La communication (la réunion et le travail de groupe) 1 5 LA REUNION ET LE TRAVAIL DE GROUPE La réunion, les groupes de travail sont les moyens de communication orale favorisant les contacts, les échanges, la réflexion, la prise de décision entre les différents collaborateurs d une firme. A. LES GRANDS TYPES DE REUNIONS : 1. La réunion d information : activité Objectif : faire passer une information structurée. Style : directif Exemple : conférence, exposé, réunion de service présidée par le chef de service passivité 2. La réunion d échange : (informer, réfléchir, proposer) Objectif : échanger des informations (petits groupes seulement) Style : non directif (les participants sont sur un pied d égalité). Exemple : réunions informelles de travail entre collègues Chaque participant peut communiquer avec les autres 3. La réunion de résolution d un problème (informer, réfléchir, proposer, décider) Objectif : résoudre en commun un problème précis) Animateur Style : semi-directif. Un animateur dirige, mais n intervient pas sur le contenu des idées. Exemple : cercle de qualité ou groupe d innovation B. LA CONDUITE DES REUNIONS Il est indispensable de se demander avant de programmer une réunion si elle est vraiment utile. Pourrait-elle être remplacée par autre chose? Des appels téléphoniques, une note écrite ne seraient-ils pas suffisants ou préférables? S il s avère que la réunion est le mode approprié, un certain nombre de principes doivent être respectés quant à la préparation, et l animateur jouera un rôle essentiel dans le déroulement de la réunion.
La communication (la réunion et le travail de groupe) 2 5 1. La préparation de la réunion : Quel que soit l objet de la réunion, son animateur est amené à : a) Noter les objectifs à atteindre et distinguer les objectifs prioritaires de ceux qui sont secondaires. b) Dresser la liste des participants : qui constitue le public, son niveau de connaissance du sujet, ses attentes? Il est d ailleurs nécessaire de transmettre aux participants les éléments d information connus afin qu ils les étudient avant la réunion. c) Programmer l organisation : Son contenu : les différents points à aborder Son organisation matérielle, c est-à-dire : Le choix du lieu (local dans l entreprise ou salle louée à l extérieur par exemple), La préparation des documents à diffuser en cours de réunion, L implantation du mobilier (disposition des tables, des chaises), La préparation du matériel d appui ou d illustration (tableau, rétroprojecteur, ). d) Informer les participants par une convocation précisant le lieu, la date et l heure ainsi que le motif et l objectif de la réunion. 2. Le déroulement de la réunion : a) L animateur accueille et rappelle le thème et l objectif. Il propose et fait accepter ou impose un rythme de travail, à savoir la méthode d analyse, le découpage en séquences, l ordre des contenus de réflexion. b) Il doit s assurer que le sujet est clair pour l ensemble des participants. c) Généralement, c est en début de réunion, qu un secrétaire est désigné afin d élaborer le compte rendu. d) L animateur a un rôle actif, il a pour mission : De dynamiser le groupe et d inciter ses membres à s exprimer, De proposer des méthodes de travail, De pratiquer le bilan d un travail achevé avant de passer au suivant (synthèse), D aider psychologiquement le groupe à surmonter les blocages, De veiller à une progression conforme aux objectifs fixés, De gérer le temps.
