Ministère des Finances et Conseil du Trésor Plan de services en français 2015-2016 Department of Finance and Treasury Board French-language Services Plan 2015-2016
Table des matières Message du sous-ministre... 1 Réponses aux demandes en français... 2 Inventaire des services en français... 3 Coordonnateur des services en français... 3 Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs en 2015-2016... 4 Buts, objectifs et mesures pour 2015-2016... 7 Priorités de la communauté acadienne et francophone... 10 Conclusion : Contribution à la préservation et à l essor de la communauté acadienne et francophone... 10 Table of Contents Message from the Deputy Head... 1 Responses to French Requests... 2 French-language Services Inventory... 3 French-language Services Coordinator... 3 Progress in Reaching Goals and Objectives for 2015-2016... 4 Goals, Objectives, and Measures for 2015-2016... 7 Priorities of the Acadian and Francophone Community... 10 Conclusion: Contribution to the Preservation and Growth of the Acadian and Francophone Community... 10
Message du sous-ministre C'est avec plaisir que je présente le plan de services en français 2015-2016 du ministère des Finances et du Conseil du Trésor. Le plan de services en français du ministère est préparé en vertu du chapitre 26 des lois de 2004, la Loi sur les services en français et son règlement. La communauté acadienne et francophone fait partie intégrante du tissu social de la Nouvelle-Écosse. Le ministère des Finances et le Conseil du Trésor s'engagent à appuyer l'élaboration, la prestation et l'expansion de services gouvernementaux de qualité en français pour les Néo-Écossais. L'objectif du ministère est de faire en sorte que les Néo-Écossais puissent accéder aux renseignements ministériels importants en français, et participer aux consultations ministérielles en Le ministère est heureux de travailler en partenariat avec les Affaires acadiennes et avec d'autres ministères pour améliorer les services offerts. Nous avons hâte de profiter des possibilités et de relever les défis liés à la mise en œuvre de notre plan. Nous vous invitons à prendre quelques minutes pour étudier notre plan et à nous faire part de vos commentaires. Nous remercions notre personnel et nos partenaires de leurs efforts pour la mise en œuvre du plan pour tous les Néo-Écossais. Message from the Deputy Head I am pleased to present the 2015-2016, French-language Services Plan for the Department of Finance and Treasury Board. The Department s Frenchlanguage Services Plan is prepared pursuant to chapter 26 of the Acts of 2004, the French-language Services Act and Regulations. The Acadian and Francophone community is an integral part of the social fabric of Nova Scotia. The Department of Finance and Treasury Board is committed to supporting efforts of development, delivery and expansion of quality government services in French for Nova Scotians. The department s goal is to ensure that Nova Scotians can access important departmental information in French and participate in departmental consultations in French. The department is pleased to work in partnership with Acadian Affairs and other departments to improve the services we offer. We look forward to the opportunities and challenges of fulfilling our plan. We encourage you to take a few minutes to review this plan, and we welcome your feedback. We thank our staff and our partners for their efforts in implementing this plan for all Nova Scotians. George McLellan Sous-ministre George McLellan Deputy Minister 1
Réponses aux demandes en français Le ministère des Finances et le Conseil du Trésor font des efforts raisonnables pour répondre en français dans la mesure du possible aux demandes qui leur sont adressées en français, en faisant appel au personnel qui parle De plus, ils veillent à répondre en français à toute demande écrite qui leur est adressée en Différents services de la Nouvelle-Écosse liés à l'impôt sont administrés par l'agence du revenu du Canada, et tous ces services sont offerts en français et en anglais. À l'heure actuelle, le ministère n'a pas de postes qui exigent des compétences en français; toutefois, il a désigné une personne-ressource pour le français et en a informé le personnel. Cette personne est le coordonnateur des services en Responses to French Requests The Department of Finance and Treasury Board makes reasonable efforts to respond to verbal French inquiries in French when possible through Frenchspeaking staff, and ensures that written French inquiries are responded to in French. Various Nova Scotia tax services are administered by the Canada Revenue Agency and these services are available in both French and English. The Department currently has no employee positions designated as requiring proficiency in French; however, a French-language point-of-contact has been identified and communicated to staff. This person is the Frenchlanguage Services Coordinator. 2
