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Word est une marque déposée de Microsoft Corporation. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation. Toutes les autres marques citées ont été déposées par leur éditeur respectif. TOUTE REPRODUCTION EST INTERDITE. La loi du 11 mars 1957 n'autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l'article 41, d'une part, que les "copies ou reproductions strictement réservées à l'usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective", et, d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration, "toute représentation ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayant cause, est illicite" (alinéa 1 er de l'article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Cécile HEYMANS 1998 Les Praz 73400 Héry / Ugine E-mail : pub@iweb-formation.com http://www.iweb-formation.com 2 www.iweb-formation.com
CHAPITRE IX. LES GRAPHIQUES A. Créer un graphique simple Un graphique va vous donner directement une vue d'ensemble sur les éléments qu'il contient, représenter au mieux les données d'un tableau. Tout d'abord, sélectionnez le tableau, c'est-à-dire les données reprises par le graphique. Allez dans le menu Insertion, cliquez sur Graphique, ou utilisez l'icône L'assistant Graphique s'ouvre alors, et vous propose de lui donner les renseignements dont il a besoin en 4 étapes.! Définissez quel type de graphique vous désirez, et lequel parmi les sous-types. Vous pouvez cliquer sur le bouton "Maintenir appuyé pour visionner" afin d'avoir un aperçu de votre futur graphique. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape n 2. " Précisez si vous désirez les séries en lignes ou en colonnes (change complètement l'aspect du graphique (en fait, il échange les abscisses contre les ordonnées); Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape n 3. # Options de Graphique : ajoutez éventuellement un titre, déplacez la légende, selon les différents onglets. Cliquez sur Suivant pour passer à la dernière étape.. Déterminez l'emplacement du graphique : soit sur la même feuille, en-dessous du tableau (choisissez "en tant qu'objet dans "; soit sur une nouvelle feuille que vous pouvez 42 www.iweb-formation.com
directement nommer (sinon, elle s'appellera Graph1 par défaut) et elle s'insérera devant votre feuille de départ. Dès que vous créez un graphique, la barre d'outils Graphique apparaît. Celle-ci vous indique, dans sa zone textuelle, quel élément du graphique est sélectionné. Pour sélectionner un autre élément, ouvrez cette liste et choisissez l'élément concerné. B. Les options d'un graphique Il s'agit ici de personnaliser le graphique (voir l'écran précédant). Ouvrez la boîte de dialogue Options de graphique en sélectionnant le graphique, cliquant sur le menu Graphique, puis sur Options de graphique. Dans l'onglet Titres, vous pouvez mettre un titre général, un titre à l'abscisse ou à l'ordonnée; Dans l'onglet Axes, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'axe des abscisses ou l'axe des ordonnées; Dans l'onglet Quadrillage, vous pouvez choisir d'afficher ou non le quadrillage principal ou secondaire pour l'axe des abscisses ou des ordonnées; en général, on affiche au moins le quadrillage principal de l'axe des ordonnées (Y); Dans l'onglet Légende, choisissez de ne pas afficher la légende, ou de l'afficher en haut, en bas, à gauche, à droite ou dans le coin supérieur droit du graphique; Dans l'onglet Etiquettes de données, choisissez de n'afficher aucune étiquette, ou d'afficher la valeur, l'étiquette, le pourcentage, l'étiquette et le pourcentage, ou encore la taille des bulles (options actives si l'affichage est possible, c'est selon le graphique); Dans l'onglet Table de données, choisissez d'afficher ou non la table de données. C. Diverses manipulations Pour changer le type d'un graphique (par exemple, remplacer l'histogramme par un secteur), sélectionnez le graphique, allez dans le menu Graphique, cliquez sur Type de graphique, choisissez-le et validez. Automatiquement, le graphique change d'apparence. Pour déplacer le graphique vers une nouvelle feuille, sélectionnez-le, allez dans le menu Graphique, choisissez Emplacement, et déterminez-le. Pour rajouter des données au graphique, sélectionnez les nouvelles données, effectuez un cliqué-glissé de cette sélection vers le graphique, ainsi les données s'ajouteront automatiquement. Pour agrandir la zone de traçage, ou la zone de graphique, passez par la barre d'outils, des poignées apparaissent, cliquer-glissez ces poignées vers l'extérieur. Microsoft Excel 43
