BTS Comptabilité et gestion des organisations Activités professionnelles de synthèse Guide Directeur de publication : Serge Bergamelli Les cours du Cned sont strictement réservés à l usage privé de leurs destinataires et ne sont pas destinés à une utilisation collective. Les personnes qui s en serviraient pour d autres usages, qui en feraient une reproduction intégrale ou partielle, une traduction sans le consentement du Cned, s exposeraient à des poursuites judiciaires et aux sanctions pénales prévues par le Code de la propriété intellectuelle. Les reproductions par reprographie de livres et de périodiques protégés contenues dans cet ouvrage sont effectuées par le Cned avec l autorisation du Centre français d exploitation du droit de copie (20, rue des Grands Augustins, 75006 Paris).
Sommaire Introduction... 5 Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse... 5 1. Connaître le dispositif... 5 1A. Le rôle du professeur tuteur... 5 1B. Les supports mis à disposition par le Cned... 5 1C. Les logiciels et les ouvrages à se procurer... 5 1D. Le calendrier de travail... 6 1E. Les prérequis nécessaires... 6 1F. La réalisation des APS... 6 1G. Les échanges avec votre professeur tuteur... 7 1H. La présentation des APS à l examen... 7 2. Mode opératoire pour effectuer les APS en ligne... 8 2A. La connexion au site web APS... 8 2B. Le téléchargement des fichiers... 10 2C. L aide en cas de difficultés... 12 2D. L envoi d une APS terminée... 12 2E. L aide technique...13 Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion... 15 1. Les outils de mise en forme... 15 1A. La mise en forme des caractères de la donnée... 15 1B. La mise en forme de la cellule... 16 1C. La mise en page et les fonctions associées de la feuille de calcul... 17 2. Formules et fonctions... 17 2A. La syntaxe des formules... 17 2B. L adressage absolu et l adressage relatif... 18 2C. L utilisation des fonctions préprogrammées... 19 2D. Les fonctions mathématiques... 20 2E. Les fonctions statistiques... 21 2F. Les fonctions logiques... 22 2G. Les fonctions de recherche... 24 3. Les fonctions financières... 27 3A. Présentation générale... 27 3B. Explication des fonctions utiles liées aux investissements... 30 3C. Utilisation de la valeur cible... 32 3D. Utilisation du solveur... 32 3
Chapitre 3 L utilisation du logiciel Ciel... 35 Fiches 1 à 15... 36 Chapitre 4 La réglementation de l épreuve 6... 53 1. Le déroulement de l épreuve 6... 53 1A. Compte-rendu du ou des stage(s) effectué(s) ou de l activité professionnelle exercée... 53 1B. Présentation des APS réalisées avec pratique sur poste informatique... 53 2. Les conditions d interrogation... 54 3. Le dossier examen... 54 4. Conditions et dates de remise impérativement à respecter... 54 5. Le choix des APS à présenter... 55 6. L évaluation... 55 Annexes... 57 Extrait du référentiel BTS CGO Épreuve 6... 58 Contenu de la fiche d activité... 61 4
Introduction L épreuve 6 «Conduite et présentation d activités professionnelles» du BTS CGO comprend : le stage en entreprise ; les activités professionnelles de synthèse (les APS). Le Cned a un dispositif qui vous permet de réaliser ces activités et de préparer leur présentation à l examen. Lisez très attentivement ce guide pour bien comprendre ce dispositif et réaliser au mieux les APS à présenter à l examen. Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse Ce chapitre vous explique le fonctionnement du dispositif APS du Cned. 1. Connaître le dispositif 1A. Le rôle du professeur tuteur Il est primordial. Le professeur tuteur est chargé de vous aider pour : la préparation et la réalisation du stage en entreprise ; la rédaction du compte rendu de stage ou d activité professionnelle ; la réalisation des APS en ligne ; la préparation au passage de l épreuve 6. 1B. Les supports mis à disposition par le Cned Les fichiers sources et travail mis à disposition sur le site web du Cned pour effectuer les APS. Ils seront disponibles à partir du 1 er novembre. Une édition papier des sujets APS. 1C. Les logiciels et les ouvrages à se procurer Pour effectuer les APS, il sera utilisé Word, Excel et Ciel. Vous devrez vous procurer : la version Ciel 2010 en utilisant le bon de commande qui se trouve dans votre guide «Votre formation au CNED» ; l ouvrage «Ciel 2008» de la collection Plein Pot Édition Foucher. 5
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse Nota : les différences fonctionnelles entre les versions 2008, 2009 et 2010 sont très minimes, aussi il peut être utilisé l ouvrage cité ci-dessus pour l utilisation des versions 2009 et 2010. 1D. Le calendrier de travail APS en ligne Les APS devront être réalisées selon le calendrier suivant : Étudiants en 1 re année BTS CGO APS À faire avant le APS 1 SÉCURIBAT 15 avril 2012 APS 2 LA DOUÇOISE 15 mai 2012 Étudiants en 2 e année BTS CGO et inscrits à l unité 6 O APS À faire avant le APS 1 SÉCURIBAT 30 novembre 2011 APS 2 LA DOUÇOISE 31 décembre 2011 APS 3 LAPOINTE 31 janvier 2012 APS 4 ARTEMEL 28 février 2012 APS 5 LA MENUISERIE 31 mars 2012 Ces dates sont données à titre indicatif et il est possible de les remettre à la validation au delà de cette date sachant que les dates butoirs sont identiques à celles d un devoir remis à la correction via copie en ligne (voir guide formation). Toutefois dans la mesure du possible, respectez ce calendrier de travail. N attendez pas la fin de la formation pour envoyer vos APS ; il serait dans ce cas impossible à votre professeur tuteur d étudier le travail remis. Par ailleurs, il est rappelé aux étudiants de 2 e année et aux inscrits à la préparation à l unité 6 du BTS CGO que les épreuves du BTS commencent dès le mois d avril dans certaines académies (voir la présentation des APS à l examen, paragraphe 1I). 1E. Les prérequis nécessaires Il est indispensable que vous ayez étudié les séquences de cours concernées par l APS avant de la faire. Dans chaque sujet vous trouverez la rubrique «prérequis nécessaires». Consultez cette rubrique dès maintenant afin de connaître précisément les séquences à étudier en amont de chaque APS et d en déduire un planning de travail. 1F. La réalisation des APS Voir le paragraphe 2. «Mode opératoire pour effectuer les APS». 6
