Poste de présidente Mandat général La présidente est un membre du conseil d administration élu par ses paires pour agir comme principal dirigeant. Elle assure la surveillance générale des affaires de l organisme. Elle est la porte-parole de l organisation et à ce titre, elle préside l assemblée des membres et les réunions du conseil d administration. Elle est la première responsable de l application des décisions, rôle qu elle occupe en concertation avec la vice-présidente, ou la coordonnatrice si l organisation en a nommé une. La présidente s assure que le conseil rende compte adéquatement de son mandat auprès des instances appropriées. La présidente doit s assurer que le conseil progresse harmonieusement. Pour cela, on se fie sur elle pour régler les différends, assurer la discipline et la participation active de toutes lors des rencontres. 1 Aussi, elle voit à ce que le conseil se dote d un plan d action annuel et d un budget d opération Conseil d administration Prépare l ordre du jour en collaboration avec la secrétaire Convoque les réunions du conseil d administration (l avis de convocation est habituellement préparé et acheminé par la secrétaire) Prévoit et réserve la salle pour les réunions Préside les réunions du conseil d administration S assure que soient signés les procès-verbaux des réunions (par la secrétaire et la présidente) Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Ouvre la rencontre et dit le mot de bienvenue Présente les membres de son conseil d administration, des membres présentes et des invitées Veille au bon déroulement du souper en collaboration avec d autres membres du conseil Journal Le Phare et autres activités de communication Prépare un éditorial pour chaque parution du Phare Prépare différents documents de communication en fonction du contexte 1 Tiré de MALENFANT, Roméo (1999), La gouvernance stratégique d'un organisme sans but lucratif: sa dynamique, ses composantes. cinquième ed. Montréal: Édtions D.P.R.M., 346 p. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
À titre de porte-parole, la présidente du FAAR peut également de temps à autre, participer à des entrevues avec différents médias ou représenter le FAAR lors d événements particuliers, tels dîners conférences, rencontres d intervenants du milieu amossois Assemblée générale (en mai ou juin 2 ) Prépare l ordre du jour en collaboration avec le conseil d administration Prépare le rapport de la présidente à présenter dans le rapport d activité (devant être soumis au conseil d administration précédent l AGA) Préside l assemblée générale annuelle S il y a des élections, la présidente peut agir comme présidente d élections, sauf si elle se présente à un poste au sein du conseil d administration Qualités recherchées 3 La présidente Connaît l organisation, participe régulièrement aux activités de celle-ci et a déjà œuvré au sein d un de ses comités Accepte les valeurs de l organisation et est reconnue pour son positivisme face aux objectifs de l organisation Connaît les règles de fonctionnement d un groupe Possède des qualités de communicatrice A des talents de rassembleuse 2 Se référer au cahier de charges juridique pour plus de détails sur l assemblée générale. 3 Tiré de Malenfant, op. cit. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
Poste de vice- présidente Mandat général Règle générale, la vice-présidente se prépare à assumer la présidence du FAAR pour l année suivante. Dans cette perspective son mandat vise à développer une connaissance fine du fonctionnement de l organisation. La vice-présidente assiste la présidente dans ses fonctions. Sa responsabilité principale consiste à suivre l évolution du plan de développement et du plan d action du groupe. En ce sens, la vice-présidente est gardienne des orientations et des buts de l organisation. Lors de l exercice de programmation annuel, elle s assure que les activités choisies pour l année sont cohérentes avec les objectifs généraux 1. Elle a également la responsabilité de mettre par écrit le plan d action et voit à ce que chaque administratrice en ait une copie. En cours d année, elle présente périodiquement un tableau de bord de suivi du plan d action. Aussi, si le groupe désire ajouter des activités non prévues au plan d action, il lui revient d amener le groupe à s assurer que ces ajouts ne se feront pas au détriment d actions déjà entreprises ou, si tel est le cas, que la décision sera prise en toute connaissance