de la gestion de projet informatique. ETAPES CLES D UN PROJET INFORMATIQUE Qu il s agisse d un ERP 1, d une CRM 2 ou d un site Internet, le projet informatique s organise en plusieurs phases successives. Certaines donnent lieu à un document formalisé appelé livrable. Un livrable se définit par le résultat, ou par un document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l achèvement d une partie de projet ou du projet global. 1 ERP (Entreprise Ressource Planning) : logiciel intégrant un ensemble de fonctionnalités (ressources humaines, logistique, production, vente...) à une base de données dont le but est de simplifier la gestion de l'entreprise. 2 CRM (Customer Relashionship Management) : logiciel de gestion de la relation client. Page 1 sur 7
Etapes clés d un projet informatique Cadrage du projet Périmètre et analyse (Cahier des charges fonctionnel et technique) Recherche de prestataires et d outils Réception des offres et dépouillement Présélection de prestataires Maquettage et jeu d essai Choix et contractualisation Spécifications détaillées Déploiement Recette technique et fonctionnelle Mise en production CADRAGE DU PROJET Définition du projet Cette étape est un préalable à tout projet. Elle consiste à définir : Les raisons à l origine du projet Les objectifs finaux Les indicateurs clés L équipe projet Page 2 sur 7
Le lotissement du projet : regrouper des sous-projets entre eux. Chaque regroupement est un lot du projet. Les lots peuvent parfois se chevaucher dans le temps ou se paralléliser partiellement La planification du projet : déterminer et ordonnancer les tâches du projet, estimer leurs charges et identifier les profils nécessaires à leur réalisation La ou les personnes chargées d exécuter ces tâches s appelle la maîtrise d ouvrage (MOA). Remarque La MOA décrit le besoin dans le cahier des charges fonctionnel. Dans le cas d'un projet informatique, la MOA est aussi chargée de préparer des cas de tests fonctionnels pour vérifier que les développements / paramétrages effectués par le maître d œuvre fonctionnent. La maîtrise d œuvre (MOE) prend connaissance du besoin exprimé par la MOA pour y apporter une réponse technique. Pour ce faire, elle rédige un dossier de réponse, au besoin, parfois nommé «cahier des charges technique», «dossier de paramétrage», «dossier de conception générale / détaillée» ou encore «étude technique». Découpage chronologique d un projet La conduite d un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant : ce qui doit être fait (tâches) par qui (ressources). Trois notions à retenir sont importantes : Les dates «au plus tôt» et «au plus tard» : pour bâtir un planning, il faut associer à chaque tâche les dates "au plus tôt" («Début "au plus tôt"» et «Fin "au plus tôt"» de l exécution de la tâche) et les dates "au plus tard" («Début "au plus tard"» et «Fin "au plus tard"» de l exécution de la tâche). La durée de la tâche : est le temps ouvré qui s écoule entre le début et la fin de la tâche. Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu du début à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique se répercute intégralement sur la durée du projet et, par conséquent, sur sa date de fin. La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d une des tâches critiques impacte d autant la durée totale du projet. PERIMETRE ET ANALYSE Le périmètre du projet correspond à la délimitation précise du projet. Le projet peut être ensuite subdivisé en sous-projets délimités par leur propre périmètre. Le cahier des charges repose sur deux grandes parties : La description fonctionnelle du besoin Le descriptif de l existant Page 3 sur 7
Description fonctionnelle du besoin Elle permet d obtenir un chiffrage au plus juste des devis lors d un appel d offre. Ce volet du cahier des charges décrit le périmètre couvert par le logiciel, c'est-à-dire les fonctions de l entreprise impactées : préparation de commande, SAV, etc. Elle décrit ensuite les fonctionnalités recherchées dans l acquisition de l outil informatique. Inventaire des fonctions Une première phase consiste à lister l ensemble des fonctions que l outil doit couvrir. En fonction du budget, les applications identifiées ne pourront pas forcément couvrir l ensemble des fonctionnalités souhaitées. Il faut donc hiérarchiser et prioriser les fonctions estimées nécessaires. Exemple tiré du cahier des charges fonctionnel d un annuaire d entreprises : Nom de la fonction Inscription Modification de fiche par l adhérent Perte du mot de passe Recherche par mot clé Recherche par nom Recherche par catégorie Affichage d une liste de réponse après une recherche Affichage d une fiche Impression de la fiche Prendre contact avec l adhérent PDF Destruction de la fiche Description de la fonction Possibilité de s inscrire, apporter des informations sur la fiche d adhérent. Il doit pouvoir mettre à jour sa fiche avec un nom d utilisateur et un mot de passe Pouvoir redemander son mot de passe Recherche dans la base par mot clé Recherche par nom de l adhérent Recherche par secteur d activité Pouvoir voir la fiche à partir de cette liste de réponse Voir la fiche Possibilité de prendre contact avec l adhérent à partir d un formulaire Créer un PDF de la fiche L administrateur pourra détruire une fiche Description des fonctions Une fonction est souvent associée à un processus qui est une suite logique d opérations. Pour que le prestataire puisse comprendre le besoin sans ambigüité, il est important de formaliser et d expliciter ces scénarii de fonctionnement. Ce travail de formalisation peut s avérer fastidieux, mais il est néanmoins essentiel pour la bonne compréhension des besoins. L écart entre ce qui est souhaité et ce qui sera réalisé sera obligatoirement minimisé par la précision de la description. Ce travail sera également une base de dialogue avec le prestataire qui pourra parfois proposer des solutions plus simples et moins coûteuses en termes de faisabilité technique ou de délai de développement. Plusieurs formes peuvent être utilisées : logigramme, défilement d écrans, scénario de comportement. Descriptif de l existant Ce volet décrit l état de l infrastructure et du parc informatique dans le cahier des charges général du projet : logiciels utilisés, étendu du parc informatique, débit Internet, etc.. Page 4 sur 7
