Great-West s secure email service guide (La version française suit) What is secure email? Secure email allows you to receive and reply to encrypted email messages from Great-West Life without needing to install any additional software. Supported System requirements for secure email Operating Systems: Windows 7 or newer Mac OS 10.8.X or newer Apple ios 7 or newer Android 4 or newer. Supported Internet Browsers: Internet Explorer 8 or newer Firefox 28 or newer Chrome 37 or newer Safari 7.1 or newer Email programs: Microsoft Outlook 2007 or newer, Web Access 2007 or newer Lotus inotes 7.0.2, 8.5 Messenger Express Gmail, Hotmail, and Yahoo Mail What you need to do The first time you receive a secure email from Great-West Life, you ll be prompted to create a password. Once you re logged in, you ll be directed to our secure website, which will display the email message we sent you. From there, you can reply to the email, save the email, or simply log out of the website. To reply to Great-West Life securely, click the Reply button while viewing the email on the secure website. The next time you receive a secure email from us, you ll only need to enter your password to access the website to read your email. For a more detailed walkthrough, read on.
Sample Notification Email Secure email from Great-West starts with a notification email. Open the attachment (SecureMessageATT.HTML). If you have trouble opening the attachment, you can use the Click here link as an alternate way to access the secure message. Note: the Click here link expires after 7 days. The HTML attachment never expires. Note: the location of the attachment will vary by email program.
Sample HTML Attachment Note: If you chose the Click here link in the notification email, you ll bypass this step. Click Read Secure Message. Depending on your Internet browser, you may be asked if you want to continue, as the Read Secure Message button will take you to an external website.
Sample registration If you re a first-time user of secure email from Great-West, you need to register. If you ve already registered, you ll go straight to the login screen (see next page).
Sample Login screen Returning users need to log in using the password created when registering. Forgot your password? Click Forgot Password to receive an email to reset your password.
Sample secure message View your secure email and access any attachments. While your secure email will never expire, we recommend you save/print the message and any attachments for your records. sender@gwl.ca you@youremail.com
Sample secure message Use the Save As option to download your secure message to your computer. sender@gwl.ca you@youremail.com If your secure message has an attachment, choose Save as Zip Archive. This will download the message and any attachments to your computer. If your secure message doesn t have attachments, choose Save Message Body as HTML to download the message body.
Frequently asked questions 1. What is an HTML attachment? An HTML attachment is a file that will be opened by your default internet browser on your computer or mobile device. In this case, it tells your computer how to allow the secure email message so that you can read it. 2. Why do I have to register to open the email? All emails sent with statements contain sensitive plan member data, which is why the emails are encrypted. 3. Can I open the secure message on my smartphone? Most smartphones should be able to access the secure message through the click here link in the notification email for the first 7 days. After 7 days access to your secure message is dependent on the HTML attachment included in the notification email. When opening HTML files, some mobile devices such as smartphones and tablets will modify the file which is the key to access your encrypted message. Due to this, some mobile devices will not be able to access the secure message. If you encounter problems using a smartphone or tablet, we recommended that you open the secure message using a desktop or laptop computer. 4. What if I forgot my password? On the login screen, click on the Forgot Password link. A password reset email will be automatically sent to your email address. If you don t receive the email, be sure to check your spam or junk folder. Once you receive the email, click the reset link in the email and enter your new password.
Frequently asked questions 5. What if I no longer have access to my email address to reset my password, or my email address has changed? Without access to the registered email address, you will not be able to reset your password. You ll need to contact the message sender, provide them with a new email address, and ask them to resend the message. 6. What do I if I'm having difficulty opening the secure email? Please ensure you ve tried both opening the HTML attachment and using the Click here link. You should also ensure that the internet browser you re using is not an older version. Your device will also need a PDF viewer in order to open the attachment. If you re still having trouble, contact the message sender. 7. How long will I be able to access the secure email? As long as you keep the initial notification email, you will be able to access the secure message. We do recommend that you save or print a copy of the message and any attachments for your own records. 8. Can I reply to the email message? Yes, you can reply securely by clicking Reply while logged in to the secure email site. Note: The system does not automatically place a copy of a secure message in your Sent folder. Click Send me a copy when you reply to a secure message to send a copy to your email address for your records.