de cause. En fin d année, grâce au suivi effectué en cours d année, la vice-présidente fournit au groupe les éléments pouvant être inscrits au rapport d activité. C est toutefois le conseil qui décidera des éléments à retenir pour ledit rapport et les tâches reliées à l exercice pourront être divisées parmi les membres du conseil. Par ailleurs, en l absence 2 de la présidente, la vice-présidence a la charge d assumer ses fonctions, et cela peu importe la situation. Qualités recherchées Compréhension globale des enjeux et de la réalité de l organisation et de ses membres Habilité à faire des liens entre les objectifs poursuivis et les activités choisies Esprit critique Rigueur et souci du détail pour suivre l évolution du plan d action Gardienne des intentions organisationnelles 1 Habituellement inscrits au plan de développement 2 Réunions du CA, soupers mensuels, AGA, entrevues, activités de représentation Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
Poste de secrétaire Mandat général 1 La secrétaire agit comme secrétaire à toutes les réunions du conseil de gestion, sauf si ce dernier en décide autrement, et des autres comités du conseil d administration et toutes les assemblées de membres. Elle doit s assurer que tous les avis ont été donnés et que tous les documents sont envoyés conformément aux dispositions de la Loi et des règlements de la corporation. La secrétaire tient dans le Livre de la corporation les procès-verbaux des réunions du conseil d administration, des autres comités du CA et des assemblées des membres, ainsi que les résolutions des administratrices. Veille à la conservation et à la mise à jour de tous les livres, registres, rapports, certificats et autres documents de la corporation. Elle est également tenue au classement des archives papiers et électroniques de l organisation. Ainsi 2, La secrétaire est responsable de la validité des réunions : convocation dans le délai approprié, envoi des documents pertinents aux discussions, vérification quorum; La secrétaire est responsable de la validité des décisions : résolutions qui respectent les lois et les règlements en vigueur de la corporation ; La secrétaire est «gardienne» des documents historiques qui constituent la mémoire corporative. En début d année, la secrétaire récupère les livres et regristres auprès de la secrétaire sortante et voit à les garder en lieu sûr. Elle recueille les coordonnées personnelles des administratrices et prépare (ou met à jour) un document synthèse à remettre à chaque administratrice (usage réservé au conseil d administration). Conseil d administration Prépare, en collaboration avec la présidente, les projets d ordre du jour et achemine la convocation aux administratrices aux heures et endroit indiqués par la présidente Vérifie le quorum Prend des notes et prépare le procès-verbal S assure que les procès-verbaux sont adoptés, corrigés au besoin et signés Prépare les extraits de résolution au besoin Assure le suivi des décisions 1 Extrait des règlements généraux des FAAR (Article 80) 2 GAGNON-ARGUIN, Louise (1998) Typologie des documents d organisation : de la création à la conservation, Montréal : PUQ, collection Gestion de l information, 448 pages Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et révisé en juillet 2012
Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Note les idées, suggestions, projets émis par les membres présentes afin que le conseil en prenne acte lors d une réunion ultérieure Assemblée générale (en mai ou juin 3 ) La secrétaire prendre en charge les préparatifs de l AGA Prépare et achemine l avis de convocation Collabore à la préparation du rapport annuel Prépare les documents de nature juridique et associative à être présenter à l assemblée (procès-verbal de la dernière assemblée, modifications aux règlements généraux, etc.) Prend des notes et rédige le procès-verbal S il y a des élections, la secrétaire peut agir comme secrétaire d élection, sauf si elle se présente à un poste au sein du conseil d administration Qualités recherchées 4 Esprit de synthèse et clarté d expression écrite Ponctualité et assiduité Rigueur Modèle d extrait de résolution RÉSOLUTION 20080303-01 (année en cours/mois/ jour; suivi du # de résolution) Autorisation de dépenses concernant l activité de février 2008 Adoptée par le conseil d administration du FAAR, lors de la rentre du 27 janvier 2008, tenue à la salle x d Amos. Considérant l historique de la formule Considérant la situation budgétaire Il est dûment proposé, appuyé et résolu 5 D AUTORISER les dépenses pour l achat de bouteilles de vin ainsi que la location d un service de transport en autobus pour se rendre au gîte touristique Le Héron bleu à Preissac, à l occasion de l activité de clôture prévue le 14 juin 2008. ADOPTÉ À L UNANIMITÉ 3 Se référer au cahier de charges juridique pour plus de détails sur l assemblée générale, en annexe. 