Exercer le rôle de coordonnateur local de DES ou DESC Les missions du coordonnateur local du 3 ème cycle se sont diversifiées au cours de ces dernières années, de sorte qu il est apparu nécessaire de clarifier son rôle. Ce document a été rédigé dans ce but. Rappel des textes législatifs Art. 7 du décret du 16 janvier 2004 sur l organisation du 3 ème cycle. La préparation de chaque diplôme d études spécialisées ou de chacune des options d un tel diplôme est placée sous la responsabilité d un enseignant chargé de coordonner l organisation des enseignements théoriques et pratiques de chaque diplôme d études spécialisées dans l inter région. Il est désigné pour une durée de trois ans, renouvelable une fois consécutivement, sur présentation d un projet pédagogique de formation, par les directeurs des unités de formation et de recherche de médecine de l inter région ou les présidents des comités de coordination des études médicales, après avis des conseils des unités de formation et de recherche concernées ainsi que des enseignants de la spécialité. Lexique utile Le terme de filière a été progressivement abandonné au profit des termes de Discipline et Spécialités. Il existe 10 disciplines : spécialités médicales, spécialités chirurgicales, médecine générale, anesthésie réanimation, biologie médicale, gynécologie médicale, gynécologie obstétrique, médecine du travail, pédiatrie, psychiatrie et santé publique. Les spécialités sont les sous groupes de discipline : cardiologie, endocrinologie, pneumologie etc au sein de la discipline spécialités médicales / ORL, Ophtalmologie, Chirurgie Générale etc au sein de la discipline spécialités chirurgicales Attention : 3 modifications toute récentes Modification n 1 - le terme de filière est supprimé. Nous parlons maintenant de discipline. La liste des disciplines est donc : médecine générale, spécialités médicales, pédiatrie, gynéco médicale, anesthésie réanimation, gynéco obstétrique, spécialités chirurgicales, psychiatrie, médecine du travail, santé publique et médecine sociale et biologie médicale. Le terme de spécialité correspond aux sous-groupes des spécialités médicales, à savoir Anatomie et cytologie pathologiques, cardiologie, dermatologie.. Modification n 2 Lorsqu'un interne souhaitera temporairement changer de discipline (ex. un pédiatre souhaitant faire un stage de 6 mois chez les adultes, ou un psychiatre souhaitant un
stage de neurologie, ou un anesthésiste réanimateur souhaitant faire un stage de cardio) - soit le service d'accueil a l'agrément pour la spécialité d'origine de l'interne : il n'y a donc pas de demande de stage hors discipline à effectuer. - soit le poste d'accueil n'a pas l'agrément pour la spécialité d'origine, une demande de stage hors discipline sera à effectuer un mois avant la commission d'évaluation des besoins de formation. Le dossier de demande sera adressé au secrétariat du 3ème cycle. Modification n 3 Les choix des internes ne s'organisent plus d'une façon globale selon leur rang de classement à l'ecn. Ils s'organisent maintenant discipline par discipline. Lors des stages hors discipline, l'interne choisira après les internes de la discipline choisie ayant la même ancienneté et ce quel que soit son rang de classement. Il est donc en quelque sorte déclassé. Ceci sera à prendre en compte pour les changements. Changement de pré choix de spécialités : changement d affectation au sein d un groupe de discipline. Dans ce cas, vous devez faire votre demande avant la fin de votre 4 ème semestre d internat, et celle-ci doit être formulée au cours des deux premiers mois du semestre de formation concerné. Vous devez en faire la demande, par lettre recommandée avec AR, auprès de l ARS Rhône-Alpes, au cours des deux premiers mois du semestre de formation. Droit au remord : il s agit d un changement d affectation entre deux disciplines. Doit être fait avant la fin du 4 ème semestre. Vous devez en faire la demande par lettre recommandée avec AR, auprès de l ARS Rhône-Alpes, avant la fin de votre 4ème semestre d internat. Ces procédures de droit au remord et de changement de pré choix sont des droits des internes. Les coordonnateurs ne peuvent s y opposer. Cependant, ces mouvements d internes doivent être pris en compte pour déterminer le nombre de nouveaux arrivants l année suivante (= places à l ECN pour la spécialité ou discipline). Enfin, il n a jamais été écrit que ces demandes nécessitaient que l interne fasse un semestre «d essai» pour se rendre compte de la discipline.
