Guide pour les candidats Programme de stages professionnels en Europe Leonardo da Vinci Le programme de stages Leonardo da Vinci est subventionné par le Programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie, de la Commission européenne
Stages Leonardo Actiris International Stages professionnels en Europe Guide du candidat Vous avez un projet professionnel clair et réaliste? Vous rencontrez des difficultés d insertion sur le marché de l emploi parce qu il vous manque de l expérience ou parce que vos compétences linguistiques sont jugées insuffisantes? Vous êtes prêt pour l expérience inoubliable (mais pas toujours facile) de passer 6 mois dans un autre pays européen? Le programme Actiris International Stages peut être une solution pour votre situation! Actiris International vous offre l opportunité de pouvoir réaliser votre projet professionnel. Ce guide, totalement pensé pour vous, a pour objectif de vous fournir les informations de départ dont vous avez besoin. Les stages proposés à l international, par Actiris, font l objet de 2 offres de services : les stages Leonardo da Vinci et les stages Eurodyssée. Les stages Leonardo da Vinci, qui requièrent un peu plus d autonomie, concernent les 18 35 ans (Eurodyssée concerne les 18-32 ans) et vous offrent la possibilité de réaliser un stage dans toute l Europe (Le programme de stages Eurodyssée fonctionne par régions ; où les stages doivent impérativement être réalisés dans certaines régions d Europe). Nous vous proposons donc : une aide pour construire un projet de stage, comme transition vers l emploi, une aide pour vos démarches administratives et légales, un soutien sur toutes les dimensions de la mobilité, un financement pendant la durée de votre stage, afin de le rendre réalisable et ce, quelle que soit votre situation financière! Nos séances d information mensuelles (dont vous trouverez tous les détails sur notre site www.actirisinternational.be) vous permettent de disposer d une première information sur nos deux programmes de stages. N hésitez pas à vous rendre également sur notre site, dans la rubrique Espace Jeunes. Ce guide, quant à lui, vous présente le programme de stages Leonardo da Vinci de manière complète et approfondie. Il vous servira de support au cours des différentes étapes de votre projet. Plusieurs démarches doivent être entreprises avant, pendant et après votre stage professionnel afin de bénéficier d un accompagnement sur mesure et d une bourse. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 2
AVAN VANT LE STAGE Bien préparer votre stage est un des éléments clés de réussite de celui-ci. Car plus vous êtes préparé, plus vous pourrez agir proactivement et plus vous pourrez prendre le temps de faire les bons choix. Dans ce même objectif, Actiris International vous demande de suivre plusieurs étapes dans la préparation de votre stage et ce, pour pouvoir vous accompagner au mieux tout au long du processus. 1. Dossier de candidature 1.1 Introduction de votre fiche de candidature en ligne Vous devez, tout d abord, avoir introduit votre fiche de candidature Stage Leonardo sur www.actirisinternational.be, en français 1, comprenant votre CV Europass et une photo d identité. Envoyer ces documents au préalable est essentiel, car les informations fournies permettent à votre conseiller en mobilité internationale de bien comprendre votre projet et vos besoins. Dès lors, il aura pris un temps de préparation sur votre projet avant de vous rencontrer et pourra répondre à bon nombre de vos questions. Ainsi, votre accompagnement débutera de manière personnalisée et optimale. Attention : Le fait d introduire un dossier de candidature ne vous garantit pas de bénéficier de la bourse relative aux stages Leonardo da Vinci. La bourse sera bloquée à partir du moment où votre conseiller en mobilité internationale aura reçu la lettre d acceptation de stage complétée par votre entreprise (voir point 1.4.b) et à la condition que vous répondiez aux critères de sélection 2. Malheureusement, actuellement, le nombre de demandes est largement supérieur au nombre de places et nous ne sommes donc pas en mesure de pouvoir répondre favorablement à tous les candidats même s ils répondent aux critères! Cependant, sachez que nous œuvrons activement à élargir les possibilités à offrir aux candidats stagiaires. 1.2 Entretien individuel avec un conseiller en mobilité internationale Après réception de votre fiche de candidature complétée en ligne, un conseiller en mobilité internationale, qui deviendra votre conseiller référent stage, vous contactera pour vous proposer un entretien individuel. Lors de ce rendez-vous, votre conseiller référent stage analysera avec vous votre projet de stage (clarté, pertinence, étapes à suivre, budget, planning, ). Il vous donnera également des conseils pratiques, si nécessaire, concernant le choix du lieu de stage (pays/région) ainsi que des informations sur la procédure. 1 Documents à remplir en français car la coordination relative à ces stages est prise en charge par l AEF (Agence francophone pour l Education et la Formation tout au long de la vie). 2 Nous vous invitons à prendre connaissance de ces critères dans l annexe I. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 3
