PROCESSUS ACQUISITION 18.02.2010 PROCEDURE SPECIALE Achat de Véhicules sur le Terrain 1. PRÉAMBULE La présente procédure spéciale annule et remplace toute procédure antérieure relative à l achat de véhicules en T0, ou sous toute autre tâche et activité des budgets de projets et des budgets de bureaux régionaux, et prévaut sur la Délégation des pouvoirs de validation et de signature tel que défini dans le texte ci-après. Elle stipule que tous les achats de véhicules sur le terrain, quelle qu en soit leur valeur, doivent être, après acceptation par le Représentant Régional, approuvés par deux personnes autorisées au Siège (LD/HQ) et se faire en utilisant strictement les spécifications techniques standardisées et les critères environnementaux de sélection pour achat de véhicules du Manuel Qualité. Le Représentant Régional est systématiquement la personne autorisée par délégation de pouvoirs de signature, via le formulaire de proposition d achat de véhicules (PAVÉ), à attribuer et signer le contrat d achat de véhicules. 2. OBJET DE LA PROCÉDURE Le but de la présente procédure est d encadrer et faciliter l achat de véhicules qui soient à la fois conformes à l usage prévu ainsi qu aux politiques de l Agence concernant son image corporative, sa responsabilité sociale d entreprise et son souci de protection de l environnement, tout en respectant les règles applicables en matière de mise en concurrence, et d efficacité et d économie de la dépense de fonds publics. En remplacement du critère de «l offre substantiellement conforme la moins chère», habituellement utilisé dans les marchés d acquisition de biens, la présente procédure a pour objet d introduire un critère d attribution au fournisseur de véhicules ayant soumis «l offre substantiellement conforme économiquement et écologiquement la plus avantageuse». A part l introduction de l usage obligatoire de critères de protection de l environnement dans la sélection des véhicules procurés, une seconde caractéristique qui distingue cette procédure d acquisition des autres est que tout achat de véhicule(s) sur le terrain, sans exception et quel qu en soit le montant, doit au préalable recevoir une autorisation d achat et une délégation de pouvoir de signature émises par deux personnes autorisées du Siège de LuxDev. Par défaut, les deux personnes autorisées visées au paragraphe précédent sont le Directeur des Opérations et le Directeur de l Administration et des Finances. En cas d absence, la procédure en vigueur pour le remplacement des personnes autorisées sera appliquée. L achat de véhicules est une opération d acquisition particulière qui se situe dans un secteur de marché très spécifique. Dans plusieurs pays, l expérience démontre que beaucoup de fournisseurs ne se prêtent pas volontiers au jeu des appels d offres formels pour la simple vente de quelques véhicules, ce qui prive parfois les acquisitions de véhicules de réelle concurrence, et les projets de véhicules de qualité au meilleur prix. La présente procédure prend en compte cet aspect en réduisant à leur plus simple expression à la fois le processus et la documentation utilisée, ainsi que certaines contraintes formelles de soumission des offres par les fournisseurs. Cette dernière caractéristique a toutefois comme effet de retirer en quelque sorte le «filet de sécurité» que constitue les documents contractuels contenus dans les dossiers d appel d offres habituels. Il revient donc à la personne responsable de l achat, le Process Owner, d appliquer toute la diligence requise dans le choix des fournisseurs qui seront consultés et dans l analyse des conditions de vente qui seront celles du fournisseur en remplacement des Conditions Générales de LuxDev habituellement utilisées. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 1/9