1. Comment préparer le choix des internes, chaque semestre? Les commissions réunies pour la programmation des choix des internes ont changé depuis 2011 : 1 ère commission, présidée par le Doyen de la Faculté, destinée à évaluer les besoins en formation et 2 nde présidée par l ARS, destinée à répartir les postes nécessaires sur l ensemble des subdivisions Pour la commission des besoins en formation : il faut connaître le nombre d internes engagés dans le DES ou DESC que vous coordonnez et le pré choix de chaque interne, établi en fonction des nécessités de maquette. - Soit le pré choix s oriente pour un stage de la spécialité : il faut alors vérifier que le nombre global de terrains de stage agréé pour la spécialité soit suffisant. Si non, il faut estimer le nombre de postes supplémentaires à ouvrir, parmi les terrains bénéficiant de l agrément - Soit le pré choix s oriente pour un stage d une autre spécialité : il faut alors se mettre en contact avec le coordonnateur de cette spécialité pour vérifier que l interne puisse être accueilli dans ce secteur. Au total, il faut ainsi estimer les besoins en terrain de stage pour votre discipline en fonction des désidératas des internes Pour la commission pour la répartition : il s agit de déterminer les postes à ouvrir pour votre discipline, dans la subdivision grenobloise, service par service. Cet exercice est particulièrement difficile car il s agit de trouver un équilibre entre les désidératas des internes et les besoins hospitaliers des différents services. C est un VRAI TRAVAIL de coordination. Les conseils : - Ne pas laisser partir trop d internes un même semestre : réguler les «départs» (inter CHU, année recherche, disponibilité, stage en autre spécialité) - Tenir compte des éventuelles arrivées (Inter CHU, demande de stage d une autre spécialité, DFMS et DFMSA) - Il ne faut surtout pas raisonner «à la petite semaine» pour programmer la formation des internes : il faut échelonner les désidératas dans le temps en partant du principe que tout ne sera pas possible à n importe quel moment. 2. Où trouver les maquettes servant de référence à la formation? Le texte référent est l arrêté du 22 septembre 2004, modifié par le 3 mai 2011. Pour plus de simplicité, ces textes sont au secrétariat du 3 ème cycle, ou peuvent être consultés sur Med@tice 3 ème cycle. Attention : une maquette non respectée pourrait exposer l interne à ne pas être validé pour son DES, soit par l université, soit par l ARS. Il n y a pas trop d intérêt à s écarter des maquettes publiées au JO.
3. Comment préparer la commission d agrément annuelle? Les agréments sont fondamentaux : ils permettent de déterminer pour quelle spécialité le stage sera validant. Si un stage a l agrément pour une discipline, cela ne veut pas dire qu il doit être choisi seulement par les internes inscrits dans cette discipline. Par exemple, un interne de cardiologie peut choisir un stage de réanimation médicale même si ce dernier n a pas l agrément pour la cardiologie : l interne validera ce semestre comme semestre libre mais ce semestre ne comptera pas comme semestre de cardiologie. Aucune maquette n exige que des stages dans la spécialité : il y a donc possibilité de réaliser des semestres libres, et même, le plus souvent, il y a nécessité de valider des stages dans des spécialités différentes de la spécialité d origine. Les agréments doivent être répartis parmi plusieurs services de la spécialité, au sein de l ensemble de la subdivision. Il est souhaitable que pour une spécialité donnée, environ 2/3 des agréments concerne des services du CHU et 1/3 concerne des services des CH non universitaires. Ce souhait est motivé par plusieurs raisons : d une part, les internes doivent effectuer au moins un stage dans un hôpital non universitaire. Il y a donc nécessité à avoir des stages de toutes les spécialités, en hôpital non universitaire. D autre part, les évaluations des internes montrent que la formation en hôpital non universitaire est complémentaire de celle des CHU. Une répartition des stages entre CHU et CH périphérique offre une possibilité de formation diversifiée. Enfin, les services hospitaliers des CH périphérique ont aussi leurs difficultés de fonctionnement de service qui nécessitent la présence d internes. Pour délivrer un agrément, plusieurs éléments sont pris en compte : projet pédagogique, activité du service, encadrement médical, évaluations des internes (disponibles au secrétariat du 3 ème cycle). Délivrer un agrément est un engagement : il n est pas possible de donner son accord pour un agrément et de s opposer ensuite à l ouverture du terrain de stage, pour des raisons pédagogiques. La procédure d agrément: - Chaque année, les directions des affaires médicales des établissements de santé adressent à chaque chef de service l imprimé de demande d agrément. Ce document indique les demandes de renouvellement d agrément ainsi que les nouvelles demandes. - L imprimé de demande est ensuite adressé à l ARS. - La liste des demandes d agrément est adressée aux différents coordonnateurs inter régionaux afin que celui formule un avis. Pour cela, il doit consulter les coordonnateurs locaux.
