3 PRINCIPES DE FONCTIONNEMENT 3.1 Démarrer l application Le processus d installation du logiciel sur votre poste de travail a créé le raccourci sur le bureau (icône) et dans le menu Démarrer/Programmes de Windows. Pour démarrer le logiciel, vous devez : Double-cliquer sur l icône PAIE présente sur le bureau Ou Sélectionner l activité PAIE au niveau du menu Démarrer/Programmes de Windows. Guide de l utilisateur 3.1-1
La fenêtre de démarrage du logiciel de gestion de la rémunération est alors affichée. Vous devez alors : Au regroupement Identification : Entrer votre code d utilisateur qui vous a été alloué par le responsable du système. Entrer votre mot de passe qui vous a été alloué par le responsable du système. Entrer le profil de sécurité qui vous a été alloué par le responsable du système. Entrer la session (facultatif). Au regroupement Données test : Si vous désirez accéder à une banque TEST, entrer le nom de la banque TEST dans le champ Base de données. Laisser en blanc ce champ si vous désirez accéder la base de données en exploitation. Au niveau du champ Source ODBC, entrer le nom correspondant au système de rémunération. 3.1-2 PAIE sous SQL
Au regroupement Données réelles : Entrer le nom de la banque de données en exploitation (obligatoire). Au niveau du champ Source ODBC, entrer le nom correspondant au système de rémunération. Note : Les informations concernant le code d utilisateur, le profil de sécurité, les sources ODBC ainsi que la base de données en exploitation sont conservées dans les registres du poste de travail en fonction de la dernière utilisation. Ces informations apparaissent automatiquement au démarrage du système de rémunération. Guide de l utilisateur 3.1-3
3.1.1 Contrôle de session À la fenêtre de démarrage, vous pouvez inscrire un numéro de session. Lorsqu il est inscrit, ce numéro de session est ajouté aux transactions de paiements sur pièce ou d absence. Cette particularité permet à PAIE d offrir à ses utilisateurs la possibilité de demander une liste des transactions ajoutées à la base de donnée durant une session de travail. Il est important de savoir que ce numéro de session peut être modifié de façon interactive en tout temps. Pour ce faire, il suffit de demander la fenêtre prévue à cet effet. Cette fenêtre permet de visualiser la session actuelle et offre la possibilité de modifier cette session. Pour appeler la fenêtre, il suffit de presser les touches [Ctrl + Maj + S]. Changer la session Pour changer la session actuelle, vous devez : Entrer la nouvelle session (maximum de 5 caractères). Activer l icône de confirmation ou appuyer sur la touche [F2]. Ignorer la nouvelle session Pour terminer la fenêtre de la session sans modifier la session actuelle, vous devez : Activer l icône de terminaison ou appuyer sur la touche [Échap]. 3.1-4 PAIE sous SQL
3.1.2 Fenêtre Recherche Avant d accéder aux informations d un dossier d employé, vous devez au préalable sélectionner le dossier qui vous intéresse. La fenêtre Recherche de l activité Dossier joue ce rôle. Après avoir inscrit les critères de recherche et avoir activer l icône de recherche les résultats dans le tableau pour vous permettre d effectuer une sélection., PAIE affiche Vous pourrez utiliser la barre de défilement pour visualiser d autres informations qui vous aideront à effectuer la sélection. Guide de l utilisateur 3.1-5
En activant la plaquette Incohérences, vous obtenez les conditions qui font en sorte que le dossier est incohérent. Les incohérences possibles sont : 1- Ce dossier ne comporte aucun emploi. 2- Un des emplois automatiques de ce dossier ne comporte aucun compte budgétaire. 3- L algorithme d assurance-emploi des enseignants réguliers est utilisé alors qu il n y a aucun emploi avec le mode de rémunération 10 mois. 4- Pour cet enseignant, au moins un des emplois automatiques actifs n a pas le mode de rémunération 10 mois. 5- Pour ce non-enseignant, au moins un des emplois automatiques actifs a le mode de rémunération 10 mois. 6- Ce dossier a été créé, mais la section «Informations administratives» n a pas été complétée. Une incohérence entraîne le rejet du dossier au calcul de paie. La correction de l incohérence relève du service de la paie. 3.1-6 PAIE sous SQL