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 1G. Les échanges avec votre professeur tuteur Ils se feront par courriel et par téléphone. Premier contact : en début d année, il vous contacte pour vous présenter le travail à faire. Ce premier contact peut être à votre initiative (un courrier vous précisant ses coordonnées et ses disponibilités vous a été ou sera adressé très prochainement). Les contacts ponctuels : en cas de difficultés concernant le contenu d une APS. Voir paragraphe 2. L évaluation de chaque APS remise : voir paragraphe 2D. La préparation au passage de l épreuve : courant avril votre professeur vous contactera pour vous donner tous les conseils utiles. Voir paragraphe 1J «la présentation des APS à l examen». Ce contact peut être à votre initiative. 1H. La présentation des APS à l examen Vous devez présenter 5 APS. Elles devront recouvrir, dans leur ensemble, les domaines de compétences acquises lors de l étude des différents processus. Il ne s agit pas de couvrir la totalité des 10 processus ; 7 à 8 processus semblent raisonnables. Il n est pas nécessaire que les APS présentées soient parfaitement justes. Ce qui importe, c est que vous ayez suffisamment de recul par rapport à votre travail, aux moyens et aux méthodes utilisés pour y parvenir. Vous devrez expliquer lors de cette présentation sur poste informatique, le travail que vous aurez fait. Pour permettre cette interrogation à l examen, vous devrez apporter tout le nécessaire : logiciels employés, fichiers utilisés et produits, accompagnés de tous les documents nécessaires. Dès réception de la convocation pour le passage de l épreuve 6 prenez contact avec votre futur centre d examen pour connaître les supports et les logiciels à apporter et convenir d un rendezvous éventuel pour mettre tout en place en amont de l interrogation. IL est possible d apporter un portable contenant tous les logiciels et les fichiers nécessaires Les conditions et la date de remise du dossier examen sont fixées par chaque académie et le non respect de ses règles rendra non-conforme le dossier. Les points de non conformité sont les suivants : absence de dépôt de dossier ; dépôt hors délai ; durée des stages inférieure à la réglementation ; absence des signatures obligatoires éxigées. Cette non validation du dossier est éliminatoire et en conséquence le diplôme ne sera pas délivré. Le candidat, même s il est présent, ne sera pas interrogé. Le rectorat de votre académie doit normalement vous informer des conditions exigées. Toutefois, si ces informations ne vous sont pas communiquées ou si des points dans le courrier reçu sont obscurs, nous vous conseillons fortement de contacter le service des examens de votre rectorat sachant que la remise du dossier peut être exigée dès le mois d avril. Vous devez avant de passer l épreuve, avoir préparé, pour chaque APS présentée, l interrogation, d où l obligation d avoir été en contact en fin d année avec votre professeur tuteur pour vous préparer au mieux à cette épreuve. 7
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 2. Mode opératoire pour effectuer les APS en ligne Accédez sur le site BTS CGO, dans la partie APS et suivez les différentes étapes de travail. 2A. La connexion au site web APS Deux situations possibles : première visite ; vous possédez déjà un nom d utilisateur et un mot de passe. Première visite À votre première connexion au campus électronique du Cned, adresse Web : http://campus-electronique.fr/, cliquer sur le bouton : «Créer» pour accéder à la création de votre compte utilisateur. Suivez les différentes étapes de la procédure. Une fois la procédure d obtention de droit d accès terminée, vous pouvez entrer sur le campus électronique à l aide du nom d utilisateur et du mot de passe que vous aurez choisis, reportezvous au paragraphe suivant. 8
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse Vous possédez déjà un nom d utilisateur et un mot de passe Saisissez votre nom d utilisateur dans le champ approprié. Saisissez votre mot de passe. Cliquez sur le bouton Connexion. Dans la liste «Vos formations», cliquez sur le lien : BTS Comptabilité et gestion des organisations. Sur la page d accueil, cliquez sur le lien Activités professionnelles de synthèse. Ensuite sélectionnez l APS que vous voulez effectuer dans le menu de gauche. 9
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 2B. Le téléchargement des fichiers Les fichiers à utiliser se trouvent sur le site web APS. Pour chaque APS vous devez télécharger le fichier compressé (format ZIP). Exemple téléchargement du fichier de l APS ARTEMEL. 1. Créer sur le disque dur un dossier au nom de l APS (ex : APS ARTEMEL) dans Mes documents 2. L opération terminée, accéder sur le site APS. 3. Cliquer sur le lien «Tâches à réaliser». 4.Cliquer sur le lien permettent de télécharger l ensemble des fichiers, vous obtenez la fenêtre de téléchargement, cliquer sur le bouton «Enregistrer». 5. Vous obtenez la fenêtre suivante 10
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 6. Cliquez sur le bouton «enregistrer». 7. Cliquer sur le bouton «ouvrir». 8. Dans la fenêtre qui apparait, cliquez sur le lien «Extraire tous les fichiers» 9. Suivez les étapes de l assistant d extraction jusqu au bout et cliquez sur le bouton terminer : Une fois les fichiers extraits, ils sont disponibles pour réaliser l APS. 11
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 2C. L aide en cas de difficultés 1. Vous rencontrez des difficultés concernant l utilisation des logiciels. Lors de l exécution des travaux, cousulter si nécessaire : pour Excel : le guide APS ou un ouvrage spécialisé ; pour CIEL : l ouvrage Plein pot CIEL 2008, éditeur Foucher, le guide APS ou envoyer un message sur le forum CIEL. 2. Vous avez des difficultés concernant le contenu de l APS. Nous vous rappelons que vous devez avoir au préalable étudié les différents cours vous permettant d acquérir les connaissances et compétences nécessaires pour effectuer le travail. Lors de l exécution des travaux n hésitez pas à reprendre le point de cours concerné. Si la difficulté n est pas levée, prenez contact avec votre professeur tuteur en lui adressant un courriel. Une réponse vous sera envoyée dans un délai moyen de trois jours. 3. Vous avez une difficulté d ordre technique pour utiliser le site Web APS. Adressez votre question via la rubrique «Support technique» (disponible dans le menu du haut). 2D. L envoi d une APS terminée Vous devez envoyer via copie en ligne à votre professeur. Vous lui adresserez le fichier compressé contenant la fiche d activité, la fiche bilan APS et l ensemble des fichiers produits. Les travaux produits sur CIEL seront en format PDF afin de permettre à votre professeur de lire votre travail. Les opérations à effectuer sont : 1. Mettre en format Pdf les travaux produits sur CIEL (voir dans le chapitre 3 la fiche 15). 2. Compresser en un seul fichier ZIP l ensemble des fichiers produits et les envoyer à votre tuteur. La démarche pour compresser les fichiers est la suivante : regrouper tous les fichiers produits dans un dossier ; faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le dossier et cliquez dans le menu contextuel sur Envoyer vers, Dossier compressé : 07/07/2009 15 : 16 Un fichier compressé avec l extension zip apparait à côté du dossier 12
