Activités d apprentissage concernant l adoption de technologies numériques Programme d aide à la recherche industrielle Programme pilote d adoption des technologies numériques Industrial Research Assistance Program L Institut international de logistique de Montréal (IILM) La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME Étude de cas Janvier, 2014
Résumé L Institut international de logistique de Montréal (IILM) accompagne les petites et moyennes entreprises (PME) québécoises qui veulent optimiser leurs opérations logistiques. Les cas de Bois Francs DV et de Ruchers D.J.-F. illustrent comment l IILM a personnalisé ses interventions, dans le cadre du Programme pilote d adoption de la technologie numérique (PPATN), afin de solutionner des problématiques bien différentes en foresterie et en production agroalimentaire. L IILM : repenser la chaine logistique pour accroître la productivité L Institut international de logistique de Montréal (IILM) est un centre collégial de transfert de technologies (CCTT) créé en 2008 par le cégep André-Laurendeau. Sa mission est unique au Québec : hausser la productivité des entreprises grâce à l optimisation de la chaine logistique dans son sens le plus étendu. «Les PME associent d abord et avant tout la logistique avec les activités de transport et de distribution alors qu elle touche à tous les aspects de l entreprise, constate Luce Laporte, directrice adjointe, Projets et Développement des affaires à l IILM. Elles ignorent trop souvent le potentiel de gains de productivité que peuvent leur procurer des outils technologiques performants en logistique. Qu on pense à la gestion informatisée des inventaires, au partage de l information entre les responsables de la production et les représentants des ventes, à la traçabilité des produits en cas de rappel, les technologies numériques en logistique peuvent accélérer la croissance de l entreprise en modernisant ses processus.» Manon Delisle Directrice générale, IILM Dirigé depuis 2012 par Manon Delisle, l IILM regroupe une équipe de six employés permanents appuyée par une banque de consultants aguerris en logistique. L IILM est actif dans quatre secteurs d intervention : 1) formation sur mesure et en ligne; 2) veille technologique en logistique et en traçabilité; 3) accompagnement des entreprises pour l amélioration de leurs performances en logistique; 4) recherche appliquée. Membre du Réseau Trans-tech, l IILM aide les petites et moyennes entreprises (PME) à trouver les meilleures solutions en logistique et en traçabilité disponibles sur le marché. Au besoin, l Institut appuie les PME dans l obtention de subventions gouvernementales reliées à ses domaines d expertise. 2 La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME
La collaboration entre le PARI-CNRC et l IILM Dès le lancement du Programme pilote d adoption de la technologie numérique (PPATN) du Programme d aide à la recherche industrielle (PARI-CNRC) du Conseil national de recherches du Canada, on a constaté une forte demande des PME québécoises, car plusieurs entreprises manufacturières vivent des problématiques en technologie numérique qui touchent à plusieurs aspects de leurs activités. Afin de répondre aux besoins des PME, le PARI-CNRC, par l intermédiaire du PPATN, a alors cherché à intensifier sa collaboration avec les CCTT du réseau Trans-tech, et avec l IILM en particulier. En février 2011, le bureau du PARI-CNRC à Boucherville prend contact avec l IILM afin de mieux connaître son expertise et ses modes d intervention auprès de la PME. Quelques mois plus tard, le 12 janvier 2012, le PARI-CNRC et l IILM signent une entente qui se révélera un catalyseur pour faire connaître l expertise et la qualité des services de l Institut. «La majorité des PME croit que les progiciels de gestion intégrés (PGI, mieux connus sous l acronyme anglais ERP Enterprise Resource Planning Software) en production et fabrication vont régler tous leurs problèmes sans réaliser combien les processus de logistique sont stratégiques et doivent faire partie intégrante de leur système informatique de gestion, explique Luce Laporte. Et les PME doivent très souvent régler des problèmes reliés à la logistique, pour lesquels existent des solutions logicielles efficaces qui serviront à optimiser et standardiser leurs processus.» Désormais mieux connu par les conseillers en technologie industrielle (CTI) du PARI-CNRC, l IILM a raffiné la méthode de travail du PPATN en ajoutant l analyse des interfaces à son