Pour changer l'échelle de l'axe des ordonnées (Y), sélectionnez l'axe, allez dans le menu Format, cliquez sur "axe sélectionné", onglet Echelle, et changez les valeurs de l'unité principale. Pour colorier les divers éléments du graphique, ou opérer d'autres changements, sélectionnez-en un, allez dans le menu Format, cliquez sur la première option (correspond à ce qui est sélectionné), puis selon les différents onglets, faites vos transformations et validez (couleur de fond, police, taille, l'alignement, ). D. Les secteurs Pour opérer une rotation du secteur, sélectionnez-le, allez dans le menu Format, cliquez sur l'option, onglet "options", dans angle du premier secteur, tapez une valeur (45, par exemple). Le secteur se tourne alors de 45. Pour écarter une part du secteur, sélectionnez la série (=la part), cliquer-glissez vers l'extérieur et relâchez. La part s'écarte alors. Pour afficher les pourcentages autour d'un secteur (plus lisible), sélectionnez le secteur, allez dans le menu Graphique, cliquez sur Options du graphique, onglet Etiquettes de données, et choisissez d'afficher le pourcentage (ou autres). Pour faire tourner un secteur sur lui-même, allez dans le menu Graphique, cliquez sur Vue 3D, et cliquez sur les flèches de la boîte de dialogue. 44 www.iweb-formation.com
Chapitre X. BASE DE DONNEES Créer une base de données permet de gérer beaucoup de fiches en même temps. A. Créer et modifier la base de données Sur la 1 ère ligne, vous allez entrez les différents champs. Par exemple : Nom, Prénom, Date de naissance, Etat, A la suite, vous allez entrer toutes les données les unes après les autres. Elles vont consister chacune en une fiche. Pour gérer les différentes fiches, utilisez la grille de saisie. Cliquez dans le tableau conçu pour être une base de données. Allez dans le menu Données, cliquez sur Grille, la boîte suivante apparaît : $ % & '! Utilisez l'ascenseur pour passer d'une fiche à l'autre " Cliquez sur le bouton Nouvelle pour rajouter une fiche # Cliquez sur le bouton Supprimer pour enlever une fiche. Cliquez sur Critères pour effectuer une recherche parmi toutes les fiches (en validant par la touche ENTREE). B. Trier les données Cliquez dans le tableau conçu pour être une base de données. Allez dans le menu Données, cliquez sur Trier. La boîte suivante apparaît : $ %! Choisissez la colonne de votre tableau à trier " Choisissez aussi si vous voulez trier par ordre croissant ou décroissant # Validez par OK. & Microsoft Excel 45
C. Créer et utiliser un filtre simple Un filtre permet d'afficher les données répondant à un critère précis. Cliquez dans le tableau conçu pour être une base de données. Allez dans le menu Données, cliquez sur Filtre, Filtre automatique. Chaque champ devient une boîte à liste, on le voit grâce à la flèche. Vous pouvez cliquer sur la flèche, afin de faire apparaître les différents choix. Cliquez un choix, et seulement lui sera affiché à l'écran. Pour filtrer selon plusieurs critères, choisissez dans la liste du champ concerné le choix Personnalisé. $ % ' &!Déterminez le signe opérateur pour la 1 ère condition. "Choisissez dans cette liste ce que vous voulez afficher (1 ère ) # Faites de même pour la 2 ème condition. Validez le tout. Votre affichage personnalisé s'exécute. Quand un filtre est appliqué sur un champ, la flèche devient bleue. Pour revenir à l'affichage de toutes les données, cliquez sur la(les) flèche(s) bleue(s) et choisissez Tous. Pour enlever le filtre automatique, cliquez dans le tableau, allez dans le menu Données, cliquez sur Filtre, Filtre automatique. Celui-ci disparaît. D. Les filtres élaborés Un filtre élaboré permet des filtres plus complexes, où plusieurs critères vont pouvoir être cumulés, et dont le résultat peut être reporté sur d'autres cellules, ce qui permet de laisser intact la base de données source. 46 www.iweb-formation.com
Il faut tout d'abord définir vos critères, et pour cela, vous allez créer ce qu'on appelle une zone de critères, c'est-à-dire des cellules à côté de la base de données, qui vont servir de référence pour faire le filtre élaboré.! Vous allez indiquer le nom d'un des champs de la base de données sur lequel Excel va trier les données (par exemple, sur le sexe). " Entrez la(les) condition(s) à respecter. Ensuite, demandez l'exécution du filtre élaboré. Cliquez dans la base de données de départ. Allez dans le menu Données, cliquez sur Filtre, Filtre élaboré. La boîte suivante apparaît, demandant de lui indiquer les renseignements : $ % & '! cliquez "copier vers un autre emplacement" " Sélectionnez la base de données source # Sélectionnez la zone de critères qui correspond (ici : sexe féminin). Cliquez là où le nouveau tableau va apparaître et validez. La base de données se filtre, et affiche le résultat là où vous l'avez spécifié. Résultat du filtre élaboré : Microsoft Excel 47