Chapitre 1 Réaliser les activités professionnelles de synthèse 3. Adresser le fichier compressé à votre professeur-tuteur via copie en ligne. Suite au dépôt sur copie en ligne, votre professeur-tuteur évalue et note le travail effectué, renseigne pour sa partie la fiche «bilan APS» et en garde une copie. Il vous retourne l APS notée. Connectez-vous au site web APS (voir 2A) et sur la page d accueil, cliquez sur le lien «Copies en ligne». O Les personnes ne pouvant envoyer leur APS en ligne via internet adresseront, à titre exceptionnel, l APS à valider par courrier. La démarche à suivre est la suivante : enregistrer vos fichiers sur CD-RW (CD réinscriptible) puis l envoyer accompagné de l étiquette code-barres par voie postale au service relation clients du Cned-Poitiers comme un devoir ordinaire. 2E. L aide technique En cas de problème pour utiliser le site web APS, vous pouvez contacter un conseiller technique. Accédez à ce contact, via l onglet Support technique du menu horizontal. 13
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Vous devez utiliser Excel lors de vos APS. Une pratique de base préalable de ce tableur est donc nécessaire. Aussi devez vous connaître les manipulations de base présentées dans ce chapitre. Lors de la réalisation de vos APS, vous utiliserez également les ouvrages à votre disposition et le didacticiel du tableur. Ce chapitre a été conçu avec Excel 2000. Toutefois, ce cours convient pour une autre version d Excel. 1. Les outils de mise en forme La mise en forme des cellules est très importante pour une bonne utilisation de la feuille de calcul. Il est conseillé de pratiquer la mise en forme des cellules à la fin du travail, c est-à-dire après la phase de test. Une modification sur une formule de calcul peut entraîner soit une modification de la mise en page, soit une modification de la mise en forme. 1A. La mise en forme des caractères de la donnée Excel utilise des formats d affichage par défaut en fonction de la saisie des informations dans les cellules. Un nombre sera vu comme un nombre et justifié à droite, une date comme une date du type jj/mm/aa - exemple 12/10/09 pour le 12 octobre 2009. Les formats d affichage sont modifiables par l utilisateur. Ils sont accessibles par le menu ou pour certains, directement à partir des icônes situées dans la barre d outils Mise en forme. Le format d affichage des caractères de données par défaut peut être modifié de la manière suivante : sélectionner la cellule ou la plage de cellule concernée par la modification ; cliquer sur le menu Format ; cliquer sur le menu Cellule ; cliquer sur l onglet Nombre si le format concerne une donnée de type nombre ou date ; cliquer sur l onglet Police si le format concerne une donnée de type texte. Exemple : saisir en A1 1250, en A2 1364, en B2 1465, en B2 1725 ; saisir en C1 0,172, en C2 0,265 ; saisir en D3 10/10/2009. Excel affiche les nombres à droite et 10/10/09 pour la date. Nous allons afficher les cellules A1 à B2 au format monétaire, les cellules C1 et C2 au format pourcentage et la date de la cellule D1 au format 10 octobre 2009 : sélectionner la plage de cellule A1 à B2 ; cliquer sur Format, Cellule, Nombre, dans la boîte de dialogue, sélectionner la catégorie Nombre, le séparateur de milliers, le Nombre de décimales 2, cliquer sur OK ; sélectionner la plage de cellules C1 à C2 ; cliquer sur Format, Cellule, Nombre, dans la boîte de dialogue, sélectionner la catégorie Pourcentage, le Nombre de décimales 1, cliquer sur OK ; 15
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion sélectionner la cellule D1 ; cliquer sur Format, Cellule, Nombre, dans la boîte de dialogue, sélectionner la catégorie Date, le Type 14 mars 1998, cliquer sur OK. Vous devez obtenir le résultat suivant : 1B. La mise en forme de la cellule Excel permet de mettre en forme les cellules les unes par rapport aux autres et les données dans la cellule. Il permet également de mettre en valeur certaines cellules en modifiant l encadrement et le fond de ces cellules. La mise en forme de la cellule peut être modifiée de la manière suivante : sélectionner la cellule ou la plage de cellule concernée par la modification ; cliquer sur le menu Format ; cliquer sur le menu Cellule ; cliquer sur l onglet Bordure pour modifier les contours de cellules ; cliquer sur l onglet Motifs pour modifier l ombrage des cellules ; cliquer sur l onglet Alignement pour positionner le texte dans les cellules. Exemple : soit le bilan suivant à mettre en forme : sélectionner la plage de cellules B2 à D2 ; cliquer sur Format, Cellule, Alignement, dans la boîte de dialogue, sélectionner dans Horizontal l option Centré sur plusieurs colonnes, cliquer sur l onglet Police, sélectionner le Style Gras et la Taille 12, cliquer sur OK ; sélectionner la plage de cellules A4 à E9 ; cliquer sur Format, Cellule, Bordure, dans la boîte de dialogue sélectionner le Style de ligne et appliquer ce style au contour Bordure, sélectionner de nouveau le Style de ligne et appliquer ce style au quadrillage interne de la plage sélectionnée, cliquer sur OK ; sélectionner la plage de cellules A9 à E9 ; cliquer sur Format, Cellule, Motifs, dans la boîte de dialogue cliquer sur Motifs et choisir le motif Gris 6,25 %, cliquer sur OK. 16