mode d intervention. Selon les mandats et les problématiques de ses clients, l Institut peut ainsi contribuer très concrètement à accélérer l adoption de technologies efficientes au sein des PME. Comment procède l IILM auprès des PME? Face à la nécessité de moderniser leurs systèmes informatiques et de synchroniser en temps réel l ensemble de leurs données, les PME se sentent souvent démunies. Dans le cadre du PPATN, l IILM leur propose une stratégie d intervention en trois étapes qui leur permet d y voir plus clair. Étape 1 Le pré-diagnostic à partir de la cartographie des processus et de l analyse des besoins «Cette première étape nous permet d identifier le besoin réel de l entreprise et d évaluer sa capacité à intégrer de nouvelles technologies, dit Luce Laporte. Quelles sont ses attentes? Sa situation financière? Quelles ressources humaines et matérielles peut-elle consacrer à la modernisation de ses processus? Avant d entreprendre un projet qui s avère très exigeant pour l entreprise et ses employés, La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME 3
nous évaluons les risques et les facteurs de succès du projet.» Un rapport de pré-diagnostic détaille les processus en cours au sein de l entreprise, résume les enjeux, les orientations stratégiques à adopter et les facteurs de risque, et propose des recommandations. Étape 2 L étude de faisabilité Il s agit d identifier avec précision les processus qui pourront être modifiés afin d obtenir des gains de productivité et des performances accrues de l entreprise. L étude de faisabilité s effectue en fonction de quatre points : 1) la fonctionnalité de la technologie désirée; 2) la compatibilité entre l entreprise et les fournisseurs de cette technologie; 3) les interfaces entre cette technologie et les équipements de production de l entreprise; 4) le coût des solutions disponibles sur le marché. L IILM prépare un cahier de charges assorti d une grille d évaluation qui permet à l entreprise de réaliser le processus de sélection. Il arrive que l Institut accompagne ses clients aux présentations et démonstrations des trois ou quatre fournisseurs les plus susceptibles de répondre aux besoins à combler. La participation de l IILM aide la PME à choisir la solution qui lui convient le mieux. L étude de faisabilité permet de chiffrer les investissements requis et les coûts récurrents reliés à l adoption de nouvelles technologies numériques. Étape 3 L implantation des solutions technologiques L IILM possède l expertise technique pour guider la PME lors de l implantation de la solution retenue dans ses processus logistiques. Le projet des Ruchers D.J.-F., présenté plus loin, est un bon exemple des possibilités qu offre l IILM dans le cadre des mandats reliés au PPATN. Deux exemples d intervention Bois Francs DV Fondée en 1992, Bois Francs DV est une entreprise spécialisée en produits de foresterie établie à Fasset (Québec). Elle produit annuellement 40 M de pieds mesure de planche (pmp) de bois franc dans sa division scierie et sa capacité de séchage s élève à environ 24 M de pmp. L entreprise distribue et vend ses produits au Canada, aux États-Unis, en Amérique du Sud et dans plusieurs pays asiatiques. 4 La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME
Les installations de Bois Francs DV à Fassett (Québec). Le problème à résoudre En 2012, la direction de Bois Francs DV constate que son système informatique, basé sur le logiciel comptable Acomba couplé à un logiciel maison de classement du bois et de gestion d inventaire, approche de la fin de sa vie utile et risque de n être plus soutenu par ses fournisseurs. Le système date de l an 2000 et n est plus en mesure de suivre la croissance de l entreprise. De plus, Jean-Guy Bourassa, le directeur des finances et responsable du système informatique, part bientôt à la retraite. Bois Francs DV veut se doter d un système qui améliorera sa gestion d inventaire et le service à la clientèle pour une dizaine d années tout en pouvant s arrimer au nouveau PGI de Lauzon Planchers, une entreprise de Papineauville dont elle distribue une partie de sa production. Au début des recherches, l entreprise constate qu il y a un trop grand nombre de solutions possibles. Jean-Guy Bourassa admet qu il a besoin d un expert externe et objectif pour l appuyer dans le processus de sélection de la technologie. Le CTI Pierre Meloche, qui connaît très bien Lauzon Planchers, le dirige vers l IILM. La solution : une solide étude de faisabilité Bois