Inventaire des services en français Dans la mesure du possible, le personnel du ministère qui parle français communique verbalement en français quand il le peut. Si ce service ne suffit pas pour répondre à une situation particulière, le ministère fait appel aux services des Affaires acadiennes. Les services de communications écrites en français et de traduction sont offerts par l'entremise de Communications Nouvelle-Écosse. Les services de la Nouvelle-Écosse liés à l'impôt sur le revenu des particuliers, à l'impôt sur les sociétés et à la taxe de vente harmonisée sont gérés par l'agence de revenu du Canada (ARC). La correspondance et les formulaires associés sont disponibles auprès de l'arc en français et en anglais. Bien que la Nouvelle-Écosse fournisse ses propres rapports et publications statistiques, ces données sont fournies à Statistique Canada aux fins d'utilisation dans les publications statistiques fédérales, provinciales ou territoriales. Toute publication ou tout rapport préparé par Statistique Canada est disponible en français et en anglais. Le site Web Collectivités en chiffres inclut des sections en français, y compris la FAQ et le localisateur de collectivités. French-language Services Inventory French speaking departmental staff provide verbal French-language communication services, when available and on a best effort basis. If these services are not sufficient to meet the needs of the particular situation, the services of Acadian Affairs are sought. Written French-language communication and translation services are provided through Acadian Affairs. Nova Scotia s personal income taxes, corporate income taxes, and harmonized sales taxes are administered by the Canada Revenue Agency (CRA). All associated forms and correspondence are available through CRA in either French or English. Although Nova Scotia provides its own statistical reports and publications, this data is provided to Statistics Canada for use in Federal / Provincial and Territorial statistical publications. All publications and reports prepared by Statistics Canada are available in either French or English. The Nova Scotia Community Counts platform website includes some French language functionality including the FAQ section and the Community Finder section. Coordonnateur des services en français French-language Services Coordinator Institution publique désignée : Personne-ressource : Titre : Courriel : Ministère des Finances et Conseil du Trésor Peter Urbanc Coordonnateur des services en français peter.urbanc@novascotia.ca Designated public institution: Contact person: Title: E-mail: Department of Finance and Treasury Board Peter Urbanc French-language Services Coordinator peter.urbanc@novascotia.ca 3
Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs en 2014-2015 Les objectifs stratégiques sont tirés du Plan stratégique de la Nouvelle- Écosse pour les services en Objectif 1 Leadership et orientation politique Se faire le champion et assurer le soutien des cadres de planification, d administration et d élaboration de politiques pour la mise en œuvre de la Loi sur les services en français et son règlement. Buts et objectifs du ministère en 2014-2015 1.1 S'acquitter des obligations du ministère déterminées par la Loi sur les services en 1.2 Continuer d'améliorer la capacité du ministère d'offrir des services en Mesures prévues en 2014-2015 - Préparer le plan de services en français du ministère et faire rapport sur les progrès. - Appuyer le travail des Affaires acadiennes et la mise en œuvre de la Loi sur les services en français en assurant la représentation du ministère au Comité de coordination des services en - Contribuer au rapport d'étape annuel du gouvernement sur les services en - Continuer d'appuyer l'enseignement du français aux employés, la sensibilisation des hauts fonctionnaires aux exigences de la Loi sur les services en français et la désignation des consultations et des services prioritaires qui devraient être accessibles en Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs en 2014-2015 - Le plan de services en français du ministère a été préparé. - Le ministère a participé au Comité de coordination des services en - Un membre du personnel bilingue a été nommé comme personneressource pour les demandes d'information en - Le ministère a fait la promotion auprès de son personnel de toutes les occasions de formation et de tous les programmes de perfectionnement offerts par les Affaires acadiennes (p. ex. Coup d œil sur l Acadie). Progress in Reaching Goals and Objectives for 2014-2015 Strategic objectives are from the Nova Scotia Strategic Plan for Frenchlanguage Services Corporate Objective 1 Leadership and Policy Direction Champion and support the policy development, planning, and administrative framework for the implementation of the French-language Services Act and Regulations. Department s Goals and Objectives 2014-2015 1.1 Fulfill Department s obligations as determined by the French-language Services Act 1.2 Continue to improve