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Vous devez obtenir le résultat suivant : 1C. La mise en page et les fonctions associées de la feuille de calcul Excel permet de définir les éléments de mise en page de la feuille de calcul à imprimer. La mise en page définit le format de la feuille, les marges, les options d impression, le sens de lecture des pages (portrait ou paysage) et il permet de donner un en-tête et un pied de page identiques à l ensemble des pages de la feuille de calcul. La hauteur des lignes et la largeur des colonnes sont modifiables, pour définir leurs tailles : menu Format, Ligne ou Colonne, Hauteur ou Largeur. Excel permet la réalisation de graphes à partir des informations contenues dans la feuille de calcul : menu Insertion, Graphique. Il permet également d insérer une image : menu Insertion, commande Image et ensuite choisir l origine et le nom de l image à insérer. Il est possible de personnaliser certaines feuilles de calcul en utilisant la commande Options du menu Outils de la barre de menu. Par exemple, il est possible de supprimer l affichage du quadrillage des cellules : commande Options, onglet Affichage, activer ou désactiver l option Quadrillage. Il est également possible de modifier la présentation en affichant plusieurs feuilles simultanément en cascade ou en mosaïque : menu Fenêtre, commande Nouvelle fenêtre pour afficher plusieurs fenêtres, puis la commande Réorganiser pour afficher ces fenêtres simultanément. Avant d imprimer un document, pensez à vérifier la mise en page et à visualiser la feuille à l écran : menu Fichier, commande Aperçu avant impression. Excel permet aussi de protéger les documents sensibles. La protection peut être au niveau du classeur, de la feuille ou de la cellule : menu Outils, commande Protection. 2. Formules et fonctions 2A. La syntaxe des formules Une cellule calculée est une cellule dans laquelle une formule a été saisie. Une formule est composée d opérandes et d opérateurs. L opérande est soit une cellule définie par son adresse, soit une constante, soit une fonction. Les constantes utilisées dans une formule, sauf les constantes numériques, doivent apparaître entre "". La saisie d une cellule calculée à partir d une formule commence toujours par le symbole =. 17
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Exemple : fonction cellule adressée par référence signe indicateur d une formule = SI (D6=2;"Erreur saisie";txtva ) constante numérique constante texte cellule adressée par un nom Si la cellule D6 contient 2, on obtient le texte Erreur saisie, si la cellule D6 contient autre chose que la valeur 2, on obtient la valeur contenue dans la cellule TxTVA. Autre exemple : = SI(D6=1;5,5%;SI(D6=2;19,6%;"Erreur saisie")) Si la cellule D6 contient 1, la cellule contenant la formule affiche un taux de TVA de 5,5 %, si la cellule D6 contient 2, le taux de TVA est de 19,6 %. Dans les autres cas, la cellule calculée affiche "Erreur saisie". Les opérateurs et les parenthèses sont identiques à celles utilisées avec une machine à calculer. Dans les exemples qui vont suivre, on utilisera une adresse de cellule par référence. Vous pouvez, si vous le désirez, utiliser des cellules nommées dans les formules. 2B. L adressage absolu et l adressage relatif Une cellule peut être adressée de manière relative ou de manière absolue. Par défaut, Excel adresse les cellules de manière relative. L adressage est utilisé dans une formule pour définir une cellule utilisée par la cellule active (cellule dans laquelle on travaille, elle est entourée d un cadre noir). La cellule active n utilise jamais sa propre adresse. La référence absolue s obtient en plaçant le signe $ devant la référence de la colonne et la référence de la ligne. A1 est une référence relative, $A$1 est une référence absolue. On parle d adressage mixte lorsque seul la référence ligne ou la référence colonne est absolue, $A1 et A$1 sont les deux adresses mixtes de la cellule A1. Il est possible dans une formule de passer d un mode d adressage à l autre en sélectionnant une adresse et en utilisant la touche F4. L adressage absolu et l adressage relatif permettent de gérer la recopie des formules. L adressage relatif positionne de manière relative la cellule par rapport à la cellule active. En cas de recopie de la formule l adresse s incrémente en fonction de la recopie. L adressage absolu positionne de manière absolue la cellule par rapport à la cellule active. En cas de recopie de la formule l adresse n est pas modifiée. Exemple de recopie vers le bas et vers la droite : D E F = A1*$B$1 =C3*$B$1 La recopie de la formule a incrémenté la cellule A1 de 2 lignes et 2 colonnes, mais garde inchangée l adresse de la cellule B1. 18
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Sur cet exemple, on obtient la recopie de la formule en sélectionnant la cellule D1, puis cliquer le menu Édition, Copier, on place ensuite le curseur sur la cellule F3, puis cliquer sur le menu Édition, Coller (on appelle cette opération un copier/coller). Exemple de recopie vers le bas : On obtient les formules des cellules C5 et C6 par recopie de la cellule C4. Les adresses des cellules A4 et B4 sont incrémentées, l adresse de la cellule C2 est inchangée. Après sélection de la cellule C4, pour la recopie, on avance le pointeur de la souris jusqu au moment où le pointeur se transforme en signe + noir, puis clic gauche pour glisser vers le bas et relâcher le bouton gauche de la souris au bout de la cellule C6. Savoir utiliser l adressage absolu et l adressage relatif dans une formule permet d optimiser la réalisation d une feuille de calcul. La maîtrise de cette compétence est indispensable pour l épreuve pratique. 2C. L utilisation des fonctions préprogrammées Dans une formule, il est possible d utiliser des fonctions préprogrammées. Elles diminuent les risques d erreurs. Une fonction est considérée comme un opérande pour une formule et son exécution est prioritaire. Les fonctions se définissent par un nom et par une suite d arguments placée entre parenthèses. Il arrive parfois que certains arguments soient optionnels. C est ainsi que certaines fonctions sont sans argument et que d autres ne comportent qu un seul argument. Les arguments sont séparés par le caractère ;. Exemple : ARRONDI(Arg1;Arg2) La fonction arrondi comporte deux arguments, le premier argument est l élément calculé, le second le nombre demandé de chiffres après la virgule. Dans les fonctions et les formules, on utilise des symboles pour définir de manière précise l adresse de cellules : le caractère : signifie de à. Ainsi A1:A4 signifie de la cellule A1 à la cellule A4. Le symbole : définit une plage de cellules adjacentes. A1:A4 doit être considéré comme un seul argument. Exemple : SOMME(A1:A4) signifie la somme des cellules A1, A2, A3 et A4. On utilise un seul argument dans la fonction. Attention! SOMME(A1;A4) signifie la somme des cellules A1 et A4. On utilise deux arguments dans la fonction. Le caractère! est le caractère séparateur pour désigner une cellule ou une plage de cellules issue d une autre feuille de calcul. Il est parfois accompagné des symboles [] et. Exemple : Si Feuil1 est la feuille courante du classeur courant Classeur1 : ='[Classeur2]Feuil2'!B2 adresse sur la cellule B2 de la feuille 2 du classeur 2.! permet de définir que la cellule B2 est issue d une autre feuille de calcul '...' ce symbole marque le début et la fin du nom de la feuille de calcul. 19
