Pépinière et Hôtel d'entreprises innovantes Amiens, le L@b' Immeuble Terralia 60 rue de la Vallée 80000 Amiens Pépinière et Hôtel d entreprises innovantes Amiens, le L@b tél. : 03 60 28 40 36 fax : 03 60 28 40 40 www.amiens-lelab.fr Règlement intérieur Dossier suivi par : Christophe Laignel tél. : 03 60 28 40 37 fax : 03 60 28 40 40 christophe.laignel@amiens-picardie.cci.fr 10 janvier 2012
Pépinière et Hôtel d entreprises innovantes Amiens, le L@b Règlement intérieur 1. Objet Le présent règlement a pour objet de définir les conditions d occupation et obligations des occupants de la pépinière et hôtel d entreprises Amiens, le L@b. Il constitue une annexe au bail et, en cas de contradiction des clauses entre ces documents, les clauses du bail prévaudront. Il s applique à toutes personnes pendant la durée de leur présence dans ledit bâtiment, notamment aux locataires, aux visiteurs, aux personnes de service, aux personnes exécutant un travail pour un locataire. Tout locataire ou sous-locataire est personnellement responsable de l application du présent règlement intérieur tant par lui-même, que par ses salariés ou visiteurs. Le présent règlement intérieur sera communiqué à chaque locataire et affiché à l accueil de la pépinière. Il pourra être modifié ou complété à tout moment et dans toutes ses dispositions à la seule initiative du manager de la pépinière. 2. Accès aux locaux de la pépinière Entrée principale : 60 rue de la Vallée. Horaires d ouverture de l accueil : de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi. Pour les occupants : mise à disposition du code d accès à l immeuble. Pour les visiteurs : - Pendant les horaires d ouverture, le visiteur utilise l interphone spécifique à la pépinière et se voit ouvrir la porte par l assistante de la pépinière. - En dehors des horaires d ouverture, l interphone spécifique donne la liste des entreprises de la pépinière, le visiteur sélectionne l entreprise à visiter et se voit ouvrir la porte par le visité. Seconde entrée : Esplanade Tellier (côté voies ferrées) Pour les occupants : mise à disposition du code d accès à l immeuble (identique à l entrée principale). - Pendant les horaires d'ouverture, cet accès ne sera pas autorisé pour les visiteurs. - En dehors des horaires d ouverture, l interphone spécifique donne la liste des entreprises de la pépinière, le visiteur sélectionne l entreprise à visiter et se voit ouvrir la porte par le visité. L'accueil La porte magnétique d accès à l accueil de la pépinière est ouverte en permanence pendant les horaires d ouverture de la pépinière. En dehors des horaires d ouverture, les portes magnétiques d accès sont pilotées par un badge 24/24 7j/7j, remis à chaque gérant et salarié d entreprises, permettant d entrer dans la pépinière tous les jours et à toute heure. Les badges sont nominatifs et personnels, ils ne doivent en aucun cas être remis à une personne extérieure à la pépinière. 2/7
3. Utilisation des parties à usage commun Chaque occupant usera librement des parties à usage commun conformément à leur destination, mais sans faire obstacle aux droits des autres occupants et sous réserves formulées ci-après. Les occupants doivent contribuer à la propreté générale de l immeuble en s abstenant de jeter quoi que ce soit dans les parties communes. Ils ne doivent en aucun cas entreposer sur les parties à usage commun, y compris les couloirs, ni laisser leur personnel ou celui d entreprises travaillant pour leur compte y déposer, déballer ou emballer des marchandises, matériels, sans y avoir été autorisés par écrit par le gérant du site. Les occupants doivent également veiller à ce que les livraisons ou approvisionnements s effectuent de telle sorte que les parties communes soient maintenues dans un bon état de propreté et que les cages d escaliers ou ascenseurs ne subissent pas de détériorations. Ils ne peuvent se livrer dans les parties communes à aucune activité, sauf dérogation écrite au préalable accordée par le manager. Chaque occupant est personnellement responsable des dégradations occasionnées aux parties à usage commun et, d une manière générale, de toutes les conséquences dommageables susceptibles de résulter d un usage abusif ou d une utilisation non conforme à leur destination, si elles résultent de son fait ou de celui de l un des préposés. Le gérant pourra, sans préavis et au frais du contrevenant, faire procéder à un nettoyage des parties souillées, faire enlever tout dépôt effectué en contravention aux dispositions précédentes, ou faire procéder à la réparation des détériorations occasionnées. Ascenseurs Il est interdit de les charger au-delà des charges utiles maximales indiquées. Lors des déménagements ou transports d objets susceptibles d endommager les cabines, les occupants doivent s