upon the department s capacity to deliver Frenchlanguage services Planned Measures for 2014-2015 - Prepare and report upon the Department s French-language Services Plan - Support the work of Acadian Affairs and the implementation of the French-language Services Act by ensuring representation on the French-language Services Coordinating Committee - Contribute to the Government s annual progress report on Frenchlanguage services - Continue to support staff French language training, senior management s awareness of French-language services requirements and identify priority consultations and services that should be made available in French Progress in Reaching Goals and Objectives for 2014-2015 - Prepared departmental French-language Services Plan - Ensured participation on the French-language Services Coordinating Committee - Ensured that a bilingual staff member was identified as point-person for information requests in French - All opportunities for training and other development programs (e.g., Acadie at a Glance) from Acadian Affairs were promoted within the Department to all staff 4
Objectif 2 Disponibilité et accessibilité des services en français Augmenter la portée des services en français et la sensibilisation à ces services par l'offre active, la communication, les ressources électroniques et sur papier, et la capacité accrue de la fonction publique d'offrir des services en Buts et objectifs du ministère en 2014-2015 2.1 Consulter la communauté acadienne et francophone pour déterminer les domaines prioritaires (s'il y a lieu) qui relèvent du mandat du ministère. 2.2 S'assurer que le personnel est au courant des obligations du ministère en vertu de la Loi sur les services en français et de son règlement, et des services offerts par les Affaires acadiennes. 2.3 Déterminer quels sont les domaines où la demande est élevée et préparer un plan d'action pour l'amélioration de la prestation des services en Mesures prévues en 2014-2015 - Continuer de travailler avec les Affaires acadiennes sur le site Web Collectivités en chiffres. - Répondre aux demandes des groupes d'intervenants acadiens et francophones pour que plus de documents soient accessibles en - Promouvoir le programme Bonjour! - S'assurer que la direction est au courant des obligations et des possibilités d'améliorer la prestation de services en français (par l'entremise du forum des directeurs, de la table de la haute direction). - Faire le suivi du sondage effectué en 2010 pour voir si la demande pour des services en français a changé. - Préparer un plan d'action avec les divisions où la demande a augmenté. Le plan pourrait comprendre une formation linguistique en français ciblée et une meilleure utilisation des services de traduction de Communications Nouvelle-Écosse et des services de soutien offerts par les Affaires acadiennes. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs en 2014-2015 - Le contenu en français a été ajouté au site Web Collectivités en chiffres il y a maintenant trois ans. Le Centre cartographique a été lancé en septembre 2012. Collectivités en chiffres offre maintenant plus de 40 000 cartes de données à 15 niveaux de géographie en Le Corporate Objective 2 Availability and accessibility of French-language Services Increase the prevalence and awareness of French-language services through active offer, communications, printed and electronic material, and increased French-language capacity of public servants. Department s Goals and Objectives 2014-2015 2.1 Consult with Acadian and francophone community to identify priority areas (if applicable) under Department s mandate 2.2 Ensure staff are informed of Department s obligations under Frenchlanguage Services Act and Regulations and of services available through Acadian Affairs 2.3 Identify high-demand areas and identify an action plan for improved French-language service delivery Planned Measures for 2014-2015 - Continue work with Acadian Affairs on Community Counts - Respond to requests by Acadian and francophone stakeholder groups that additional documents be made available in French - Promote Bonjour! Program - Ensure management is informed of obligations and opportunities to improve French-language service delivery (via Directors Forum; Executive Management table) - Follow up (to initial survey in 2010) to track whether demand for Frenchlanguage service delivery is changing - If demand has increased, identify an action plan with affected divisions which could include targeted French-language training and better use of translation services at Communications Nova Scotia and support available from Acadian Affairs Progress in Reaching Goals and Objectives for 2014-2015 - Community Counts added French language content three years ago. The Map Centre Centre Cartographique went live in September 2012. Community Counts now provides over 40,000 maps of data at 15 levels of geography in French. Community Counts also provides over 60 5
