Informations sur l utilisation de GEF
GEF est un gestionnaire électronique d états financiers. Très flexible et évolutif, il permet de traiter de façon efficace vos missions de compilation, d examen et de vérification. Vous pouvez produire des états financiers conformes aux principes comptables généralement reconnus (PCGR). GEF est une solution conviviale. La gestion des tâches, le système de contrôle au niveau des documents, des cellules et des comptes ainsi que la révision électronique sont d une simplicité d utilisation. Toute la planification, l exécution et la révision de la mission peuvent s effectuer entièrement de façon électronique, sans recourir au papier. Les états financiers que produit GEF, à usage général pour les PME, tiennent compte des modifications et des nouvelles normes introduites par l Institut canadien des comptables agréés (ICCA). Les états financiers proprement dits sont complétés par une série de notes et de tableaux applicables à une vaste gamme de situations. Les avantages Fonctionnement en temps réel Prise en charge de plusieurs utilisateurs Nombre de fichiers clients illimités Personnalisation complète des données de vos clients Accès à plusieurs années d états financiers dans un même programme Présentation papier des états financiers selon les normes reconnues de l ICCA (l Institut Canadien des Comptables Agréés) mise à jour d'octobre 2007 Production des états fiscaux Production de feuilles maîtresses Précision des calculs, balancement automatique et signalement des erreurs de saisie Affichage complet des états financiers avant impression Possibilité d imprimer individuellement chaque page de l 'état financier Transfert des données vers les logiciels fiscaux Importation des données provenant d autres logiciels (SigaFinance, Acomba, Simple Comptable, Avantage) Homologué pour le transfert électronique des données à la financière Agricole du Québec (TEDF) Service de soutien technique Les caractéristiques Interface de type Windows - Vous serez rapidement familier avec l environnement de GEF, puisque nous avons utilisé les dernières interfaces de Windows afin de minimiser le temps d apprentissage. Chiffrier électronique utilisant les données provenant d une balance de vérification ou des chiffres d opérations Fenêtre spécifique pour effectuer les écritures de régularisation
Flexibilité dans les notes complémentaires Génération d états financiers fiscaux Homologué par la FADQ pour la transmission électronique des données financières (TEDF Agri- Stabilité (anciennement PCSRA)) Barre de raccourcis Avec la barre de raccourcis optionnelle, un simple clic et toutes les vues du logiciel sont à votre portée de la main Navigation facile par l utilisation d acronyme pour un accès très rapide à une section, et ce, autant dans le chiffrier que dans les états financiers Convivialité des pages écran Chacune des sections des états financiers est claire et précise tout en étant flexible Les professionnels de la comptabilité se tournent vers GEF car ils recherchent : La productivité et la rentabilité La réduction des risques d erreurs Offrir une présentation d états financiers reconnue Augmenter leur taux d efficacité Améliorer leurs services à la clientèle Une présentation vous convaincra d utiliser GEF
Système de gestion de documents Grâce à son architecture évoluée composée d objets, GEF offre un puissant système de gestion de documents. Il vous permet d organiser tous les documents relatifs à une mission dans une zone contrôlée. Accès polyvalent GEF utilise un système multiutilisateur. Les fichiers qui contiennent les informations de vos clients peuvent donc se trouver dans un emplacement centralisé, tel qu un serveur. Ceci permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur des dossiers différents tout en étant sûr que chacun à accès aux dernières données. Avec son puissant système de verrouillage de documents et d enregistrements, toutes vos saisies sont sécurisées et mises à jour dans toute l organisation. La convivialité du logiciel offre à l utilisateur un environnement intuitif et performant basé sur le cycle comptable. Chiffrier Un chiffrier flexible et très détaillé constitue le cœur de GEF Une attention particulière a été apportée aux entreprises du secteur agricole. En effet, une section complète y est spécifiquement réservée. Lors de la sélection du type d entreprise, le chiffrier s adapte automatiquement aux besoins. Ceci est également vrai pour les entreprises de location.