Vous déciderez ensemble du soutien nécessaire et possible quant à votre préparation optimale et ce, tant au niveau administratif (préparer tous les documents nécessaires à l obtention de votre bourse) que pratique (choix du lieu de stage, domaine de stage,...). Veuillez vous munir de votre carte d identité électronique lors de cet entretien. Attention : votre conseiller référent stage vous donnera des conseils pratiques mais ne cherchera pas à votre place l entreprise d accueil, votre logement, etc. Vous partirez 6 mois en toute autonomie, sans soutien sur place (votre conseiller vous accompagnera certes, mais à distance!) ; la préparation de ces 6 mois est donc à appréhender comme un véritable test de cette autonomie. 1.3 Recherche de l entreprise d accueil Dès que votre projet aura été accepté suite à l entretien avec votre conseiller référent stage, vous pourrez commencer à chercher une entreprise d accueil à l étranger sur base des conseils offerts. 1.4 Finalisation du dossier de candidature Après avoir trouvé votre entreprise d accueil, veuillez compléter votre dossier de candidature en fournissant les informations essentielles à la validation officielle de votre dossier. a) Communication du lieu précis du stage et des coordonnées de l entreprise d accueil Dès que vous aurez obtenu l accord de principe de l employeur, communiquez à votre conseiller référent stage, au plus tard un mois avant le départ, les éléments suivants : Nom et adresse postale de l entreprise d accueil Nom et e-mail du directeur/responsable (+ adresse postale si elle est différente) Nom et e-mail de la personne de contact/tuteur de stage (+ adresse postale si elle est différente) N hésitez pas à fournir à votre futur employeur le guide pour les employeurs (présentation du programme Leonardo da Vinci). b) Fiche d acceptation de stage devant être complétée par l entreprise d accueil Votre conseiller référent stage vous enverra, par e-mail, la fiche «Acceptation de stage» que vous devrez transmettre à votre futur employeur. Celui-ci devra soigneusement la compléter, la signer, la cacheter et la faire parvenir par e-mail à votre conseiller (éventuellement par votre intermédiaire). Ce document peut être transmis en anglais si le stage a lieu dans un pays non francophone. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 4
c) Communication de vos données bancaires (en vue du versement futur de votre bourse de stage) Veuillez communiquer les données ci-dessous à votre conseiller référent stage, par e-mail : Nom de votre banque Adresse de votre banque Titulaire du compte Numéro de compte Numéro IBAN Numéro BIC d) Rédaction et remise de votre lettre de motivation professionnelle et personnelle Faites parvenir votre motivation professionnelle et personnelle pour le stage sollicité à votre conseiller référent stage (document libre à envoyer par e-mail). 2. Contrat et convention de stage 2.1 Rédaction et transmission des documents à l entreprise l d accueil cueil et au stagiaire Après réception des documents (acceptation de stage de la part de l entreprise d accueil et motivation professionnelle et personnelle pour le stage sollicité), votre conseiller référent stage rédigera votre contrat de stage et votre convention de stage et les transmettra par e- mail à votre entreprise d accueil et à vous-même. La convention de stage peut être transmise en anglais si le stage a lieu dans un pays non francophone. 2.2 Signature de la convention de stage par l entreprise l d accueil Au plus tard un mois avant le début du stage, l entreprise d accueil doit vous faire parvenir, par courrier postal, la convention de stage signée par son Directeur Général en 4 exemplaires originaux (format papier). 3. Démarches importantes pour les l stagiaires en stage d insertion professionnelle ou bénéficiant d allocations de chômage 3.1 Pour les stagiaires en stage d insertion professionnelle Une demande d assimilation au stage d insertion professionnelle sera introduite auprès de l ONEM avant le début du stage (formulaire C94C). Ce document, rempli en partie par votre conseiller référent stage vous sera envoyé par e-mail en vous demandant de le lui renvoyer, également par e-mail, après avoir complété les informations manquantes. Le formulaire complet final sera transmis à l ONEM par votre conseiller référent stage. Attention : Vous recevrez la décision de l ONEM par courrier postal à votre domicile à Bruxelles. Veuillez transmettre une copie de cette décision à votre conseiller (cela peut se faire par e-mail) afin de mettre à jour votre dossier Actiris et d éviter des convocations éventuelles durant votre période de stage à l étranger. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 5