Ce travail de description consiste également à expliciter les contraintes techniques. Exemple : La société est équipée d une base de données développée avec l outil XXX contenant les produits de l entreprise, ces données devront être récupérées automatiquement dans l application développée et mise à jour régulièrement. La société est équipée d un logiciel de XXX qui servira à alimenter la base de données du catalogue en ligne... La société utilise uniquement des Mac. APPEL D OFFRES En amont de l appel d offres, il est conseillé de définir les critères de sélection du prestataire dans le cahier des charges : La compréhension et le respect du cahier des charges Les références sur des projets similaires L organisation de projet proposée Le respect du budget alloué ou le prix Le respect du délai de livraison La pérennité de la société et des solutions proposées L implication ressentie et les idées apportées. Recherche de prestataires Il s agit de recenser les acteurs du marché et les outils susceptibles de pouvoir répondre à la demande : éditeurs, intégrateurs de logiciels en fonction du périmètre. Réception des offres et dépouillement Les réponses des prestataires sont décryptées sur la base d une grille d analyse définie par le client. Deux à quatre d entre eux sont ensuite retenus dans une présélection de prestataires Maquettage et jeu d essai Cette étape consiste à demander aux prestataires présélectionnés de procéder à une démonstration de leur outil. Il est également possible de demander aux prestataires de présenter un jeu d essai : sur la base de données et processus fournis par l entreprise, ils doivent montrer comment leur outil peut fonctionner. Cette pratique est utilisée dans le choix d application impactant toute entreprise, comme un ERP par exemple. Choix et contractualisation Il s agit notamment de valider : Le prix Les conditions générales de vente Les délais Le planning de déploiement de la solution L équipe projet Page 5 sur 7
CONCEPTION : SPECIFICATIONS DETAILLEES En réponse à l état de l infrastructure décrit par l entreprise, le prestataire réalise un cahier des charges technique dans lequel il explique comment la nouvelle application va s intégrer dans le système d information de l entreprise. Ce document fournit également des préconisations : augmenter le débit Internet, renouveler certains équipements vieillissants, etc. REALISATION ET DEPLOIEMENT A partir de cette phase, débute le travail du prestataire. Développements spécifiques Les logiciels du marché couvrent, en général, la majeure partie des besoins des entreprises. Pour les fonctions inexistantes, il est nécessaire de faire des développements spécifiques. Migration des données La migration des données est une phase délicate du projet notamment entre les outils d éditeurs différents, chacun ayant une organisation des données propre. Deux modes de migration existent : Le prestataire développe une application de migration des données (valable sur de gros systèmes types ERP, PLM, GED, etc.) La migration des données est effectuée par le client en mode manuel (ressaisie). La solution choisie doit être spécifiée dans le cahier des charges car son coût n est pas négligeable. Transition Deux types de transition sont possibles : A partir d une date précise, toutes les données sont saisies dans le nouvel outil Les données concernant les affaires/dossiers commencés avant l intégration de l outil continuent d être saisies dans l ancien outil. Pour tous les nouveaux projets, la nouvelle application est utilisée Recette technique et recette fonctionnelle La recette technique consiste à tester que l application fonctionne. La recette fonctionnelle consiste à tester que l application fonctionne selon les processus de l entreprise. Livraison et déploiement : intégration de la solution Lors de cette phase, le logiciel est déployé dans l entreprise et les utilisateurs sont formés. Ce dernier point est essentiel dans la réussite du projet. Page 6 sur 7
PIEGES A EVITER Ne pas spécifier et structurer son besoin dans un cahier des charges Rédiger un cahier des charges trop précis («lettre au Père Noël») Ne pas faire de jeu d essai Vouloir toutes les fonctionnalités à tout prix Laisser le prestataire proposer des modes de fonctionnements alternatifs Sous-estimer la reprise des données (migration manuelle ou automatique) FACTEURS CLES DE SUCCES Un chef de projet ayant la disponibilité et les capacités suffisantes pour créer une équipe cohérente et efficace, Un objectif clairement défini, formalisé et validé en comité de pilotage, Une organisation projet basée sur une communication concertée et formalisée, Des besoins utilisateurs étudiés de manière approfondie, Valider la disponibilité des moyens humains, matériels et financiers reconnus comme nécessaires pour le bon déroulement du projet, Planifier la totalité des activités et déterminer les responsabilités de chacun, Respecter la démarche dans l enchaînement des phases et des points de contrôle, Une gestion rigoureuse des changements et des modifications en cours de projet, Un suivi de projet régulier, Un plan de recette rigoureux et méthodologique. CONCLUSION Cette notice ne peut pas être exhaustive sur les tâches à réaliser car la gestion d un projet diffère en fonction des entreprises et des typologies de projets. Pour les projets complexes, il est conseillé de s entourer de spécialistes qui maîtrisent les méthodes de gestion de projet informatique (un cabinet spécialisé dans l assistance à maîtrise d ouvrage de projets informatiques, par exemple). Ceux-ci pourront notamment vous fournir des outils permettant de sécuriser le projet : notes de cadrage, analyses, cahiers des charges, grilles de réponses, scénarii pour le jeu d essai, etc. www.ene-lorraine.com/contact www.prestataires-tic-lorraine.com Page 7 sur 7