4 Tiré de BOISVERT Daniel (2004) Le procès-verbal et le compte rendu, des valeurs ajoutées à vos réunions Québec : Presses Interuniversitaires, 120 pages. 5 Il n est pas nécessaire de nommer les personnes qui proposent et secondent. Voir à ce propos BOISVERT (2004) op. cit. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et révisé en juillet 2012
Aspects juridiques Préparation à l assemblée générale annuelle Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et révisé en juillet 2012
Poste de trésorière Mandat général La trésorière a la charge de la comptabilité et de la gestion des fonds des FAAR. Suite à l exercice de planification annuel, elle prépare un budget d opération annuel et en assure le suivi tout au long de l année. Elle doit également alerter le conseil sur des situations financières pouvant être problématiques (ex. : comptes à recevoir, dépenses non autorisées, etc.). Au terme de l année, elle voit à la production des états financiers annuels et du rapport d impôt. La trésorière tient à jour les registres comptables (ou voit à le faire faire) et informe les membres du conseil sur tout élément financier en lien avec leur rôle respectif. Selon la procédure établie, elle transmet les avis de renouvellement aux membres et autres factures, perçoit tout au long de l année les cotisations des membres et autres recevables, effectue les dépôts et le paiement des factures. Suite à la nomination du nouveau conseil, la trésorière voit à modifier les signataires au compte bancaire. 1 Également, elle complète la déclaration annuelle à soumettre au Registraire des entreprises et voit à ce que les frais soient acquittés (entre le 15 septembre et le 15 décembre de chaque année) 2. La trésorière est également responsable de la poste et correspondance reçue au casier postale. À ce titre, elle : Récupère le courrier dans la boîte postale Dresse un tableau de la correspondance 3 reçue et des suivis à faire et voit, avec la présidente, à ce que les sujets devant être discutés soient inscrits à l ordre du jour d une rencontre du conseil. Conseil d administration Assure le suivi de la situation financière (présente, aux deux mois, des états financiers comparatifs - projets vs réel) Soumet les dépenses en vue de leur approbation par le CA Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Recueille les paiements lorsque requis Apporte la petite caisse 1 Les signataires au compte bancaire sont habituellement : présidente, vice-présidente, trésorière 2 Responsabilité attribuée à la trésorière lors du CA du 3 juillet 2012 3 Ce tableau devrait être envoyé aux administratrices en même temps que le projet d ordre du jour et autres documents pertinents au CA. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et mis à jour en juillet 2012
Paye les soupers des invités et des gagnantes lorsqu applicable Assume toute responsabilité en lien avec l argent (ex. moitié-moitié) Assemblée générale (en mai ou juin) Voit à la préparation des états financiers annuels Voit à les faire adopter par le conseil avant l AGA Voit à la préparation du rapport d impôt Collabore à la préparation du rapport d activité et de l évènement Qualités recherchées Aptitudes en comptabilité Rigueur et souci du détail Notes complémentaires L année financière est du 1 er avril au 31 mars de chaque année Déclaration annuelle Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et mis à jour en juillet 2012