Auxiliaire de travail de la Great-West sur le service de courriel sécurisé Qu est-ce qu un courriel sécurisé? Un courriel sécurisé vous permet de recevoir et de répondre à des courriels cryptés provenant de la Great-West, sans qu il soit nécessaire d installer un logiciel supplémentaire. Configuration nécessaire pour le courriel sécurisé Systèmes d exploitation : Windows 7 ou version ultérieure Mac OS X 10.8 ou version ultérieure Apple ios 7 ou version ultérieure Android 4 ou version ultérieure Navigateurs pris en charge : Internet Explorer 8 ou version ultérieure Firefox 28 ou version ultérieure Chrome 37 ou version ultérieure Safari 7.1 ou version ultérieure Programmes de messagerie électronique : Microsoft Outlook 2007 ou version ultérieure, Web Access 2007 ou version ultérieure Lotus Notes 7.0.2, 8.5 Messenger Express Gmail, Hotmail et Yahoo Ce que vous devez faire La première fois que vous recevez un courriel sécurisé de la Great-West, vous serez invité à créer un mot de passe pour le site du service de courriel sécurisé. Une fois que vous avez ouvert une session, vous serez dirigé à notre site Web sécurisé affichant le message qui vous a été envoyé par la Great-West. À partir de ce point, vous pouvez répondre au courriel, le sauvegarder ou simplement sortir du site Web. Pour répondre à la Great-West de manière sécurisée, cliquez sur le bouton «Répondre» alors que vous prenez connaissance du courriel dans le site Web sécurisé. Lorsque d autres courriels vous seront envoyés par la suite, vous n aurez qu à saisir votre mot de passe pour être dirigé au site Web afin d y lire votre courriel. Pour une marche à suivre plus détaillée, poursuivez votre lecture.
Exemple de courriel de notification Le courriel sécurisé de la Great-West vous est d abord envoyé dans un courriel de notification. Ouvrez la pièce jointe (SecureMessageATT.HTML). Si vous éprouvez de la difficulté à ouvrir la pièce jointe, vous pouvez utiliser le lien «Cliquez ici» comme autre moyen d accéder au message sécurisé. Vous avez reçu un courriel sécurisé de la Great-West. Pour lire le courriel, ouvrez le message sécurisé en pièce jointe. Vous éprouvez des difficultés? Cliquez ici d ici le 2015-05-05 10:45 HC pour lire le courriel si vous utilisez un appareil mobile et éprouvez des difficultés. À noter : Le lien «Cliquez ici» expire après 7 jours, mais la pièce jointe en format HTML n expire jamais. Si vous avez besoin d aide, veuillez vous reporter à l auxiliaire de travail sur le service de courriel sécurisé. À noter : Le lien «Cliquez ici» expire après 7 jours. La pièce jointe de format HTML n expire jamais. À noter : L emplacement de la pièce jointe varie selon le programme de messagerie électronique.
Exemple de pièce jointe de format HTML À noter : Si vous choisissez le lien intitulé «Cliquez ici» dans le courriel de notification, vous sauterez cette étape. Cliquez sur «Lire le message sécurisé». Selon le navigateur Internet que vous utilisez, il se peut que l on vous demande si vous souhaitez continuer, car le lien «Lire le message sécurisé» mène vers un site Web externe.
Exemple d inscription Si vous utilisez le service de courriel sécurisé de la Great-West pour la première fois, vous devez vous inscrire. Si vous êtes déjà inscrit, vous serez directement dirigé vers l écran d ouverture de session (voir page suivante).
Exemple d écran d ouverture de session Les utilisateurs déjà inscrits doivent ouvrir une session au moyen du mot de passe qu ils ont créé au moment de l inscription. Vous avez oublié votre mot de passe? Cliquez sur «Mot de passe oublié» pour recevoir un courriel qui vous permettra de réactiver votre mot de passe.
Exemple de message sécurisé Lisez votre courriel sécurisé et accédez à toute pièce jointe. Bien que votre courriel sécurisé n expirera jamais, nous vous recommandons de sauvegarder ou d imprimer le message et les pièces jointes pour vos dossiers.