assurer de l utilisation d habillages de protection. Enseignes Le gérant mettra en place près de l entrée une signalétique indiquant le nom et la localisation des occupants de l immeuble. La taille des logos sera standardisée et décidée par le gérant de l immeuble, toute modification devra être effectuée avec l accord du gérant. Toute signalisation complémentaire, avant son installation, doit être soumise au gérant pour approbation ; de même, la pose d affiches de tous genres est interdite sauf dérogation expresse et préalable au gérant. Déchets Il est interdit d entreposer des déchets dans toutes parties à usage commun à l exception des locaux affectés à cet usage. Les occupants sont tenus d y faire apporter tous les déchets provenant de leur établissement et se doivent de laisser les locaux, ainsi que les chemins y conduisant, en bon état de propreté. Espaces extérieurs Une terrasse située en rez-de-chaussée haut de l immeuble, côté esplanade Tellier, est mise à disposition des occupants. 3/7
Il est cependant impératif que les utilisateurs contribuent à la propreté de cet espace en s abstenant de jeter quoique ce soit au sol, un cendrier étant destiné à recevoir les mégots de cigarettes. 4. Aménagements des surfaces locatives Pépinière Les bureaux de 12m² sont équipés : un bureau avec retour une chaise de bureau un caisson 3 tiroirs une table diamant sur roulettes + une chaise d appoint un placard aménagé un téléphone Alcatel une lampe de bureau LED Unilux une corbeille à papier métal un porte-manteau métal Les bureaux de 25m² sont équipés : deux bureaux avec retour deux chaises de bureau deux caissons 3 tiroirs deux tables diamant sur roulettes + deux chaises d appoint un placard aménagé deux téléphones Alcatel deux lampes de bureau LED Unilux deux corbeilles à papier métal deux portes-manteaux métal Toute modification, tout ajout devra faire l objet d un accord préalable du manager de la pépinière. Toute dégradation du matériel sera facturée au locataire. Hôtel d entreprise Les surfaces sont louées vides. Toute modification, tout ajout devra faire l objet d un accord préalable du manager de la pépinière. 5. Sécurité Fonctionnement des alarmes Lors d un incendie, les alarmes ne se déclenchent pas automatiquement (car il n y a pas de détecteur de fumées). L alarme est déclenchée manuellement en appuyant sur les boîtiers rouges lorsqu un incendie est repéré. Il est du devoir, pour toute personne apercevant un début d incendie, de donner l alarme. Ascenseurs Une fois l alarme déclenchée, les ascenseurs ne fonctionnent plus. Si une personne se situe dans l ascenseur au moment où l alarme se déclenche, l ascenseur descend pour évacuer la personne et se bloque ensuite. 4/7
Évacuation Pour évacuer, il est demandé à chacun d emprunter l escalier le plus proche de sa position (voir le plan de repérage). Lorsque vous évacuez, pensez à appuyer sur les boîtiers verts situés à côté des portes. Ces boîtiers déclenchent l ouverture automatique des portes et les bloquent en position ouverte. Pour s assurer de l évacuation de l ensemble des personnes, un guide d évacuation et un serre-file sont nommés. Le guide aide au rassemblement des personnes à évacuer. Le serre-file passe dans chacun des bureaux pour s assurer que toutes les personnes sont évacuées. Point de rassemblement Hors du bâtiment, l ensemble des personnes doit se rassembler au niveau du point de rassemblement indiqué sur le plan de repérage. Un comptage est alors effectué par le guide. Produits dangereux Les produits dangereux sont strictement interdits au sein de la pépinière. 6. Les services Accueil des visiteurs. Toute personne amenée à circuler (pendant et hors des horaires d ouverture) dans la pépinière doit être présentée à l assistante et/ou au manager de la pépinière. Permanence téléphonique (pendant les horaires d ouverture de l accueil) Les lignes directes des entreprises peuvent être, à leur initiative, renvoyées sur le standard principal en leur absence. Les messages reçus sont transmis par messagerie interne. Internet / Téléphonie Chaque occupant en pépinière, dispose par bureau : - une ligne téléphonique sur IP dédiée (appel entrant gratuit, appel sortant refacturé selon tarifs en vigueur) - une connexion Internet haut débit - une messagerie interne à la pépinière permettant l utilisation d un outil de partage de ressources - un espace de stockage de données. Il est possible de stocker automatiquement vos données via le réseau sur le serveur de la pépinière. Il s agit de stockage et non de sauvegarde de données. La pépinière met en place des moyens mais ne garantit pas les résultats. Le courrier reçu est réparti dans les boites aux lettres dès sa réception L assistante de la pépinière peut signer les lettres recommandées et réceptionner les colis de petite taille après signature d une procuration. Dans le cas contraire et en cas d absence, l intéressé consulte l avis de passage de la poste et se charge de récupérer le pli recommandé dans le bureau de poste concerné. Le courrier à affranchir (coût de la poste) doit être déposé auprès de l assistante de la pépinière avant 16h00. En dehors des heures d ouverture de l accueil, les enveloppes cachetées seront déposées à l endroit prévu à cet effet et seront postées le lendemain. 5/7