Poste d administratrice au membership Mandat général L administratrice au membership a un rôle de soutien, d organisation et de gestion du recrutement/adhésion et du service aux membres de l association. Elle valide les demandes d'adhésion afin de s'assurer que celles-ci correspondent éthiquement aux règles et valeurs de l'association. Les tâches de l administratrice désignée à ce poste comprennent entre autres, la prospection auprès de clientèle ciblée et l étude des candidatures afin de consolider le membership et de solliciter de nouvelle adhésion, dont les recommandations seront soumises au conseil de gestion pour approbation. Les opérations de représentation, de recrutement, de la gestion des membres et de la coordination des services destinés à ceux-ci lui sont attribuées. Revois, évalue et fais des recommandations concernant : Les stratégies pour retenir les membres actuels, attirées de nouvelles membres ou d anciennes membres à adhérer au FAAR; Les programmes, produits et services offerts aux membres; Les programmes, stratégies et sondages du FAAR visant à mesurer la satisfaction des membres. Conseil d administration Soumet les demandes d adhésion pour approbation au conseil d administration Présente périodiquement (au moins aux deux mois) le tableau de bord de la situation du membership Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Prend les présences et comptabilise les statistiques pertinentes au mandat général Remet leur carte aux nouvelles membres Assemblée générale (en mai ou juin) Collabore à la préparation de l événement Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
Autres Met en place des mécanismes pour augmenter l effectif en nombre, en qualité et en représentativité Prend contact avec les membres potentiels (les) en concertation avec le conseil de gestion Collabore à l opération des renouvellements annuels en transmettant la liste des membres à la trésorière pour l envoi des factures au mois de juin, de chaque année et par la suite toutes nouvelles adhésions lors des périodes d adhésion A la responsabilité de s assurer de la validité et de maintenir à jour la liste des coordonnées des membres actives Finalise l émission de décision d acception ou de refus de candidatures sur les formulaires d adhésion et conserve les copies au registre des membres du FAAR Achemine une lettre de bienvenue aux nouvelles membres; Émet les cartes de membres Collabore aux invitations (membres et invitées) du cocktail de recrutement, en septembre de chaque année Produit le «Répertoire des membres» en début d année, procède aux mises à jour, distribue celui-ci aux membres en respectant le niveau de confidentialité des données nominatives exigées par la membre; Accueille, en collaboration avec l administratrice responsable des Événements, les membres lors des soupers et tient à jour le «Registre des présences» Voit en collaboration avec l administratrice responsable des communications, à la mise à jour du matériel promotionnel destiné au recrutement des membres du FAAR Produit, au plus le 30 avril de chaque année, un rapport à inclure dans le Rapport annuel du FAAR Participe à toute autre activité qui puisse être nécessaire et qui soit en lien avec les valeurs, les objectifs et les mandats du FAAR Qualités recherchées Avoir à cœur les finalités de l organisation Connaître le milieu des affaires et détenir un bon réseau de contacts Posséder des aptitudes en leadership et des capacités de rassembleuse et de conviction. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
Poste d administratrice aux évènements Mandat général L administratrice aux évènements a la charge de l organisation des évènements réguliers. Suite à l exercice d élaboration du plan d action, elle prépare et soumet un calendrier des événements et propose au CA un calendrier thématique pour les soupers mensuels. Aussi, outre les soupers, elle supervise la logistique des différentes activités organisées par le FAAR, à l exception des événements d envergure qui sont sous la charge de l administratrice aux évènements spéciaux et pour lesquels un comité organisateur pourra être formé. Conseil d administration Valide le choix du thème pour le prochain souper et propose des modifications le cas échéant S enquiert des autres éléments à intégrer au déroulement du souper Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Confirme l endroit et le nombre de participantes Détermine le menu Confirme la présence de conférenciers ou autres invités Voit à ce que le matériel nécessaire soit disponible Assemblée générale (en mai ou juin) Collabore à la préparation du rapport d activité Assure la logistique de l évènement (salle, équipement, menu, etc.) Qualités recherchées Aptitudes en organisation Souci du détail Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010 et mis à jour en juillet 2012