3. CHAMP D APPLICATION La présente procédure s applique à tous les achats de véhicule effectués dans le cadre des activités de LuxDev sur le terrain, aussi bien achetés sur des fonds de projet (fonds en gestion) que sur les fonds propres de l Agence dans le cadre du fonctionnement de ses bureaux régionaux. 3.1 Pour tout achat d une quantité de véhicule(s) dont la valeur totale ne dépasse pas cent mille Euros (100'000 EUR), la procédure restreinte spéciale véhicule(s) et la documentation décrite ci-après à la Section 4 sont d application. 3.2 Pour tout achat d une quantité de véhicule(s) dont la valeur totale dépasse cent mille Euros (100'000 EUR), la procédure restreinte simplifiée véhicule(s) et la documentation décrite ci-après à la Section 5 sont d application. 3.3 Pour tout achat d une quantité de véhicule(s) dont la valeur totale dépasse deux cent quarante neuf mille Euros (249'000 EUR), la publication d un avis de marché (appel à manifestations d intérêt) dans la presse écrite et sur le site Web LD sont obligatoires. Dans des circonstances particulières, reliées à l objet du marché (équipements lourds par exemple) ou à des conditions particulières du marché local, l utilisation des dossiers d appel d offres pour l acquisition de biens réservés aux Catégories «A» ou «B» et leur documentation demeurent toujours possible au choix et à la discrétion du Process Owner. Dans tous les cas, procédure restreinte spéciale véhicule(s), procédure restreinte simplifiée véhicule(s), ou procédures d acquisition de biens de catégories «A» et «B», les offres reçues doivent être évaluées en utilisant les spécifications techniques standardisées, ou validées à l avance, ainsi que les critères de protection de l environnement stipulés, lesquels doivent obligatoirement être communiqués aux fournisseurs dans les avis de marchés ou invitations à soumettre une offre. Toutes les appel d offres ou demandes de cotations pour acquisition de véhicule(s) peuvent donc se faire en procédure restreinte sans publication obligatoire dans la presse en dessous de 249'000 EUR, mais avec réception et comparaison obligatoire de minimum trois (3) offres substantiellement techniquement conformes dans tous les cas. 4. PROCÉDURE RESTREINTE SPÉCIALE VÉHICULE(S) MOINS DE 100'000 EUR 4.1 Préparation L achat doit être prévu au budget du projet ou à celui du bureau régional et doit correspondre à l usage prévu. La certification de la correspondance entre le véhicule proposé et l usage prévu se fait par le Représentant régional sur le formulaire de Proposition d Achat de Véhicule (PAVÉ voir ci-dessous). Toute la documentation dans le cadre de la procédure d acquisition doit contenir un numéro de marché PRO/000 00 000 attribué via la Qbase par le bureau régional concerné. En consultation documentée au dossier avec les homologues nationaux du projet (sauf pour le bureau régional), le Process Owner, établit sans autorisation préalable la liste d au moins trois fournisseurs qualifiés de son choix auxquels une demande de cotation (facture proforma) pour le/les véhicule(s) recherché(s) sera adressée. Pour être qualifiés, les fournisseurs qui seront inclus dans la liste restreinte doivent être des fournisseurs officiels, agréés par la ou les marques qu ils représentent, et justifier d un enregistrement valable au Registre du Commerce en tant que vendeur de véhicules, ou formalité similaire, dans leur pays d origine. Un même fournisseur peut coter plusieurs marques différentes. Dans tous les cas, le Process Owner prend les dispositions nécessaires pour s assurer l obtention de cotations substantiellement conformes d au moins trois fournisseurs différents pour, en tout, au moins trois marques de véhicules différentes. Les formulaires PAVÉ qui ne contiennent que des cotations de fournisseurs différents pour la même marque, ou que des cotations pour marques différentes mais par le même fournisseur, ou des véhicules non substantiellement conformes, ne seront pas acceptés. Les fournisseurs qualifiés qui seront consultés peuvent être locaux ou être situés en dehors du pays partenaire concerné. Par exemple, des agences spécialisées dans ce type de vente à l international hors taxes, tel Bukkehave, Kjaer & Kjaer, TGS, etc ou équivalent. Le choix entre fournisseurs locaux et/ou extérieurs est effectué par le Process Owner sur base de critères pratiques. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 2/9