Des timbres postes seront mis à disposition à l accueil. Ils seront refacturés à l entreprise tous les mois. Le copieur Chaque entreprise dispose d un numéro de compte et d un mot de passe à 4 chiffres. Chaque copie sera refacturée mensuellement au tarif en vigueur. Après chaque utilisation bien s assurer de fermer la session du compte. Le fax Même dispositif que pour le copieur Les fax reçus sont déposés dans les boites aux lettres nominatives des entreprises. La documentation Presse régionale, nationale, revues spécialisées, ouvrages sur la création d entreprises etc sont disponibles pour la consultation à l accueil de la pépinière, sur des «totems documentations» prévus à cet effet. Ces documents sont propriété de la pépinière, par conséquent vous ne pouvez les emmener chez vous ou dans votre bureau. Par respect pour tous, veillez à le remettre en place après lecture. Travaux de secrétariat Divers travaux de bureautique peuvent être réalisés sur demande (voir la grille tarifaire). Signalétique Les entreprises de la pépinière se verront attribuer un «totem», espace disponible et individuel réservé à leurs communications. Tous les services sont relevés et facturés en fin de mois et payables sous dix jours. 7. Espace accueil convivialité L'accueil de la pépinière est ouvert de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30 pour recevoir les visiteurs et proposer les différents services aux entreprises. Un espace de convivialité équipé de distributeurs automatiques de boissons (café, thé, chocolat,...) et de denrées (canette, snack, confiserie,...) et d'une fontaine à eau, est mis à disposition des entreprises et des visiteurs. La consultation de documentation & presse est également proposée sur des «totems documentations» dans cet espace. Chaque entreprise et visiteur veillera à la bonne utilisation et au respect du matériel utilisé, au maintien de la propreté de cet espace, à l'accès libre. 8. Espace reproduction courrier Un local équipé d'un copieur Toshiba (reproduction, impression, numérisation et fax) ainsi que de petit équipement (relieur, agrafeuse, perforateur, ) sont mis à disposition des entreprises. Ce local comprend aussi les boites aux lettres nominatives des entreprises. Son accès est libre durant les horaires d'ouverture, et la porte magnétique d accès est pilotée par un badge 24/24 7j/7j, en dehors des horaires d ouverture. 6/7
9. Salles de réunion Une salle de réunion de 12/14 personnes (équipée d'un TBI - tableau blanc interactif et d'un vidéo projecteur) et un salon de réunions de 4/6 personnes (équipé d'un écran plat) sont mis à disposition gratuitement, si les réunions ne sont pas à but commercial (formation par exemple). Les réservations se font auprès de l'assistante de la pépinière. Leurs accès sont libres durant les horaires d'ouverture, et les portes magnétiques d accès sont pilotées par un badge 24/24 7j/7j, en dehors des horaires d ouverture. 10. Espace détente Un espace détente-cuisine et son équipement (micro-ondes, réfrigérateur, tables et chaises, mange-debout, rangements) sont mis à disposition des entreprises. Chaque entreprise veillera à la bonne utilisation et au respect du matériel utilisé, au maintien de la propreté de cet espace, à l'accès libre. Par souci d hygiène, seules les consommations de la journée (boissons, plats cuisinés ) pourront être entreposés dans le réfrigérateur. Il est formellement interdit de fumer dans l'espace détente. 11. Espace bien-être Un espace sanitaire-douche et son équipement (radiateur sèche-serviette mural, sèche-cheveux mural) sont mis à disposition des entreprises. Chaque entreprise veillera à la bonne utilisation et au respect du matériel utilisé, au maintien de la propreté et de l'hygiène de cet espace, à l'accès libre. 12. Entretien des locaux L entretien des parties communes et des bureaux est réalisé par un prestataire de service extérieur. Il est demandé de maintenir vos bureaux rangés de manière à faciliter le travail des agents. 13. Les charges locatives Les charges locatives comprennent : électricité, eau, chauffage, entretien des communs + bureaux, maintenance générale et informatique, signalétique, assurance des parties communes, impôts et taxes, frais généraux, accès Internet et téléphonie (appels entrants). 7/7