Comment accéder à un dossier particulier La fenêtre Recherche, qu on peut aussi obtenir en appuyant simultanément sur les touches [Ctrl + Maj +R], permet une recherche de dossier selon différentes clés : Matricule : Inscrire le matricule de l employé dans la zone d entrée et activer l icône de recherche [F9]. Nom, prénom (légal) : Inscrire le nom et le prénom dans la zone d entrée appropriée et activer l icône de recherche [F9]. ou Nom, prénom (naissance) : Pour effectuer une recherche en fonction d une racine du nom ou du prénom, le caractère % à la suite du nom ou du prénom (si spécifié) doit être présent. Exemple : DAG% Nom conjoint, prénom : Inscrire le nom et prénom dans la zone d entrée appropriée et activer l icône de recherche [F9]. Pour effectuer une recherche en fonction d une racine du nom conjoint ou prénom (de l employé), le caractère % à la suite du nom ou du prénom doit être présent. Exemple : DAG% La recherche pour accéder au dossier s effectuera sur le champ Nom du conjoint et prénom de l employé (si spécifié) du dossier de l employé. NAS : Inscrire le numéro d assurance sociale dans la zone d entrée et activer l icône de recherche [F9]. Fichier externe : Il est possible d accéder à un dossier en utilisant un fichier externe contenant des numéros matricules. Pour ce faire, inscrire, dans la zone d entrée, le chemin d accès et le nom du fichier. Vous pouvez utiliser la plaquette Parcourir pour indiquer à la fonction Recherche le chemin d accès et le nom du fichier. Les informations correspondant à la requête et répondant aux critères des profils de sécurité et de confidentialité de l utilisateur s afficheront dans le tableau. Vous pouvez utiliser la barre de défilement pour visualiser les informations avant d effectuer la sélection. L astérisque qui, au besoin, s affiche dans la première colonne du tableau indique que le dossier est incohérent. Guide de l utilisateur 3.1-7
Pour confirmer votre sélection, il suffit de : Double-cliquer sur la ligne correspondante de la liste de défilement. Ou Sélectionner la ligne correspondante de la liste de défilement et actionner l icône de confirmation ou appuyer sur la touche [F2]. Particularités Emploi : L emploi qui est affiché dans la fenêtre de recherche correspond à l emploi principal apparaissant dans Les cumulatifs de fonds de pension de l employé pour l année fiscale en vigueur. Un employé qui ne possède aucun cumulatif de fonds de pension n a aucun emploi d affiché, même si des emplois sont inscrits à son dossier. Cette fenêtre ne peut apparaître qu une seule fois. Dans une recherche par matricule ou par NAS, la confirmation est implicite. Si la fonction Recherche ne trouve aucun dossier répondant à la requête, un message approprié est émis. Traitement effectué Le droit d accès à un dossier d employé dépend des privilèges accordés à l utilisateur dans son profil confidentialité. Sélection par matricule, nom-prénom, nom du conjoint, fichier externe Un dossier est sélectionné si : a) Un lieu de travail autorisé du profil confidentialité est égal : - au champ Lieu de travail du dialogue Dossier - Informations générales - Informations administratives (qui est en fait le lieu de livraison du chèque) ou - à un lieu de travail :» principal ou secondaire d un emploi actif (A, P ou S) au dossier ou» principal ou secondaire d un emploi actif de l historique des emplois année budgétaire courante ou précédente ou» d un paiement de la période ou» d un paiement de l historique des paiements de l année budgétaire courante ou précédente ou» d un paiement du périodique des paiements. 3.1-8 PAIE sous SQL
ET b) Il n y a aucun corps d emploi exclu parmi les emplois actifs. Sélection par NAS Les surnuméraires travaillent concurremment pour plusieurs écoles et leurs dossiers doivent être accessibles dans chacun de ces lieux de travail. La sélection par NAS est prévue pour accéder aux dossiers des surnuméraires, comme les suppléants occasionnels, dont le lieu de travail n est pas autorisé à l utilisateur, afin que celui-ci puisse entre autres payer la suppléance. Avec la recherche sur le NAS, un utilisateur d un centre de gestion aura accès à un dossier qui n appartient pas à son lieu de travail, en autant que ce dossier possède un corps d emploi ou un statut d engagement (ex. : E6 ou E7 pour les suppléants occasionnels) qui figure parmi ceux autorisés dans son profil confidentialité. Un dossier est sélectionné s il s agit d une sélection par NAS et si : a) Un lieu de travail autorisé du profil confidentialité est égal : OU - au champ Lieu de travail du dialogue Dossier - Informations générales - Informations administratives (qui est en fait le lieu de livraison du chèque) ou - à un lieu de travail :» principal ou secondaire d un emploi actif (A, P ou S) au dossier ou» principal ou secondaire d un emploi actif de l historique des emplois année budgétaire courante ou précédente ou» d un paiement de la période ou» d un paiement de l historique des paiements de l année budgétaire courante ou précédente ou» d un paiement du périodique des paiements. b) Un corps d emploi autorisé du profil confidentialité est égal au corps d emploi d un emploi actif. OU c) Un statut d engagement autorisé au profil confidentialité est égal au statut d engagement d un emploi actif. ET d) Il n y a aucun corps d emploi exclu parmi les emplois actifs. Guide de l utilisateur 3.1-9
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