4.2 Critères de sélection et spécifications techniques Les critères environnementaux de sélection et les spécifications techniques standardisées se trouvent dans le Manuel Qualité : Pour les critères de sélection, voir : Processus Acquisition / Modèle / Critères environnementaux de sélection pour achat de véhicule. Pour les spécifications, voir : Processus Acquisition / Document / Spécifications techniques standardisées pour achat de véhicule. Les critères de sélection sont essentiellement des critères de protection de l environnement qui seront utilisés pour déterminer l aspect «environnemental» de la cotation. Les fournisseurs devront donner des références objectives en support des performances annoncées (émission de CO2, consommation, etc ). D autres critères techniques de sélection, tel le nombre de représentants dans le pays pouvant assuré un service après vente et autres, peuvent être ajoutés à la discrétion du Process Owner sans autorisation préalable. Il ne sera pas accordé de dérogation aux critères environnementaux de sélection. Le but recherché via des spécifications techniques standardisées est d obtenir pour les projets et les bureaux régionaux des modèles de véhicules de base qui soient des outils de travail conformes aux valeurs de l Agence en présentant un profil bas, et en évitant tout luxe et ostentation. Ainsi, les couleurs acceptées sont des couleurs claires et neutres, de préférence le blanc. Les couleurs à éviter sont les couleurs fortes telles le rouge, le noir et les peintures spéciales ou métallisées. De même les accessoires de luxe, tel les selleries en cuir, les jantes surdimensionnées ou en alliage spéciaux, les systèmes de son élaborés, et de manière générale toute option à coûts additionnels non nécessaire au travail ou à la fonction première du véhicule sera refusée. Les spécifications techniques sont faites de manière large et par segment. Par exemple, pour un véhicule urbain de liaison, il est spécifié un moteur d une puissance comprise entre 55 et 75 KW, diesel ou autre, 2 roues motrices avec ABS et de modèle berline avec coffre fermé. Pour un véhicule tout terrain, il est spécifié un moteur d une puissance comprise entre 110 et 130 KW, diesel ou autre, 4 roues motrices avec ABS et de modèle «station wagon». Etc. La plupart des marques reconnues possèdent un véhicule substantiellement conforme pour chaque segment décrit. Il est donc ainsi plus facile d obtenir des cotations substantiellement conformes et d éviter d écarter des cotations pour non conformité technique substantielle. En cas de divergence par rapport aux spécifications techniques standardisées du Manuel Qualité, un accord préalable de dérogation doit être obtenu par le Process Owner auprès des deux personnes autorisées au Siège de LuxDev, avant de lancer la demande de cotation. Ce sera la cas entre autre pour l achat de véhicules spécialisés pour lesquels il n y a pas de spécifications au MQ (v.g. camion citerne, autocar, etc ). Une proposition d achat qui dérogerait des spécifications techniques standardisées sans avoir obtenu un accord préalable sur les spécifications techniques pourrait être rejetée par les personnes autorisées. 4.3 Demande de cotations Pour la procédure restreinte spéciale véhicules, la publication dans la presse locale et internationale ou sur le site Web LD n est pas obligatoire, mais possible au choix et à la discrétion du Process Owner. La demande de cotation est faite par simple lettre explicative incluant les critères d attribution, les spécifications standardisées (ou approuvées) et le modèle de Déclaration sur l honneur, lesquels éléments constituent le dossier complet de demande de cotation pour cette catégorie. La lettre de demande de cotation est faite sur papier à en-tête du projet ou celui du bureau régional. Le dossier complet de demande de cotation se trouve dans le Manuel Qualité : Pour le dossier de demande de cotation, voir : Processus Acquisition / Modèle / Dossier de demande de cotation pour achat de véhicule (moins de 100'000 EUR). Bien que non obligatoire, il est recommandé quand les circonstances le permettent que le Process owner, ou un représentant du projet ou du bureau régional, rencontre personnellement les fournisseurs inclus dans la liste restreinte afin d expliquer de quelle manière la sélection de la cotation gagnante et l attribution du marché seront faites. L équivalent d un «pre-bid meeting» en quelque sorte. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 3/9