Francs DV sait très bien ce dont elle a besoin, mais l entreprise éprouve des difficultés à évaluer les facteurs de risque et les coûts des solutions possibles. L IILM réalise d abord une étude de faisabilité qui permet de cerner les solutions possibles et les sous-traitants qui peuvent implanter le système retenu. L Institut appuie Bois Francs DV à toutes les étapes de la sélection : cartographie des processus à automatiser, cahier de charges, analyse des propositions et accompagnement lors des présentations des différents fournisseurs. À l issue de la démarche, Bois Francs DV arrête son choix sur le progiciel Dynamics NAV de Microsoft. La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME 5
«Notre priorité était de nous doter d un système bien soutenu pendant au moins les dix prochaines années, fait valoir Jean-Guy Bourassa. Microsoft Dynamics NAV nous est apparu comme un choix naturel. Son tableau de bord offre aussi de grandes possibilités de configuration avec notre type d industrie. Nous obtenons un outil convivial qui nous donne rapidement un aperçu de l ensemble de l entreprise.» Bois Francs DV voulait aussi être en mesure de personnaliser plusieurs éléments du progiciel à l interne. L entreprise a donc demandé à son intégrateur d implanter les modules finances, production et distribution de Dynamics NAV, ainsi que de former son personnel afin de disposer d une certaine autonomie sur le plan informatique. Commencé au printemps 2013, le projet d implantation soutenu financièrement par le PPATN doit se terminer à la mi-février 2014. «Nous avons secondé la direction de l entreprise tout au long du processus de sélection en lui fournissant un regard extérieur et une méthodologie qui leur a permis de réduire le risque et d avancer rapidement dans leur projet», déclare Luce Laporte. Et Jean-Guy Bourassa de renchérir : «Sans le soutien financier du PPATN et les services de l IILM, nous ne serions pas allés aussi loin dans notre démarche. Nous aurions peut-être opté pour une solution moins coûteuse, mais qui n aurait pas répondu à nos besoins pendant 10 ans.» Les Ruchers D.J.-F. inc. Entreprise familiale fondée en 1980, les Ruchers D.J.-F. est la plus importante ferme apicole de l Est du Québec. Outre les produits du miel qu elle vend sous la marque Le Miel d Émilie, l entreprise beauceronne de 20 employés distribue également du sirop d érable sur l ensemble du territoire québécois. Elle produit environ 226 000 kg de miel par année et sa capacité de transformation et d emballage du sirop d érable est de 452 000 kg, soit l une des plus importantes au Canada. Les Ruchers D.J.-F. Inc. Beauce (Québec) 6 La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME
Le problème à résoudre Pour être entreposés et vendus dans le réseau Sobeys/IGA, tous les produits des Ruchers D.J.-F. inc. doivent être identifiés par des codes à barres compatibles avec le système de gestion des stocks des grands entrepôts automatisés et des magasins de Sobeys. Le détaillant agroalimentaire exige également que ses fournisseurs se dotent d un système de traçabilité permettant de connaitre l origine et les différentes étapes d emballage des produits vendus dans ses supermarchés. Pour Jean-François Doyon, président de Ruchers D. J.-F., se conformer aux exigences de Sobeys est incontournable, car il en va de la survie de son entreprise. Mais celle-ci est encore très peu automatisée, ses employés sont peu familiers avec l informatique, la gestion se fait encore de façon artisanale et l entreprise ne possède pas de système de traçabilité. La solution : élargir le mandat de l IILM pour accompagner l entreprise tout au long de l implantation En février 2013, Jean-François Doyon rencontre le CTI Paul-Émile Fournier qui le dirige vers l IILM. Le pré-diagnostic de l IILM ayant permis de valider le choix du système de traçabilité et de gestion d inventaire dont a besoin l entreprise, M. Fournier suggère à l Institut d élargir son cadre habituel d intervention et recommande à M. Doyon de retenir les services de l Institut pour la gestion de projet à l interne et superviser les consultants. «Nous étions d accord que le manque d expertise et de ressources à l interne chez Ruchers D.J.-F. était le principal obstacle à franchir pour réussir l intégration de la nouvelle technologie», soutient Luce Laporte. Nous avons donc non seulement aidé Ruchers D.J.-F. à choisir la meilleure solution technologique, mais également effectué un suivi hebdomadaire tout au long de l implantation.» Ruchers D. J.