3.2 Pour les stagiaires bénéficiant iant d allocations de chômage Une demande de dispense pour suivre un stage à l étranger sera établie auprès de votre organisme de paiement avant le début du stage (formulaire C94A). Ce document, rempli en partie par votre conseiller référent stage, vous sera envoyé par e-mail en vous demandant de le lui renvoyer, après avoir complété les informations manquantes. Le formulaire complet final sera transmis à votre organisme de paiement par votre conseiller référent stage. Attention : Vous recevrez la décision de l ONEM par courrier postal à votre domicile à Bruxelles. Veuillez transmettre une copie de cette décision à votre conseiller référent stage (cela peut se faire par e-mail) afin de mettre à jour votre dossier Actiris et d éviter des convocations éventuelles durant votre période de stage à l étranger. Veuillez vous munir de plusieurs cartes de contrôle C3C (cartes blanches) (une pour chaque mois où vous serez à l étranger dans le cadre de votre stage professionnel). Ces cartes sont disponibles auprès de votre organisme de paiement. Bon à savoir : A la fin de chaque mois de stage, vous devrez envoyer à votre organisme de paiement une carte de contrôle C3C accompagnée de «L attestation de présence - C98» (à télécharger sur le site de l ONEM) signée par votre tuteur de stage. 4. Dernier entretien avant votre départ Dès que vous aurez réceptionné les 4 exemplaires originaux de la convention de stage, veuillez contacter votre conseiller référent stage pour fixer le dernier rendez-vous avant votre départ. Veuillez apporter, à l occasion de ce rendez-vous, les documents/informations ci-après : les 4 exemplaires originaux de la convention de stage, signés par l entreprise d accueil (vous les signerez lors de ce dernier entretien, de même que le contrat) une vignette de mutuelle la preuve d une souscription aux polices d assurance suivantes (cette preuve est obligatoire) : o assistance à l étranger et o responsabilité civile privée le nom et l adresse de votre organisme de paiement (si vous bénéficiez d allocations de chômage). Conseil : Veillez à avoir lu attentivement le contrat et la convention de stage avant de vous présenter au dernier entretien car ces documents serviront de base règlementaire au bon déroulement de votre stage. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 6
5. Dernières formalités 5.1 Signature du contrat et de la convention de stage par Actiris Après le dernier entretien, votre conseiller référent stage se chargera de faire signer les différents exemplaires du contrat et de la convention de stage par Actiris. 5.2 Versement de la bourse de stage Lorsque les 4 exemplaires du contrat et de la convention de stage auront été signés par les 3 parties (entreprise d accueil, stagiaire, Actiris), 80% du budget prévu pour votre bourse vous seront versés. Le versement se fera avant votre arrivée dans votre pays d accueil si les documents ont été signés au moins 45 jours avant votre départ. Dans le cas contraire, le versement se fera dans les 45 jours suivant votre départ. Attention à bien gérer ce budget! Votre conseiller stage référent en parlera avec vous lors des entretiens préalables à votre départ! 6. Préparation pratique 6.1 Préparation linguistique et culturelle Le stage est une occasion unique pour améliorer vos compétences linguistiques. La Région de Bruxelles-Capitale est la capitale de l Europe et l exigence linguistique des employeurs est donc plus élevée qu ailleurs. Le perfectionnement en langues est, par conséquent, un réel enjeu pour votre insertion sur le marché de l emploi. Nous vous convions donc à prendre cet aspect en considération au plus tôt et à établir un plan d action langues avant le stage, pendant le stage et si nécessaire après le stage. Cet aspect sera abordé lors de vos entretiens avec votre conseiller stage référent. A retenir : pouvoir réaliser un stage dans un autre pays nécessite quasiment toujours une maitrise minimum de la langue du pays d accueil. Conseil : Vous pouvez peut-être profiter gratuitement des chèques langues proposés par Actiris. 6.2 Préparation culturelle Votre conseiller vous informera également des conditions de vie et de travail dans votre pays d accueil. Il vous remettra le guide «Nous prendrons contact avec vous», lequel constitue une ressource concrète pour vous aider à postuler dans un autre pays européen et à abolir certaines barrières culturelles encore perceptibles en Europe. 6.3 Recherche d un logement : Il vous reste à trouver un logement et à planifier la gestion de votre budget. N hésitez pas à demander des pistes à votre conseiller référent stage! Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 7