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion [..] permet de définir le nom du classeur qui contient la feuille de calcul, il est utilisé lorsque la feuille n est pas dans le classeur courant. Pour mettre en œuvre une fonction, il existe deux procédures. Saisir directement le nom de la fonction avec ses arguments dans la formule. Utiliser l assistant en cliquant sur le menu Insertion, Fx Fonction, dans la boîte de dialogue Coller une fonction, choisir la catégorie de fonctions, choisir ensuite la fonction recherchée, cliquer sur OK. Ouvrir l assistant de la fonction sélectionnée, saisir les arguments de la fonction, cliquer sur OK. L assistant propose une explication rapide pour chaque argument et vous permet de vous connecter à l aide en cliquant sur l icône?. Il est possible d utiliser une fonction comme argument d une autre fonction. Dans la suite de la séquence nous approfondirons l utilisation des principales fonctions d Excel. 2D. Les fonctions mathématiques 2D1. La fonction somme La fonction somme permet d additionner des plages de cellules sans avoir à répéter le signe +. La fonction additionne les valeurs définies par les plages de cellules définies dans les arguments. La syntaxe est : SOMME(Nombre1;Nombre2 ). Nombre1 et Nombre2 représentent les arguments. Un argument peut être un nombre, une référence de cellule ou une plage de cellules. Exemples : à partir de la feuille présentée en 2B. : SOMME(A4 ;A6) = 10 + 5 = 15. SOMME(A4:A6) = 10 + 15 + 5 = 30. SOMME(A4:A6;B4) = 10 + 15 + 5 + 125 =155. SOMME(A4;A6;B4:B6) = 10 + 5 + 125 + 12 + 124 = 276. Les avantages de la fonction SOMME sont de permettre la présence de cellules non numériques dans les plages passées en argument de la fonction. La fonction ignore ces cellules. Dans le cas d une addition classique avec le signe + le tableur renvoie le code erreurs #VALEUR!. D autre part en cas d insertion de ligne, la plage définie par la fonction SOMME se trouve automatiquement incrémentée. Dans le cas d une suppression de ligne, c est le phénomène inverse. Exemple : soit la formule =SOMME(B6:B20), en cas d insertion d une ligne en ligne 10, la formule devient =SOMME(B6:B21). 2D2. La fonction somme conditionnelle Cette fonction additionne les valeurs contenues dans les cellules que si certains critères sont remplis. La syntaxe est : SOMME.SI(plage;critère;somme_plage). Plage représente la plage de cellules sur laquelle portera le critère de sélection. Critère représente le test à réaliser pour définir les cellules à additionner. Il se présente sous forme d une référence de cellule, d un nombre, d un texte ou d une expression. 20
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Exemple : La formule de la cellule C12 est : =SOMME.SI(B3:B10;"V";A3:A10) Attention à bien renseigner l argument plage_ somme, Excel teste B3 et additionne A3 et ainsi de suite. Le nombre de cellule de l argument plage doit correspondre au nombre de cellule de l argument plage_somme. 2D3. La fonction arrondi La fonction Arrondi permet d arrondir un nombre au nombre de chiffres désiré. La syntaxe est : ARRONDI(nombre,no_chiffres). Nombre est le nombre à arrondir, sous forme d une cellule, du résultat d une fonction ou d une constante. no_chiffres est le nombre de chiffres après la virgule où portera l arrondi. Exemple : Si la cellule B1 porte la valeur 12,7 et la cellule B2 la valeur 3,2. = ARRONDI ( B1*B2;1) sera égal à 40,6. 2E. Les fonctions statistiques 2E1. Les fonctions minimum et maximum Les fonctions minimum et maximum déterminent le nombre minimum ou maximum contenu dans une plage de cellules. Les syntaxes sont : =MIN(nombre1;nombre2;...) et MAX(nombre1;nombre2; ). Les arguments sont identiques à ceux de la fonction SOMME. Les fonctions MIN et MAX ignorent les cellules non numériques. Exemples : (en reprenant l exemple de la fonction SOMME.SI) : =MIN(A3:A10) renvoie 1230 et MAX(A3:A10) renvoie 7852. =MIN(A3:B10) renvoie 1230 et MAX(A3:B10) renvoie 7852. =MIN(A3;A5;A8) renvoie 1250 et MAX(A3;A5;A8) renvoie 4569. 2E2. Les fonctions nb, nbval et nb.si Ces trois fonctions permettent de dénombrer le nombre de cellules occupées par des nombres, par des valeurs ou satisfaisant à un critère prédéfini. La première syntaxe est : NB(valeur1;valeur2; ). Les arguments sont identiques à ceux de la fonction SOMME. La fonction NB dénombre uniquement les cellules comportant des valeurs numériques. On compte le nombre de nombres. Exemples : (en reprenant l exemple de la fonction SOMME.SI) 21
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion =NB(A3:A10) renvoie 8 ; c est le nombre de cellules numériques. =NB(A3;A10;B3:B10) renvoie 2 ; les cellules B3 à B10 ne sont pas des nombres, elles ne sont pas comptabilisées. =NB(A3;A10;4;3) renvoie 4 ; on compte également les nombres 3 et 4. Attention! une date est considérée comme un nombre. La seconde syntaxe est : NBVAL(valeur1;valeur2; ) Les arguments sont identiques à ceux de la fonction SOMME. La fonction NBVAL dénombre uniquement les cellules non vides. Attention la saisie d une barre d espace dans une cellule la comptabilise comme cellule non vide. Exemples : (en reprenant l exemple de la fonction SOMME.SI) =NBVAL(A1:A11) renvoie 9 ; 2 cellules sont vides. =NBVAL(A3;A10;B3:B10) renvoie 10. =NBVAL(A3;A10;4;»T») renvoie 4 ; on compte également le nombre 4 et la lettre T. 2E3. La fonction moyenne Cette fonction fait la moyenne de tous les nombres contenus dans la plage de cellules. La syntaxe est : MOYENNE(nombre1;nombre2; ). Les arguments sont identiques à ceux de la fonction SOMME. Exemples : (en reprenant l exemple de la fonction SOMME.SI) MOYENNE(A3;A5) = (1250 + 2145) / 2 = 1697,5. MOYENNE(A3:A6) = (1250 + 3523 + 2145 + 5641) / 4 = 3139,8. MOYENNE(A3;A5;B3:B5) = (1250 + 2145) / 2 = 1697,5. Pour ce dernier exemple, la fonction moyenne ignore les cellules non numériques. Attention! Pour éviter le message d erreur #DIV/0!, c est-à-dire une division par zéro, il faut au moins une valeur numérique dans la liste des arguments. La fonction MOYENNE(A3:A5) est en fait le résultat de SOMME(A3:A5)/NB(A3:A5). 2F. Les fonctions logiques 2F1. La fonction SI simple La fonction SI permet de poser dans une même formule une ou plusieurs conditions à l exécution d un calcul. On affiche alors, en fonction de la réponse à la condition posée, le résultat de l un des deux calculs proposés. La syntaxe est la suivante : =SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux). Test logique = toute expression logique dont la valeur en retour est VRAI ou FAUX. Valeur si vrai = expression exécutée si le résultat du test logique est VRAI. Valeur si faux = expression exécutée si le résultat du test logique est FAUX. 22