-F. a choisi le Système d exécution manufacturière (SEM) de Solutions Effecto Inc. en raison de sa capacité d intégration de toutes les données, de sa compatibilité avec son système de comptabilité Acomba, et de sa fluidité d information entre les systèmes de production, d inventaire et de distribution. Solutions Effecto Inc. a implanté le progiciel et formé une personne à l interne pour prendre en charge la saisie de données. «Nous avons suggéré à Ruchers D.J.-F. d adapter leurs façons de faire aux fonctionnalités de SEM, et non d essayer de reprogrammer le progiciel, fait valoir Luce Laporte. En général, les PGI intègrent les meilleures pratiques de l industrie, il est donc plus logique et rentable pour les PME de systématiser et réorganiser leurs processus.» «Le plus difficile a été de convaincre tout le monde de l obligation de changer les méthodes de travail, commente Jean-François Doyon. La rigueur était indispensable pour intégrer SEM et nous conformer aux exigences de Sobeys. Il est normal de rencontrer une certaine résistance au changement quand on entreprend une telle transformation, mais l équipe est maintenant très fière d avoir relevé ce défi.» La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME 7
Les bénéfices du PPATN pour l IILM De janvier 2012 au 31 décembre 2013, soit en un peu moins de deux ans, l IILM a réalisé 78 mandats auprès de 53 PME dans le cadre du PPATN. «Nos clients nous étaient surtout référés de bouche à oreille par les CTI et par les techno-conseillers du réseau Trans-Tech, indique Manon Delisle, directrice générale de l IILM. Le PPATN nous a permis d acquérir une notoriété accrue et de démystifier la logistique, notamment auprès du réseau des CTI et auprès des PME, grâce à deux activités de sensibilisation. De par la nature de notre travail, nous intervenons souvent pour aider les PME à automatiser des processus qui se font encore beaucoup de façon manuelle. Notre mission concorde tout naturellement avec les objectifs du PPATN.» «Au cours des projets réalisés avec le PPATN, nous avons approfondi notre connaissance des difficultés qu éprouvent les PME vis-à-vis de la logistique, poursuit Luce Laporte. Le manque de financement, d expertise interne et de ressources humaines pouvant se consacrer aux technologies numériques en logistique ralentit l adoption de technologies qui vont s avérer de plus en plus nécessaires pour faire face à la concurrence. Les PME pensent aussi que ces technologies coûtent très cher, alors que c est faux et qu en plus, elles offrent un excellent retour sur l investissement.» «Les projets réalisés chez Bois Francs DV et aux Ruchers D.J.-F mettent aussi en évidence combien l adoption de technologies numériques peut contribuer à l intégration des PME avec leurs fournisseurs et leurs partenaires dans leur secteur d activités, estime Luc Tran, CTI. La compétitivité des entreprises n est pas qu une question de productivité interne, elle passe aussi par la coopération et l intégration au sein de réseaux clients/fournisseurs.» 8 La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME
À propos du Programme pilote d adoption des technologies numériques (PPATN) Dans le cadre de la Stratégie sur l économie numérique du gouvernement du Canada, le PARI-CNRC réalise le Programme pilote d adoption des technologies numériques (PPATN). Le PPATN représente un investissement important dans l économie canadienne dont l objectif est d augmenter la productivité des PME canadiennes dans tous les secteurs de l économie par l adoption des technologies numériques. Un élément important de ce programme pilote est l évaluation et la mesure des résultats de l adoption des technologies numériques sur la productivité des PME. Le PPATN fera usage de cette information et transfèrera les pratiques exemplaires et les leçons retenues à la communauté générale des PME afin d atteindre les buts suivants : Augmenter la vitesse d adoption des technologies numériques par les PME; Mieux comprendre le lien entre les technologies numériques et la productivité; Mieux faire connaître les avantages et l importance d adopter ces technologies. Cette information constituera un outil d une importance cruciale pour les sociétés qui adopteront éventuellement les technologies numériques et continuera à avoir des retombées sur la croissance potentielle de la productivité de l économie canadienne pendant longtemps. La logistique au service de la productivité et de l agilité des PME 9