- Le coordonnateur inter régional doit transmettre ses avis au secrétariat du 3 ème cycle. - La commission, présidée par le Doyen, doit faire la synthèse. 4. Les visites sur site des terrains de stage : de la théorie à la pratique Ces visites du coordonnateur avec les représentants des universités et les représentants des internes peuvent être utilisés pour apprécier la valeur formatrice des terrains de stage. En pratique, il est difficile d envisager des visites sur site de tous les terrains de stage compte tenu de contraintes de temps. Néanmoins, ces visites doivent être envisagées en cas d ouverture nouvelle de terrain de stage, d évaluations médiocres par les internes ou de difficultés rapportés par l équipe médicale d encadrement. En général, elles permettent d apporter des solutions aux problèmes rencontrés et sont autant curatives que préventives. 5. Comment gérer les inter CHU? La demande de stage inter CHU nécessite de constituer un dossier par l interne. Ce dossier comporte plusieurs documents, qui doivent être validés par différentes personnes (coordinateur inter régional et local de la discipline, représentants du CHU d accueil). C est pourquoi, ce dossier doit être constitué assez tôt durant le semestre précédent le stage inter CHU. Pour constituer le dossier, le plus simple est que l interne s adresse au secrétariat du 3 ème cycle de la faculté afin d obtenir tous les renseignements nécessaires Constituer un dossier ne veut pas dire que l inter CHU sera accepté. A côté des motivations d ordre pédagogique, des aspects financiers sont aussi à considérer puisque les inter CHU continuent d être rémunérés par le CHU d origine. Une commission mixte, hospitalière et universitaire, où les représentants des internes sont présents, se réunit chaque semestre afin d auditionner tous les candidats et de déterminer ceux qui pourront partir en inter CHU. Sont pris en compte l aspect pédagogique du projet, la cohérence de celui ci avec le projet professionnel du candidat, le projet institutionnel de la discipline et/ou du candidat. Actuellement, environ ¾ des candidats partent en inter CHU. 6. Peut on programmer les effectifs des internes pour une discipline ou spécialité donnée? La réponse est OUI. Les effectifs dépendent de deux choses : nombre d internes engagés dans la discipline ou la spécialité et nombre de «nouveaux arrivants» chaque année. Ces derniers sont conditionnés par le nombre de place à l ECN, pour la discipline ou pour la spécialité. Ce nombre est annoncé au Journal Officiel pour 5 ans, avec une répartition année par année. Il est transmis au coordonnateur local par le secrétariat du 3 ème cycle. Chaque année, il est demandé au coordonnateur inter régional d apporter des correctifs à ces effectifs, en les argumentant. Le coordonnateur local doit donc intervenir auprès du coordonnateur inter régional pour faire connaître ses désidératas pour sa subdivision. De plus, le secrétariat de la faculté de Grenoble, vous interrogera chaque année sur ce point, en général en février
Pour déterminer le correctif annuel du nombre de places à l ECN, l erreur fatale serait de prendre en compte uniquement les besoins de fonctionnement hospitalier. Ce facteur intervient et ce serait utopique de croire qu il n est pas pris en considération. Mais les capacités de formation sur l ensemble de la subdivision (cad le nombre de terrains de stage formateur doit être impérativement pris en compte). 7. Je suis perdu dans tout cela et je n y comprends rien Question légitime car l organisation du 3 ème cycle est assez complexe. Elle est aussi délicate puisqu elle a des conséquences en terme de fonctionnement hospitalier, sujet hautement sensible. Quelques repères : - Le secrétariat du 3 ème cycle, représenté par Mmes Boisson et Gauthier est à votre disposition pour toute clarification concernant les aspects réglementaires de l organisation du 3 ème cycle - Les commissions des besoins en formation et de répartition ont des représentants : o Pour la commission des besoins : tous les coordonnateurs locaux (DES et DESC) sont convoqués. o Pour la commission de la répartition : il y a un représentant par DISCPLINE (spécialités médicales, chirurgicales, anesthésie réanimation, santé publique etc.). C est à eux de rendre compte des décisions prises dans cette commission aux différentes personnes concernées. Ce système de transmission d information fonctionne pour les internes et il doit aussi pouvoir fonctionner pour les enseignants. - Dès la rentrée universitaire 2012-2013, toutes les informations concernant le 3 ème cycle seront accessibles sur le portail med@tice, à l identique du 2 ème et du 1 er cycle.