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion La feuille suivante sert d exemple pour tout le paragraphe traitant des fonctions logiques. Exemple : Calcul de la remise 1 Elle est de 3 % si le montant de la commande est supérieur ou égal à 2 500,00. C3=SI(A3>= 2500;A3*0,03 ;"") Test logique Expression exécutée si VRAI "" permet d afficher la cellule à vide Expression exécutée si FAUX Les formules de C4 à C10 sont obtenues par recopie. 2F2. La fonction SI ET La fonction SI peut être utilisée avec la fonction ET, ce qui permet d inclure plusieurs tests logiques dans une même fonction SI. La syntaxe est la suivante : =SI(ET(valeur_logique1;valeur_logique2;...);valeur_si_vrai;valeur_ si_faux). Valeur logique = toute expression logique dont la valeur en retour est VRAI ou FAUX. Valeur si vrai = expression exécutée si toutes les valeurs logiques sont VRAI. Valeur si faux = expression exécutée si une des valeurs logiques est FAUX. Exemple : calcul de la remise 2 Elle est de 3 % si le montant de la commande est supérieur ou égal à 2 500,00 et si le type de client est "Bon". D3=SI(ET(A3>= 2500;B3="Bon");A3*0,03;"") Test logique Expression exécutée si A3>=2500 et B3=Bon Expression exécutée si A3<2500 ou B3 # Bon Les formules de D4 à D10 sont obtenues par recopie. 2F3. La fonction SI OU La fonction SI peut être utilisée avec la fonction OU, ce qui permet d inclure plusieurs tests logiques dans une même fonction SI. La syntaxe est la suivante : =SI(OU(valeur_logique1;valeur_logique2;...);valeur_si_vrai;valeur_ si_faux). 23
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Valeur logique = toute expression logique dont la valeur en retour est VRAI ou FAUX. Valeur si vrai = expression exécutée si une des valeurs logiques est VRAI. Valeur si faux = expression exécutée si toutes les valeurs logiques sont FAUX. Exemple : calcul de la remise 3 Elle est de 3 % si le montant de la commande est supérieur ou égal à 2 500,00 ou si le type client est "Bon". E3=SI(OU(A3>= 2500;B3="Bon");A3*0,03;"") Test logique Expression exécutée si A3>=2500 ou B3=Bon Expression exécutée si A3<2500 et B3 # Bon Les formules de E4 à E10 sont obtenues par recopie. 2F4. La fonction SI imbriquée Dans une fonction SI, l expression de l argument valeur_si_vrai ou valeur_si_faux peut contenir toute fonction Excel et en particulier une autre fonction SI. On applique alors à l argument la syntaxe de la fonction SI. La syntaxe est la suivante (selon que l on remplace valeur_si_vrai ou valeur_si_faux): =SI(test_logique1;SI(test_logique2 ;valeur_si_vrai2 ;valeur_si_faux2 );valeur_si_faux1). ou =SI(test_logique1;valeur_si_vrai1 ;SI(test_logique2 ;valeur_si_vrai2 ;valeur_si_faux2 )). L imbrication de la syntaxe ci-dessus permet de distinguer trois calculs différents pour la même formule. On peut continuer d imbriquer les fonctions SI et augmenter le nombre de calculs possibles, attention, dans ce type d expression il faut veiller à poser correctement l opérateur logique et à définir correctement l emplacement des parenthèses. Une méthode efficace consiste à écrire une telle formule à partir d un algorithme (voir à cet effet la séquence consacrée aux algorithmes dans le cours processus 10). Exemple : calcul de la remise 4 Elle est de 3 % si le montant de la commande est supérieur ou égal à 2 500,00 et de 5 % si ce montant est supérieur ou égal à 5 000,00. F3=SI(A3>=5000;A3*0,05;SI(A3>=2500;A3*0,03;"")) Test logique 1 Test logique 2 Expression exécutée si A3>= 2500 Expression exécutée si A3<2500 Expression exécutée si A3>=5000 Expression exécutée si A3 < 5000 Les formules de F4 à F10 sont obtenues par recopie. 2G. Les fonctions de recherche Les feuilles de calcul permettent de stocker un grand nombre d informations. Ces informations sont rangées dans une ou plusieurs feuilles de un ou plusieurs classeurs. Ces données sont parfois rangées sous forme de table. 24
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Une table est un ensemble de données organisées dont les valeurs sont rangées sous forme de lignes et de colonnes. On parle aussi de tableau ou de matrice. Il faut alors se poser la question de savoir retrouver une de ces valeurs lorsqu elle demande à être utilisée dans une formule. Il existe deux types de table, les tables dont les valeurs d une donnée sont rangées par colonnes, et ceux dont les valeurs d une donnée sont rangées par ligne (dans l exemple précédent les montants et les remises étaient rangés par colonnes). 2G1. La fonction RECHERCHEV La fonction RECHERCHEV permet de retrouver une valeur de donnée dans une table ordonnée en colonnes. C est une recherche verticale. La syntaxe est la suivante : RECHERCHEV(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche). valeur_cherchée = valeur à trouver dans la première colonne de la table. La fonction recherche dans la première colonne de la table la valeur contenue dans l argument valeur_cherchée. valeur_cherchée peut être une référence, une valeur ou une fonction ou le résultat d un calcul. Excel définit ainsi la ligne de la table sur laquelle portera la lecture. table_matrice = est l adresse de la table qui contient les informations dans laquelle est effectuée la recherche. Cette adresse peut renvoyer à la feuille courante ou à tout autre feuille. Il est préférable d utiliser une référence nommée. no_index_col = est le numéro de la colonne dans la table sur laquelle portera la recherche. La valeur recherchée se trouve à l intersection de la ligne et de la colonne ainsi définie. no_index_col peut être une référence, une valeur ou une fonction ou le résultat d un calcul. valeur_proche = cet argument est optionnel et autorise deux valeurs possibles : VRAI ou FAUX (par défaut l option est à VRAI). Il permet de régler l approximation de la recherche. VRAI : la recherche en première colonne s arrête sur la ligne dont la valeur est inférieure ou égale à la valeur cherchée. Il faut donc obligatoirement que la valeur cherchée soit supérieure ou égale à la valeur de la première ligne de la première colonne de la table. FAUX : la recherche en première colonne s arrête sur la ligne dans la valeur est la même que celle de la valeur cherchée. Attention! Les valeurs de la première colonne de la table doivent être ordonnées de manière croissante. La feuille suivante sert d exemple pour tout le paragraphe traitant des fonctions de recherche. Il s agit de calculer le montant de la remise accordée aux clients en fonction du montant des achats. Les cellules A3:A6 et C3:C6 sont saisies. Les codes des clients 5 et 6 ont été volontairement saisis de façon erronée. Les tables Clients et Remises sont saisies également. 25