Elaboration d'une zone de critères complexe : Combinaison OU ET OU et ET Technique les critères sont saisis les uns en-dessous des autres les critères sont saisis les uns à côté des autres (par colonne) les critères sont saisis sur plusieurs lignes et plusieurs colonnes Exemple OU : Exemple ET : Exemple OU et ET : Exemple avec un opérateur de comparaison : (ici supérieur à 30 ans) E. Effectuer des statistiques sur une base de données Vous allez utiliser les fonctions somme, moyenne, maximum, minimum, et nombre, mais en considérant la base de données, de façon à faire des statistiques plus complexes, en tenant compte des différents critères contenus dans les champs. Utilisez les fonctions suivantes : FONCTION =BDNB(Base_de_données;;critères) EFFET dénombrer les cellules =BDSOMME(Base_de_données;"nom du champ";critères) =BDMOYENNE(Base_de_données;"nom du champ";critères) =BDMAX(Base_de_données;"nom du champ";critères) =BDMIN(Base_de_données;"nom du champ";critères) additionner le champ cité calculer la moyenne du champ cité extraire la valeur maximale du champ cité extraire la valeur minimale du champ cité 48 www.iweb-formation.com
"Base_de_données" représente la sélection de la base de données source; "Nom du champ" représente la sélection du champ de la colonne utilisée dans la base; "Critères" représente la zone de critères utilisée pour le calcul (à sélectionner également). Attention : n'oubliez pas de nommer les cellules et/ou plages de cellules pour des calculs plus lisibles. Exemples de statistiques sur base de données : Microsoft Excel 49
Chapitre XI. DESSINER Vous pouvez agrémenter votre classeur avec quelques formes/dessins, objets ou images. A. Tracer une forme Excel propose des formes courantes ou des formes automatiques. Une forme courante, c est un trait, un rectangle, un ovale, Une forme automatique, c est une bulle, une flèche pleine, une étoile, Pour les demander, affichez la barre d'outils Dessin. Cliquez sur l'outil,,, ou de la barre, puis tracez la forme par un cliqué-glissé. Pour tracer une forme automatique, allez la chercher en cliquant sur choisissez la forme, puis tracez-la. Pour dimensionner les formes, cliquez une fois dessus, des carrés blancs apparaissent tout autour de la forme. Cliquez sur l'un d'eux, puis glissez jusqu'à obtention de la taille désirée. Pour ne pas les déformer, utilisez la touche MAJ. en même temps. Pour déplacer un objet, cliquez dessus (au milieu) et glissez jusqu'à l'endroit désiré. Vous pouvez aussi créer une zone de texte. Pour cela, cliquez sur et tracez-la. Saisissez alors le texte à l'intérieur de la zone de saisie. Mettez-le en forme. Cliquez en dehors de la zone pour arrêter la saisie. Exemple : B. Mettre en valeur une forme Lui attribuer une couleur de fond, une couleur de trait, une épaisseur, un motif ou un dégradé, une ombre ou un effet 3D. Utilisons la barre d'outils Dessin. Sélectionnez l'objet. Ouvrez la liste puis cliquez sur la couleur désirée ou cliquez sur Motifs et textures pour appliquer un dégradé, une texture, ou un motif à l'objet. Pour modifier l'épaisseur des traits de l'objet, sélectionnez-le. Cliquez sur une autre épaisseur. pour choisir Pour colorier les contours de l'objet, cliquez sur et choisissez la couleur. Pour ombrer un objet, sélectionnez-le, puis cliquez sur et choisissez l'ombre désirée. 50 www.iweb-formation.com
Pour appliquer un effet 3D à un objet, sélectionnez-le, puis cliquez sur forme désirée. Exemple : Hello! et choisissez la C. Insérer un WordArt Exemple : Un WordArt est un effet typographique. Il permet de réaliser des effets sur le texte (couleur, ombrage, 3D) qu'excel ne saurait faire autrement. Pour insérer un WordArt, cliquez sur puis choisissez un des effets et validez, ensuite tapez le texte et mettez-le en forme, validez. Le WordArt s'insère sur votre feuille, à vous de le placer à l'endroit désiré. Pour le modifier, utilisez les outils de la barre d'outils WordArt (si elle n apparaît pas, voir chapitre barre d outils). D. Insérer une image Excel a toute une panoplie d images que vous pouvez utiliser. Vous pouvez aussi insérer une image de votre dossier, que vous avez numérisée, par exemple, auparavant. Allez dans le menu Insertion, cliquez sur Image, puis sur Images de la bibliothèque. $ % &! Activez l'onglet " Choisissez la catégorie, puis l'image # Validez par le bouton Insérer. L'image s'insère automatiquement dans le texte. Microsoft Excel 51