Il n y a pas de modèle de bordereau des prix. Chaque fournisseur propose sa cotation par écrit selon ses propres modèles et sur son papier à en-tête commerciale. La cotation et la Déclaration sur l honneur doivent être signées par une/des personne(s) ayant le pouvoir nécessaire d engager l entreprise sur la cotation proposée. Le fait de procéder ainsi, en s adressant à des fournisseurs officiellement enregistrés et en exigeant l en-tête commerciale et la signature de personnes autorisées, place la cotation sous le coup des lois nationales ou internationales applicables, ouvrant la voie à un droit de recours légal en cas de problèmes éventuels. 4.4 Réception et évaluation des cotations Le délai imparti pour la soumission des cotations est indiqué dans la lettre de demande de cotation. Il n y a pas de délai minimum obligatoire spécifié pour la réception des cotations. Ce sont les Process Owner qui décident du délai de soumission des cotations à indiquer compte tenu des circonstances du contexte local. La réception et la comparaison de trois (3) cotations substantiellement conformes qui engagent les fournisseurs sont obligatoires. Si trois cotations remplissant les conditions requises ne sont pas reçues, des cotations additionnelles devront être demandées (à d autres fournisseurs), reçues et analysées. Pour éviter toute perte de temps, il est donc fortement suggéré de mettre plus de trois fournisseurs sur la liste restreinte. Les personnes concernées du projet ou du bureau régional, constituées en Comité d évaluation, analysent les cotations substantiellement conformes reçues et identifient le fournisseur qui a soumis la cotation économiquement et écologiquement la plus avantageuse. L évaluation des cotations se fait donc en deux étapes : Dans un premier temps, les évaluateurs vérifient si les cotations reçues sont substantiellement conformes par rapport aux spécifications techniques standardisées (ou validées). Les cotations non substantiellement conformes sont écartées. S il y a moins de trois cotations restantes, de nouvelles cotations doivent être demandées afin d obtenir trois cotations techniquement substantiellement conformes. (Note : S il y a eu rencontre préalable avec les fournisseurs, cette situation ne devrait pas se produire.) Dans un second temps, les évaluateurs identifient la cotation qui est économiquement et écologiquement la plus avantageuse. (Note : une notation chiffrée en points techniques, écologiques et financiers n est pas obligatoire pour cette évaluation. Il revient au Comité d évaluation d identifier la cotation qui est économiquement et écologiquement la plus avantageuse en tenant compte du prix, de la consommation et de l émission de CO2 et d autres critères s il y en a) Le Comité d évaluation rédigent un rapport d évaluation selon le modèle de Rapport d évaluation pour les marchés de biens du MQ. Ce rapport indiquera clairement pourquoi la cotation retenue représente aux yeux du Comité d évaluation la cotation économiquement et écologiquement la plus avantageuse. Ce rapport est envoyé au Représentant Régional pour la préparation et la transmission du formulaire de Proposition d Achat de Véhicule PAVÉ (véhicules) au Siège de LuxDev. La personne qui signe et soumet le PAVÉ, par défaut le RR, n est en principe pas membre du Comité d évaluation. Les modèles de rapport d évaluation et du formulaire PAVÉ se trouvent dans le Manuel Qualité : Pour le modèle de rapport, voir : Processus Acquisition / Modèle / Rapport du Comité d évaluation des offres Marchés de biens et travaux. Pour le formulaire PAVÉ, voir : Processus Acquisition / Modèle / PAVÉ (véhicules) Formulaire de Proposition d Achat de Véhicules. 4.5 Proposition d achat A la réception du rapport d évaluation, le Représentant Régional propose à validation, en utilisant le PAVÉ, l achat du/des véhicule(s) concerné(s) auprès du fournisseur choisi. Des copies du Rapport d évaluation contenant les grilles d évaluation, signées par chacun des évaluateurs, de la demande de cotation, de toutes les cotations (factures proforma) reçues sont jointes au PAVÉ et transmises au Département PCA en vue de leur instruction et de l émission de l autorisation d achat par les deux personnes autorisées. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 4/9