PENDANT LE STAGE Il est important que vous mettiez toute votre énergie dans le bon déroulement de votre stage. Vous pouvez d ailleurs compter sur le soutien de votre conseiller référent stage et ce, tout au long de votre stage, mais vous devez absolument continuer à transmettre plusieurs informations. 1. Ce que votre conseiller référent stage attend de votre part : Que vous lui envoyiez au moins un e-mail au début et au milieu du stage afin de l informer du déroulement de votre stage. Votre conseiller référent stage recevra également de vos nouvelles via l envoi de fiches d évaluation mensuelles transmises par votre tuteur de stage. La mise en pratique de compétences théoriques est au cœur des objectifs de cette expérience (même si cette dernière sera l occasion d acquérir une expérience bénéfique sur beaucoup d autres dimensions). Que vous l informiez des éventuels problèmes rencontrés avec l entreprise d accueil ou autres et ce, au plus vite. Que vous lui communiquiez, dès votre arrivée, l adresse de votre logement, votre numéro de GSM local (si changement de numéro) et votre numéro de téléphone professionnel (si vous avez une ligne directe). Pour les stagiaires en stage d insertion professionnelle : Que vous lui transmettiez la réponse de l ONEM, dès réception, quant à la demande de dispense C94C pour suivre un stage à l étranger (si cela n a pas été fait avant votre départ). Pour les stagiaires bénéficiant des allocations de chômage : Que vous lui transmettiez la réponse de l ONEM, dès réception, quant à la demande de dispense C94A pour suivre un stage à l étranger (si cela n a pas été fait avant votre départ). Que vous envoyiez à votre organisme de paiement l attestation de présence C98 originale signée par votre tuteur de stage ainsi qu une carte de contrôle C3C («carte blanche») à la fin de chaque mois. Cette démarche est nécessaire pour maintenir votre droit aux allocations de chômage pendant votre période de stage à l étranger. Conseil : Faites une copie de tous les documents envoyés! Que vous respectiez le règlement de travail de l entreprise d accueil. Que vous gériez votre budget car vous ne recevrez pas d avance sur les 20% finaux de votre bourse. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 8
2. Ce que vous pouvez attendre de votre conseiller référent stage : Un accompagnement sur mesure tout au long de votre stage. L organisation de la communication et de la transparence entre les 3 parties (Actiris International, entreprise d accueil, stagiaire). La gestion des questions et des éventuels problèmes professionnels. Exemples : Faut-il ouvrir un compte bancaire dans le pays d accueil? Les tâches attribuées au stagiaire ne sont pas celles qui sont prévues dans la convention de stage. Que faire en cas de maladie pendant le stage? L intervention, si vous le souhaitez, au cas où l entreprise d accueil n applique pas les engagements prévus dans la convention de stage. Un contact mensuel avec le tuteur de stage pour le suivi du stage. Important : Pour obtenir la totalité de votre bourse, vous devez effectuer les 6 mois de stage (26 semaines). Un prorata sera calculé en cas d interruption pour emploi ou pour raisons impérieuses (avec attestation). Contactez au plus vite votre conseiller référent stage si vous envisagez d arrêter votre stage avant la fin de la période prévue de sorte à trouver une éventuelle solution. En cas de licenciement de la part de l entreprise d accueil, une consultation des deux parties sera effectuée (stagiaire et entreprise d accueil) et Actiris tranchera, au cas par cas, en accord avec AEF Europe (l Agence francophone pour l'education et la Formation tout au long de la vie). 3. Ce que vous pouvez attendre de votre entreprise d accueil : Mise en œuvre du programme de stage afin d améliorer vos connaissances et vos compétences Suivi par un tuteur au sein de l entreprise d accueil qui sera votre référent Intervention en cas d accident de travail (sur le chemin du travail ou sur le lieu de stage) via une assurance contractée. En cas d accident en dehors du cadre professionnel, c est l assurance «assistance à l étranger» que vous avez contractée avant votre départ qui couvrira vos frais suivant les modalités du contrat que vous avez signé. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 9