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Exemple : calcul des cellules B3 à B6 Le nom du client est obtenu par recherche dans la table client. B3=RECHERCHEV(A3;$A$10:$B$13;2;VRAI) Adresse de la cellule où se trouve la valeur à rechercher dans la première colonne Adresse de la matrice en références absolues pour la recopie Numéro de colonne sur laquelle porte la recherche Option d approximation à VRAI Il faut veiller à ne pas inclure dans la table de recherche la ligne de définition des données. La formule en B3 est recopiée sur B4 à B6 puis l option d approximation de la cellule B6 est mise à FAUX. Ainsi la cellule B5 retourne le dernier de la liste : option VRAI et la cellule B6 retourne #N/A! car l option est activée à FAUX. À noter qu il peut être saisi en B3 : RECHERCHEV(A3;$A$10:$B$13;2). Par défaut l option est à VRAI. 2G2. La fonction RECHERCHEH La fonction RECHERCHEH permet de retrouver une valeur de donnée dans une table ordonnée en lignes. C est une recherche horizontale. La syntaxe est la suivante : RECHERCHEH(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche). valeur_cherchée = valeur à trouver dans la première ligne de la table. La fonction recherche dans la première ligne de la table la valeur contenue dans l argument valeur_cherchée. valeur_cherchée peut être une référence, une valeur ou une fonction ou le résultat d un calcul. On définit ainsi la colonne de la table sur laquelle portera la lecture. table_matrice = est l adresse de la table qui contient les informations dans laquelle est effectuée la recherche. Cette adresse peut renvoyer à la feuille courante ou à toute autre feuille. Il est préférable d utiliser une référence nommée. no_index_col = est le numéro de la ligne dans la table sur laquelle portera la recherche. La valeur recherchée se trouve à l intersection de la colonne et de la ligne ainsi définie. no_index_col peut être une référence, une valeur ou une fonction ou le résultat d un calcul. valeur_proche = cet argument est optionnel et autorise deux valeurs possibles : VRAI ou FAUX (par défaut l option est à VRAI). Il permet de régler l approximation de la recherche. VRAI : la recherche en première ligne s arrête sur la colonne dont la valeur est inférieure ou égale à la valeur cherchée. Il faut donc obligatoirement que la valeur cherchée soit supérieure ou égale à la valeur de la première colonne de la première ligne de la table. FAUX : la recherche en première ligne s arrête sur la colonne dans la valeur est la même que celle de la valeur cherchée. Attention! les valeurs de la première ligne de la table doivent être ordonnées de manière croissante. 26
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Exemple : calcul des cellules D3 à D6 Le montant de la remise est : montant * pourcentage de remise. Le pourcentage de remise est à rechercher dans la table remise. D3 = C3*RECHERCHEH(C3;$E$10:$G$11;2;VRAI) Adresse de la cellule où se trouve la valeur à rechercher dans la première ligne Adresse de la matrice en références absolues pour la recopie Numéro de ligne sur laquelle porte la recherche Option d approximation à VRAI Les cellules D4 à D6 sont obtenues par recopie. À noter qu en valorisant la remise du montant 0 et en choisissant l option d approximation VRAI, on couvre toutes les valeurs possibles de Montant. Liste des messages d erreurs des fonctions de recherche : #VALEUR! signifie que le numéro de la colonne ou de la ligne (selon le type de recherche V ou H) est inférieur à 1. #REF! signifie que le numéro de la colonne ou de la ligne est supérieur au nombre de colonnes de la table. #N/A signifie que la valeur cherchée ne figure pas dans la première colonne ou ligne de la table. Ce message d erreur est fonction de l option d approximation choisie. 3. Les fonctions financières 3A. Présentation générale Excel intègre de nombreuses fonctions financières qui peuvent être utilisées pour effectuer les calculs financiers et des simulations complexes. Les fonctions financières seront exprimées dans des formules de calcul Excel en utilisant des valeurs de cellules comme paramètres. La valeur retournée sera alors exploitée en tant que résultat ou calcul intermédiaire de gestion. On trouve également un solveur qui permet de résoudre les équations complexes en prenant en compte des contraintes. Voici une liste complète des fonctions financières d Excel 2000 : Fonction AMORDEGRC AMORLIN AMORLINC CUMUL.INTER CUMUL.PRINCPER DATE.COUPON.PREC DATE.COUPON.SUIV Fonctionnalités Amortissement de chaque période comptable. Amortissement linéaire d une période. Amortissement de chaque période comptable. Intérêt cumulé payé pour un emprunt entre deux périodes. Montant cumulé des remboursements du capital d un emprunt entre deux périodes. Date de coupon précédant la date de règlement. Première date de coupon postérieure à la date de règlement. 27
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Fonction Fonctionnalités DB Amortissement pour une période spécifiée (méthode de l amortissement dégressif à taux fixe). DDB Amortissement pour une période spécifiée (méthode de l amortissement dégressif à taux double). DUREE Durée, en années, d un titre dont l intérêt est reçu périodiquement. DUREE.MODIFIEE Durée de Macauley d un titre d une valeur nominale égale à 100 F. INTERET.ACC Intérêt couru non échu d un titre (intérêt perçu périodiquement). INTERET.ACC.MAT Renvoie l intérêt couru non échu d un titre (intérêt perçu à l échéance). INTPER Montant des intérêts d un investissement sur une période donnée. ISPMT Intérêt payé sur une période d un investissement. NB.COUPONS Nombre de coupons dus entre la date de règlement et la date d échéance. NB.JOURS.COUPON.PREC Nombre de jours entre le début de la période de coupon et la date de règlement. NB.JOURS.COUPON.SUIV Nombre de jours entre la date de règlement et la date du coupon suivant la date de règlement. NB.JOURS.COUPONS Nombre de jours pour la période du coupon contenant la date de règlement. NPM Nombre de versements nécessaires pour rembourser un emprunt. PRINCPER Part de remboursement du principal d un investissement pour une période donnée. PRIX.BON.TRESOR Prix d un bon du Trésor d une valeur nominale de 100 F. PRIX.DCOUPON.IRREG Prix par tranche de valeur nominale de 100 F d un titre dont la dernière période de coupon est irrégulière. PRIX.DEC Convertit un prix en fraction en un prix en nombre décimal. PRIX.FRAC Convertit un prix en nombre décimal en un prix en fraction. PRIX.PCOUPON.IRREG Prix par tranche de valeur nominale de 100 F d un titre dont la première