Le PAVÉ est soumis sous la signature du Représentant Régional puisque la délégation des pouvoirs de validation et de signature pour l achat du/des véhicule(s) concerné(s) sera faite en son nom. 4.6 Validation de la proposition d achat La proposition d achat et son autorisation sont faites sous couvert du formulaire PAVÉ qui remplace à la fois la page de couverture du Dossier d Approbation du DAO (DAD) et le Certificat de validation de la proposition d attribution. Le PAVÉ, signé par les deux personnes autorisées, constitue à la fois l autorisation d achat du/des véhicule(s) proposés, et la délégation des pouvoirs de validation et de signature au Représentant Régional ayant signé le formulaire pour passer la commande (équivalent d une attribution de contrat) et signer le contrat d achat. 4.7 Attribution et signature du contrat A la réception du PAVÉ signé, le Représentant Régional passe la commande du/des véhicule(s) autorisé(s) et signe le contrat d achat tel qu autorisé. NOTE : Le contrat d achat, les conditions de vente et le bordereau de livraison sont ceux proposés par le vendeur choisi. 4.8 Immatriculation et transfert de propriété Dans la plupart des cas, le Représentant Régional autorisé signera le bordereau de livraison au nom du projet en guise de réception définitive. De ce fait, les véhicules seront immatriculés au nom du projet selon les procédures en vigueur dans chaque pays. Par la suite, en temps opportun, les véhicules et leur droit de propriété seront transférés tel que prévu dans le plan de travail du projet. Il est recommandé de procéder de la sorte, soit prise de possession du/des véhicules par le projet, et ensuite transfert à qui de droit. Si envisagé dans le Document de Projet, ou en accord entre les parties, et à condition de le prévoir dans la demande de cotation et que les fournisseurs en soit informés pour les formalités d immatriculation, il est toutefois possible que les véhicules soient directement immatriculés au nom d une administration de la contrepartie, et que cette dernière en prenne directement possession lors de la livraison. Dans un tel cas, immatriculation et livraison directe à la contrepartie en lieu et place du projet, un accord préalable doit être obtenu auprès des deux personnes autorisées avant de lancer la demande de cotations. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 5/9
5. PROCÉDURE RESTREINTE SIMPLIFIÉE VÉHICULE(S) PLUS DE 100'000 EUR La différence essentielle entre la procédure spéciale véhicule(s) de moins de 100'000 EUR décrite cidessus et la procédure restreinte simplifiée véhicule(s) de plus de 100'000 EUR décrite ci-après, est l utilisation d un dossier plus étoffé, similaire au dossier d appel d offres abrégé pour l acquisition de biens de Catégorie «B» et la publication obligatoire au-dessus d un certain seuil. 5.1 Préparation L achat doit être prévu au budget du projet ou à celui du bureau régional et doit correspondre à l usage prévu. La certification de la correspondance entre le véhicule proposé et l usage prévu se fait par le Représentant régional sur le formulaire PAVÉ. Toute la documentation faisant partie de la procédure d acquisition doit contenir un numéro de marché PRO/000 00 000 attribué via la base par le bureau régional concerné. En consultation documentée au dossier avec les homologues nationaux du projet (sauf pour le bureau régional), le Process Owner, prépare sans autorisation préalable la liste d au moins trois fournisseurs de son choix, auxquels une demande d offre (facture proforma) pour le/les véhicule(s) recherché(s) sera adressée. Pour tout achat d une quantité de véhicule(s) dont la valeur totale estimée dépasse deux cent quarante neuf mille Euros (249'000 EUR), la publication d un Avis de marché (Appel à manifestations d intérêt) est obligatoire pour l établissement de la liste restreinte. Cette dernière sera constituée d un minimum de trois fournisseurs qualifiés ayant exprimé leur intérêt à être consulté. Le modèle d Appel à manifestation d intérêt (AMI) à utiliser au-dessus de 249'000 EUR se trouve dans le Manuel Qualité (ce modèle est beaucoup plus simple que le modèle utilisé dans la procédure restreinte pour acquisition de services) : Pour l Appel à manifestation d intérêt pour véhicules, voir : Processus Acquisition / Modèle / AMI (véhicules) Appel à manifestation d intérêt pour véhicules. Pour être qualifiés, les fournisseurs qui seront inclus dans la liste restreinte, avec ou sans publication d un Avis de marché, doivent être des fournisseurs officiels, agréés par la ou les marques qu ils représentent, et justifier d un enregistrement valable au Registre