La communication (la réunion et le travail de groupe) 3 5 3. La conclusion de la réunion : Il est indispensable de faire une synthèse finale. Si une décision a été prise : La définir précisément : o Quoi? o Qui? o Comment? o Quand? (contenu) (acteurs) (moyens) (délais) Prévoir le contrôle d exécution et les critères de régulation (si une modification de la décision s impose en cours d exécution). La synthèse doit être brève et précise, objective (neutre) et indiquer en conclusion les suites à donner : compte rendu, prochaine réunion, mise en œuvre de la décision. C. LE COMPTE RENDU DE REUNION Rédigé par un secrétaire de séance, le compte rendu rappelle aux participants le déroulement des échanges et les éventuelles décisions prises. a) Le secrétaire de séance : Il est choisi en début de réunion. Ce peut être une personne ne prenant pas part aux débats, invitée pour assurer le secrétariat. Ce peut être un des participants qui se désigne pour assurer cette tâche. Ce ne peut être l animateur, qui a déjà la charge de réguler les débats. Le secrétaire de séance pend des notes, qui lui permettront de rédiger le compte rendu. Il note le contenu des débats et les réactions des participants. Dés la fin de la réunion, il rédige le compte rendu qu il adressera ensuite à chacun des participants. Le secrétaire de séance doit avoir une grande capacité d écoute, un bon esprit de synthèse et être capable de dissocier rapidement l essentiel de l accessoire, l opinion du fait. Et surtout, il doit être objectif, et ne pas imposer sa propre vision des faits. b) Le compte rendu : Le compte rendu est un exposé sommaire reprenant le contenu et le déroulement d une réunion, établi immédiatement après celle-ci. Il n interprète pas les faits, ne propose aucune autre solution que celles évoquées lors de la réunion. Il présente les points abordés dans l ordre chronologique du déroulement de la réunion.
La communication (la réunion et le travail de groupe) 4 5 Le compte rendu est établi à partir de la prise de notes, des documents distribués lors de la réunion, de la mémoire du secrétaire, il arrive quelquefois que les débats soient enregistrés à l aide d un magnétophone ou d une caméra vidéo. Le compte rendu doit : Reprendre l objectif de la réunion, Préciser le jour, l heure, l identité des personnes présentes, Indiquer les problèmes abordés lors de la réunion, Reprendre pour chacun des problèmes abordés : les éléments de la discussion, les propositions faites, les décisions prises, les problèmes laissés en suspens. D. LES FORMES DE REUNION : a. Réunion à contact direct : Ce type de réunion permet la communication directe, entre les participants qui doivent obligatoirement être présents dans un même lieu de travail. (la table ronde, le débat, la discussion en panel, le brainstorming, le Philips 6/6, l étude de cas ). b. Réunion à distance (réunion médiatisée) : Plusieurs personnes, dispersées géographiquement, peuvent communiquer entre elles, en même temps. La réunion-téléphone Elle peut mettre en relation jusqu à 20 personnes en même temps. Organiser une réuniontéléphone ne nécessite qu une simple réservation de ligne auprès des PTT (au minimum 2 heures à l avance). A l heure prévue, les participants composent le numéro confidentiel attribué par les PTT et peuvent communiquer ensemble. L audioconférence L audioconférence est un service qui permet d organiser à distance des réunions de travail entre plusieurs groupes dispersés sur le territoire, à partir de studios publics loués par les PTT ou de studios privés. Au jour et à l heure fixés pour la réunion, chaque groupe (5 à 6 personnes maximum) se rend dans son studio et s installe autour d une table qui comporte un micro par personne et un haut-parleur central. Les participants parlent librement et sont entendus de tous, comme dans une réunion ordinaire. Les groupes ne se voient pas, mais peuvent identifier l interlocuteur qui prend la parole grâce à un système de voyants lumineux. Un télécopieur assure l échange de documents écrits entre les différents groupes, une tablette de téléécriture remplace le tableau noir pour les échanges graphiques : Tout ce qui s inscrit sur la tablette s affiche sur un écran de télévision dans les différents studios.
La communication (la réunion et le travail de groupe) 5 5 La visioconférence C est l audioconférence plus l image. Ce service permet de dialoguer mais aussi de se voir. Chaque studio comporte une camera de prise de vue dont le fonctionnement est entièrement automatique : dès qu un participant prend la parole, il est détecté automatiquement par la caméra et son image est visualisée pour tous les participants, tandis que lui-même conserve l image de l interlocuteur précédent. La vidéotransmission C est la visioconférence «grand public». La vidéotransmission permet de diffuser en direct, sur grand écran, vers une ou plusieurs salles éloignées, un événement filmé (congrès, présentation d un nouveau modèle, match, spectacle ). Les participants peuvent dialoguer en direct, d un point à un autre.