Poste d administratrice aux évènements spéciaux Mandat général L administratrice aux évènements spéciaux a la charge de l organisation des évènements qui sortent du calendrier régulier. Il peut s agir d une conférence d envergure, formations, 5 à 7 etc. Suite à l exercice d élaboration du plan d action, elle prépare et soumet un calendrier des événements spéciaux retenus et en assurera la logistique. Pour ce faire, elle peut mettre en place un comité organisateur. Si un comité organisateur a été mis en place, elle assure le lien entre le conseil d administration et ledit comité, s assure notamment que le mandat confié par le conseil est respecté par le comité. Elle voit à ce qu un rapport final de chaque évènement dont elle a la charge soit versé aux archives. Ce rapport comprendra, par exemple : La description du projet (voir la fiche modèle) Le mandat confié au comité organisateur Les prévisions budgétaires et les résultats financiers finaux L échéancier de travail Les documents et éléments de communication utilisés dans le cadre de l évènement Dans l éventualité d une campagne de financement : la liste des commanditaires approchés, la lettre d approche envoyée ainsi que le plan de visibilité proposé Les outils et façons de faire développés en cours de projet Conseil d administration Discute et valide des changements souhaités au projet avec le conseil Fait état de l avancement des projets Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Selon les thèmes abordés et les défis de l organisation Assemblée générale (en mai ou juin) Collabore à la préparation du rapport d activité Qualités recherchées Aptitudes en organisation Souci du détail Habilité à documenter le projet et ses résultats Adopté en séance régulière le 6 août 2012
Poste d administratrice aux communications Mandat général L administratrice aux communications a la charge des activités de communication et de promotion de l association. Elle assure la visibilité et la crédibilité de l association et de ses membres, en proposant des idées, projets ou activités (ex. : envoi du journal aux organismes d affaires, parution d articles ou photos régulièrement dans les journaux, programme de promotion des membres, photos des activités). L administratrice aux communications prépare annuellement un plan de communication découlant du plan d action adopté par le conseil. Elle soumet également des plans de communication spécifiques à certaines activités (par exemple, une conférence d envergure). En général Publicise les activités de l organisation auprès des médias locaux Assure la production et la distribution du journal bimestriel Le Phare la semaine qui précède le souper mensuel du mois de la publication. Tient à jour la revue de presse (couverture médiatique). Soutient la présidente ou autre porte-parole désignée dans les activités de relation de presse S assure du respect des normes graphiques du FAAR et voit à ce que les modèles 1 de documents du FAAR soient utilisés avec cohérence et constance dans les différentes communications du FAAR Modèle de papier officiel pour les communications externes Modèle pour les envois par courriel Modèle de page pour les documents internes Utilisation du logo Etc. Si les modèles ne sont pas développés, voit à les développer et les diffuser auprès de administratrices Rédige et révise différents textes préparés par le conseil Voit à ce qu une photo du nouveau conseil soit prise Analyse le contenu du site Internet et propose les modifications 1 Les modèles de documents sont disponibles dans la section réservées aux administratrices du site Internet du FAAR. Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010
Conseil d administration Présente les activités de communication prévues pour le prochain mois S enquiert des besoins en communication du groupe et de l organisation et voit à actualiser le plan de communication en conséquence Présente un tableau de la revue de presse du mois passé Lors des soupers (ou autres activités du FAAR) Collabore avec l administratrices aux événements pour annoncer les activités et en faire la publicité Apporte le panneau coroplast du FAAR Assemblée générale (en mai ou juin) À partir des éléments retenus par le conseil et des contenus préparés par les administratrices, elle met en forme le rapport d activité selon les formats souhaités par le conseil (ex : papier, présentation power point, présentation Web) Collabore à la préparation de l événement Qualités recherchées Aptitudes en communication écrite Facilité à utiliser différents logiciels (traitement de texte, mise en page, courriel, etc.) Adopté en séance régulière le 25 octobre 2010