Chapitre XII. LES STYLES Un style est un raccourci qui regroupe plusieurs commandes à la fois, et il suffit de demander son application pour qu il transforme un texte d un coup, plutôt que de changer les attributs du texte un à un. A. Créer un style Allez dans le menu Format, cliquez sur Style. Cette boîte apparaît : $ % & '! Donnez un nom au nouveau style " Cochez ou non les cases à cocher # Cliquez sur Modifier et faites toutes les modifications. Validez. B. Utiliser un style Sélectionnez les cellules à mettre en valeur. Allez dans le menu Format, cliquez sur Style, choisissez le style à utiliser, et validez. Pour supprimer un style, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer. 52 www.iweb-formation.com
Chapitre XIII. LES MODELES A. Créer un modèle Pour créer un modèle, partir d'un document simple mais l'enregistrer en tant que modèle, à l'endroit désigné dans l'ordinateur. %! Dans type de fichier, choisir Modèle de document " Enregistrez au bon endroit (C:\Modèle) # Donnez un nom de fichier. & $ Vous pouvez enregistrer votre document vierge en modèle au début ou à la fin de la préparation de celui-ci. La préparation va être de le mettre en forme exactement comme vous le désirez, puis de l'enregistrer. Ainsi, quand vous allez ouvrir votre classeur basé sur ce nouveau modèle, il aura déjà tous les paramètres désirés (un logo, le format de date, les calculs, les conditions, ) B. Utiliser un modèle existant Allez dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau, choisissez le modèle, puis ouvrez-le en cliquant sur OK. Ce document est déjà paramétré, il n'y a plus qu'à le remplir comme désiré, et l'enregistrer comme un document habituel. Pour rouvrir un modèle que vous avez enregistrer, choisissez Modèle dans "type de fichier", puis allez dans C:/Program Files/Microsoft Office/Modèles/ et là vous retrouvez votre modèle enregistré (ou dans un des sous-dossiers). Microsoft Excel 53
INDEX THEMATIQUE A Affichage p. 8 Aide p. 7 Alignement p. 14 Annuler opération p. 8 Annoter des cellules p. 18 Aperçu avant impression p. 40 Assistant p. 26 B Barres d'outils p. 8 Base de données p. 45 Boîtes dialogue p. 7 C Calculs p. 22 à 35 Calculer les dates p. 34-35 Centrer un tableau dans une feuille p. 37 Colonnes p. 13 Colorier des caractères p. 14 Colorier une forme p. 50 Commentaires p. 18 Couper, Copier, Coller p. 13 D Date système p. 15 Dessiner p. 50 Déplacer des cellules p. 13 Détruire le contenu d'une cellulep. 12 E Ecrire une série de données p. 13 Encadrer des cellules p. 19 Enregistrer p. 11 En-tête (et pied-de-page) p. 39 Environnement p. 6 F Fermer un classeur p. 9 Feuilles de classeur p. 11 Filtre simple p. 46 Filtre élaboré p. 46 à 48 Fixer référence de cellule p. 28 Formats de cellules p. 16 à 18 Formater automatiquement un tableau p. 20 Formule simple p. 22 Fonctions mathématiques p. 23/p.30 Fonctions statistiques p. 24/p.30 Fonctions de texte p. 31 Fonctions logiques simples p. 25-26 Fonctions logiques complexes p. 32-33 Fonctions date et heure p. 24/34 Fonction base de données p. 48 Fonction de recherche p. 35 Fusionner des cellules p. 21 G Graphique simple p. 42 H Hauteur de ligne p. 13 I Impression p. 41 Insérer colonnes, lignes p. 13 Insérer une image p. 51 L Largeur de colonnes p. 13 Ligne p. 13 M Marges p. 41 Mise en page p. 36 Mise en valeur du texte p. 14 54 www.iweb-formation.com
Modèles p. 53 Mode d'affichage p. 8 N Nouveau classeur p. 10 Nommer des cellules p. 29 Numéroter les pages p. 39 O Options mise en page p. 37 Options d'un graphique p. 43 Orientation d'un texte p. 14 Orthographe p. 15 Ouvrir un classeur p. 9 Ouvrir Excel p. 6 P Passer d'un classeur à un autre p. 9 Passer d'une feuille à une autre p. 11 Pied-de-page p. 39 Présentation des caractères p. 14 Présenter un tableau p. 19-20 Q Quitter Excel p. 6 S Saisir du texte p. 12 Saut de page p. 38 Se déplacer p. 10 Secteurs p. 44 Sélectionner p. 12 Sous-total p. 28 Statistiques (base données) p. 48-49 Styles p. 52 T Tracer une forme p. 50 Tramer des cellules p. 19 Titres à l'écran p. 36 Trier les données p. 45 U Utiliser un modèle p. 53 W WordArt p. 51 Z Zone de critères p. 47 Zone d'impression p. 40 Zoom p. 8 R Rappeler des titres p. 37-38 Reproduire un mise en forme p. 20 Microsoft Excel 55