NOTICE D UTILISATION INVENTAIRE Nous mentionnons dans ce document 2 notions : Stock «théorique» : il s agit du stock présent dans le logiciel CILEAcash. Stock «physique» : il s agit du stock compté physiquement en magasin et/ou en stock. La fonctionnalité INVENTAIRE de CILEAcash vous permet de réaliser votre inventaire et de comparer ainsi vos stocks «théorique» et «physique». Il est souhaitable de réaliser cette opération à «magasin fermé». Accéder à la fonctionnalité «Inventaire»: Ouvrez votre logiciel CILEAcash. Vous pouvez accéder à la fonctionnalité «Inventaire» via le bandeau horizontal supérieur (en haut de page). Cliquez sur «Articles» puis sélectionnez «Inventaire» ; ou via le menu déroulant vertical disposé sur le côté de l écran : allez dans «Articles» puis cliquez sur «Inventaire». CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 1
Accéder à la fonctionnalité «Inventaire»: Ci-dessous, l écran principal de la fonctionnalité «Gestion d inventaire». Dans cette partie, vous trouverez une description de cet écran. Imprimez les états suivants : Inventaire en cours La liste des articles absents de l inventaire affiché L état préparatoire de l inventaire affiché Un inventaire précédent Enregistrez l inventaire en cours. Pensez à enregistrer l inventaire en cours très régulièrement. Cela vous permettra de quitter l inventaire sans perdre votre travail. Lorsque vous reviendrez sur la fonctionnalité «Inventaire», vous retrouverez votre inventaire en l état. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 2
Recherchez et sélectionnez manuellement l article que vous souhaitez inventorier. En positionnant le curseur dans le champ libre à droite du bouton +1, vous pouvez sélectionner vos articles via votre douchette laser. Ce bouton permet d effectuer des traitements spécifiques : Lorsque le tableau est vide et si vous réalisez votre inventaire sur plusieurs jours, en cliquant sur ce bouton vous aurez la possibilité de remettre à 0 tous les articles non inventoriés. IMPORTANT : précisez la date de début d inventaire afin d éviter que les quantités inventoriées la veille ne soient écrasées! Lorsque le tableau est renseigné, vous travaillez donc sur l inventaire en cours. En cliquant sur, Un écran s affichera et vous proposera de repartir sur les quantités théoriques (initialement présentes dans CILEAcash) ou de remettre à 0 les stocks négatifs. IMPORTANT : ces traitements écraseront les quantités précédemment saisies. Finalisez votre inventaire via ce bouton. Contrairement à un simple enregistrement, ce bouton vous permet de finaliser définitivement l inventaire en cours. Vous en avez l habitude, cette touche vous permet de sortir de l écran «Inventaire». La touche RAZ vous permet d initialiser les filtrages situés sur la droite de l écran. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 3
La partie gauche de l écran, vous permet de trier votre affichage. La partie droite de l écran vous permet de filtrer l affichage de votre inventaire selon votre classification. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 4
Faire un inventaire: L opération consiste à entrer dans le tableau (partie basse de l écran «Inventaire») l ensemble des articles physiquement présents en stock. CILEAcash permet de réaliser cette opération : Manuellement, Avec une douchette laser Ou avec un terminal de type scanpal A. Inventorier vos articles: Manuellement, pour inventorier un article vous cliquez sur ; l écran ci-dessous s affiche alors. Il vous permet de rechercher et sélectionner l article que vous souhaitez inventorier. Vous pouvez alors filtrer les articles via votre classification habituelle ou faire une recherche par référence ou code barre. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 5
Avec une douchette laser, à droite du bouton vous positionnez le curseur de la souris sur le champ libre et flashez les articles que vous souhaitez inventorier. Avec le scanpal, la procédure vous sera expliquée par notre hotline lors de votre premier inventaire. L ensemble des articles sera flashé et entré en mémoire dans le terminal scanpal puis reversé dans le tableau. B. Finaliser votre inventaire: Pour finaliser votre inventaire, cliquez sur. L écran ci-dessous apparait. Si c est le cas, cliquez sur oui pour finaliser. Un double message de sécurité apparaitra ensuite vous demandant si vous confirmez bien vouloir remettre à 0 tous les articles non-inventoriés. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 6
Vous cliquez 2 fois sur oui et tous les articles non présents dans l inventaire seront automatiquement remis à 0. Votre stock est désormais propre ; prêt pour démarrer une nouvelle période. Suite à cette opération, CILEAcash génère directement une commande fournisseur. Suite logique de l inventaire. C. Finaliser votre inventaire: La finalisation d un inventaire génère automatiquement des commandes fournisseurs, sur le fournisseur nommé «INVENTAIRE». 1. Une commande d écart de stock des articles inventoriés. 2. Une ou plusieurs commandes d articles absents de l inventaire (plusieurs commandes si beaucoup d articles). Il possible de supprimer la commande fournisseur d inventaire CILEAcash pose alors la question de réintégration dans l inventaire. Permet de pouvoir modifier à nouveau son inventaire. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 7
NOTICE D UTILISATION ETAT DE STOCK En amont de votre inventaire, vous pouvez à tout moment générer un état de stock à un instant t. Cet état de stock peut être réalisé par fournisseur, section, rayon, sous-rayon ou famille. Il peut vous permettre un premier contrôle sur l état de votre stock théorique versus votre stock physique. Générer un état de stock: Ouvrez votre logiciel CILEAcash. Depuis la page d accueil de CILEAcash, vous accédez à la fonctionnalité «Etats de stock» via le bandeau de navigation supérieur. Cliquez sur «Statistiques» puis sur «Etats de stock». L écran suivant s affiche : CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 8
Sur la partie supérieure de l écran, vous avez la possibilité via les filtres suivants (voir ci-dessous) de ne générer un état de stock que sur une partie de vos articles. Sélectionnez par exemple l ensemble des articles de type «bonnets», puis générez l état en cliquant sur. Imprimez le document en PDF, puis le document s ouvre. Les dernières pages du document ouvert vous permettent de visualiser un état de stock théorique par fournisseurs par exemple (voir ci-dessous). Dès maintenant et en amont de votre inventaire vous pouvez contrôler dans les grandes lignes ou précisément si vos stocks théoriques (dans le logiciel) et physiques (présents en stock) sont cohérents entre eux. CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 9
CILEACASH-INVENTAIRE ET ETAT DE STOCK 10