Détails des lignes de travail (feuilles de travail) Pour chaque ligne de travail, la partie inférieure de l écran affiche une section de détails adaptée qui se présente sous différentes formes, selon la section du chiffrier. Par exemple, comme le montre l image ci-contre, la section «Immobilisations» permet d inscrire chacun des éléments de cette catégorie. Vous obtenez ainsi le détail complet de chacune des catégories d immobilisation. Pour y accéder rapidement, utilisez la touche F6. Enfoncez de nouveau la touche F6 pour revenir dans le chiffrier. Le calcul des données inscrites dans la feuille de travail s affiche automatiquement lorsqu on revient au chiffrier. Autres caractéristiques du chiffrier Le haut du chiffrier présente un tableau contenant le résultat de chacune des colonnes. Lorsque le résultat d une colonne ne balance pas, le chiffre s affiche en rouge et le montant de la différence apparaît. Notes complémentaires La fenêtre des notes complémentaires permet de choisir les notes qui concernent le dossier en cochant simplement les notes désirées. Toutes les notes suggèrent un texte par défaut entièrement modifiable. Ainsi, vous pouvez conserver le texte offert, le modifier ou même rédiger un tout autre texte pour l ensemble de la note à présenter.
Différentes méthodes de navigation permettent un accès simple et rapide aux différentes notes. Vous pouvez, par exemple, utiliser la touche F5 et taper l acronyme dédié à la note à atteindre (ex : PCC pour les principales conventions comptables) pour atteindre la note en question. Vous pouvez également utiliser la touche F5 pour atteindre une note par son numéro («nc15» vous apporte à la 15 ème note cochée) Pour vous déplacer rapidement d une note à l autre, utilisez les touches CTRL + Page suivante et CTRL + Page précédente. Feuilles maîtresses Les feuilles maîtresses sont utilisées principalement lors des rapports de mission d examen. GEF peut s occuper de créer une feuille maîtresse pour chaque partie du chiffrier. Ceci permet donc de pouvoir conserver les données de la feuille comme les notes explicatives années après années. Les feuilles maîtresses sont aussi un bon moyen d avoir de l information utile sur chacune des lignes du chiffrier. On peut ainsi voir le pourcentage ainsi que le montant de la variation d une ligne.
GEF tient également compte des changements aux feuilles maîtresses. Si vous faites quelques changements au chiffrier de GEF et que vous voulez réimprimer seulement les pages qui ont été modifiées à cause de ces changements, appuyez sur le bouton qui parle d imprimer les feuilles modifiées et GEF choisira pour vous les pages à imprimer. Écritures de régularisations Les écritures de régularisations sont inscrites dans une fenêtre spécifique. Le détail des informations se reportent automatiquement afin de compléter votre mission.
En quelques clics de souris, vous pouvez atteindre la fenêtre des écritures de régularisations et inscrire des montants sur les lignes de votre choix. La passation des écritures de régularisations s effectue rapidement. Les modifications sont automatiquement reportées dans le chiffrier et dans les pages des états financiers. GEF offre une particularité intéressante dans le chiffrier en ce qui concerne les écritures de régularisation. Il est possible de consulter les écritures directement à partir du chiffrier. Lorsqu une ligne de travail est touchée par une ou des écritures, le ou les numéros correspondants s affichent lorsqu on clic avec le bouton de droit sur le montant de cette écriture. Navigation rapide dans GEF Pour accéder rapidement à diverses sections de GEF, il suffit d utiliser la touche F5. Dans cette fenêtre, il vous suffit de taper l acronyme de la section à consulter. Par exemple, en tapant «B», vous atteindre le bilan. Aussi, pour atteindre une ligne spécifique du chiffrier, tapez le numéro de celle-ci. Vous pouvez également atteindre une note en écrivant «nc» suivi de son numéro et atteindre une écriture de régularisation en écrivant «e» suivi de son numéro.
Transmission électronique des données financières à la FADQ (Agristabilité) La transmission des données financières à la Financière Agricole du Québec s effectue rapidement. En quelques clics de souris, vous pourrez transmettre les informations financières de vos clients du secteur agricole. Vous devez fournir un fichier PDF pour les états financiers ainsi qu un fichier XML pour les données financières. Le système permet de générer le tout en quelques minutes. Il en va de même pour produire les informations relatives au programme Agri-stabilité. Il s'agit de transmettre un fichier XML, une fois transmis les informations sont inscrites au dossier du client sur le site de la FADQ. Il ne vous reste qu'à confirmer votre dossier directement sur le site. Fonctionnalités importantes : Balancement automatique du Bilan (une différence inférieure à 5$) Diagnostic de vérification Conversion des données dans une même année pour une entreprise ayant deux fins d années dans la même année Formulaire TP-1086 États des frais engagés pour un immeuble (liste permanente de fournisseurs) Générer les différentes lettres nécessaires à la production d une mission telle que la lettre sur l information différentielle Impression des feuilles de travail Impression des feuilles maîtresses Et plus encore.