période de coupon est irrégulière. PRIX.TITRE Prix d un titre dont la valeur nominale est 100 F et qui rapporte des intérêts à l échéance. REND.DCOUPON.IRREG Taux de rendement d un titre dont la dernière période de coupon est irrégulière. REND.PCOUPON.IRREG Taux de rendement d un titre dont la première période de coupon est irrégulière. RENDEMENT.BON.TRESOR Taux de rendement d un bon du Trésor. RENDEMENT.SIMPLE Taux de rendement d un emprunt à intérêt simple. RENDEMENT.TITRE Rendement d un titre rapportant des intérêts périodiquement. RENDEMENT.TITRE.ECHEANCE Rendement annuel d un titre qui rapporte des intérêts à l échéance. SYD Amortissement pour une période donnée sur la base de la méthode américaine «Sum-of-Years Digits» (amortissement dégressif à taux décroissant appliqué à une valeur constante). TAUX Taux d intérêt par période d un investissement. TAUX.EFFECTIF Taux d intérêt annuel effectif. TAUX.ESCOMPTE Taux d escompte d une transaction. TAUX.INTERET Taux d intérêt d un titre investi. TAUX.NOMINAL Taux d intérêt nominal annuel. TRI Taux de rentabilité interne d un investissement. TRI.PAIEMENTS Taux de rentabilité interne d un ensemble de paiements. TRIM Taux de rentabilité interne lorsque les paiements positifs et négatifs sont financés à des taux différents. 28
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion Fonction TTBILLEQ VA VALEUR.ENCAISSEMENT VALEUR.NOMINALE VAN VAN.PAIEMENTS VC VC.PAIEMENTS VDB VPM Fonctionnalités Taux d escompte rationnel d un bon du Trésor. Valeur actuelle d un investissement. Valeur d encaissement d un escompte commercial, pour une valeur nominale de 100 F. Valeur nominale d un effet de commerce. Valeur actuelle nette d un investissement fondé sur une série de décaissements et un taux d escompte. Valeur actuelle nette d un ensemble de paiements. Valeur future d un investissement. Valeur future d un investissement (série de taux d intérêt composites). Amortissement d un bien pour une période spécifiée ou partielle en utilisant une méthode de l amortissement dégressif à taux fixe. Paiement périodique d un investissement donné. Cette liste vous permet de connaître l existence d une fonction. Pour la syntaxe précise, il convient de se référer à l aide Excel. On obtient l aide par le menu «?» + aide sur Microsoft Excel puis la frappe de la fonction recherchée. Voici un exemple de l aide pour la fonction AMORLIN qui calcule l amortissement linéaire d un bien pour une période donnée : La syntaxe est : AMORLIN(coût;valeur_résiduelle;durée) Coût = coût initial du bien. Valeur_résiduelle = valeur du bien en fin d amortissement Durée = le nombre de périodes pendant lequel le bien est amorti Exemple : Vous avez acheté un camion pour 30 000 e dont la durée de vie est de 10 ans et la valeur résiduelle de 7 500 e. L amortissement annuel du bien est donné par : AMORLIN(30000; 7500; 10) égale 2 250 e. Application pratique dans une feuille Excel 2000 : 29
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion 3B. Explication des fonctions utiles liées aux investissements 3B1. La fonction VAN Calcule la valeur actuelle nette d un investissement en utilisant un taux d escompte et une série de décaissements (valeurs négatives) et d encaissements (valeurs positives) futurs. La syntaxe est : VAN (taux;valeur1;valeur2; ) Taux = indique le taux d actualisation. valeur1, valeur2 = sont les 1 à 29 arguments représentant les encaissements et les décaissements. Valeur1, valeur2, doivent intervenir à intervalles réguliers en fin période. VAN utilise l ordre de valeur1, valeur2, pour interpréter celui des flux financiers. Il convient donc de veiller à entrer les décaissements et encaissements dans le bon ordre (du premier au dernier avec une périodicité régulière). Attention! La fonction VAN communique la valeur actuelle nette une période avant le premier flux net. Remarque La formule suivante en B14 : = VAN (B2 ; B3 : B13) aurait donné la valeur actuelle nette à l'époque -1 et non à l'époque 0. 30
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion 3B2. La fonction TRI Taux de rentabilité interne d un investissement, il ne tient pas compte des coûts de financement et des plus-values de réinvestissement. Les mouvements de trésorerie sont représentés par les nombres. Contrairement aux annuités, ces cash-flows ne sont pas nécessairement constants. Les mouvements de trésorerie doivent cependant avoir lieu à intervalles réguliers. Le taux de rentabilité interne équivaut au taux d intérêt perçu pour un investissement à remboursements réguliers. La syntaxe est : TRI(valeurs;estimation) valeurs = est une référence à des cellules qui contient des nombres dont vous souhaitez calculer le taux de rentabilité interne. Les valeurs doivent contenir au moins une valeur positive et une valeur négative pour permettre le calcul du taux de rentabilité interne. La fonction TRI prend en compte les mouvements de trésorerie dans l ordre des valeurs. Estimation = est le taux que vous estimez être le plus proche du résultat de TRI. Microsoft Excel calcule la fonction TRI par itération. Si la fonction TRI ne parvient pas à un résultat après 20 itérations, elle renvoie la valeur d erreur #NOMBRE! Dans la plupart des cas, l argument estimation n est pas nécessaire pour les calculs de la fonction TRI. Si l argument estimation est omis, la valeur par défaut est 0,1 (10 %). Exemple : 31
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion 3C. Utilisation de la valeur cible Cette technique permet de déterminer les valeurs initiales des données en fonction du résultat attendu d un calcul. Exemple : on désire connaître le taux qui permettrait d obtenir une VAN de 2 000 e pour le magasin. On se positionne sur la cellule B14 et on utilise le menu Outils + valeur cible Après l appui sur la touche Ok on obtient : 3D. Utilisation du solveur Cet outil peut servir à rechercher un ensemble de valeurs en fixant des contraintes sur certains résultats et/ou paramètres. Exemple : on connaît la valeur des encaissements du magasin pour les trois premières années et l on souhaite connaître les encaissements 4, 5, 6, 7 pour obtenir une VAN de 5000 e. Le taux de placement est de 10 %. Le solveur s obtient par le menu Outils + Solveur. N.B. : si la ligne solveur n apparaît pas dans le menu outil, il convient alors de l installer à l aide du menu Outils + Macro complémentaires et de cocher la case solveur : 32
Chapitre 2 Utilisation d Excel en gestion On commence par définir la valeur cible à obtenir, puis les contraintes : Après l appui sur le bouton Résoudre, le solveur trouve alors une solution : 33