Exemple de message sécurisé Utilisez l option Enregistrer sous pour télécharger votre message sécurisé à votre ordinateur. Si votre message sécurisé contient une pièce jointe, choisissez «Enregistrer en tant qu archive Zip». Le message et toute pièce jointe seront alors téléchargés à votre ordinateur. Si votre message sécurisé ne contient aucune pièce jointe, choisissez «Enregistrer le corps du message au format HTLM» pour télécharger le corps du message seulement.
Foire aux questions 1. Qu est-ce qu une pièce jointe de format HTML? Une pièce jointe de format HTML est un fichier qui sera ouvert par votre navigateur Internet par défaut sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Dans un tel cas, la pièce jointe «dit» à votre ordinateur comment décrypter le message du courriel sécurisé afin que vous puissiez le lire. 2. Pourquoi faut-il que je m inscrive à ce service pour ouvrir le courriel? Tous les courriels comportant des relevés renferment des données sensibles à l égard des participants de régime, ce qui explique la raison pour laquelle les courriels sont cryptés. 3. Est-ce que je peux ouvrir le message sécurisé sur mon téléphone intelligent? La plupart des téléphones intelligents devraient être en mesure d accéder au message sécurisé au moyen du lien intitulé «Cliquez ici» dans le courriel de notification au cours des sept premiers jours. Après sept jours, l accès à votre message sécurisé dépend de la pièce jointe en format HTML incluse dans le courriel de notification. À l ouverture d un fichier HTML, certains appareils mobiles, comme les téléphones intelligents et les tablettes, modifieront le fichier qui est la clé pour accéder à votre message crypté. C est pourquoi certains appareils mobiles ne seront pas en mesure d accéder au message sécurisé. Si vous éprouvez ce type de problèmes lorsque vous vous servez d un téléphone intelligent ou d une tablette, nous vous suggérons d ouvrir le message sécurisé en utilisant un ordinateur de bureau ou portatif. 4. Que dois-je faire si j ai oublié mon mot de passe? À l écran d ouverture de session, cliquez sur le lien «Mot de passe oublié». Un courriel pour la réinitialisation du mot de passe sera automatiquement envoyé à votre adresse de messagerie électronique. Si vous ne recevez pas le courriel, vérifiez votre filtre antipourriel ou votre dossier de courrier indésirable. Lorsque vous recevez le courriel, cliquez sur le lien de réinitialisation dans le courriel et saisissez votre nouveau mot de passe.
Foire aux questions 5. Que faire si je n ai plus accès à mon adresse de courriel pour réinitialiser mon mot de passe, ou si mon adresse de courriel a changé? Sans accès à l adresse de courriel inscrite, vous ne pourrez pas réinitialiser votre mot de passe. Vous devez communiquer avec l expéditeur du message pour lui fournir votre nouvelle adresse de courriel et lui demander de vous envoyer le message à nouveau. 6. Que dois-je faire si j éprouve de la difficulté à ouvrir mon courriel sécurisé? Assurez-vous d avoir essayé d ouvrir le courriel sécurisé au moyen de la pièce jointe de format HTML ainsi qu un utilisant le lien intitulé «Cliquez ici». Assurez-vous également que la version de votre navigateur Internet n est pas trop ancienne. De plus, votre appareil doit être doté d une visionneuse PDF pour pouvoir ouvrir la pièce jointe. Si malgré toutes les mesures qui précèdent vous continuez à éprouver des difficultés, communiquez avec l expéditeur du message. 7. Pendant combien de temps pourrai-je encore accéder au courriel sécurisé? Tant que vous conserverez la notification initiale, vous serez en mesure d accéder au message sécurisé. Nous vous recommandons par contre de sauvegarder le message sécurisé et toute pièce jointe ou d en imprimer une copie pour vos dossiers. 8. Est-ce que je peux répondre au courriel? Oui, vous pouvez y répondre de manière sécurisée en cliquant sur «Répondre» alors que vous prenez connaissance du courriel dans le site Web sécurisé. À noter : Le système ne place pas automatiquement une copie du message sécurisé dans votre dossier des éléments envoyés. Cochez la case «Envoyez-moi une copie» lorsque vous répondez à un message sécurisé pour qu une copie soit envoyée à votre adresse pour référence.