États financiers fiscaux Les aspects fiscaux sont également traités par GEF. En effet, lorsque votre dossier est complété, vous êtes en mesure de générer les sommaires fiscaux autant fédéral que provincial : Sommaire des revenus fiscaux Gain en capital Disposition Récupération d amortissement Cédules fiscales Après avoir installé le logiciel de démonstration, cliquez sur l icône de GEF située sur le bureau. Le logiciel démarre et le curseur se positionne dans la case du no de client. Vous pourrez alors consulter les deux clients exemples. Dans le logiciel en démonstration, vous pouvez travailler avec deux clients, soit les numéros 555555 et 999999. Vous pouvez sauvegarder les modifications que vous apportées et créer de nouveaux clients. Lorsque le client est ouvert, vous pouvez effectuer des changements dans le chiffrier, dans les écritures de régularisation, etc. Toutes les cases permettant les entrées de données sont accessibles et toutes les modifications seront apportées dans le dossier. Vous pourrez visualiser le résultat en navigant dans les différentes pages que les modifications affectent. Lors de votre exploration de GEF, vous pouvez créer des nouveaux clients et les modifications seront enregistrées lorsque vous quitterez le dossier. Tous les clients crées seront toujours accessible après avoir défrayer les coûts de la licence. Les deux clients joints au logiciel de démonstration sont une entreprise à capital action et une entreprise agricole. Vous serez donc en mesure d observer les possibilités qu offre GEF. À retenir : Ne pas oublier que toutes les cases qui s affichent en blanc sont, pour la plupart, modifiables par l utilisateur Pour une navigation plus rapide, utilisez la touche F5 (Atteindre). Chaque formulaire et section des états financiers est accessible par l intermédiaire de cette fenêtre. Chacun est identifié par un acronyme : un petit nom court généralement composé de la première lettre de chacun des mots du titre (par exemple : DLT pour Dettes à Long Terme). Il suffit d appuyer sur la touche F5, de taper immédiatement l acronyme désiré et de terminer par la touche Entrée. Par cette méthode il est possible de rapidement naviguer d une note complémentaire spécifique à un
autre formulaire de saisie. Une liste complète des acronymes est disponible dans le menu Aide / Imprimer la liste des acronymes Il est possible d'importer les balances de vérification de plusieurs logiciels de comptabilité Un diagnostic est disponible, ainsi que le balancement automatique du bilan Il est fortement recommandé d effectuer la saisie des informations du client dans les diverses feuilles de travail situées dans la partie inférieure de l écran. Pour y accéder rapidement, utiliser la touche F6. Le curseur se positionne alors dans la feuille de travail se rapportant à la ligne du chiffrier. Pour revenir au chiffrier, appuyez de nouveau sur la touche F6. Le calcul s effectue automatiquement et le total se rapporte au chiffrier. Selon la fenêtre d identification du client, les options de l application varient. Par exemple, s il s agit d une entreprise agricole, le chiffrier d adapte pour des activités de nature agricole. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles. Si vous désirez avoir un aperçu plus global, n hésitez pas à faire la demande pour une démonstration directement à votre cabinet Pour toutes questions additionnelles, n hésitez pas à communiquer avec nous. Il nous fera plaisir de répondre à vos interrogations. GEF est conçu pour grandir avec vos besoins futurs! L équipe de GEF se fait un devoir de poursuivre L évolution L amélioration La mise à jour constante de cet outil qui deviendra vite indispensable au succès de votre cabinet. Gestionnaire d'états Financiers - GEF Inc. 281, rue Mgr Courchesne Nicolet, Québec J3T 1B7 http://etatsfinanciers.ca Tél.: 819-293-2846 Téléc.: 819-293-8050