du Commerce en tant que vendeur de véhicules, ou formalité similaire, dans leur pays d origine. Un même fournisseur peut coter plusieurs marques différentes. Dans tous les cas, le Process Owner prend les dispositions nécessaires pour s assurer l obtention d offres substantiellement conformes d au moins trois fournisseurs différents pour, en tout, au moins trois marques de véhicules différentes. Les formulaires de Proposition d Achat de Véhicule (PAVÉ voir ci-dessous) qui ne contiennent que des offres de fournisseurs différents pour la même marque, ou que des offres pour marques différentes mais par le même fournisseur, ou des véhicules non substantiellement conformes, ne seront pas acceptés. Les fournisseurs qualifiés qui seront consultés peuvent être locaux et/ou être situés en dehors du pays partenaire concerné. Par exemple, des agences spécialisées dans ce type de vente à l international hors taxes, tel Bukkehave, Kjaer & Kjaer, TGS, etc ou équivalent. Le choix entre fournisseurs locaux et/ou extérieurs est effectué par le Process Owner sur base de critères pratiques. 5.2 Critères de sélection et spécifications techniques Les critères environnementaux de sélection et les spécifications techniques standardisées se trouvent dans le Manuel Qualité : Pour les critères de sélection, voir : Processus Acquisition / Modèle / Critères environnementaux de sélection pour achat de véhicule. Pour les spécifications, voir : Processus Acquisition / Document / Spécifications techniques standardisées pour achat de véhicule. Les critères de sélection sont essentiellement les critères de protection de l environnement qui seront cotés pour déterminer le score «environnemental» de l offre. Les fournisseurs devront donner des références objectives en support des performances annoncées (émission de CO2, consommation, etc ). D autres critères techniques de sélection, tel le nombre de représentants dans le pays pouvant assuré un service après vente et autres, peuvent être ajoutés à la discrétion du Process Owner sans autorisation préalable. Il ne sera pas accordé de dérogation aux critères environnementaux de sélection. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 6/9
Le but recherché via des spécifications techniques standardisées est d obtenir pour les projets et les bureaux régionaux des modèles de véhicules de base qui soient des outils de travail conformes aux valeurs de l Agence en présentant un profil bas, et en évitant tout luxe et ostentation. Ainsi, les couleurs acceptées sont des couleurs claires et neutres, de préférence le blanc. Les couleurs à éviter sont les couleurs fortes telles le rouge, le noir et les peintures spéciales ou métallisées. De même les accessoires de luxe, tel les selleries en cuir, les jantes surdimensionnées ou en alliage spéciaux, les systèmes de son élaborés, et de manière générale toute option à coûts additionnels non nécessaire au travail ou à la fonction première du véhicule sera refusée. Les spécifications techniques sont faites de manière large et par segment. Par exemple, pour un véhicule urbain de liaison, il est spécifié un moteur d une puissance comprise entre 55 et 75 KW, diesel ou autre, 2 roues motrices avec ABS et de modèle berline avec coffre fermé. Pour un véhicule tout terrain, il est spécifié un moteur d une puissance comprise entre 110 et 130 KW, diesel ou autre, 4 roues motrices avec ABS et de modèle pick-up simple cabine. Etc La plupart des marques reconnues possèdent un véhicule substantiellement conforme pour chaque segment décrit. Il est donc ainsi plus facile d obtenir des offres substantiellement conformes et d éviter d écarter des offres pour non conformité technique substantielle. En cas de divergence par rapport aux spécifications techniques standardisées du Manuel Qualité, un accord préalable de dérogation doit être obtenu par le Process Owner auprès des deux personnes autorisées au Siège de LuxDev, avant de lancer la demande de cotation. Ce sera la cas entre autre pour l achat de véhicules spécialisés pour lesquels il n y a pas de spécifications au MQ (v.g. camion citerne, autocar, etc ). Une proposition d achat qui dérogerait des spécifications techniques standardisées sans avoir obtenu un accord préalable sur les spécifications techniques pourrait être rejetée par les personnes autorisées. 