Centre cartographique de Collectivités en chiffres offre également plus de 60 biens communautaires, notamment des biens culturels acadiens qui ont été ajoutés grâce aux efforts de la Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse (FANE) et du Conseil de développement économique de la Nouvelle-Écosse (CDENE). - La promotion du programme Bonjour! a été effectuée. - Les résultats ont indiqué qu'il n'y avait pas eu de changement dans la demande. Toutefois, le coordonnateur des services en français continue de travailler avec les divisions pour veiller à ce que les questions relatives aux services en français soient consignées. Objectif 3 Engagement communautaire et sensibilisation Assurer la participation de la communauté acadienne et francophone et offrir des services qui appuient son développement et son essor. Buts et objectifs du ministère en 2014-2015 3.1 Viser à nommer plusieurs personnes-ressources pour la communication en français avec le public. 3.2 S'assurer que les documents clés du ministère sont offerts en 3.3 Améliorer la présence du matériel en français sur le site Web du ministère. Mesures prévues en 2014-2015 - Faire le suivi du sondage de 2010 pour voir s il faut ajouter des employés à la liste de personnes-ressources du ministère qui parlent français, qu il s agisse de nouveaux employés ou d employés qui ont suivi des cours. - Continuer d'offrir les consultations et les documents importants en - Évaluer la demande et les possibilités de traduction d'autres documents. Progrès réalisés par rapport aux buts et objectifs en 2014-2015 - Le coordonnateur des services en français du ministère a maintenu la liste des membres du personnel qui parlent - Le ministère a fait en sorte que les demandes de renseignements en français étaient traitées à l'interne ou transmises aux Affaires acadiennes. - Certains documents liés aux consultations publiques de la ministre sur l'examen fiscal et réglementaire pendant le premier trimestre de 2015 ont été traduits en - Pendant l'exercice 2014-2015, plusieurs communiqués de presse ont été traduits en community assets available through Centre Cartographique. This includes Acadian cultural assets that were added thanks to the efforts of La Fédération acadienne de la Nouvelle-Écosse (FANE) and Le Conseil de développement économique de la Nouvelle-Écosse. - Bonjour! Program promoted - Results indicated that there were no changes in demand; however, the French-language Services Coordinator continues to work with Divisions to ensure that French language issues are accounted for. Corporate Objective 3 Community engagement and outreach Engage the Acadian and francophone community and provide services which support its development and growth. Department s Goals and Objectives 2014-2015 3.1 Strive to make multiple points of French-language communication available to public 3.2 Ensure key Department documents are available in French 3.3 Improved availability of French language materials on the departmental website Planned Measures for 2014-2015 - Follow up to initial survey in 2010 to see if additional staff, due to training or new hires, can be added to the roster of French points of contact within the department - Continue to make consultations and documents available in French - Research demand for and feasibility of translation of other public documents Progress in Reaching Goals and Objectives for 2014-2015 - The departmental FLS coordinator maintained the inventory of staff with French language capability - The Department ensured that requests for information in French were handled internally or referred to Acadian Affairs for support - Selected documents from the Minister s public consultations on Tax & Regulatory Review done in Q1 2015 were translated into French - - Over the course of 2014-2015, several press releases were translated into French 6
Buts, objectifs et mesures pour 2015-2016 Les objectifs stratégiques et les résultats attendus sont tirés du Plan stratégique de la Nouvelle-Écosse pour les services en Objectif 1 Leadership et orientation politique Se faire le champion et assurer le soutien des cadres de planification, d administration et d élaboration de politiques pour la mise en œuvre de la Loi sur les services en français et son règlement. Buts et objectifs du ministère en 2015-2016 1.1 S'acquitter des obligations du ministère déterminées par la Loi sur les services en 1.2 Continuer d'améliorer la capacité du ministère d'offrir des services en Mesures prévues en 2015-2016 - S'assurer que la direction est au courant des obligations et des possibilités d'améliorer la prestation de services en français (par l'entremise du forum des directeurs, de la table de la haute direction). - Préparer le plan de services en français du ministère et faire rapport sur les progrès. - Appuyer le travail des Affaires acadiennes et la mise en œuvre de la Loi sur les services en français en assurant la représentation du ministère au Comité de coordination des services en - Contribuer au rapport d'étape annuel du gouvernement sur les services en Objectif 2 Disponibilité et accessibilité des services en français Augmenter la portée des services en français et la sensibilisation à ces services par l'offre active, la communication, les ressources électroniques et sur papier, et la capacité accrue de la fonction publique d'offrir des services en Goals, Objectives, and Measures for 2015-2016 Strategic objectives and expected results are from the Nova Scotia Strategic Plan for French-language Services Strategic Objective 1 Leadership and policy direction Champion and support the planning, administration, and policy development frameworks for the implementation of the French-language Services Act and its regulations. Department s Goals and Objectives 2015-2016 1.1 Fulfill Department s obligations as determined by the French-language Services Act 1.2 Continue to improve upon the Department s capacity to deliver Frenchlanguage services Department s Planned Measures for 2015-2016 - Ensure Management is informed of obligations and opportunities to improve French-language service delivery (via Directors Forum; Executive Management table) - Prepare and report upon the Department s French-language services plan - Support the work of Acadian Affairs and the implementation of the French-language Services Act by ensuring representation on the French-language Services Coordinating Committee - Contribute to the Government s annual progress report on Frenchlanguage services Strategic Objective 2 Availability and accessibility of French-language services Increase the prevalence and awareness of French-language services through active offer, communications, printed and electronic materials, and by increasing the capacity of the public service to offer services in French. 7
Buts et objectifs du ministère en 2015-2016 2.1 Consulter les Affaires acadiennes pour cerner les domaines prioritaires qui relèvent du mandat du ministère. 2.2 Continuer d'offrir les documents clés en 2.3 Déterminer quels sont les domaines où la demande est élevée et préparer un plan d'action pour l'amélioration de la prestation des services en Mesures prévues en 2015-2016 - Continuer de répondre aux demandes des groupes d'intervenants acadiens et francophones, entre autres, au sujet de la traduction de documents et des consultations. - Promouvoir le programme Bonjour! - Continuer de surveiller la demande pour la prestation de services en - Répondre à tout changement dans la demande, p. ex. en préparant un plan d'action avec les divisions touchées, qui pourrait comprendre une formation linguistique en français ciblée et une meilleure utilisation ou compréhension des services de traduction de Communications Nouvelle- Écosse et des services de soutien offerts par les Affaires acadiennes. - Continuer d'offrir les consultations et les documents importants en - Évaluer la demande et les possibilités pour la traduction d'autres documents publics, y compris le document des faits saillants du budget et le communiqué de presse connexe. - Continuer d'appuyer la formation linguistique en français pour le personnel et d'établir la priorité des consultations et des services qui doivent être offerts en - Passer en revue la liste de personnes-ressources pour les services en français au sein du ministère. - Continuer de vérifier s il faut ajouter des employés à la liste de personnes-ressources du ministère qui parlent français, qu il s agisse de nouveaux employés ou d employés qui ont suivi des cours de - Évaluer l'historique des demandes de contenu en français pour le site Web Collectivités en chiffres et évaluer la possibilité d'augmenter le contenu en - Augmenter la visibilité des services en français sur le site Web du ministère. - Considérer la traduction de contenu du site Web, particulièrement le contenu qui apporte des avantages directs aux citoyens, par exemple les Department s Goals and Objectives 2015-2016 2.1 Consult with Acadian Affairs to identify priority areas under the Department s mandate 2.2 Continue to make key documents available in French 2.3 Identify high-demand areas and identify an action plan for improved French-language service delivery Department s Planned Measures for 2015-2016 - Continue to respond to requests by Acadian and francophone stakeholder groups, regarding document translation, consultations, etc. - Promote Bonjour! Program - Continue to monitor demand for French-language service delivery - Respond to any changes in demand (e.g., identify an action plan with affected divisions which could include targeted French-language training and better use/awareness of translation services at Communications Nova Scotia and support available by Acadian Affairs) - Continue to make key consultations and documents available in French - Research demand for and feasibility of translation of other public documents including Budget Highlights document and Press Release - Continue to support staff French language training and identifying priority consultations and services that should be made available in French - Review list of French language contacts in the Department - Continue to track/monitor if additional staff, due to training or new hires, can be added to the roster of French points of contact within the Department - Determine historical demand for Community Counts French language content and work on potentially increasing French-language content - Look to increase visibility of French language services available on departmental website - Consider translation of more content on our website, particularly content of most direct benefit to citizens, such as insurance, general consumer information of pension information. 8