APRÈS LE STAGE Six mois sont passés et votre stage se termine Il vous reste à compléter plusieurs documents vous permettant tant de bénéficier de la fin de votre bourse que d augmenter vos chances de trouver rapidement un emploi! 1. Ce que votre conseiller référent stage attend de votre part : Que vous veilliez à recevoir en mains propres, de votre employeur, l original du certificat Europass mobilité (soigneusement complété et signé avec le cachet de l entreprise). Ce document sera établi par votre conseiller référent stage et sera envoyé par e-mail à votre employeur durant le dernier mois du stage. Conseil : Demandez une lettre de recommandation à votre employeur reprenant les dates de votre stage, la fonction exercée et les compétences acquises. Elle sera utile pour votre recherche d emploi future. Que vous téléchargiez, complétiez, validiez et soumettiez en ligne le rapport de stage n 1- Participant Report Mobility Tool pour la Commission Européenne et ce, sous format PDF (veillez à utiliser un ordinateur ayant la dernière version d Adobe Reader). Le lien vous sera envoyé par e-mail au cours du dernier mois du stage. Une fois soumis, veuillez imprimer puis signer le rapport afin de le remettre à votre conseiller référent stage lors de l entretien d évaluation finale. Que vous rédigiez, datiez et signiez le rapport de stage n 2 pour Actiris International. Il s agit d un rapport libre comprenant : une présentation de l entreprise d accueil les tâches effectuées les compétences acquises les aspects positifs tant du point de vue professionnel que personnel l expérience au niveau des échanges culturels les éventuels obstacles rencontrés vos conclusions finales Il faudra également remettre ce rapport à votre conseiller référent stage lors l entretien d évaluation finale. Que vous contactiez votre conseiller référent stage (6 semaines avant la fin du stage) afin de fixer le rendez-vous d évaluation finale de votre stage et afin de lui communiquer la suite de votre projet (rester sur place, revenir à Bruxelles et y chercher un emploi, autres). Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 10
Votre conseiller référent stage attend que vous lui fassiez parvenir votre CV enrichi de votre expérience professionnelle vous permettant d envisager ainsi la suite. Le jour de l entretien d évaluation finale, veuillez apporter : les fiches d évaluation mensuelles originales (sauf si elles ont été envoyées auparavant par courrier) le certificat Europass mobilité complété, signé et cacheté par l employeur le rapport de stage n 1 signé par vous, en format papier le rapport de stage n 2 daté et signé par vous, en format papier (vous pouvez également l envoyer par e-mail à votre conseiller référent stage et le signer lors de l entretien) Si vous décidez de rester dans le pays d accueil (pour vacances ou pour emploi), veuillez en avertir votre conseiller référent stage et, après vous être mis d accord avec lui, lui faire parvenir l ensemble de ces documents par courrier (de préférence par envoi recommandé). Que vous vous réinscriviez chez Actiris, si vous n avez pas trouvé d emploi entretemps et que vous mettiez à jour votre dossier. Que vous complétiez et renvoyiez à votre conseiller l évaluation de votre situation professionnelle, 6 mois et 1 an après votre stage Leonardo da Vinci et ce, afin de mesurer si le stage vous a été bénéfique et s il a eu un impact sur votre situation actuelle. Ce document vous sera envoyé par e-mail 6 mois et 1 an après le stage. 2. Ce que vous pouvez attendre tendre de votre conseiller référent stage : L octroi des 20% restants de votre bourse. Ceux-ci vous seront versés suite à la remise à votre conseiller de vos deux rapports de stage, du certificat Europass mobilité et des fiches mensuelles d évaluation originales. La remise en mains propres du certificat Europass mobilité, signé également par Actiris, attestant des compétences techniques, linguistiques, sociales et organisationnelles acquises durant le stage. Des conseils et un accompagnement dans votre recherche d emploi après votre stage si vous souhaitez partir vivre et travailler à l étranger. Si vous souhaitez travailler à Bruxelles et être accompagné dans votre recherche d emploi, votre conseiller référent stage vous proposera une prise en charge avec les services adaptés d Actiris. Votre stage constitue un tremplin vers l emploi ; fournissez-nous ous les informations en temps et en heure pour vous aider dans cette transition. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 11
CONTACTS Actiris International - Cellule Stages Place De Brouckère, 22 1000 Bruxelles Tél : + 32 (0) 2 505.78.68 E-mail : bijobstages-leonardo@actiris.be http://www.actirisinternational.be/youthcorner/leonardo.aspx Le contenu de ce guide n engage que son éditeur (Actiris International). La Commission européenne ne peut en aucun cas être tenue responsable de l usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues. Leonardo da Vinci - Stages professionnels en Europe Août 2013 Version 2 12