5.3 Demande d offres Tel qu indiqué ci-dessus, la publication dans la presse locale et internationale ou sur le site Web LD est obligatoire pour tout achat d une quantité de véhicule(s) dont la valeur totale dépasse deux cent quarante neuf mille Euros (249'000 EUR), mais une telle publication est possible au choix et à la discrétion du Process Owner pour des valeurs totales inférieures. En dérogation aux stipulations de la Réglementation Générale pour les acquisitions de biens de plus de 100'000 EUR, le modèle de dossier d appel d offres à utiliser dans le cas présent est le modèle «Dossier d appel d offres abrégé pour achat de véhicule». Ce type de dossier comporte les critères de sélection, les spécifications standardisées (ou validées), la pondération pour le calcul du score total et le modèle de Déclaration sur l honneur. Le dossier d appel d offres abrégé pour achat de véhicules est fait sur papier à entête du projet ou celui du bureau régional. Le modèle de dossier d appel d offres abrégé pour achat de véhicule se trouve dans le Manuel Qualité : Pour le modèle de dossier, voir : Processus Acquisition / Modèle / Dossier d appel d offres abrégé pour achat de véhicule. Il est recommandé quand les circonstances le permettent d organiser un «Pre-bid meeting» dans le but d expliquer de quelle manière la sélection de l offre gagnante et l attribution du marché seront faites. La participation à une telle séance d information n est toutefois pas obligatoire. En conséquence, les candidats inclus dans la liste restreinte qui choisiraient de ne pas participer au meeting ne pourraient en aucun cas entamer un recours pour raison d information discriminatoire. Il n y a pas de modèle de bordereau des prix. Chaque fournisseur propose son offre par écrit selon ses propres modèles et sur son papier à en-tête commerciale. L offre et la Déclaration sur l honneur doivent être signées par une/des personne(s) ayant le pouvoir nécessaire d engager l entreprise sur l offre proposée. Tel qu indiqué ci-dessus, le fait de procéder ainsi, en s adressant à des fournisseurs officiellement enregistrés et en exigeant l en-tête commerciale et la signature de personnes autorisées, place l offre sous le coup des lois nationales applicables, ouvrant la voie à un droit de recours légal éventuel. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 7/9
5.4 Réception et évaluation des offres Le délai imparti pour la soumission des offres est indiqué dans le dossier d appel d offres abrégé. Il n y a pas de délai minimum obligatoire spécifié pour la réception des offres. Ce sont les Process Owner qui décident du délai de soumission des offres à indiquer compte tenu des circonstances locales. La réception et la comparaison de trois (3) offres substantiellement conformes qui engagent les fournisseurs sont obligatoires. Comme il s agit d une offre formelle, la date et l heure de réception des offres doivent être strictement respectées. Si trois offres ne sont pas reçues, des offres additionnelles devront être demandées, reçues et analysées. Pour éviter toute perte de temps, il est donc fortement suggéré de mettre plus de trois fournisseurs sur la liste restreinte. Un Comité d évaluation constitué de trois évaluateurs, dont au moins un représentant de LuxDev et un représentant de la contrepartie nationale, ou les personnes concernées en ce qui concerne le bureau régional, analysent les offres substantiellement conformes reçues et identifient le fournisseur qui a soumis l offre économiquement et écologiquement la plus avantageuse. L évaluation des offres se fait donc en deux étapes : En un premier temps, les évaluateurs vérifient si les offres reçues sont substantiellement conformes par rapport aux spécifications techniques standardisées (ou validées). Les offres non substantiellement conformes sont écartées. S il y a moins de trois offres restantes, de nouvelles offres doivent être obtenues afin d obtenir trois offres techniquement substantiellement conformes. (Note : S il y a eu un prebid meeting, cette situation ne devrait pas se produire) En un second temps, les évaluateurs établissent un score environnemental et un score financier pour les offres substantiellement conformes en utilisant la grille des critères environnementaux, et autres critères techniques s il y en a. Chaque évaluateur signe sa