renseignements sur l'assurance, les renseignements généraux à l'intention des consommateurs et les renseignements sur les régimes de retraite. Objectif 3 Engagement communautaire et sensibilisation Favoriser la participation de la communauté acadienne et francophone à l'élaboration de politiques gouvernementales en vue d'améliorer la prestation et de services en Buts et objectifs du ministère en 2015-2016 3.1 Viser à nommer plusieurs personnes-ressources pour la communication en français avec le public. Mesures prévues en 2015-2016 - Continuer de veiller à ce que toute consultation importante tienne compte de la demande pour des services en - Continuer de viser la diversité géographique en ce qui a trait aux nominations aux conseils, agences et commissions. - Faire en sorte que les personnes responsables de la sélection des membres des conseils, agences et commissions soient en mesure de traiter les demandes reçues en - Collaborer avec le Bureau du Conseil exécutif pour faire en sorte que la publicité sur les conseils, agences et commissions soit effectuée en français dans la communauté francophone. - Appuyer les Affaires acadiennes dans ces domaines. Strategic Objective 3 Community engagement and outreach Encourage the participation of the Acadian and Francophone community in the development of government policies with a view to improving the delivery of services in French. Department s Goals and Objectives 2015-2016 3.1 Strive to make multiple points of French-language communication available to public Department s Planned Measures for 2015-2016 - Continue to ensure that any major consultation exercises consider French-language demand - Continue to work towards geographical diversity in Agency, Board and Committee appointments - Ensure Agency, Board and Committee screening exercises can screen applications received in French - Work with ECO to ensure Agency, Board and Committee advertisements are distributed in the Francophone community - Support Acadian Affairs in these areas 9
Priorités de la communauté acadienne et francophone Au cours des dernières années, le ministère des Finances et le Conseil du Trésor ont déployé des efforts pour augmenter le contenu en français sur le site Web Collectivités en chiffres, qui était une priorité pour la communauté acadienne et francophone. Le ministère continuera d'obtenir les conseils des Affaires acadiennes et d'autres intervenants en ce qui a trait aux autres priorités en matière de services en français et de disponibilité des ressources. Conclusion : Contribution à la préservation et à l essor de la communauté acadienne et francophone Le plan de services en français 2015-2016 du ministère présente la volonté du ministère, selon sa capacité opérationnelle, d'offrir les renseignements et les services demandés en Lorsque les ressources internes ne sont pas suffisantes, le ministère consulte activement les Affaires acadiennes pour s'assurer que la communauté acadienne et francophone est bien servie. Grâce à ce travail continu, le ministère vise à apporter une contribution tangible à la préservation et à l'essor de la communauté acadienne et francophone de la Nouvelle-Écosse. Priorities of the Acadian and Francophone Community Over the past few years, the Department of Finance and Treasury Board have made efforts to increase the French language on the Community Counts website, which was a priority of the Acadian and Francophone communities. The Department will continue to seek input from Acadian Affairs and through other stakeholders regarding other priority areas for French language capacity and availability of resources. Conclusion: Contribution to the Preservation and Growth of the Acadian and Francophone Community The Department s 2015-2016 French-language Services Plan outlines the Department s willingness, within operational capacity, to provide requested information and services in French. Where internal resources are not sufficient, the Department actively consults with Acadian Affairs to ensure that the Acadian and francophone community are well served. Through this on-going work, the Department strives to make a tangible contribution to the preservation and growth of the Acadian and Francophone communities in Nova Scotia. 10