grille d évaluation utilisée. L offre économiquement et écologiquement la plus avantageuse est celle du fournisseur dont l offre évaluée substantiellement conforme a obtenu le plus haut score total (combinant scores environnementaux et financiers). A l opposé des appels d offres restreints pour services, il n y a pas ici de système de «double enveloppe». La pondération entre score environnemental et score financier est laissée à la discrétion du Process Owner. Toutefois, la pondération recommandée est de 15/85 (environnemental / financier). En cas d égalité de score total, le score environnemental l emportera sur le score financier. Le Comité d évaluation rédige un rapport d évaluation sur le modèle de Rapport d évaluation pour les marchés de biens du MQ. Ce rapport est envoyé au Représentant Régional pour la préparation et la transmission du formulaire de Proposition d Achat de Véhicule PAVÉ (véhicules) au Siège de LuxDev. La personne qui signe et soumet le PAVÉ, par défaut le RR, n est en principe pas membre du Comité d évaluation. Les modèles de rapport d évaluation et du formulaire PAVÉ se trouvent dans le Manuel Qualité : Pour le modèle de rapport, voir : Processus Acquisition / Modèle / Rapport du Comité d évaluation des offres Marchés de biens et travaux. Pour le formulaire PAVÉ, voir : Processus Acquisition / Modèle / PAVÉ (véhicules) Formulaire de Proposition d Achat de Véhicules. 5.5 Proposition d achat A la réception du rapport d évaluation, le Représentant Régional propose à validation, en utilisant le PAVÉ, l achat du/des véhicule(s) concerné(s) auprès du fournisseur choisi. Des copies du Rapport d évaluation contenant les grilles d évaluation, signées par chacun des évaluateurs, la lettre d invitation et toutes les offres (proforma) reçues sont jointes au PAVÉ et transmises au Département PCA en vue de leur instruction et de l émission de l autorisation d achat par les deux personnes autorisées. Le PAVÉ est soumis sous la signature du Représentant Régional puisque la délégation de pouvoir de signature pour l achat du/des véhicule(s) concerné(s) sera faite en son nom. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 8/9
5.6 Validation de la proposition d achat La proposition d achat et son autorisation sont faites sous couvert du formulaire PAVÉ qui remplace à la fois la page couverture du Dossier d Approbation du DAO (DAD) et le Certificat de validation de la recommandation d attribution. Le PAVÉ, signé par les deux personnes autorisées, constitue à la fois l autorisation d achat du/des véhicule(s) proposés, et la délégation de pouvoir de signature au Représentant Régional ayant signé le formulaire pour passer la commande (équivalent d une attribution de contrat) et signer le contrat d achat. 5.7 Attribution et signature du contrat Au reçu du PAVÉ signé, le Représentant Régional passe la commande du/des véhicule(s) autorisé(s) et signe le contrat d achat tel qu autorisé. NOTE : Le contrat d achat, les conditions de vente et le bordereau de livraison sont ceux proposés par le vendeur choisi. 5.8 Immatriculation et transfert de propriété Dans la plupart des cas, le Représentant Régional autorisé signera le bordereau de livraison au nom du projet en guise de réception définitive. De ce fait, les véhicules seront immatriculés au nom du projet selon les procédures en vigueur dans chaque pays. Par la suite, en temps opportun, les véhicules et leur droit de propriété seront transférés tel que prévu dans le plan de travail du projet. Il est recommandé de procéder de la sorte, soit prise de possession du/des véhicules par le projet, et ensuite transfert à qui de droit. Si envisagé dans le Document de Projet, ou en accord entre les parties, et à condition de le prévoir dans la demande d offres et que les fournisseurs en soit informés pour les formalités d immatriculation, il est toutefois possible que les véhicules soient directement immatriculés au nom d une administration de la contrepartie, et que cette dernière en prenne directement possession lors de la livraison. Dans un tel cas, immatriculation et livraison directe à la contrepartie en lieu et place du projet, un accord préalable doit être obtenu auprès des deux personnes autorisées avant de lancer la demande d offres. Procédure spéciale - Achat de véhicules sur le terrain ACQ_36_fr.pdf 9/9